申报非领导职务公文写作基础知识和常用公文处理文档格式.docx

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如：

请示、报告、意见。

●主体：

红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。

（7要素）

1、公文标题2、主送机关3、公文正文4、附件

5、成文时间6、印章（公文生效标识）7、附注。

☆公文标题——

（1）完整结构：

发文机关＋事由（表明文件主要内容）＋文种；

（2）除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不用标点符号；

（3）“事由”的结构：

“关于…..的”，要求准确概括公文内容。

（“关于”在发文机关后）。

（4）省略式标题——省发文机关；

省事由（中华人民共和国公告）；

省发文机关、事由（通告：

不属文件形式）。

☆主送机关——

（1）对公文负有处置、答复或执行责任的机关；

（2）顶格，回行仍顶格；

（3）全称或规范化简称或同类型机关的统称。

☆公文正文——（三部分：

原由＋事项＋结尾）

（1）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示，完整准确的体现发文机关的意图，并同现行有关公文内容相衔接。

（2）观点明确，条理清楚，含义确切，标书严谨、篇幅力求简短。

（3）引文：

先引标题，后引发文字号。

（4）日期：

要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2005年写成“05年”。

（5）数字：

除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语等必须使用汉字外，正文中涉及的其他数字应使用阿拉伯数字。

（6）结构层次序数：

汉字“一”——汉字加括号“

（一）”——阿拉伯数字“1.”——阿拉伯数字加括号“

（1）”。

☆附件——

1、几个附件，用阿拉伯数字标示；

2、数字后用实心句号“1.”；

附件名称后不加标点符号；

3、附件与正文一起装订，几个附件的要标识序号；

如果不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识“公文的发文字号＋附件1”。

☆成文时间——

（1）成文时间是公文生效的法定时间，以领导签发的时间为准；

联合行文或领导会签的，以最后领导人签发的日期为准；

（2）用汉字将年、月、日写全，“零”不能写成“0”，要写成“○”。

☆印章——

（1）公文生效的标识；

（2）除“会议纪要”外，正式文件都要盖公章。

☆附注——

（1）需要说明的其他事项：

公文的传达范围；

引文的出处；

解释有关名词术语；

（2）用于上行文（如请示、报告、意见）；

（3）居左空2字加括号，在成文时间下一行。

●版记：

主题词以下的各要素。

1、主题词2、抄送机关3、印发机关

4、印发时间5、反线

☆主题词——

（1）标引公文的主要内容。

作用：

方便电脑存储、管理和检索。

（2）包括：

类别词＋类属词（反映文件主题内容的词）＋文种；

（3）除类别词外，主题词最多不超过5个。

☆抄送机关——

（1）需要了解、但不需要处理、执行文件内容的机关；

（2）几个抄送机关之间用“，”号隔开，最后标“。

”。

☆印发机关——一般是各单位的办公部门或文秘部门。

☆印发日期——公文交付打印日期（阿拉伯数字）。

☆反线——版记中各个要素之下，都要加一条反线。

宽度与版心同宽。

注意：

版记部分应在公文的最后一页。

三、行文规则——发文机关与收文机关之间的行文关系的规范和准则。

《办法》中有明确、严格规定。

（一）行文应当确有必要，注重实效，非发不可才发。

（二）行文关系：

应根据隶属关系和职权范围确定。

分为：

1、上行文——如：

报告、请示；

2、下行文——如：

命令、决定、通报；

3、平行文——如：

函。

（三）部门可以行文的情况：

1、相互之间根据职权可以相互行文（人事处与教务处），一般都是商洽工作、答复问题等；

2、各部门、各学院一般不得向外行文，除学校办公室外。

（四）请示规则：

1、一事一请；

2、一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，用抄送形式；

3、一般不得越级请示；

4、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”；

5、不得抄送下级机关。

（五）报告规则：

1、不得夹带“请示”事项；

2、一般不得越级报告；

3、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“报告”。

（六）意见规则：

除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“意见”。

四、具体公文写作

（一）决定——不能滥用。

主要用于：

1、重要事项或重大行动作出安排；

（指挥性决定）

2、奖惩决定；

（简明扼要）

3、变更或撤销下级机关不适当的决定。

（二）通知——适用于批转下级机关的公文；

转发上级机关和不相隶属机关的公文；

传达要求下级机关办理和需要相关单位周知或执行的事项；

任免人员。

1、种类：

（1）批转、转发通知：

批转：

将下级机关呈送的具有普发意义的报告、请示、

意见批准并转发给下属各单位；

转发：

将上级机关或不相隶属机关具有指导或参考作用的公文转发给下属单位；

（2）事项性通知：

向下级单位布置工作、安排活动、阐述指导方针、解决工作中的实际问题等。

（3）任免通知：

宣布对有关人员的任免决定。

2、结构与写法：

☆主体结构——标题＋主送机关＋正文＋落款

☆标题分为三种：

A、写全；

B、省发文机关，只有“事由＋文种”C、省发文机关和事由（只用于非正式通知）

☆具体写法：

☉批转、转发通知——

A、事由中写明“批转”、“转发”，且引用原文题目；

B、原文题目,法规、规章加书名号；

C、原文事由中已有“关于”，故本文的事由中省略“关于”；

D、避免通知套通知。

（以上四点为拟写标题要注意的）

E、正文：

往往只是一句话，用以说明批转或转发的文件名称和发文机关的意见等基本事项。

F、无须标注附件说明。

☉事项性通知——

A、标题：

“紧急通知”、“补充通知”、“重要通知”、“联合通知”等；

B、正文：

主要由“缘由＋事项”构成。

常用“特作如下通知”，“现将有关情况通知如下”过渡引起下文。

C、结尾：

特此通知；

以上通知，望遵照执行等惯用语。

如:

常用——会议通知一般包括：

a、会议的名称

b、会议的目的

c、主办单位

d、会议的内容

e、与会人员

f、会议时间和地点

g、报到的时间和地点

h、会议资料

i、住宿安排

j、联系方式（回执等）

注：

以上各项无固定模式，一般应将重要的排在前面，相关的排在一起。

结构上以分条列项最为常见。

☉任免通知——可分为任职通知、免职通知、任免通知。

（三）批复——答复下级机关的请示作出具体的批示和答复、表明态度，或同意、赞成，或不同意、不批准。

1、特点：

（1）被动性（先请后复）；

（2）针对性；

（3）权威性：

下级机关无法解决或无权决定的问题。

2、结构和写法：

（1）标题——发文机关＋事由＋文种，可写明态度。

╳╳╳╳关于同意╳╳╳╳的批复

（2）正文——批复缘由＋批复事项

缘由：

引述请示的机关单位名称、标题、发文字号及收文情况。

事项：

表明态度、意见和要求。

（3）结语：

此复；

特此批复。

（四）请示——

1、特点

（1）期复性：

（2）超前性：

不能先斩后奏或边干边请示；

（3）单一性：

一文一事，否则造成难以批复或无法批复。

2、类型

（1）请求指示的请示：

该不该办；

遇新情况、新问题不知该怎么办时。

（2）请求批准的请示：

请求批准办某件事。

多半下级认为办事条件成熟而批准权在上级手中；

或打算办某件事而在物质条件上、权限上感到不足无法办理时，请求同意办理或给予人财物的帮助。

请求批准项目、方案、规划

请求审批指标、经费、物品

3、写法

（1）标题——写全或省发文机关。

A、“请示”二字；

B、不能写成“请示报告”；

C、标题中不能出现“请求”、“申请”等与“请示”文种雷同的词语。

（2）主送机关——负责受理和答复请示的机关。

要求：

不送领导个人；

原则上一个主送机关；

不越级请示。

（3）正文——缘由＋事项＋要求

☆缘由：

理由、依据；

请示事项成立的前提，也是批复的主要依据；

☆事项：

最核心和最重要的部分；

请示批准和指示的事项一定要明确；

人财物的支持需明确编制、数量等表达清楚。

☆要求：

（结尾）期复请求语。

“妥（当）否，请批复”；

“以上请示，请审批”

4、写作要求：

（1）遵守请示的行文规则；

（2）理由要充分；

事项要明确；

要求要可行；

（3）语气要委婉，格式要正确。

（商量口吻；

签发人与附注）

（五）报告——汇报工作、反映情况、答复询问

1、特点：

陈述性；

事后性。

2、类型：

（1）工作报告——某一阶段工作的基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后打算等。

篇幅长：

要用小标题。

（2）情况报告——本单位发生的重大性、特殊性、突发性的事件，或一定范围内带有倾向性的情况。

（偶发性的特殊情况）

特点：

☆内容集中单一、突出重点、如实反映；

☆脉络清楚，层次分明，把经过、原委、结果、性质说清。

☆及时汇报，便于上级掌握。

（3）答复报告——问什么、答什么。

注:

对询问事项不了解，要慎重对待，深入调查研究再答复。

（1）标题：

（发文机关）＋事由＋文种

（2）正文：

缘由＋事项＋结尾。

☆缘由——开头，引领全文。

有背景式、根据式、叙事式三种。

☆事项——核心，报告的具体内容。

写法上有两种：

总结式写法用于工作报告。

“情况－原因－教训－措施”四步写法用于情况报告

☆结尾——“特此报告”；

“专此报告”；

“以上报告，请审阅”。

4、写作要求

（1）主旨要新；

（2）内容真实、具体；

（3）重点突出、详略得当；

（4）遵守报告的行文规则。