福建省机关事业单位工勤人员升级考核文秘资料员考试大纲初级.doc
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2013年福建省机关事业单位工勤人员升级考核文秘资料员考试大纲(初级)
第一章文秘工作概论
第一节文秘工作历史和发展
一、一般掌握
1、新时期我国文秘工作的发展方向:
秘书工作第一要保密第二要准确第三要迅速
“四个转变”成为文秘工作的发展方向。
一是从偏重于办文办事转变为既办文办事又出谋献策;二是从单纯收发、传递信息转变为综合处理信息;三是从凭经验办事转变为科学化管理;四是从被动服务转变为力争主动。
2、文秘工作的职业特点:
辅助性、从属性、服务性、综合性、灵活性。
3、文秘工作人员的能力:
口头表达能力、书面表达能力、办事能力、应变能力、心理调适能力、洞察能力。
第二章文秘工作实务
第一节日常工作
一、重点掌握
★★1、值班工作的任务、工作制度
值班工作的任务:
承接上级指示、负责电话应对、接待来访人员、掌握领导的行踪、承办临时事项、确保机关安全、编写值班材料
值班工作制度:
岗位责任制度、请示报告制度、交接班制度、保密制度、安全防范制度
★★2、印章刻制、颁发、使用、保管要求
印章刻制:
法定组织的成立,由批准该组织的上级领导机关刻制并颁发公章,本组织无权刻制公章;印章规格,一般由形状、尺寸、字形、图形、排列等项目组成,直径分6厘米、5厘米、4.5厘米、4.2厘米四个级别;刻制印章的工厂或刻字社,必须取得机关的委托书和公安部门的准许才能刻制。
印章的颁发和使用:
印章刻制后,必须由上级领导机关向其所辖下级机构颁发,颁发正式印章必须正式发出通知,并通知下级机构派可靠人员来领取,领取印章要有二人同行,持介绍信或领导的手迹。
印章应加盖在落款的年月日处,骑年盖月,即印章的左边缘与落款日期的年相齐,月、日盖在印章的下面。
印章的保管:
印章必须有专人保管;印章使用应在办公室内进行;应亲自盖章;要定期清洗;必须严加保管,严防丢失或被盗。
★★3、领导交办事项的办理要求
积极主动,千方百计;既要符合政策,又要灵活变通;件件有着落,事事有回音。
二、一般掌握
1、值班工作的作用:
联络作用、过滤作用、应急作用、窗口作用
2、印章的作用(百度):
权威作用,代表作用,凭信作用
3、领导日程安排的落实和OA管理
日程表的落实:
为使领导活动顺利进行,必须对日程表中各计划事项在事前加以落实。
日程表的变更和调整:
有时会因预想不到的事故或对方的原因而必须改变日程安排,日程安排的改变往往会造成许多有形或无形的影响,甚至会影响今后的相互信赖关系。
因此,文秘人员应尽量把计划变更限制在最小的范围内。
日程表的OA管理:
日程表的OA管理,就是用计算机来编制、管理领导活动日程,实现日程管理自动化。
4、领导交办事项的特点和范围
特点:
广泛性;临时性;具体性;紧迫性。
范围:
文书;会务;信访;信息;调研;督查;联络;协调;接待工作事项及其他交办事项。
5、机要秘书的工作事项
收到文电后,进行分类、编号、登记,填写办文单,送秘书长或办公室主要领导过目,提出意见,呈送有关领导阅示或传阅;根据领导批示办理;承办领导电话事务或交办的其他事务;替领导查阅资料,摘录信息;收存领导讲话稿,清理领导身边文件;了解领导去向,便于急事联系;掌管印章,做好监印工作;机关的内收发工作,一般也是机要秘书工作范围。
6、机要工作及其特点
凡是内部不宜公开或不须公开的运作程序,凡是涉及党、国家和军队等“机密的事”统称机要。
处理这类事务的工作称为机要工作。
特点:
保密性;内部性;实务性;时间不定性。
7、安全保卫工作的任务
宣传教育,增强法制观念,依靠群众做好“四防”工作;加强内部治安管理,同刑事犯罪活动和其他危害行为作斗争,查破案件;严密各项防范措施,保卫要害部门的安全;协助有关部门做好保密工作,同出卖、盗窃党和国家机密的行为作斗争;领导本机关本单位的警卫人员、保安人员、内保人员,以及消防员、护卫队和治安保卫组织;监督、考察在本单位的被依法判处管制、剥夺政治权利、缓刑、假释、监外执行的罪犯和被监视居住、取保候审的被告人。
8、危急事件的特点 :
突发性;偶然性;意外性;危害性
三、了解
1、领导日常活动的范围:
领导日常活动,是领导在日常工作中所进行的事务活动,是领导工作必不可少的内容之一。
协助领导安排好日常活动,是文秘人员的重要职责。
各种接待活动;走访慰问活动;庆典仪式活动;出席会议活动;参观考察活动;商务旅行活动;会见会谈活动;其他日常活动
2、宴请活动的工作程序☆
⑴准备宴请活动:
①确定宴请的对象、规格、范围;②确定宴请的时间、地点;③宴请的通知方式;④定菜;⑤现场布置⑵宴请活动流程:
迎宾;进休息厅;入席;致辞;就餐交流。
3、危机事件的处理程序和方法:
程序:
现场保护和报告;调查和判断;预测和监控;处理和重建
方法:
第二节信息工作
一、重点:
★★1、信息获取的范围、渠道、方法
范围:
上级信息;内部信息;社会信息;同业信息;历史信息;国际信息
渠道:
信息网络渠道;文书渠道;书刊渠道;调查渠道;会议渠道;信访渠道;科研渠道;档案渠道。
方法:
网络查询法;文字阅读法;收看收听法;会议记录法;相互交流法;专题调查法;随时观察法;索取求购法。
★★2、信息加工的方法:
归纳法;浓缩法;纵深法;扩充法;对比法;转换法;图表法;剪接法。
★★3、信息简报的编写
它具有“新、深、实、短”四个显著特点,要求:
标题醒目;主题集中;内容新鲜;结构简单;篇幅简短;语言简洁。
★★4、信息提供的对象、方式
对象:
首先为本级领导机关提供信息;其次为上级领导机关提供信息;再次为下级机关和基层单位提供信息。
方式:
简报递送;电报递送;传真递送;网络传送;电话报送;音像制品递送。
二、一般掌握
1、信息的概念和特征
狭义的信息是指通过一定的物质载体反映出来的有用知识。
特征:
客观性;无限性;时效性;共享性;可传输性;可加工性;可扩散性;可塑性。
2、信息工作的概念、作用、特点
信息工作特指文秘人员获取、加工、传递、储存、利用和反馈信息的一系列活动。
作用:
辅助领导正确决策;协助领导科学管理;开阔领导与文秘人员的思路;提高文秘人员的工作效率
特点:
服务性;综合性;针对性;适时性。
3、信息工作的要求:
敏锐;准确;及时;全面;适用;经济。
4、信息提供的要求:
针对性;多样性;适时性;保密性。
5、信息存储的要求:
认真筛选;科学分类;系统完整;坚持不懈;便于检索。
6、信息工作的主要制度
信息专报制度;信息报送数量定额制度;紧急信息报送制度;信息稿件送审制度;信息采用通报制度;信息专题分析制度;信息业务培训制度;信息工作奖惩制度。
7、信息存储的方式:
计算机存储;信息简报存储;多媒体存储;信息资料存储;缩微胶片存储。
三、了解
1、信息的深加工:
要求:
要有高度;要抓重点;要找规律;要提对策。
2、信息存储的意义:
有利于充分利用信息资源;有利于开发深层次的信息;有利于提高文秘人员工作效率。
第三节调研工作
一、重点掌握
★★1、调研工作的概念
专指文秘人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务,它是调查研究在文秘活动中具体体现。
★★2、文秘人员调研的原则
点上调研和面上调研相结合;定性调研和定量调研相结合;直接调研和简洁调研相结合;信息和调研相结合。
★★3、选题的原则:
针对性原则;创新性原则;可行性原则
★★4、调查的方式、方法
方式:
全面调查;重点调查;典型调查;抽样调查。
方法:
个别交谈法;开调查会;现场观察法;问卷调查法;文献调查法;统计调查法;专家调查法。
二、一般掌握
1、调研的概念
调研是调查研究的简称,是人们在实践中有意识地对客观实际情况的考查、了解和分析研究,以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。
2、调研计划的内容
3、研究的意义
研究是对调查材料所获材料的综合分析过程,目的是产生认识上的深化和升华,探求事物的本质和规律,指定解决问题的方案。
三、了解
1、调研工作中如何占有相关资料:
?
研究的方法:
比较法;分类法;类比法;归纳法;演绎法;分析法;综合法;抽象法。
2、调研成果的转化:
以文转化;以会转化;以信息转化;以宣传转化。
第四节会议工作
一、重点掌握:
★★1、会议工作的概念:
是指文秘机构对会议的筹备、组织和保障工作。
★★2、会议准备期间、文秘人员主要有哪些工作
制定会议预案;组建会议机构;发送会议通知;准备会议文件;布置会场;安排食宿和车辆;会前检查;接站和报到。
★★3、会议召开期间、文秘人员主要有哪些工作
会场签到;会间调度;会议设备的操作和维护;会议记录;会议简报;会议选举;会议总结;后勤保障。
二、一般掌握:
1、会议的概念:
现代意义上的会议,是指有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。
2、会议的类型和功能☆
类型:
按规模分小型、中型和大型会议;按性质分规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念会议和座谈性会议;按形式分集中性会议和分散性会议;按时间特征分定期性会议和不定期会议。
功能:
决策功能;指挥功能;沟通功能;协调功能;动员功能;显示功能。
3、会议工作的任务、原则☆
任务:
会议组织工作;会议文书工作;会议组织联络工作;会议后勤服务工作;会议接待服务工作;会议选举工作。
原则:
充分准备;严密组织;周到服务;勤俭节约;安全保密;提高效率。
第五节接待工作
一、重点掌握
★★1、接待工作的一般程序
迎接及安排来宾生活;看望及商定活动日程;礼仪性会见与宴请;按日程开展活动;送别;小结。
★★2、接待工作的原则:
热情大方;细致周到;确保安全;俭省节约;内外有别。
二、一般掌握:
1、接待工作的概念:
是指一个社会组织在交往和联系中所进行的迎送招待、联系洽谈、参观游览等服务性活动。
2、接待工作的作用:
展示形象的重要窗口;牵线搭桥的主要形式;获取信息的有效渠道。
3、接待实施的具体要求:
接待上级机关来宾的要求;接待平级机关来宾的要求;接待本系统来宾的要求;无约接待的要求;
三、了解
1、接待的类型:
2、如何做好接待的准备工作:
心理准备;信息准备;接待方案准备;布置与检查。
第六节随从工作
一、重点掌握
★★1、随从工作的类型和特点
类型:
调查研究型;检查考核型;处理问题型;看望慰问型;商务谈判型;参加会议型。
特点:
流动性大;时限性强;环境复杂;情况多变;工作要求高。
二、一般掌握
1、随从工作的意义和要求
意义:
有利于提高领导的工作效率;有利于树立领导机关和领导者的形象;有利于锻炼文秘人员的才干。
要求:
工作要主动;办事要细心;说话要谨慎;不要帮倒忙。
2、出差前文秘人员的准备工作☆
思想准备;组织准备;资料准备;物资准备。
三、了解
1、商务随从工作:
安排谈判日程;准备谈判资料;负责谈判记录;起草谈判协议。
第七节通讯工作
一、重点掌握
★★1、通话的程序和要求
打出电话:
发话准备;通话;结束通话。
接受电话:
接电话时应顺手备好纸和笔,以便记录重要内容;拿起电话后,应主动自报家门;通话结束前,应询问对方是否还有别的事情,然后再挂上话机。
★★2、文秘人员寄发邮件的程序和要求:
查对;登记;封装;交寄;结算。
★★3、文秘人员接受邮件的程序和要求:
点收;分拣;拆封;登记;分发
二、一般掌握
1、通讯工作的作用:
能够提高管理水平;能够增强办事效率;能够树立良好的组织形象。
2、通讯工作的原则:
及时原则;准确原则;安全原则;经济原则。
3、文秘人员应熟悉和掌握的邮政业务:
国内函件寄递业务;国内包裹寄递业务;邮政特快专递邮件业务;国际邮件寄递业务;电子信函业务。
三、了解
1、广义的通讯工作:
2、传真的优点:
第八节保密工作
一、重点掌握
★★1、文秘人员如何讲究保密艺术:
- 配套讲稿:
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