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谦虚谨慎,知错就改,宽容大度.
二十一:
在适当的时候给上司提出意见,建议.
二十二:
熟练的管理文件,资料,文档,[归档,保存,查找,备份]二十三:
会多种语言,能快速适应各种文化环境.二十四:
掌握必要的电脑知识.
二十五:
尊重领导和同事.热情,大方.
文员是公司的基层职员,一般从事文件处理工作,也有许多的公司从薪金上划分员工/文员/职员的级别,但有些公司对文员的要求很高,也赋予一些权力。
也有可能是踏入管理阶层的第一步。
办公室文员的工作内容
办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责:
1.接听、转接电话;
接待来访人员。
2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。
3.负责总经理办公室的清洁卫生。
4.做好会议纪要。
5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6.负责传真件的收发工作。
7.负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。
8.做好公司宣传专栏的组稿。
9.按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。
13社会保险的投保、申领。
14统计每月考勤并交财务做帐,留底。
15管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16.接受其他临时工作.
行政文员职位说明书岗位名称行政文员任职人所在部门企管部岗位定员直接上级企管部经理主管签字执行日期应具备的条件和要求.一、学历:
中专以上文化程度;
二、工作经验:
有文件管理工作经验;
三、应具备的知识:
1、文秘知识;
2、文件管理知识;
3、会做账表;
四、具有强烈的责任心与团队意识;
工作内容及方法简述一、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作;
二、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要;
三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理;
四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计;
五、负责档案的借阅、复制和利用,
根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为公司各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录;
六、及时收集各类档案,做好平时的立卷工作,并做好整理、修复、装订、编目和归档工作;
七、负责归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便;
八、负责定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到账物相符;
九、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防尘等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制;
十、完成部门经理临时交办的相关任务。
责任一、对文件数据的准确性负责;
二、对所保管的文件安全保密负责;
对工作程序的执行效果负责。
权利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件……
行政前台文员工作职责
1、接待工作:
访客进入接待厅,应抬头行注目礼“您好,请问找谁?
”,并请访客入坐,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸;
2、卫生清洁工作:
烟缸不得超过五个烟蒂,访客离去后,三分钟内清洗好烟缸、茶杯;
3、总机服务工作:
铃响三声内必须接听,“您好,XX公司。
”;
若自动转拨,三分钟内必须转为人工;
来电找“总经理”,判定是广告类,不应直接转入,应问清何事后转接相关部门;
4、传真信息必须在五分钟内送达相关人员;
5、负责收发管理报纸、信函;
6、安全工作:
下班前检查复印机关机,关闭所有电源,负责关好门窗;
7、接受行政助理安排的其它工作。
人事文员的工作就是协助主任做好日常管理工作。
树立为领导服务、其它部门服务的思想。
2.人员的到职和离职的相关手续的办理。
3.负责公司员工薪资异动的人事基本资料的提供。
4.员工调休假、请假、日出勤稽查统计表并及时将其异常状况江报於上级。
12.接受其他临时性工作。
13.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。
14.社会保险的投保、申领。
15.统计每月考勤并交财务做帐,留底。
16.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
1、人事管理工作:
招聘、辞退手续,人员培训等。
2、人事事务处理,员工档案编档与管理有序化。
3、办公室工作:
文档打印、收发传真,日常考勤。
扩展阅读:
如何做一名优秀文员
做一个优秀的办公室文员,必须要做到以下几点:
一、明确办公室文员的工作职责。
1、根据领导的要求和单位实际工作需要,完成有关报告、文件的起草、修改工作,完成种类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、计算统计、打印、复印、传真及电子邮件收发工作,及时送交领导或按要求传给合作单位和客户;
2、负责办理各类文件、资料、报刊的收发、登记、阅签、整理、装订、归档、保密工作;
3、负责接听(转接)电话和接待来访人员,并做好详细记录,及时报送给领导批示;
4、熟悉国家各项法规及本单位行业法规、政策,及时和政府部门、上级管理单位和重要合作单位沟通联系,收集、下载、获取=撰写有关重要文件和信息,及时向领导提供重要文件、信息、参加会议通知和建设意见,协助领导日程安排,提醒领导应尽快办理有关工作;
5、负责会议的筹备、会议通知的拟定、下发工作,负责会议记录和文字材料的吞吐量。
负责领导和各部门信息的下达和上传工作;
6、负责领导办公室的清洁卫生的打扫和整理,做好领导办公相关的准备。
7、负责办公的清洁卫生,保管好办公室物品,做好办公室设备管理及保养工作。
8、密切、主动和领导沟通,早请示,晚汇报,主动获取工作,认真完成好领导交办报其它工作。
二、熟悉所在企业的企业文化、发展历程、当前现状及企业未来的战略目标。
企业文化的内涵:
企业文化是企业生产经营和管理活动中所创造的具有本企业特色的精神财富和物质形态。
它包括企业文化观念、价值观念、企业精神、美德规范、行为准则历史传统、企业制度企业机构、文化环境、企业环境、企业产品等。
其中价值观是企业文化的核心。
企业文化的意义:
企业员工通过学习所在企业的企业文化,企业文化氛围明确表达或暗示了企业反对什么和禁止什么,支持什么和鼓励什么,宣扬什么和传播什么。
让员工在潜移中化去接受企业,赞同企业,维护企业。
使员工正确建立与企业共同的理想、目标和价值观念,使员工融入企业并产生对企业的忠诚感、主人翁责任感、认同感、自豪感和归属感,潜意识的对企业产生一种强烈的向心力,从而能够为企业吸引产留住大批有用的人才。
只有了解企业的文化,你才会热爱这个企业;
只有了解了企业从无到有、由弱到强,不断壮大的发展历程,你才会信任这个企业;
只有了解了企业当前的现状,你才能发现企业存在的问题,当前需要解决的问题,才使得你的工作有价值、有目的性和针对性,你才会真正融入这个企业;
只有你了解认同了企业未来的战略目标,才能更好地鼓舞士气,调动积极性和主动性,激发出强烈的参与热情,和企业荣辱与共、体戚相关,和企业一起去创造、共享美好未来。
三、了解企业所属的待业熟悉该待业政策法规、待业特点及动作规律。
四、内强素质,外塑形象,体现出良好的职业化状态。
A、诚实守信,稳重踏实,宽窄理解、舍己为人;
自尊、自重、自爱、自强,身心健康,无社会复杂关系和不良习惯嗜好;
B、对企业单位有高度的责任感和忠诚度,绝不背叛和出卖企业单位,有大局观和全局观,工作认真负责,坚持原则,能正确处理好“大家”和“小家”,企业单位利益和员工个人之间的关系;
C、懂得感恩,懂得珍惜,懂得回报/;
面对企业单位和领导对自己的知遇和重用、面对亲人、朋友对自己的帮助,我们要懂得感恩,要珍惜自己的工作机会,珍惜领导对自己的信任和支持珍惜亲人、朋友对自己的帮助,当然更应该用出色的成绩和真情去回报他们。
人记住:
真诚的微笑、真诚地道一声谢谢、真诚的祝福和问候很重要。
D、自信但不自负。
敢于开展工作敢于接受挑战,超越自我。
敢于接受批评和自我批评,虚心听取别人的意见,面对批评和意见,绝不能强调理由,做到有则改之,无则加冕的态度,不断学习、不断完善,提高自己的工作水平。
E、仪态优美,外在形象端庄大方,气质好。
表情眼神自信镇定且真诚,经常保持微笑且笑容自然,善于倾听,倾听时要有眼神交流;
穿着不能浓妆艳抹和奇装异服,化淡妆,穿着得体、和谐、大方,体现职业化;
坐姿、站姿、行姿、蹲姿要做到标准规范,体现出优雅的职业体态;
语言表达吐词清晰,语速恰当适中,声音甜美有亲和力。
F、要熟练地掌握办公礼、商务礼仪和社交礼仪、电话礼仪。
G、微笑露一点,说话轻一点,理解多一点,脾气小一点,理由少一点,做事多一点,脑筋活一点,做事细一点,效率高一点,行动快一点,嘴巴甜一点,汇报多一点。
电话礼仪:
1、重要的第一声:
当我们打电话给某单位,若一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快,使对方能顺利展开对该单位有了较好的印象。
“你好,这里是XX公司”声音清晰、悦耳、吐字清脆,给对方留下好的印象,对方对其所在单位也会有好印象。
因此要记住,接电话时,应有“我代表单位形象”的意识。
2、打电话时我们要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但是从欢快的语调中也会被你感染,给对方留下极佳的印象,由于面部表情会影响声音的变化,所以即使在电话中,也要抱着“对方看着我”的心态去应对。
3、端正的姿态与清晰明朗的声音打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。
如果你打电话的时候,弯着腰躺在椅子上,对方听你的声音就是懒散的,无精打采的;
若坐姿端正,身体挺直,所发出的声音也会亲切悦耳,充满省略因此打电话时,即使看不见对方,即使看不见对方,也要当作对方就在眼前,尽可能注意自己的姿势。
声音要温雅有礼,以恳切之话语表达。
口与话筒间,应保持适当距离,适度控制音量,以免听不清楚、滋生误会或因为声音粗大,让人误解为盛气凌人。
4、迅速准确的接听,现代工作人员业务繁忙,桌上往往会有两三部电话,听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,接听电话,以长途电话为优先,最好在三声之内接听。
电话铃声响一大约3秒钟,若长时间无人接电话,或让对方久等是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分急躁,你的单位会给他留下不好的印象。
即便电话离自己很远,听到电话铃声后,附近没有其他人,我们应该用最快的速度拿起听筒,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。
如果电话铃响了五声才拿起话筒,应该先向对方道歉,若电话响了许久,接起电话只是“喂”了一声,对方会十分不满,会给对方留下恶劣的印象。
5、认真清楚的记录,随时牢记7个电话记录要素:
何时,何人,何地,何事,为什么,如何进行,对方电话。
这些要素都是十分重要的。
电话记录既要简洁又要完备,有赖于7个电话记录技巧。
6、有效电话沟通,我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的,如自己无法处理也应认真记录下来,委婉地探求对方来电目的,就可不误事而且赢得对方的好感。
上班时间打来的电话几乎都与工作有关,公司的每个电话都十分很需要,不敷衍,即使对方要找的人不在,切忌粗率答复:
“他不在”,即将电话挂断。
接电话时也要尽可能问清事由,避免误事。
对方查询本部门其它单位电话号码时,应迅即查告,不能说不知道。
但对方来电找单位重要领导接电话或查询重要领导的电话,一定要先问清楚对方是谁,什么单位,什么事由,在征得单位领导同意后,才可转接和告之号码,否则应找个开会或不在的理由委婉拒绝,但应做好记录。
对对方提出的问题应耐心倾听,表示意见时,应让他能适度地畅所欲言,除非得已,否则不要插嘴。
期间可以提问来探究对方的需求与问题。
注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通。
接到责难或批评性的电话时,应委婉解说,并向其表示歉意或谢意,不可与发话人争辩。
电话交谈事项,应注意正确性,将事项完整地交待清楚,以增加对方认同,不可敷衍了事。
挂电话前的礼貌:
要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后客气地道别,说一声“再见”,待对方挂掉电话后,再挂电话,不可只管自己讲完就挂断电话。
五、具备较强的语言表达能力,口才好,能说会说1、不该说时要少说,该说的时候要能说、会说。
不该说的时候,如果口若悬河,滔滔不绝,夸夸其谈,会给人留下轻浮、草率和不可靠的感觉;
该说的时候(如工作交流、商务洽谈、汇报工作、会上发言等)必须能说、会说,还要说得好,否则就是没有思考、工作能力差的体现。
2、在工作和冬小麦中,每个人每天和客户、朋友、同事、领导之间难免有话要说。
说什么、怎么说,什么话能说、什么话不能说,这些都能够反映一个人对说话艺术的掌握程度。
很多时候有些人吃亏就是因为不懂得如何说话。
聪明的人在与人说话时都会特别注意考虑当时所在环境与场合,把话说得真诚、亲切、友善、耐心、易于接受,又不失原则。
注意每句话说出来之后可能给他人事业的感受,如会不会伤害对方之类,切忌语气急躁、生硬、狂妄、嘲讽、刻薄,这些都绝不允许。
3、掌握礼貌标准用语,诸如“请”、“谢谢”、“”不用谢、“别客气”、“没关系”、“对不起”等。
这些文明礼貌标准用语是尊重他人的具体表现,是友好关系的敲门砖,体现的是员工良好的个人修养和企业单位伏特的企业文化和品质,所以非常重要。
4、说话要做“声音清晰、悦耳、吐字清脆,普通话流行自然,语速恰当适中,声音甜美有亲和力。
5、说话要有中心思想,要主题鲜明,目的明确,层次分明。
说话时动以情,晓之以理,用真诚友善=细致耐心=易于接受、换位思考又不失原则的方式让对方了解接受你的观点和看法。
切忌在谈话时无重点、无主题,中心思想不明确,语无伦次、简单生硬的错误和尴尬的局面。
6、俗话说,有调查,才有发言权,要想把话准确、正确地表达出来,说到关键点上,首先还必须鉴于对所谈事后清晰的、深入的和正确理解。
六、具备较的应用文(公文)写作能力,写一手好字,写一篇好文章
1、人微言轻一名办公室文员,必须明确应用文(公文)的概念、种类和各处的应用场合必须明确常用的应用文(公文)的写作格式和规范。
应用文的概念:
应用文是以实际应用为目的,如实地反映客观事物与真实思想,按照惯用格式写成的、为处理日常公私事事务而使用的文章的统称。
公文的概念:
公文是公务文书的简称,是应用文的一种。
它是党政机关、个别事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。
公文的分类:
1)按公文来源分:
分为对外文件、外来文件、内部文件2)按行文关系分:
分为上行文、平行文、下行文3)按作者性质分:
法规文件、行政文件、党的文件
4)按阅读范围和机密程度分:
公布文件、普通文件、绝密文件5)按办文时限分:
特急公文、急办公文、常规公文应用文(公文)的种类及应用领域、场合
1)计划:
是在工作或行动民族服装预先撰写的具体内容和步骤的事务性应用文。
2)总结:
是对以往的工作、学习或思想等进行问题等进行回顾、检查和分析,找出经验教训及存在的问题提出对工作的改进措施比使之条理化、各级系统化,得出一些规律认识并用以指导今后工人物事务性应用文。
3)通知:
是“批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员”时用的文种。
4)通报:
是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误,传达重要精神或通报有关情况的公文。
通报的应用也比较广泛,可以用于表扬好人好事、新风尚;
也可以用于批评错误,总结教训,告诫人们警惕类似问题的发生;
还可以用来互通情况,传达重要精神,沟通交流信息指导推动工作。
5)请示:
是“向上级机关请示指示批准”时所用的文种,适用于向上级机关请示指示。
6)批复:
适用于答复下级机关的请示事项。
7)报告:
是“向上级体育场汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”时所使用的文种。
8)函:
是机关用来处理公务的信件。
它主要用于机关之间商洽工作、询问和答复问题心脏向无隶属关系到的有关主管部门请示批准。
按照发函原因的不同,可以将函分为“去函”、“复函”两种。
因为商洽工作等需要与有关部门联系,由发文机关主动制发的函叫“去函”;
收文机关收到来函后,需就来函中有关问题做出回复的函叫“复函”。
9)会议记要:
会议纪要是根据会议记录和会议文件心脏其他有关材料加工整理而成的,会议纪要是反映会议基本情况和精神的纪实性公文,是会议议定事项和重要精神,并要求有关单位执行的一种文种。
有的需要下发执行的会议纪要,可以“通知”形式发出。
10)会议记录:
是在会议过程中由专门记录人员把会议情况和会议内容如实笔录而形成的书面材料。
原始性、客观性、规范性是会议记录的主要特点。
11)调查报告:
是对社会上的某一事件或某一个问题作专门的调查后,将调查的材料和结论写成书面报告的一种事务文书。
调查性、社会性、材料性、平实性是调查报告的主要特点。
12)条据:
是日常生活和工作中经常使用的便条和字据。
如借条、收条、欠条、领条、留言条、意见条、托事条、请假条。
13)启示:
是单位或个人有什么事情要公开向群众说明,或请求大家帮助,写成文字公布出来。
如:
遗失启示、招领启示、寻找启示、迁址启示、开业启示等。
14)海报:
海报是主办单位向公众报道举行文化、娱乐、体育等活动的囊事务文。
海报具有四方面特点:
(1)使用的限定性;
(2)功用的广告性:
(3)形式的吸引性:
(4)传播的单一性。
15)书信:
书信指的就是信,在日常生活里广泛使用的一种文体。
人们用它来互通信息,交流思想,联系工作或是联络感情,互致问候。
有什么话要说,有什么事要问,有什么事情要商量,都可以在人上写出来,寄给对方。
它迅速、灵活、方便。
书信即由信封和信的内容两部分组成。
16)命令(令):
适用于依照有关法律行政法规和规章、宣布实行重大的强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。
17)决定:
适用于对重大行动或者重要事项作出安排、奖惩有关单位和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项。
18)公告:
适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
19)通告:
适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。
20)议案:
适用于各级人民政府按照法律唾弃向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
]
21)意见:
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
2、人微言轻一名办公室文员,要写好应用文(公文),必须深入了解所在企业单位的企业文化、发展历程、当前现状及企业未来的战略目标;
必须了解企业所属的待业熟悉该行业的政策法规、行业特点及运用规律。
3、人微言轻一名办公室文员,要写好应用文(公文),还必须充分领悟领导(文件受阅者)的思想意图,写出来的文章要符合领导(文件受阅者)的审美观,字体工整、字迹清晰,以纵赏心悦目的感觉。
七、具备较强的执行能力,正确地做事,把事做正确。
1)、明确并坚持做事的7个基本流程:
1、倾听和理解任务,2、分析任务,3、制定节节胜利计划,4、执行实施工作,5、完善工作,6、总结工作情况,7、给领导汇报工作。
2)做事要坚决果敢、认真负责,讲求效率、讲求质量,讲求细节,精益求精,赢在执行。
切忌办事拖沓、马虎大意、敷衍了事。
3)做事要有连贯性,有始有终,避免有头无尾的情况发生。
4)做事要有计划层次性,要在众多事情中分清孰重孰缓,要按照事情的轻重急缓的顺序来确定哪些事情重点去做,哪些事情先做,哪些事情后做。
5)做事要不等不靠,即不要被动地等待吩咐、被动地等待工作,而是要主动、积极地找工作做,工作要有前瞻性,预见性。
在领导身边干事要察言观色,见机行事,与领导要有心有灵犀,关于及时准确领会领导意图,主动为领导服好务,把工作做好。
6)失败不一定是成功之母。
我们在每一次失败之后都要认真地总结经验,吸取教训,不断地改正自己的错误,提高自己的工作水平和方法,这样才能成功。
7)既要忠实地按领导指示办事,又要敢于改革创新,敢于向领导提出好的、合理化的意见和建议。
八、坚持保密原则,保密意识强。
保密原则:
1)不该说的机密,绝对不说;
2)不该问的机密,绝对不问;
3)不该看的机密,绝对不看;
4)不该记录的机密,绝对不记录;
5)不在非保密本上记录机密;
6)不在私人通信中涉及机密;
7)不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密;
8)不在不利于保密的地方存放机密文件资料;
9)不在普通电话,明码电报,普通邮局传达机密事项;
10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
九、在工作和生活中,要遵守职业道德、社会公德=单位纪律和国家法律法规,不贪图便宜,接触认识朋友慎重,自尊、自重、自爱、自强,身心健康无社会复杂关系和不良习惯嗜好;
要学会用法律保护自己的合法权益。
办公室文员容易出现的几大禁忌行为:
1.不实事求是,不诚实、主讲信义,弄虚作假,甚至背叛、出卖、损害企业单位利益。
2.不能正确对待很难说人利益和企业利益之间的关系,把私人利益凌驾于企业利益之上。
3.不敢、不能、不愿意接受批评和自我批评,认识不到自己的缺点,不虚心接受别人意见,面对批评和意见,总爱强调理由。
4.状态语言、言谈举止、穿着打扮不稳重、为得体、浮躁、轻浮。
5.看见领导或同事,不讲礼貌,不主动招呼问好,在工作和生活中,不用文明礼貌用语,缺乏素养和修养。
6.工作消极怠工,工作不积极主动,问题被动地等待吩咐、被动地等待工作不主动与领导或各部门间沟通,早不请示,晚不汇报,领导没有安排工作就无所事事。
7.患有“领导恐惧症”,主要表现在不敢与领导深入交流、不敢正视或面对领导。
8.工作无计划性,无头绪,无重点,工作责任心低下,工作效率底下,工作质量低下,办事拖沓、马虎大意、敷衍了事。
9.工作缺乏持续性,完整性,连贯性。
主要表现在有头无尾。
10.工作情绪化。
把私人情绪带入工作中,严重影响了自己的工作,也影响了单位其他人的工作。
11.单位里搞小集体、小帮派,勾心斗角、搬弄是非,破坏团结。
12.喜欢到处打听、宣扬企业单位未公开的信息、秘密;
喜欢到处打听、宣扬别人的隐私,保密意识差,保密原则差
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