Excel 使用技巧大全Word文档下载推荐.docx
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“Ctrl+0”取消行隐藏:
“Ctrl+Shift+9”取消行隐藏:
“Ctrl+Shift+0”
7、彻底隐藏单元格
在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看,但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域,这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现,降低了隐藏效果。
如果要想避免这种情况,我们可以先选中要复制的区域,然后单击“编辑→定位”命令,在打开的对话框中点击“定位条件”按钮,在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项),这样就可以避免上面所发生的情况了。
8、用下拉列表快速输入数据
如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律,如学历(小学、初中、高中、中专…)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等,你希望减少手工录入的工作量,这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。
具体方法为:
选取需要设置下拉列表的单元格区域,单击“数据→有效性”命令,从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡,在“允许”下拉列表中选择“序列”,在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列,如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”,并确保复选框“提供下拉箭头”被选中,单击“确定”按钮即可。
这样在输入数据的时候,就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据,从而加快了输入速度。
9、快速输入自定义短语
使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语,当输入该条短语时,“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。
定义“自动更正”项目的方法如下:
单击“工具→自动更正选项”命令,在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语,如“科普”,在“替换为”框中键入要替换的内容,如“科普知识大全”,单击“添加”按钮,将该项目添加到项目列表中,单击“确定”退出。
以后只要输入“科普”,则“科普知识大全”这个短语就会输到表格中。
10、设置单元格背景色
选择要设置背景色的单元格,单击“格式→单元格”命令,然后单击“图案”选项卡,要设置带有图案的背景色,请在“颜色”框中单击选中一种颜色,然后单击“图案”下拉菜单,选择所需的图案样式和颜色即可。
11、快速在多个单元格中输入相同公式
先选定一个区域,再键入公式,然后按“Ctrl+Enter”组合键,可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。
12、同时在多个单元格中输入相同内容
选定需要输入数据的单元格,单元格可以是相邻的,也可以是不相邻的,然后键入相应数据,按“Ctrl+Enter”键即可。
13、快速输入日期和时间
当前日期选取一个单元格,并按“Ctrl+;
”当前时间选取一个单元格,并按“Ctrl+Shift+;
”当前日期和时间选取一个单元格,并按“Ctrl+;
”,然后按空格键,最后按“Ctrl+Shift+;
”注意:
当你使用这个技巧插入日期和时间时,所插入的信息是静态的。
要想自动更新信息,你必须使用TODAY和NOW函数。
14、将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间
如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成:
选择你将要复制的单元格,单击编辑菜单上的复制,在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域,然后按下“Ctrl+Shift++”,在插入对话框中单击周围单元格的转换方向,然后单击“确定”。
现在,复制的单元格将插入到合适的位置,而你无需担心它们覆盖原有的信息。
15、在Excel中不丢掉列标题的显示
你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题?
这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法:
选择紧邻列标题的下一行,单击“窗口→冻结窗格”命令,被冻结的列标题不会滚动,而且在你移动工作簿的其他部分时,列标题会保持可见。
16、查看与日期等效的序列数的值
Excel将所有的日期都作为序列数对待,要查看与日期等效的序列数的值,通常需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。
现在有一种快捷方法:
选择包含日期的单元格,然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮(即逗号形状的按钮),Excel将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。
17、快速复制单元格内容
选中下面的单元格,按“Ctrl+'
(为英文状态下的单引号)”组合键,即可将上一单元格的内容快速复制下来。
18、使用自定义序列排序
在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项,可以选择自定义序列作为排序次序,使排序方便快捷且更易于控制。
顺便说一下,排序可以选择按列或按行,如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置,排完序后再转置。
自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。
在“次要关键字”框中无法使用自定义排序。
若要用自定义排序对多个数据列排序,则可以逐列进行。
例如,要根据列A或列B进行排序,可先根据列B排序,然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序,下一步就是根据列A排序。
19、快速格式化Excel单元格
如果想要快速访问Excel中的单元格格式对话框,以更改诸如字样、对齐方式或边框等,请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl+1”组合键,就可以打开“单元格格式对话框”。
20、固定显示某列
很多人在工作中用Excel做工资表时,由于工资表项目很多,往往一行信息不能同时显示在屏幕上,给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。
用下面的方法就可以解决这个问题:
首先在表格中单击要冻结列的右边一列,然后单击“窗口→冻结窗格”命令即可。
如果你想撤消此功能,点击“窗口”菜单,原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”,单击它即可。
21、在Excel中快速编辑单元格
如果你希望使用键盘做每一件事,在Excel电子表格中快速编辑数据将很困难,因为你会发现自己想对单元格做改动时,经常需要用到鼠标。
其实你可以使用一个快捷键——F2,这样你的手就不用离开键盘了。
下面将教你怎么做:
利用箭头键选择要编辑的单元格,按下F2,编辑单元格内容,编辑完成后,按Enter键确认所做改动,或者按ESC键取消改动。
注意:
这个技巧在Excel编辑超级链接时非常方便,因为如果当你使用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开Internet浏览器窗口,使用键盘可以很容易地编辑超级链接。
22、使用自动填充快速复制公式和格式
想用一种无需输入数字的简单方法在Excel中填充数字吗?
利用自动填充命令,你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。
以下将说明具体的操作方法:
选择希望复制的单元格,将光标移到选中单元格的右下角,光标将变成一个黑色的+号,点击并按住鼠标右键不放,将光标拖过将要填充的单元格,松开鼠标右键,鼠标右击,在出现的快捷菜单中单击“以序列方式填充”,这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。
23、为单元格添加批注
Excel为方便用户及时记录,提供了添加批注的功能,当你给单元格进行注释后,只需将鼠标停留在单元格上,就可看到相应的批注。
添加批注的方法是:
单击要添加批注的单元格,单击“插入→批注”命令,在弹出的批注框中键入你要批注的文本,输好后单击批注框外部的工作表区域即可。
在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点,提示该单元格已被添加了批注。
将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。
24、数据自动输入
在Excel中,数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。
例如,当需要输入12/10/91~12/10/99这些连续的日期,可以先在第一个单元格中输入12/10/99,然后用鼠标选中该单元格,接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄,按照需要水平向右或者垂直向下移动,即可自动在相邻的单元格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99数据。
当然你也可以单击填充柄,选择需要的序列方式。
对于数字而言,还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。
25、快速删除空行
有时为了删除Excel工作簿中的空行,你可能会将空行一一找出然后删除,这样做非常不方便。
你可以利用自动筛选功能来实现,方法是:
先在表中插入新的一行(全空),然后选择表中所有的行,单击“数据→筛选→自动筛选”命令,在每一列的顶部,从下拉列表中选择“空白”。
在所有数据都被选中的情况下,单击“编辑→删除行”,然后按“确定”,所有的空行将被删去。
插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
26、回车键的粘贴功能
回车键也有粘贴功能,当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框),按下回车键可以实现粘贴功能。
不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换,此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。
27、快速关闭多个文件
按住Shift键,打开“文件”菜单,单击“全部关闭”命令,可将当前打开的所有文件快速关闭。
28、选定多个工作表
若选择一组相邻的工作表,可先选第一个表,按住Shift键,再单击最后一个表的标签;
若选不相邻的工作表,要按住Ctrl键,依次单击要选择的每个表的标签;
若要选定工作簿中全部的工作表,可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。
29、对多个工作表快速编辑
如果想一次操作多张相同的工作表,省略以后的复制、粘贴操作,可采用以下方法。
按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作,在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签,就可以实行多方面的批量处理。
一般情况下,进行的操作主要有如下几种:
1.页面设置,可快速对选中工作表设置相同的页面。
2.输入相同的数据,可快速在多个工作表中输入相同的数据。
3.快速操作,在多个工作表中进行一系列相同操作,如设置字号、字体、颜色,进行单元格的合并撤销等。
4.输入公式,快速输入相同的公式,进行公式汁算。
30、移动和复制工作表
不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表,还可以把表移动或复制到其它工作簿里。
若要移动工作表,只需用鼠标单击要移动的表的标签,然后拖到新的位置即可。
若要复制工作表,只需先选定工作表,按下Ctrl键,然后拖动表到新位置即可。
当然,用这种方法可以同时移动和复制几个表。
移动后,以前不相邻的表可变成相邻表。
31、工作表的删除
单击“编辑→删除工作表”命令,然后单击“确定”按钮,则这个表将从工作簿中永久删除。
“删除工作表”命令是不能还原的,删除的工作表将不能被恢复。
32、快速选择单元格
在选择单元格(行,列)时,同时按住Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。
在选择单元格(行、列)时,同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。
33、快速选定Excel区域
在Excel中,要想在工作簿中快速选定某块区域,只需单击想选定的区域的左上角单元格,同时按住Shift键不放,再单击想选定的区域的右下角单元格即可。
另外:
按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。
事实上选定区域和顺序无关,只需首先选定矩形区域的一个角的单元格,在按下Shift的同时单击对角单元格。
备份工件簿
单击“文件→保存”命令,打开“另存为”对话框,按右上角的“工具”旁的下拉按钮,单击“常规选项”,在随后弹出的对话框中,选中“生成备份”选项(),单击“确定”按钮保存。
以后修改该工作簿后再保存,系统会自动生成一份备份工作簿,且能直接打开使用。
34、自动打开工作簿
只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:
\PrograrnFiles\MicrosoftOffice\Office10\XLStart文件夹中,以后每次启动时,Excel都会自动打开相应工作簿。
35、快速浏览长工作簿
当你浏览一个有很长内容的表格时,按下“Ctri+Home”键可以回到当前工作表的左上角(即A1单元格),按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。
另外,如果你选取了一些内容,那么你可以通过重复按“Ctrl+.(句号)”在所选内容的4个角单元格上按顺时针方向移动。
36、快速删除工作表中的空行
如果用户想删除Excel工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后逐行删除,但这样做操作量非常大,很不方便。
下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:
首先打开要删除空行的工作表,在打开的工作表中单击“插入→列”命令,从而插入一新的列X,在X列中顺序填入整数,然后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。
删去所有空行中X列的数据,以X列重新排序,然后删去X列。
37、绘制斜线表头
一般情况下在Excel中制作表头,都把表格的第一行作为表头,然后输入文字。
不过,这样的表头比较简单,更谈不上斜线表头了。
能不能在Excel中可以实现斜线表头,下面就是具体的方法:
由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大,所以首先将表格中第一个单元大小调整好。
然后单击选中单元格,单击“格式→单元格”命令,弹出“单元格格式”窗口,选择“对齐”标签,将垂直对齐的方式选择为“靠上”,将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中(),再选择“边框”标签,按下“外边框”按钮,使表头外框有线,接着再按下面的“斜线”按钮,为此单元格添加一格对角线(),设置好后,单击“确定”按钮,这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。
现在双击第一单元格,进入编辑状态,并输入文字,如“项目”、“月份”,接着将光标放在“项”字前面,连续按空格键,使这4个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”,所以当“月份”两字超过单元格时,将自动换到下一行)。
现在单击表格中任何一处,退出第一单元格看看,一个漂亮的斜线表头就完成了。
38、绘制斜线单元格
利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮,可以在单元格中画左、右斜线。
如果想在单元格中画多条斜线,就必须利用“绘图”工具,方法是:
打开Excel的“绘图”工具,单击“直线”按钮,待光标变成小十字后拖动光标,即可画出需要的多条斜线。
只要画法正确,斜线可随单元格自动伸长或缩短。
至于斜线单元格的其他表格线,仍然按上面介绍的方法添加。
当然,斜线单元格的数据输入要麻烦一些,通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”),再添加空格即可将数据放到合适位置。
39、每次选定同一单元格
有时,为了测试某个公式,需要在某个单元格内反复输入多个测试值。
但每次输入一个值后按下Enter键查看结果,活动单元格就会默认移到下一个单元格上,必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格,极不方便。
如果你按“Ctrl+Enter”组合键,则问题会立刻迎刃而解,既能查看结果,当前单元格也仍为活动单元格。
40、快速查找工作簿
可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻,方法为:
1.单击工具栏中的“打开”按钮,在“打开”对话框里,输入文件的全名或部分名,可以用通配符代替;
2.在“文本属性”编辑框中,输入想要搜寻的文字;
3.单击“开始查找”即可。
41、禁止复制隐藏行或列中的数据
如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域,然后把它粘贴到一个新的工作表,那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。
要想避免这种情况,可以选取你要复制的数据区域,然后选择“编辑→定位”命令,单击“定位条件”按钮,出现“定位条件”对话框,选中“可见单元格”选项,再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。
42、制作个性单元格
如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格,可用以下方法实现:
先在单元格内输入数据,然后打开“绘图”工具栏,在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。
单击后光标变成一个小十字,由单元格左上角向右下角拖动,即可画出所需形状的单元格。
如果单元格的内容被覆盖,可用鼠标右击刚刚画出的单元格,选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。
将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开,选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”,“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。
如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中,它还会随单元格自动改变大小。
43、在一个单元格内输入多个值
有时需要在某个单元格内连续输入多个数值,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。
但每次输入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不便。
其实可以采用以下方法:
单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格,此时,单元格周围将出现实线框,再输入数据,敲回车键就不会移动了。
44、增加工作簿的页数
单击“插入→工作表”命令,即可在底部看到一个新名称的工作表。
一个工作簿最多可以有255张工作表。
45、奇特的F4键
Excel中有一个快捷键的作用极其突出,那就是F4键。
作为“重复”键,F4键可以重复前一次操作,在很多情况下起作用,比如在工作表内加入或删除一行,然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行,根本不需要使用菜单。
46、将格式化文本导入Excel
1.在Windows“记事本”中输入格式化文本,每个数据项之间会被空格隔开,当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。
输入完成后,保存此文本文件并退出;
2.在Excel中打开刚才保存的文本文件,出现“文本导入向导-3步骤之1”对话框,选择“分隔符号”,单击“下一步”;
3.在“文本导人向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号,Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。
注意,这里的几个分隔符号选项应该单选。
你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。
单击“下一步”;
4.在“文本导人向导-3步骤之3”对话框中,你可以设置数据的类型,一般不需改动,Excel自动设置为“常规”格式。
“常规”数据格式将数值转换为数字格式,日期值转换为日期格式,其余数据转换为文本格式。
单击“完成”按钮即可。
47、快速换行
我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况,如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格,而不是换行,有一个简便实用的操作方法可以实现换行:
在选定单元格输入第一行内容后,在换行处按“Alt+回车键”,即可输入第二行内容,再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。
48、巧变文本为数字
在工作中,发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐,而文本是左对齐的),即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。
有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:
在空白的单元格中填人数字1,然后选中这个单元格,执行“复制”命令,然后再选中所要转换的范围,选择“选择性粘贴”中的“乘”,你就会发现它们都变为数字了。
49、在单元格中输入0值
一般情况下,在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后,只要光标一移出该单元格,格中数字就会自动变成“5”、“4”,Excel默认的这种做法让人使用非常不便,我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:
先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格,鼠标右键单击,在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”,在接着出现的界面中选“数字”标签页,在列表框中选择“文本”,单击“确定”。
这样,在这些单元格中,我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。
50、将数字设为文本格式
不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式,Excel都会将数字保存为数字数据。
若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本,首先应将空白单元格设置成文本格式,然后键入数字。
如果已经输入了数字,那么也可以将它更改成文本形式。
方法是:
1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格;
2.单击“格式→单元格”命令,然后单击“数字”选项卡();
3.在“分类”列表中,单击“文本”,然后再单击“确定”;
4.单击每个单元格,按F2键,然后再按Enter键重新输入数据。
51、快速进行单元格之间的切换
在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。
方法如下:
用鼠标圈定一定区域后,按Tab键可使目标单元格向后移,按“Shift+Tab”可向前移。
这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标,从而提高输入速度。
事实上,采用此方法最大的好处是,在一行的最后一个单元格,继续按Tab,则可以转到下一行开始的单元格;
在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。
同样用Enter可以按列输入数据。
52、在同一单元格内连续输入多个测试值
一般情况下,当我们在单元格内输入内容后按回车键,鼠标就会自动移到下一单元格,如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时,就需要进行以下操作:
单击“工具→选项→编辑”,取消选中“按Enter键后移动”选项(),从而实现在同一单元格内输人多个测试值。
53、输入数字、文字、日期或时间
单击需要输入数据的单元格,键入数据并按Enter或Tab键即可。
如果是时间,用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分,例如,可以键入9/5/96或Jun-96。
如果按12小时制输入时间,请在时间数字后空一格,并键入字母a(上午)或p(下午),例如,9:
00p。
否则,如果只输入时间数字,Excel将按AM(上午)处理。
54、快速输入欧元符号
先按下Alt键,然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入0128这4个数字,松开Alt键,就可以输入欧元符号。
55、将单元格区域从公式转换成数值
有时,可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值,常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。
其实,有更简便的方法:
首先选取包含公式的单元格区域,按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标),然后再把它拖回去,在原来单元格区域的位置松开鼠标(此时,单元格区域边框变花了),从出现的快捷
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