文件规范化管理制度Word下载.docx
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3.三级文件:
各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等,包括具体的作业方法和标准。
4.四级文件:
表格、表单类文件,凡记录作业结果所用的表格等。
第三章文件格式
第六条非流程性文件的格式要求
1.标题:
公司名称XX管理制度、规定、标准,字体为方正小标宋简体二号、分一行或多行居中排布,标题排列应当使用梯形或菱形;
章节标题字体为黑体三号、加粗、居中;
条款标题为楷体三号、加粗、缩2个字符。
2.主送部门/单位:
编排于标题下空一行位置,居左顶格,最后一个部门/单位名称后标全角冒号。
3.正文:
一般用三号仿宋-GB2312(表格中的文字可用12号字),文字的颜色均为黑色,首行缩2个字符。
4.非流程性文件第一章为总则(目的、适用范围、职责为必要内容,其他视文件内容而定),最后一章为附则(文件生效及发布方式为必要内容),其他按工作程序和要求分章节描述。
具体参照“非流程性文件模版”(附件1)。
5.纸型:
正式文件一律用A4纸。
6.装订要求:
左侧装订、不脱落、便于翻阅。
7.页边距:
左边距为2.8cm;
上、下、右边距皆为2.5cm。
8.公司名、成文日期:
上距正文一行,如最末页空间不够,
可直接跟在文件最后一行的下面,日期用阿拉伯数字如:
2014
年12月1日,三号仿宋-GB2312。
9.文件编号和页码:
四号半角宋体阿拉伯数字,单页码居右空一字,双页码居左空一字。
附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
10.打印要求:
双面印刷。
11.附件:
如有附件,需在正文中用括号将“附件”二字加阿拉伯数字标注附件顺序号,并在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称及编号。
如有多个附件,
使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:
1.XXXXX);
附
件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
第七条流程性文件的格式要求
1.标题栏内字体为黑体、小四号、居中。
2.内容分设流程图和流程管理要求两部分。
2.1流程图用visor软件编制,图表框架参照“流程性文件
模版”(附件2),常用图样说明如下:
(—)开始/结束
主流程操作步骤
〈〉判断/审批
LJ
次流程操作步骤
二文档
口
数据
U续下页
2.2流程管理要求中包括目的、适用范围、定义(如无定义
则写无)、职责、工作程序和要求、相关表单六部分。
2.3如有附件需在正文中用括号将“附件”二字加阿拉伯数字标注附件顺序号。
2.4一律用小四号仿宋-GB2312(表格中的文字可用视表格大小确定)。
3.纸型:
正式文件一律用A4纸。
4.装订要求:
5.页边距:
左边距为2.5cm;
上、下、右边距皆为2cmo
7.页码:
四号半角宋体阿拉伯数字。
8.打印要求:
单面印刷。
第八条公文格式要求
参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第四章文件编号要求
第九条文件名称命名方式
1.一级文件命名:
X•••X手册
2.二级文件命名:
X・・・X制度/程序
3.三级文件命名:
X•••X规定/流程/规程
第十条文件编号和命名方式
1.文件编号格式如下:
JSRR-SOP-ZG-001-A0
1版本号
制度顺序号部门代号
文件级别代号公司名称代号
2.公司代号:
需报备集团行政人力事业部,确保不重号
公司名称
代号
江苏润龙文化投资有限公司
JSRR
3.文件级别代号
文件级别
一级
MM
三级
SOP
二级
MP
4.部门代号
部门名称
综合管理部
ZG
市场推广部
ST
会员服务部
HF
5.制度顺序号
由3位阿拉伯数字组成,从001开始至999
6.版本号
以版本号标识版本状态。
新版本为A0,修一次为A1,二次为
A2依此类推至A9后,重新版本为B版,并依此类推至C
版….Z版。
第^一条表单编号和命名方式
1.表单编号格式如下:
2.表单顺序号:
第五章文件的编制与审批
第十二条文件的编制
1.符合国家的法律法规和方针政策及有关规定。
2.坚持从公司实际出发,注重实效,并与发展相适应。
3.观点明确,表达准确,条理清楚,文字简练,篇幅力求简短,不允许出现错字、漏字、多字现象。
4.使用国家法定计量单位。
5.文件内使用简称,一般应当先用全称,并在括号内注明简称。
6.所有文件必须有明确的标题
7.结构层次序数可采用如下两种表示方法:
7.1非流程性文件的编制层次:
第一层为“第X章”,第二层为“第X条”,第三层为“1”,第四层为“1.1”,第五层为“1.1.1”。
7.2流程性文件的编制层次:
第一层为“一”,第二层为“1”第三层为“1.1”,第四层为“1.1.1”,第五层为“
(1)”。
第十三条文件的审批
由各部门依据职责编制,经综合管理部门负责人审核(体系质量手册需管代审核),总经理批准,并提交综合管理部存档。
由各部门依据职责编制,经综合管理部门负责人审核(体系程序文件需管代审核),总经理批准,并提交综合管理部存档。
由各部门编制,其部门负责人审核,总经理批准(体系作业文件需管理者代表批准),并提交综合管理部存档。
4.一级文件和二级文件在正式签核前需填写《意见征集反馈表》(附件3)发至内容涉及相关部门征求意见,采纳合理意见、建议,待收集会审修正建议后,再按公文处理流程签发。
5.制度文件审核要素:
5.1是否符合宪法、法律、法规、规章和有关规定;
5.2是否符合公司发展战略;
5.3是否与现行规章制度相冲突、相重复;
5.4格式是否符合要求;
5.5是否存在法律风险;
5.6其他应当符合的条件。
6.修改和签批文件,一律使用黑色水性笔或钢笔。
7.文件征求意见周期为2周,文件签批周期1周。
相关部门应给予支持,确保文件按时下发,如有延误纳入相关部门负责人绩效考核中。
第六章文件的发放
第十四条文件发放
1.文件按标准发放范围发放,并前需填写《文件发放、回收记录》(附件4)。
按内容及性质套用公司统一的发文格式,文本概述性制度按照公文发布程序发布;
各部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下发文。
2.文件领用者在《文件发放、回收记录》上签字,文件发放时需编号,以便将来更改和追溯。
3.重要文件如有指定签收人其他任何人不得代签;
其它文件,本部门人员可以代签收;
收发、传递文件的责任人要对特殊文件做好保密工作。
4.当文件在使用过程中严重损坏、字迹不清晰,影响使用时,使用部门应统一收集至分发部门办理交换手续。
5.原有文件修订后发放时需将原文件收回,保证各个部门使用的为有效版本。
第七章文件的更改
第十五条文件更改
1.文件需要更改时,由文件更改人提出《文件更改、废止申请单》(附件5),经审批后实施。
2.文件更改采用换版的方式,更改后交由综合管理部登记进行发放,换版后文件编号不变,但需标清版次。
3.文件版本号按本规定要求进行。
第八章文件的日常管理
第十六条文件日常管理
1.文件经编制、审核、批准后,文件管理员进行登记,填写《受控文件/记录清单》(附件6),然后归档、贮存与保管,将文件置于适宜的环境中,防止破坏、丢失。
2.为法律或积累知识目的而保留的过期文件,登录于《作废文件登记表》(附件7),另行归档管理。
3.文件借阅时,借阅人员填写《借阅审批表》(附件8),
经部门经理批准后方可借阅,借阅者应在指定的时间内归还,到期不归还者由文件管理员收回。
4.超过保存期或其它情况需销毁的文件,由相关部门填写《文件更改、废止申请单》,部门负责人签字,经管代或总经理批准后在授权人监督下销毁,并填写《文件销毁记录表》(附件9)。
相关记录交综合管理部存档。
5.文件在使用一段时间后,必要时应进行评审,以确保其持续、有效、适宜性。
6.所有打印文件必须分类型按月份归类存档,做到每月一清。
综合管理部每年至少一次组织接受文件的部门或人员,检查在用文件的有效性,如发现问题,及时给予纠正。
第九章外来文件的控制
第十七条外来文件控制
1.综合管理部对外来文件进行登记,填写《来文登记表》(附件10),对直接引用的各类外来文件(如标准),视同企业文件,按上述各条款进行管理,并加以标识。
外来文件由综合管理部管控。
2.各部门负责采集、发放职责相关的外来标准(国标、行标),并不定期检查所用版本是否有效版本,对过期文件及时标识和回收。
第十章附则
第十八条本制度的制定或者修改由综合管理部负责,经公司总经理办公会批准后执行。
第十九条本办法从下发之日起执行,原有文件中与本方法不一致的,以本办法为准,解释权归综合管理部。
附件:
1.《非流程性文件模版》
附件2.《流程性文件模版》
附件3.《意见征集反馈表》JSRR-MP-ZG-001-001-A0
附件4.《文件发放、回收记录》JSRR-MP-ZG-001-002-A0附5.《文件更改、废止申请单》JSRR-MP-ZG-001-003-A0附件:
6.《受控文件/记录清单》JSRR-MP-ZG-001-004-A0附件:
7.《作废文件登记表》JSRR-MP-ZG-001-005-A0附件:
8.《借阅审批表》JSRR-MP-ZG-001-006-A0附件:
9.《文件销毁记录表》JSRR-MP-ZG-001-007-A0附件:
10.《来文登记表》JSRR-MP-ZG-001-008-A0
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