国际交流与合作处国际教育学院文档格式.docx
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4.负责留学生工作的开拓和管理。
5.负责监督部门各项目和日常工作的运行情况,向处长和校领导汇报。
行政助理(1人):
主要负责部门日常办公事务,来访接待和会议安排,协助中外合作办学项目的申报和管理工作。
1.办公室日常事务
(1)负责各类信件、电子邮件和文件收发。
(2)负责建立和管理外事档案。
(3)负责部门各类统计报表,整理外事工作大事记。
(4)负责部门宣传资料制作,网页维护和内容更新。
(5)负责部门内财务核算,报销。
2.来访安排与接待工作
(1)负责做好外宾来访和其他涉外活动的接待工作(行程安排、会场布置、礼品准备、校内联络、来访宣传稿等)。
(2)负责外宾来访统计报表。
(3)协调校内院系做好国际会议,活动的接待工作。
3.中外合作办学项目的申报及管理
(1)协助中外合作办学项目申报和管理工作。
(2)负责对各院(系)中外合作办学项目的及时跟踪与汇报。
(3)负责对已实施的合作办学项目的总结和统计报表。
(4)多媒体平台建设与宣传的运营
外事助理(1人):
主要负责学校外事手续和出入境事务办理,外教招聘与日常管理,参与部门安排的具体合作办学项目管理工作,协助其他秘书的工作。
1.外事手续办理
(1)负责学校组织的出访团组外事审批,签证办理和相关行前准备工作。
(2)负责对出国团组的出访考察报告,出访人员统计报表等进行汇总及归档,并要求向主管部门汇报情况。
(3)负责来访专家,外籍教师和留学生的签证办理。
(4)协助做好我校外派教师和学生的选拔和推荐工作,负责准备相关的外事材料,并负责外派教师和学生的联络与汇报工作。
(5)协助有关院系邀请与我校友好合作的外国大学的专家、教授来校讲学、访问。
2.外教招聘及管理
(1)做好外教的聘请工作,拓宽聘请渠道。
(2)为拟聘外教办理有关入境手续,做好外教迎接工作(约车、接站、参观校园、发放饭卡等)和生活安置工作,准备外教工作合同,为外教办理相关证件和居留手续。
(3)宣传我国外事政策法规,适时补充,修改和完善我校外教管理规定。
(4)联系相关院系,落实外教教学安排。
(5)及时核算并发放外教工资、课酬、讲座和英语角劳务费、收入所得税等。
(6)定期组织外教活动,增进外教对中国、对学校的感情。
(7)与外教所在院系沟通,及时掌握外教的教学工作情况,做好外教评估工作。
(8)督促外教认真履行合同,及时处理外教工作与生活中出现的问题。
(9)外教档案管理,制作统计报表,及时向省主管部门汇报外教情况。
3.宣传文稿撰写。
4.参与部门安排的中外合作办学项目的其他工作,协助其他秘书的工作。
学生助理(1人):
主要负责中外合作项目学生咨询和管理工作,留学生管理,协助教务管理,与校内二级学院和各职能部门的项目协调,并协助其他秘书的相关工作。
1.中外合作项目学生管理
(1)负责中外合作项目的咨询、招生、学籍、学生工作及毕业事务管理。
(2)协助中外合作项目的教学管理。
(3)帮助中外合作项目学生解决日常学习和生活中遇到的困难。
(4)负责制作中外合作办学项目相关统计报表。
2.留学生事务
(1)负责拓宽吸引海外学生来我校留学的宣传渠道。
(2)负责来华留学生的咨询、招生、入学、学生工作及毕业事务管理。
(3)指导留学生选择适合自己学习的专业和课程。
(4)帮助留学生解决日常学习和生活中遇到的困难。
(5)负责定期为留学生安排有意义的活动,丰富其课余生活。
(6)负责制作留学生相关统计报表。
3.宣传文稿撰写
●关于外籍专家和外籍教师的聘用规定
为保证聘用外籍专家和外籍教师(以下简称外专外教)的效益,做好外专外教的管理工作,根据国家外专局、教育部和省教育厅、省外办的有关文件,制定外专外教的聘用规定。
一、外专外教的分类、聘用目的和聘用条件
(一)外专外教的分类。
外专外教可分为短期专家和外籍教师。
短期专家指工作不足一学期、主要进行学术交流和合作科研的专家,也包括外单位主请、应邀顺道来访我校进行学术交流的海外学者、专家。
外籍教师指在我校一学期或一学期以上、进行外语语言教学的外籍人员。
(二)外专外教的聘用目的是提高我校教学、科研和学科建设的水平,聘用的重点是开设新课程、开设不可替代性的课程、推进重点学科建设和完成重大科研项目,加强国际间的合作,提升我校国际化程度。
(三)外专外教的聘用条件和需提供材料
1.外籍教师
(1)简历:
拟聘为外籍语言教师者,应具有语言文学或其他学科学士学位,受过语言教学的专门训练,具有一定的语言教学经验,口齿清晰、语音语调规范;
在其本国无法律纠葛;
对我友好,愿遵守我国法律、法规和我校规章制度,尊重我国风俗习惯。
原则上不聘用在我校连续工作五年以上(含五年)的外籍人员。
(2)最高学位证明。
(3)一至两封推荐信。
(4)护照照片页复印件
2.短期专家
(1)短期专家应具有博士学位或副教授以上职称,并在其专攻的学术领域有一定造诣。
(2)聘请对象应对华友好,身体健康。
(3)聘请对象的研究专长应与我校有关重点学科或重大科研项目的研究方向相吻合,以保证较好的聘请效益。
二、外专外教的聘用手续
(一)外籍教师
1.国际交流与合作处负责语言外教的招聘与审批程序。
填写好《外籍教师面试评价表》后,呈分管校领导批准。
2.学校同意后,由国际交流与合作处在无锡外国专家局办理《中华人民共和国外国人工作许可通知》,并将“工作许可通知”发给被聘者,供其办理来华签证手续。
3.外教入境后的接待安排,专家证、居留证等证件办理,教学工作安排,结聘离华的各项事务以及有关活动,由国际交流与合作处统一拟定计划,组织实施,有关部门和院系给予相应的配合。
(二)短期专家
1.各院系应根据学科发展、人才和师资培养、重点实验室建设以及各类科研项目的需要,有计划地选聘顺访专家。
须至少提前三个月根据已物色到的人选,填写《无锡太湖学院聘请外籍专家审批表》(附件一),提供中外文简历,送国际交流与合作处签署意见后,呈分管校领导批准。
2.聘用院系应主动通过函电与应聘人联系,落实讲学及科研活动的安排。
三、外专外教的聘用待遇及经费管理
1.在国际交流与合作处设立专家经费,用于支付聘用外专外教的费用。
2.外专外教的经费使用和用汇,按国家有关规定由国际交流与合作处统一管理。
3.外专外教的费用分为国际旅费、工资和其他在华费用等。
工资标准、住房标准和其他在华费用标准均按照国家有关规定和我校实际由国际交流与合作处统筹安排。
4.短期专家的费用分国际旅费和在华费用两项。
其中国际旅费一般由专家自己承担,在华费用必须严格按照国际交流与合作处事先审核批准的项目及数额使用,不得突破。
支付方法采用聘用单位垫付制。
如安排短期专家顺访其他单位,聘用单应事先与其他单位协商好城市间交通旅费和当地接待费用的承担办理。
结聘后,聘用单位应及时总结聘用成果,并将发生的费用交国际交流与合作处核批后予以报销。
附:
外籍教师面试评价表
面试日期:
面试方式:
姓名
性别
国籍
年龄
专业
毕业院校
最高学历
评价项目
评价标准
优
良
中
合格
不合格
1
仪表和仪态
2
表达能力
3
教育经历与背景
4
工作经历与经验
5
教学技能和工作潜力
6
求职动机与职业规划
7
对工作职责与要求的理解
8
工作态度与事业心
9
分析思考与解决问题能力
10
跨文化沟通与应变能力
面试小组成员评语
评语1:
签名:
评语2:
评语3:
签名:
综合评价与录用意见:
□建议录用岗位:
□不建议录用□备取签名:
●关于外事工作人员管理制度
随着学校大力加强教育国际合作,积极引进国际优质教育资源,国际交流日益增多。
为加强和规范外事工作和对外事工作人员的管理,特制定本规定。
第一条遵守国家制定的法律、法规和法令,遵守学院制定的规章制度,严格遵守外事接待工作中的有关纪律和规定,维护国家和民族的形象。
第二条外事工作由学校国际交流与合作处统一管理,一切重大事项由学院董事会和学院领导研究决定。
树立外事意识和服务意识。
具有高度的责任感、创新敬业精神,工作认真负责、一丝不苟,服务热情周到,创造良好的内外部环境。
第三条在对外交往中,内外有别;
不得在外国人面前谈论涉及国家机密的事情。
第四条与外籍人员的交往中,不得谈论与学院党务、校务、财务等有关的不宜公开的事情。
第五条不得向外籍人员发表对本校、部门和教职工的易造成不良影响的言论。
第六条注重政治学习,保持清醒头脑,具有高度的政治鉴别能力和政治敏感性。
与外籍人员工作时,应注意东西文化的差异,求大同存小异,以工作为重,坚持原则,注意方法,互相尊重,取长补短。
第七条将保密与自律视为我国每一个遵纪守法公民的义务和职责,对违反该制度的人或事;
轻者,给予校内一定处置;
重者,交国家公安、检察和法制部门制裁。
第八条根据外籍教师使用要求,起草聘请计划,及时向教务处、分管教学的院领导上报聘用外籍教师计划,并做好外籍教师的物色和聘请工作。
第九条根据教学任务要求,在人事部门的协助下起草合同、签订合同,并认真执行外籍教师工作方针政策和合同待遇规定。
第十条全面掌握外籍教师情况,建立外籍教师档案,按时上报外籍教师情况统计表、聘用外籍教师成果报表及外籍教师工作总结。
第十一条协调和配合有关部门做好外籍教师的教学、生活服务和安全保卫工作。
第十二条对外籍教师提出的问题和要求向有关领导或部门转达并协调处理解决。
第十三条协助外籍教师办理外国人居留证、专家证、各类出入境签证、保险、携带物品入关等手续及其它有关证明及手续。
第十四条负责组织外籍教师参观、旅游、文化娱乐活动,活跃外籍教师的文化生活。
第十五条负责外籍教师来校和离校的迎送工作。
第十六条为外籍教师提供必要的教学、生活用品。
第十七条定期检查外籍教师的教学情况,及时指出外籍教师在教学上的问题,提高教学质量。
第十八条与校园管理部保卫人员共同切实保障外籍教师在校内的人身财物安全,防止各种意外事故的发生。
第十九条不得以任何借口公开要求或暗示对方赠送礼品。
外国人赠送礼品除小纪念品外,须交国交处处理。
第二十条未经国际交流与合作处批准不得对外承诺,签订各种交流和合作协议,或代表我处承办其他事宜。
任何部门及个人邀请国外及港台人士来校参观、访问,境外人员来学校摄制录像、拍照和采访,必须办理审批手续,须经国际交流与合作处负责人上报董事会研究、批准。
第二十一条境外机构和人员来电、来信了解情况、索取资料时,应及时向主管学院领导请示,不得擅自回复。
第二十二条外事人员守则
1、维护国家利益,不做任何不利于党和国家的事,不说任何不利于党和国家的话。
2、严格遵守外事工作总原则,按规定、政策办事。
3、严守国家机密,对自己的工作要保密,以防与外教或其他单位发生不必要的纠纷。
4、处理日常管理工作外的事务要严格遵守请示报告制度。
5、对外教的管理,要从教学、生活、人事、娱乐等方面着手,做到宽严得当,充分沟通,热情服务,谦虚谨慎,不卑不亢。
6、对外教的聘用,要明任务、严要求、勤指导,要按需聘请,宁缺毋滥。
7、凡事以外教的安全为前提办理,保证其在华的权益不受侵犯。
8、帮助外籍教师了解中国,并要求其遵守我国的法律、法规和校纪、校规,尊重中国人民的风俗习惯。
9、外事人员应穿戴整洁、妆扮适宜,符合高校工作人员形象。
10、外事接待中,遵守外事纪律和有关规定,讲究文明礼貌,热情友好,不卑不亢,以礼相待,说话得体、大方。
不得在任何时候,以任何形式泄露国家和学院机密,否则追究相关人员的责任。
11、不利用同外国专家的工作关系图谋私利。
第二十三条为加强外事工作和对外事工作人员的管理,成立无锡太湖学院外事工作人员管理小组。
●关于外事接待工作规定及流程
1.我校外事接待工作实行主管校长领导下的外事主管部门负责制。
国际交流与合作处负责全校外事接待工作的归口管理。
2.校际间外事接待与交流由国际交流与合作处负责。
3.学校鼓励各学院(系、部)开展外事接待及交流活动,实行主请单位全程接待负责制。
主请单位应事先到国际交流与合作处备案,活动结束后一周内,应将一切相关材料送交国际交流与合作处。
4.院系接待须知
(1)了解来访人员的基本情况。
基本情况包括:
来访人数、简历、随行家属、访问目的、路线及交通工具、抵达和离开的具体时间、机票预定等情况。
(2)迎送与陪同。
院系要了解客人来访期间的活动安排。
(3)会见。
会见活动需校级领导参加的,应明确会见的时间、地点、目的及内容,由国际交流与合作处负责安排。
如不需会见校级领导,可由主请单位自行安排。
凡会谈涉及合作办学、交换项目等意向,则需国际交流与合作处参加。
(4)宴请及食宿安排。
宴请时应事先了解外宾的饮食习惯、宗教禁忌等,通过宴请增进友谊,加深了解。
根据实际情况和外宾身份,安排好食宿及乘坐车辆,并提前做好房间预订和车辆安排等工作。
5.国际交流与合作处负责的接待流程图
●关于外事档案管理规定
第1条为了加强学校外事档案工作,充分发挥外事档案在学校各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令),结合我校实际情况,制定本规定。
第2条外事档案必须由学校实行集中统一管理,以确保其完整、系统、准确和安全。
学校外事管理部门以及其他涉及外事工作的职能部门均为外事档案形成单位,负责将本单位形成的外事类文件材料及时整理并定期向国际交流与合作处移交。
第四条外事档案形成单位应指派具体人员做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。
国际交流与合作处应对外事档案形成单位的档案工作及时进行指导和监督。
第五条外事工作的管理文件包括:
(一)上级关于外事工作的规定、指示、意见等;
(二)学校外事工作的会议记录及大事记录;
(三)学校外事工作的计划、请示、报告、总结及上级批复等;
(四)外事工作的统计报表等。
第六条来校讲学、授予名誉学位及头衔的文件材料:
(一)外籍学者或团体来校参观访问活动中形成的有关文件材料;
(二)聘请来校任教的外籍、港澳台专家的报告、批复以及有关问题的信件等;
(三)举办国际讲学班、培训班的请示、报告、批复和计划、名单、总结等;
(四)本校授予境外人员名誉学位及头衔、本校人员接受境外高校授予名誉学位及头衔的材料。
第七条出国访问及深造、国际学生、港澳台学生等文件材料:
(一)出国研究生、进修生、访问学者的计划、报告和批复文件,在国外期间研究课题、学位课程成绩、学术论文及其评价、学位证书(复印件)、学术成果等材料;
(二)出国考察、访问、讲学人员的报告及批复文件,讲学、考察、总结等材料;
(三)国际学生、港澳台学生的学籍、进出境审签、成绩单、入学及毕业生名单等材料。
第八条外事类声像资料:
(一)外事工作中形成的会议、重大活动的声像资料;
(二)出国考察、访问、讲学、进修等声像资料;
(三)国际学生、港澳台学生在校期间形成的声像资料。
第九条国际合作方面的文件材料:
学校与国外、港澳台地区的高校及其他组织机构所签署的合作协议、合同、备忘录等文件材料。
第十条外事档案形成单位的档案负责人员,应根据外事类文件材料的形成规律,以及内容、价值、数量和载体等实际情况将外事文件材料进行整理。
第十一条外事档案形成单位整理好文件材料后,可每两个月向国际交流与合作处移交文件材料并办理移交手续,移交清单应一式两份。
国际交流与合作处对归档文件材料进行审核,对不符合规定的材料,归档人员应及时整改或者重新整理。
国际交流与合作处确认移交材料符合归档要求后,交接双方要在移交清单上签字并各留一份备考。
第12条借阅、摘抄、复制外事档案必须办理登记手续,档案原件原则上不得外借,确因工作需要借出时需办理申请并经档案馆批准。
涉密外事档案的利用,按照学校保密规章制度办理审批手续。
第13条外事档案利用者严禁在档案文件上填注、涂抹、改字、圈点、划杠、翻印、抽取、拆散、转借或擅自将档案带出档案保管场所。
档案归还时,档案管理员要逐张检查清点,确保档案的完整性。
第十四条本规定由国际交流与合作处负责解释。
●关于学生自费出国留学有关问题的管理规定
第1条为加强出国留学学生的管理工作,结合我校实际,特制定本规定。
第2条本规定所指自费出国留学,是指经学校统一组织和选派的在校生的自费出国留学行为。
非经学校组织、学生个人提出出国留学申请,经学校批准的,可参照本规定执行。
第3条学生经学校批准赴国外合作学校留学,从批准的当年学期起,学校为其保留学籍,保留学籍最高年限为学生规定修业年限的基础上增加一年。
留学期间必须按照学校的要求,及时将在国外学校取得的学习成绩转回学校。
保留学籍期限届满未按要求将学习成绩及时转回学校的或虽取得毕业资格但未按时回校办理毕业手续的,按自动退学处理,自保留学籍期限届满之日起取消学籍。
第四条申请自费出国留学的学生,出国前必须修满在校应修学分,方能取得出国资格。
离校前应按流程办理相关离校手续。
第五条本规定由国际交流与合作处负责解释。
附:
无锡太湖学院学生出国(境)申请审批表
无锡太湖学院学生出国(境)申请审批表
姓名
性别
出生日期
学号
身份证号
护照号
所在院系
专业
班级
籍贯
联系电话
申请前往的国家或地区
出国(境)事由
□双学位联合培养项目□校际协议短期交流项目□自费留学□海外实习□其他短期交流访学项目(注明项目名称:
)
□其他(请说明:
)
出国(境)期限
自年月日至年月日,计天
家长的权责和声明条款
同意该生申请办理出国(境)手续并阅知本栏目约定条款的确切含义。
学生保证遵守所在国家和地区的法律,其出国(境)的人身财产安全责任完全由其家长及学生本人承担。
审批学校不承担该期间的任何连带责任。
家长签名:
联系电话:
年月日
本人承诺提供上述信息及出访材料真实有效。
本人签字:
________________
负责项目学院
学院名称:
负责人签字:
审批意见
辅导员
意见
辅导员签字:
年月日
所在学院
推荐意见
负责人签字:
年月日(公章)
国际交流
与合作处
备案意见
学校
审核意见
分管校领导签字:
备注:
本表一式两份,申请人所在学院、国际交流与合作处各一份。
●关于在校生校际交流项目出国(境)学习管理办法
第1条随着我校国际交流与合作的迅速扩大与深化,通过校际交流项目赴国(境)外高校学习的在校生人数不断增加,为保证在校学生通过校际交流项目出国(境)学习的选派工作规范、健康、有序的进行,特制订本管理办法。
第2条本管理办法适用于我校正式注册的学生,通过我校与国(境)外高校签订的校际交流项目被选派到国(境)外参加长期或短期的教学实习、课程学习、合作研究或作为联合培养生学习等情况。
第3条国际交流与合作处主要负责与国(境)外高校签订合作协议、对外协调与联络、向校内相关职能部门发布交流项目、指导学生办理出国(境)交流学习手续、对出国(境)学生进行行前培训等工作。
第4条教务处主要负责出国(境)交流学生的学籍管理、学分转换或成绩认定等工作,并指导相关二级学院根据具体的交流项目协议对纳入项目派出的学生专门制订教学计划和学习要求,保证他们能按期完成学校的培养计划。
第5条
国际交流与合作处、教务处、各二级学院应对校际交流项目的信息和数据作定期的统计归档。
第6条各二级学院及其他相关职能部门须积极配合出国(境)校际交流项目的管理工作。
第7条申请出国(境)校际交流项目的在校学生应满足如下基本条件:
(一)热爱祖国,品德优良,学习优秀,具有学成回国为祖国建设事业服务的事业心和责任感;
(二)外语水平达到规定要求;
(三)身心健康;
(四)符合具体交流项目的特殊要求;
(五)承诺履行校际交流项目协议的有关义务和本管理办法的相关条款。
第8条校际交流项目出国(境)学生的选派工作由国际交流与合作处会同教务处和相关二级学院共同负责。
选派原则是“自愿申请,择优派出”。
选派评审过程要保证“公开、公平、公正”。
评审结果由国际交流与合作处、教务处及相关二级学院会签后报主管校领导审批。
第9条根据具体的校际交流项目,获选学生(必要时包括学生家长)在出国(境)学习前应与学校签订有关协议,明确各自的权利与责任。
第10条学生在国(境)外学习期间,由国际交流与合作处协同相关二级学院、教务处、学工
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