签订出口合同的注意事项Word文件下载.docx
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签订出口合同的注意事项Word文件下载.docx
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1.成交对象和交货目的港要贯彻我国的对外政策。
政策不允许的不能成交,也不能将货物发往政策不允许的地区。
2.对香港、澳门出口合同的装运口岸不能写中国口岸或中国上海,必须写具体港口名称,如上海。
不能将港澳与中国并列。
有的外贸公司在出口合同格式的装运口岸栏里已铅印了CHINESEPORTS字样的,在制作合同同时更应引起注意。
3.对那些明确规定需在国内办理投保的国家,不要强制对方接受CIF条件。
二、合同条款内容要一致
1.成交条件与保险条款要一致。
CIF条件成交的应当是我方保险,FOB或C&
F条件成交的应当是对方保险。
2.成交条件与交货港口要一致。
CIF或C&
F条件要附带一个目的港即卸货港,FOB条件要有装运港。
3.单价和总值要保持一致,在币别的使用上也要一致。
4.包装条件与刷唛标记要一致。
散装货不能有刷唛的要求。
5.付款方式与装运期限要一致。
6.合同总数量与分批装运的数量要一致。
7.交货期与信用证开到日期要一致。
8.有的格式合同对某些条款是填写内容和供选择的,在制作合同时要正确填写或删除。
不删除或删错了都会造成条款内容不一致。
三、合同条款的内容要明确
1.对交货目的港不要只写国名地区名称,如美国港口等,因一个国家有很多港口只写国名不利于船舶的安排。
对有重名港口名称后要写上国名。
如维多利亚,加拿大、几内亚等国家都有叫维多利亚的港口。
如对方派船合同,装港必须明确,卸港则可按买方要求办理。
2.对合同的交货期,信用证开到日期等的书写上,应写明年月,不能只写月,不写年。
3.对包装条件的规定要明确,应列明用什么东西包装及每件(包)的重量。
4.必须明确保险由谁办理,并须明确保险险别及适用条款。
5.一般均应订上溢短装比例,散装大宗货一般为5-10%,一般件杂货为1-5%。
6.在合同中必须明确支付方式。
对信用证必须明确是不可撤销的。
并须明确开到地点和时间,到期地点以及受益人名称。
对开到地点、开支时间和到期地点一般均应在中国境内,对信用证的有效期至少掌握在装船期后15天。
7.对合同中唛头标记,应争取按国际通常做法制作,即横式,共为4行,每行不超过17个字母,第一行为收货人缩写,第二行为合同号码,第三行为目的港名称,第四行为箱号或件数。
8.对整船出运的货物,往往会涉及到滞期/速遣条款。
我方派船合同一般发生在国外目的港,对方派船合同发生在国内装港。
因此,应根据不同情况,分别在合同上附上一份运输条款。
四、加强审核,尽量避免差错
1.合同签订后,要对合同号、买方地址、电挂、电传、传真、成交方式、单价、币制、包装重量、溢短比例、装卸港、保险、信用证开到地点等条款一一进行审核,防止漏打、错打。
2.要防止英文拼写错误,特别是对品名、价格条款、目的港等更要认真审核,防止打印上的错误,尽量减少和避免差错。
总之,合同是一个法律文件,必须严肃认真地对待。
合同履行的大量工作都集中反映在运输部门。
合同签订得好坏,对顺利履行合同关系极大。
作为运输部门,更应做好对合同中有关运输条款的把关工作,为日后的顺利履行打下一个良好的基础.
外贸单证流程
(2004-09-0900:
00)
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1.客户询盘:
一般在客户下perchaseOrder之前,都会有相关的OrderInquiry给业务部,做一些细节上的了解。
2.报价:
业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,peroformaInvoice给客户做正式报价。
3.得到订单:
经过洽谈,收到客户正式的订单perchaseOrder。
4.下生产订单:
得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
5.业务审批:
业务部收到订单后,首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。
合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知:
业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产:
6.1:
如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
6.2:
如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:
如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
7.验货:
7.1:
在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
7.2:
如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3:
如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。
确定后将验货时间通知工厂。
8.制备基本文件。
工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
9.商检:
如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。
而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。
应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓:
10.1.如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。
应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。
应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(INGORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。
经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。
如客人不同意时要另选客人认可的船公司。
开船前两周书面定仓,程序同上。
10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。
拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。
11.安排拖柜:
11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。
拖车公司应选择安全可
靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。
要给拖车公司传真以下资料:
定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。
如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。
并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。
要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12.委托报关:
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。
通常要给报关留出两天时间(船截关前)。
委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。
13.获得运输文件:
13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。
补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。
仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。
如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
13.3.及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。
支付运费应做登记。
14.准备其他文件
14.1.商业发票:
L/C要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。
发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。
发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。
L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。
如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
14.2.FORMA原产地证书:
FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。
需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前,在发票日期之后。
未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。
经香港转运的货物,FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
14.3.一般原产地证:
一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。
可在发货之后不太长的时间内补办。
如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
14.4.装运通知:
一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。
有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
14.5.装箱单:
装箱单应清楚地表明货物装箱情况。
要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。
按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。
要显示唛头和箱号,以便于客人查找。
装箱单的重量,体积要于提单相符。
15.交单:
15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。
拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记:
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
17.文件存档:
所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助。
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