公文格式Word文件下载.docx

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3.机关代字应避免与上级机关、同级机关代字雷同。

4.字号应编排于版头横线之上6mm，居中排布；

上行文的发文字号居左

空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

—5—

1.上行文应当准确标注签发人姓名，居右空一字，编排于版头横线之上6mm

位置；

“签发人”用小2号方正仿宋简体或者3号方正仿宋GBK字，签发人

签发人姓名用小2号方正楷体简体或者3号方正楷体GBK字。

2.联合上行文应同时标注联合行文机关签发人姓名，按发文机关的排列顺序

从左到右、自上而下均匀顺排，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

1.标题“发文机关名称、事由、文种”要素齐全。

2.应当准确、扼要概括公文主要内容，正确选用文种。

3.三个以上机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。

4.标题明确要求使用22磅方正小标宋简体或者2号方正小标宋GBK字，编

标题

排于红色分隔线下空二行位置，分一行或者多行居中排布。

5.标题回行时应做到词意完整，每行长度适宜，字距恰当。

6.标题多行排布应当使用正宝塔、倒宝塔或菱形。

7.多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号。

1.主送机关应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

主送2.对主送机关标注要做到准确、规范、统一。

机关3.主送机关应排于标题下空一行位置，左侧顶格排，用17磅方正仿宋简体

或者3号方正仿宋GBK字，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

1.正文结构层次序数依次用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注，一般第一层

用方正黑体简体或方正黑体GBK字，第二层用方正楷体简体或方正楷体GBK

字，第三层及以下用方正仿宋简体或方正仿宋GBK字。

正文

2.公文首页必须显示正文，编排于主送机关名称下一行，一般公文的首个盖

章页也应当同时显示正文。

3.标点符号要符合排版规则，数字、年份不能折行。

1.附件应“顺序号和名称”要素齐全。

2.应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，用17磅方正仿宋简体或

附件

者3号方正仿宋GBK字，使用后标全角冒号和附件名称，名称后不加标点符号。

说明

3.单个附件不标注顺序号，多个附件使用阿拉伯数字标注附件顺序号。

4.附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

—6—

1.署名应使用发文机关全称或者规范化简称。

2.署名应与标题中发文机关名称一致。

3.署名应用17磅方正仿宋简体或者3号方正仿宋GBK字，居右排。

发文4.加盖印章的公文，单一机关行文时一般在成文日期之上、以成文日期为准

机关居中编排发文机关署名，联合行文时一般将各发文机关署名按照发文机关顺

署名序整齐排列在相应位置。

5.不加盖印章的公文，单一机关行文时在正文或者附件说明下空一行右空二

字编排发文机关署名；

联合行文时应当先编排主办机关署名，再依次向下编

排其余发文机关署名。

1.成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期；

联合行文时，署最

后签发机关负责人签发的日期。

2.成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

3.加盖印章的公文，成文日期一般用17磅方正仿宋简体或者3号方正仿宋

成文

日期

GBK字右空四字编排。

4.不加盖印章的公文，成文日期在发文机关署名下一行编排，首字比发文机

关署名首字右移二字；

如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空

二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

5.加盖签发人签名章的公文，成文日期在签发人签名章下空一行右空四字编

排。

1.公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符；

联合下行文时，所有联署行文机关均须加盖印章；

有特定发文机关标志的普

发性公文和电报可以不加盖印章。

2.印章用红色，不得出现空白印章。

3.单一机关行文时，印章应端正、居中下压发文机关署名印章和成文日期，

印章顶端应当上距正文或者附件说明一行之内。

印章

4.联合行文时，将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个

印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期；

印章之间排列整齐、互不相

交或者相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文或者

附件说明一行之内。

—7—

5.加盖签发人签名章的公文，单一机关行文时应在正文或者附件说明下空二

行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章

为准上下居中排布；

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，

其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名

章上下对齐；

每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；

签发人职务应当

标注全称，签名章一般用红色。

1.不加盖印章的普发性公文一般应当标注印发范围。

2.上行文应当在附注处标注主办机关联系人姓名和联系方式。

附注

3.附注应居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，用17磅方正仿宋简

体或者3号方正仿宋GBK字，如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号

套小括号。

1.附件应当另页编排，并在版记之前，与公文正文一起装订；

“附件”二字

及附件顺序号用17磅方正黑体简体或者3号方正黑体GBK字顶格编排在版

心左上角第一行。

2.如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发

文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

3.附件标题居中编排在版心第三行。

格式附件

4.附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

5.附件内容的格式要求同正文。

1.抄送机关范围应当是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机

关。

2.抄送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

抄送3.抄送多个机关的，对于不同级别的机关，应当按先上级机关、再平级机关、

机关后下级机关的次序排列；

同级不同类的机关，应当按党、政、军、群的顺序

排列；

人大、政协、法院、检察院应当另起一行排列；

各民主党派、工商联

应当另起一行排列。

4.上行文中仍用“抄送”，不得用“抄报”。

—8—

5.抄送机关一般用3号方正仿宋简体或者4号方正仿宋GBK字，在印

抄送发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排；

“抄送”二字后加全角

机关冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机

关名称后标句号。

1.印发日期以公文送印日期为准。

2.印发机关和印发日期一般用3号方正仿宋简体或者4号方正仿宋GBK

印发

字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，

机关

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，

和印

后加“印发”二字（上行文只加“印”字）。

公文发日期

3.版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分

隔线隔开。

1.公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

2.公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

页码

3.页码一般用4号半角白正体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之

下，数字左右各放一条4号一字线；

单页码居右，双页码居左。

公文除特殊形式公文，公文用纸幅面应采用国际标准A4型，采用骑马式装

用纸订时，采用A3纸（相当于2张A4纸）。

1.如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边

缘，在第一条红色双线下按前述顺序自上而下编排。

2.发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。

3.标题居中编排，与份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号最

信函

后一个要素相距两行。

特定

4.首页不显示页码。

5.版记不加印发机关和印发日期、分割线，位于公文最后一面版心内

最下方。

1.发文机关标志由发文机关全称加“命令”或者“令”字组成，居中

命令

排布。

（令）

2.发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。

—9—

1.纪要标志由“xxxx纪要”组成，居中排布。

2.标注出席人员名单，一般用3号方正黑体简体或者方正黑体GBK字，

在正文或者附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角

纪要冒号，冒号后用3号方正仿宋简体或方正仿宋GBK字准确无误标注出

席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

3．标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为

“请假”或者“列席”外，编排方法同出席人员名单。

1.行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。

2.不得超出行文机关职权范围。

总规则3.一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的应当同时抄送被越过

的上级机关。

4.部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级

机关，不抄送下级机关，不抄送个人。

2.党委、政府部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级

党委、政府同意或者授权；

属于部门职权范围内的事项，应当直接报

送上级主管部门。

3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提

出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

4.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

行文

规则

5.请示事项涉及其他部门职能时，应当经过协商并取得一致意见后上

上行文

报；

经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

6.向上级机关请示的事项，应当附背景材料、情况说明等，便于请示

公文办理。

7.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机

关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

8.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机

9.根据隶属关系和职权范围，群众团体可以对与其有领导关系的党委、

政府行文。

—10—

10.归口管理的事业单位不得直接向党委、政府行文，因工作需要，应当向

其主管部门行文，再由其主管部门向党委、政府行文。

上行文11.企业一般不得直接向党委、政府行文，因工作需要，应当向其主管部门

行文，再由其主管部门向党委、政府行文。

1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。

2.党委、政府办公室向下级党委、政府行文，必须经本级党委、政府授权；

党委、政府的其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者

在公文中向下级党委、政府提出指令性要求；

需经政府审批的具体事项，

经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

3.党委、政府部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行

文；

没有对口下级机构的部门和单位，在其职权范围内的具体事项，可以

下行文用“函”向下级党委、政府及其办公室行文，但不得发布指令性公文或者

在公文中提出指令性要求。

4.涉及多个部门职权范围内的事项，部门之间未协商一致的，不得向下行

文。

5.向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机

6.党政机关根据隶属关系和职权范围可以向群众团体机关行文，可以向事

业单位行文，可以向企业行文。

1.部门之间相互发布、传达要求周知或者执行的事项，一般用“函”或者

“通知”行文。

平行文2.部门在各自职权范围内商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审

批事项，应当用“函”行文。

1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文，属于党

委、政府各自职权范围内工作不得联合行文；

联合行文应明确主办机关。

联合2.不得出现联合行文机关层级不相当的情况。

行文3.党委、政府部门根据工作需要和联合行文的条件，可以与同级特定群众

团体机关或者承担行政职能的事业单位联合行文。

4.党政机关一般不与企业联合行文。

—11—

议事

协调议事协调机构应当按照党委、政府的部门行文关系行文，可以向其组成单位

机构和下级机关相应的议事协调机构行文。

1.内容方面应当做到符合党的理论和路线方针政策以及国家法律法规，完整

准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接，保持政策的稳定性、连

续性。

2.一切从实际出发，全面、准确地反映客观实际，分析问题实事求是，所提

政策措施和办法切实可行。

3.文种正确、格式规范。

起草4.文风方面应当做到内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，

文字精炼。

5.起草方法方面应当做到深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；

公

文涉及相关县（市）或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关县

（市）或者部门的意见并力求达成一致，存在不同意见的应当进行协调，经协

调仍不能达成一致的应当如实反映各方意见并报领导审定；

机关负责人应当

主持、指导重要公文起草工作。

1.公文文稿送机关负责人签发前，应当由发文机关办公室进行审核。

2.审核应严把发文关、政治关、政策关、法律关、内容关、体式关、文字关，

重点包括行文理由是否充分，行文依据是否准确，行文形式是否恰当，发文

范围是否适当；

内容是否符合党的理论和路线方针政策以及国家法律法规，

拟制

是否完整准确体现发文机关意图；

是否同现行有关公文相衔接；

所提政策措

审核

施和办法是否切实可行；

涉及有关单位职权范围内的事是否经过充分协商并

达成一致意见；

结构是否合理，表述是否精炼；

文种是否正确，格式是否规

范，规则是否符合行文；

字词、标点符号、人名、地名、时间、数字、计量

单位、段落顺序、引文、发文机关代字、密级、紧急程度以及机关、部门、

企事业单位名称等是否准确规范；

其他内容是否符合公文起草的有关要求。

1.公文签发要依权限，应当经本机关负责人审批签发，内容重要、涉及面广、

对全局工作有普遍指导意义的重要公文和上行文由机关主要负责人签发。

签发

2.公文签发要负责任，谁签发谁负责；

按程序，坚持“先核后签”；

联合发文

由联署行文机关负责人会签；

按规范格式签发。

—12—

1.签收。

对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签

收时间，急件应当注明时、分。

2.登记。

对收到的公文应当详细登记收文编号、收文时间、来文单位、来文

字号、标题、密级、紧急程度、主送单位、成文日期、份数、分送范围、送

出时间、办理过程、催办情况、办理结果、答复情况等信息。

3.初审。

对不应由本机关办理，不符合行文规则，文种、格式不符合要求，

涉及县（市）或者部门职权范围内的事项未经协商、会签以及不符合公文起

草其他要求的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

4.承办。

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送；

批办性公文应当提出拟办意见报机关负责人批示或者转有关部门办理，报机

关负责人批示的应当附处理依据、背景材料和有关资料；

拟办意见应当做到

依据充分，观点鲜明，完整准确，规范简洁；

涉及多个部门的，提出拟办意

见前应征求有关部门意见并达成一致，协商后意见仍不统一的应当提出倾向

性意见报领导审定；

需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门；

紧急公

文明确办理时限并按期办理完成。

收文

办理

5.传阅。

要严格传阅范围，掌握公文去向，控制传阅周期，随时进行跟踪督

办。

6.催办。

及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

7.答复。

及时将办理结果答复来文单位并根据需要告知相关单位。

1.复核。

已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、

内容、文种、格式等进行复核；

需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，详细记

载公文标题、密级、紧急程度、签发人、主送机关、成文日期、印发日期。

3.印制。

公文印制应当严格履行排版、校对、制版、印刷、装订等主要工序，

确保质量和时效。

一般采用A3纸（相当于2张A4纸）印制，无法用A3纸

印制时，采用A4纸印制。

左侧装订，采用骑马式订，无法采用骑马式订时，

采用平订。

涉密公文应当由持有《国家秘密载体复制许可证》的印刷厂或者

在符合保密要求的场所印制。

发文

4.核发。

公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查，准

确及时分发。

1.涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收

发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计

算机信息系统进行传输。

传递

传输

2.坚持密来密往，严禁密来明往。

—13—

1.需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档

案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

2.两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存

复制件。

整理

归档

3.机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，

由其兼职机关归档。

4.经过系统整理后的公文材料，应当定期移交本机关档案部门或者档案

工作人员。

1.建立健全本机关收文办理、发文办理、保密、登记、传阅、借阅、复

制、汇编、归档、清退、销毁等公文管理制度，确保管理严格规范。

2.公文由文秘部门或者专人统一管理。

总体

要求

1.设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，

并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

2.公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施；

确定密级

后，应当按照所定密级严格管理。

3.公文密级及保密期限的确定，应符合《国家秘密及其密级具体范围的

规定》《国家秘密保密期限的规定》。

4.绝密级公文应当由专人管理。

管理

5.公文密级、保密期限和知悉范围变更，由原确定密级的机关或者其上

涉密级机关决定。

公文6.禁止将涉密公文带入公共场所和家中，禁止在非涉密计算机上处理涉

管理密公文，禁止在低密级计算机上处理高密级公文。

7.组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密公文，应当在符合安

全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围。

8.涉密公文公开发布前应当履行解密程序，由原定密机关或者其上级机

关进行解密审查并决定。

9.翻印上级机关公文需经该上级机关授权；

复制、汇编机密级、秘密级

公文，应当严格控制，符合有关规定并经本机关负责人批准；

绝密级公

文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者发文机

关的上级机关批准。

—14—

10．翻印、复制、汇编涉密公文应当在机关内部或者在保密行政管理部

涉密门审查批准的定点单位进行，并视同原件管理；

不得改变密级、保密期

公文限和知悉范围；

复制件应当加盖复制机关戳记，翻印件应当注明翻印机

管理关和翻印日期。

批量复制、翻印的，应当重新标注份号；

汇编本应当对

各独立公文的密级和保密期限分别标注，密级、保密期限以编入公文的

最高密级和最长保密期限在封面进行标注。

1.公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行，需要变更的应当

经发文机关批准。

2.公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

传达

3.没有标注可公开发布的公文，公开时必须经发文机关批准，并履行保

密审查手续。

4.对未标注密级的文件，加强内部管理，不得擅自公开发布文件全文、

摘要或者消息稿，公开前要经发文机关批准，收文机关无权自行公开。

翻印

翻印上级机关公文需经该上级机关授权。

撤销

公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围

废止

和有关法律法规决定。

1.不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以进行销毁。

2.涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定及时进行清退或者销

清退毁；

发文机关制发涉密公文应当明确清退和销毁要求；

绝密级公文由制

销毁发机关负责清退和销毁；

销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批

管理登记手续，有2人以上现场监督销毁，确保不丢失、不漏销；

个人不得

私自销毁、留存涉密公文。

3.需销毁的公文应当及时送交保密行政管理部门销毁工作机构销毁；

未

设立销毁工作机构的，应当到保密行政管理部门指定的承销单位销毁。

1.机关合并时，全部公文应当随之合并管理；

机关撤销时，需要归档的

公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

移交

2.工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照

有关规定移交、清退。

—15—

发文1.新设立的机关应当向本级党委、政府的办公室提出发文立户申请。

立户2.列为发文单位的，应当符合规定条件。

管理3.机关合并或者撤销时，应当及时对发文立户作相应调整。

备注：

1．项目表中简体字属于党委及其部门专用字体，GBK字属于政府及其

部门专用字体。