信息时代的办公室工作Word下载.docx
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3.在办理会务工作方面的变化。
传统的办会往往在一个特定的地方,如会议室、办公室或其他某个特定的会议场所,随着网络的发展,各种通讯技术的运用,使会议不局限在某一地方,扩大了会议的场所,如网络会议的产生,使与会人员足不出户,就能参与会议的整个过程,通过电视会议系统,不出差即可召开地区性或更大范围的会议,使用移动通信和电传呼,可以使秘书随时同外出的领导和工作人员保持联系,大大减少出差人员和出差费用,极大地改变了秘书的工作方式。
秘书的工作方式虽然发生了重大的变化,但并不代表一些具体秘书工作中的规范处理程序的变化,由于公文办理、档案管理等工作有传统的规范程序,例如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节,档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节,即使在办公自动化环境下仍要坚持规范处理,使OA与传统秘书工作真正相结合。
综上所述,使秘书人员避免了在领导、同事与部分之间的穿梭,人与人面对面的接触大为减少,纯手工操作的成分大大降低,秘书工作方式发生了重大变化。
(二)能极大地提高秘书工作效率
1.在会务工作方面。
在这方面可以用办公自动化系统来辅助完成,由于会务工作极其繁杂,千头万绪所以秘书安排会议起来常常力不从心,然而,利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议,仅需2-3分钟就安排好了,秘书能轻易应付大量会议。
办公自动化系统不仅能科学地分配会议室,交通工具,声像设备等,并能进行会议记录,编辑会议简报等,能自动检索会议内容,并能及时修改和删除。
2.在处理信息方面。
网络的发展,使信息和资源由整个机构共享,使众多人员能够一起处理项目。
互联网不受空间与时间的限制,逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系,给我们打开了广阔的思维空间,有利于秘书充分利用互联网获取的知识,充分发挥思维能力为领导工作服务。
如在实行资源共享,增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布,如员工作业分配表、各项管理制度、以及各部门组织图等。
这些以往通常都必须印成书面材料,张贴出来或散发下去,不仅消耗大量的人力和物力,而且往往不能及时更新,影响使用,现在通过Internet之后,这都可以在Internet上发布,提高效率,也节省了成本。
信息被称为“财富的财富”,往往成为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。
网络中大量搜索引擎的使用,适应了大量经济信息传播和处理管理的需要,不仅克服了传统的手工方法和原始程序处理信息存在的局限性,使搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低检索复杂、带有主观性等问题较好地得到了解决,更重要的是,秘书人员通过网络接触到了比过去更多的信息,掌握了大量情况,秘书人员真正做到了“眼观六路,耳听八方”,思考问题和解决问题的空间进一步扩展,这就使得他们有可能做好一般性的信息处理事务和参谋辅助的同时,参与领导授权范围之内的决策工作。
(三)能促进秘书工作职能的扩展。
传统的秘书工作主要是办文、办会、办事三个方面的内容,具体地说主要有文书工作、档案工作、会务工作、信息工作、信访工作、协调工作、保密工作、督查工作、接待工作等等,随着网络的发展,使秘书工作与网络技术紧密结合在一起,为适应这一发展趋势,秘书人员要改变过去传统的工作模式,工作的内容不仅仅是以上所说的几点,凡是为领导工作服务的能通过网络解决的事务都可以当作秘书的职能。
秘书工作的职能扩展的两个相互对应因素:
1.领导工作中的需要领导是机关或单位中的首脑,处于决策地位,相应的领导的事物也必定会繁多杂乱,网络的发展扩大了领导工作中的需要,比如一些网络技术性难题,领导没有精力甚至没有能力去解决,就需要秘书及时处理,又如在会务工作中,秘书人员的工作内容不再仅仅是会前准备、会中服务、会后整理的三大环节,在电视电话会议中,还要帮助领导处理各种技术难题和通讯设备的连接情况。
如果这些事务,由于领导的能力或精力不够等原因而得不到处理,势必会造成很大的影响和损失,以至影响到领导的形象,为了领导工作中的不足与需要,就要促进秘书工作职能的扩展。
2.秘书工作的可能性。
网络的发展,为秘书提供了一个良好的环境与平台,使秘书工作职能的扩展有了可能性。
由于计算机技术与网络技术的发展,大量新型办公软件与设备产生,秘书可以借助这些新事物来扩展职能,如为了扩大企业的公共影响力,搞好公共关系,秘书要承担本单位网站的主管职位,把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众查询,还要及时有效地收集本单位的最新信息并在网上公布,定期编制简报和在一定阶段所取得的成果并在网上发布。
随着秘书工作职能的扩展,减轻了领导的负担,弥补了领导工作中的“空缺点”,使该解决的事立即得到解决,提高了组织办事效率,也丰富和加深了秘书为领导参谋助手的作用,实现了秘书自身的价值,能够使组织朝着更加有利的方向发展。
(四)能使秘书的服务意识得到更新“秘书意识”是一种角色意识,是主体基于个人的社会活动而形成的对自我的社会地位和由此规定的职责的知觉、理解和体验。
它直接源于人的实践活动。
随着网络的发展,缩短了大量的体力劳动过程,把全部或部分的体力活动交给计算机去完成,秘书服务内容发生了变化,秘书服务意识是秘书在为领导服务的过程中产生的,秘书服务意识要跟上这一变化的趋势,也要发生变化更新,其更新主要有以下几个方面:
1.秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘。
网络的飞速发展,会伴随着新型办公设备与软件的产生,秘书体力劳动大大减少,智力方面的事务会增多,由于领导不懂这些设备与软件的用法,需要秘书去填补这方面的缺陷,秘书面对这一实现,为了更好地实现其自身价值,会花大力气去学习并掌握这些设备与软件的用法,以随时为领导提供智力服务。
2.秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建在办公自动化产生之前,秘书为领导服务的活动是秘书独立完成的,没有凭借外在力量(如计算机等办公设备),然而随着网络的发展,秘书可以凭借各种办公设备与软件为领导服务,服务方式就变得多种多样了,秘书已经深刻认识到为领导服务方式的多样性是现代优秀秘书人才所必备的基本要求,更重要的是已经有了一种运用旧有的服务方式和创建新的服务方式的意识。
3.秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓传统的秘书工作使服务范畴停留在抄抄写写式的范围之内,计算机等现代办公设备扩大了秘书服务范畴,只要是为领导工作服务可以通过办公设备解决的事务都可以列入服务范畴之内,同样秘书也认识到服务范畴的扩大,通过提高自身的素质来适应其需要,去发现更多的服务范围为领导服务,如秘书人员要密切关心当代科学技术的发展状况,更加敏锐地发现办公自动化的新产品新成果,不断地收集技术信息,并进行归纳总结,找出有参考价值的技术资料,及时提供给有关领导,作为领导决策的参考依据。
秘书服务意识得到更新,主观上会使秘书服务工作的质量得到提高,指导秘书工作,从而有利于服务工作的深入展开。
以上四点分析的都是网络的发展对秘书工作的积极影响,然而任务事物都是一把“双刃剑”,计算机等现代办公技术的普及运用也给文秘工作带来了一定的负面影响,这些影响有可能导致严重的后果且在一定范围内未能引起重视。
二、办公自动化的发展对秘书工作的负面影响
(一)对保密工作的影响随着网络规模扩大,办公自动化应用水平的提高,数据共享的程度越来越高,本单位或组织的网络不能独立存在,要与国家甚至整个世界的网络紧密联系在一起,使得泄密变得更加容易,主要表现在以下几个方面:
1.电子文件的保密工作变得越来越困难电子文件由于构成介质的特殊性,对信息的修改、增减极为容易,而且没有留下丝毫的痕迹,如企业的机密文件以电子文件存在于电脑中,万一发生泄密,会给企业的发展造成重大的负面影响。
又如网络黑客会千方百计运用一些破解手段,来攻克企业的保密体系等设防措施,进入企业的内部网,窃取商业秘密或有关企业生死存亡的重大秘密。
2.纸质文件的保密工作变得越来越困难现代办公设备的产生,为纸质文件的泄密提供了有利的条件,如复印机的产生,使窃密者不用抄写或带走文件,便很快享有文件的复印件
第三讲公文写作与处理(办文)
v一、传统公文制作与运转流程
v二、电子公文制作与运转
公文写作——处理——档案管理
第四讲如何在网上召开网络会议(办会)
一、NetMeeting的主要功能及系统设置
二、NetMeeting的应用
——如何在网上召开网络会议
(一)登录到目录服务器
(二)向与会者发送文件
(三)会议期间与其他用户共享应用程序
(四)使用交谈程序
(五)使用白板程序
第五讲如何在网上处理办公室日常事务(办事)
一、如何在网上订票
二、如何在网上采购
三、如何在网上接打电话
四、如何在网上收发传真
五、如何在网上收发公务函件
一、
电子函件概述
二、使用OutlookExpress处理公务函件
(一)OutlookExpress的安装和设置
(二)公务函件的撰写和发送
(三)公务函件的接收和阅读
(四)附件的发送和接收
(五)公务函件的管理
(六)公务函件收发的常用技巧
(七)公务函件的加密
第六讲办公室的信息宣传工作
三、办公自动化与网上办公
办公自动化(OA:
OfficeAutomation)是指对办公信息进行自动操作(如文字处理、文档管理等)的数据处理系统,它包括计算机、处理通讯设施和其他电子设备。
办公自动化系统是一个动态的、开放的、发展的系统,从最简单的文档数字化过程到无纸办公的实现,办公自动化系统随信息技术的不断发展而改进。
尽管系统在不断改进,但办公自动化系统的核心不会发生改变。
办公自动化核心内容就是通过电子网络达到最大的协作。
它像人类的神
经系统一样,让部门的每一个人与其他的人在一起高效的工作,即协同工作。
办公自动化系统与部门现有的应用系统是紧密结合的,从而为决策者的正确抉择提供广阔的探讨空间和可靠的数据来源。
在办公自动化的背景之下,要求行政管理部门的文书和档案管理工作实现全面的电子化和网络化。
在办公自动化的网络系统中,要相应地建立电子文件运行系统和电子档案的管理系统。
办公自动化一方面要求文书和档案工作的电子化和网络化;
另一方面,它又为电子文件和电子档案的运行和管理提供了现代化的技术与设备条件。
在办公自动化系统的管理模块中,设置电子文件与电子档案管理模块是必要的。
这里举例说明:
我国某自动化应用系统由11个模块组成:
工作流处理、领导办公子系统、人事档案管理、会议管理。
公共信息宣传。
电子论坛、视频合成、自动传真(Fax)服务、个人事务处理及电子邮件与文档管理,使公文的起草、修改、批阅、传递完全以电子方式在Internet上形成,整个Internet又与Internet相连。
各地办公机构可以通过拨号上Internet之后连接到总部的Internet上,使文件交流可以在网上进行。
该系统涉及电子文件与电子档案管理的模块主要有:
1.工作流处理
该模块是利用计算机通信技术,实现全自动化、无纸化办公的事务处理模块。
(1)为了使系统的工作管理模式规范化,该模块中的办公文档设有固定的格式,并根据实际工作需要设有不同的保密级别:
不能存取、可查阅、可起草、可编辑、系统管理员。
(2)工作流程设计:
一是将程序性工作流程化,将其内容规范化、图像化、自动化,形成固定的流转模式和公文格式,提高工作效率;
二是为非程序性工作定义工作流程,根据岗位权限进行公文格式设计。
公文可以同时含有文字、表格、图像、录像甚至声音等多媒体信息。
(3)工作流监控:
对公文流转和处理过程进行实时控制和查询,及时了解工作状况和进度,便于监督管理。
2.领导办公子系统
该模块专为领导及其秘书设计,功能包括:
待批阅文档管理、工作请示核发、日常工作安排表、公文起草编辑和整理及内部工作查询监督等。
(1)办公环境进入系统时,系统自动揭示当日及次日的工作安排、即将到期或已经超期的待批阅件、邮箱中的邮件等,职责人员可以及时查阅并批示办理各种工作指示,回复电子邮件。
领导批示可以有多种形式:
键盘输人、电子笔签署、电子印章或者系统自动生成固定的签名,随着网卜语音交流技术的完善,还可以直接通过麦克风通话。
领导(或秘书)通过系统起草工作指令和通知,进行会议组织与安排。
(2)批阅文件管理:
把需要批示和阅读的文件按批文的紧迫程度和重要性排列显示在屏幕上,领导阅读后可以直接在系统中输入批复意见。
对上报文件中具体内容的具体批示和修改意见,可以在文章的每个具体位置分别批注。
(3)内部工作查询监督:
领导通过系统查看各个部门、各个工作环节的办公情况、效率,及时给予监督和奖惩,通过各种指示予以调整、控制。
3.人事档案管理
该模块完成人事管理工作中的人事信息的编辑、处理和归档。
按照人事管理的保密原则,一般人员只能查看到基本信息,授权人员可以查看全部人事信息,在授权范围内进行编辑归档工作。
系统将人事档案按不同的标准分类,建立相应的索引,解决了长期以来人事档案管理繁杂、查阅不便的问题。
4.会议管理
会议管理包括会议计划、审批、通知,会议安排,会议记录,会议统计,会议决议跟踪,代码管理等6项功能。
5.公共信息宣传
该模块的作用类似于黑板报、布告栏。
系统内部工作人员都有权将公共信息发布在公共信息栏上,供其他工作人员查看。
6.自动Fax服务
利用FaxServer除了能实现通常的Fax收发功能之外,还能将别人发来的传真转发到你的邮箱中;
当你想给别人发传真时也可以用发邮件的方式来发送,先将邮件起草后发送到FaxServer,FaxServer将根据传真件的目的地地址自动发送到目的地。
这在节约人力资源及纸张方面很有好处.
7.个人事务处理
在保护个人隐私原则下进行个人事务处理,包括个人日志、个人活动安排、个人电子邮箱管理、请示报告等。
系统没有严格的安全保密机制来保护个人信息。
8.电子邮件
每个用户拥有一个邮件信箱,可对电子邮件进行编辑、发送。
接收、查询、打印等。
信息包括请示报告、通知、批复、消息等短信或文本文件,分普通、回复、留底几种类型,可以设置优先级和状态。
邮箱内的信息可再编辑。
9.文档管理
将有保留价值的各类公文进行整理,归档保管。
包括档案分类编号、档案保管、档案检索查询、档案打印等。
随着网络迅速地在我国铺开和办公自动化在各部门的推行,更大的办公自动化体系正在形成,这将促使电子文件更广泛地产生和应用。
信息时代秘书的基本素质
网络与沟通在秘书工作中的作用
“网络是一种‘变幻事物’,大多数人并不否认它所显现的强盛生命力,今天,它只是一种补充;
将来,或许会成为一种实用主流。
”它在秘书工作中的作用也将是不可忽视的.
网络有下面几个技术特点,使得沟通在秘书工作中更加方便快捷
网络化:
适用于Intranet和Internet。
智能化:
具有专家型文秘一样的知识经验和判别能力。
个别化:
针对不同程度的文秘人才提供不同的知识基础、学习进度、目标难度,计算机自动地做出调整。
多样化:
媒体形式多样,包括视频、音频、动画、幻灯、图片和文本等。
交互性:
动态收集各种指标进行数据挖掘,提供干预性反馈和学习建议。
复用性:
网络上的各种资源素材可以被单独地、重复地调用,并可以扩充.
人性化:
以人为本,操作简便,个性化界面设置。
安全性:
平台在网络上运行安全、稳定,保证教学管理的顺利进行。
从以上中不难看出一点:
其实计算机与网络都是工具如何能发挥工具的作用,有几点是很重要的:
1、使用工具的熟练程度。
一种工具,假如不会用或者是使用不熟练,又怎能指望能把工具的作用发挥出来?
2、使用工具的目的性。
在使用中目的应该很明确,这样才能有效果有质量,要明确使用计算机干什么?
3、使用工具的自觉性。
要想有好的效果就必须自觉的把它用到实处.
信息技术在人们的工作、学习和生活等方面正发挥着越来越重要的作用。
利用多媒体技术进行信息处理的能力已成为现代人能力素质的重要标志之一。
人们把各种不同形式的媒体,如声音(语言、音乐等)、文字、图形(表格、曲线等)、静止图像(照片)、活动图像(电视画面等),统称为多媒体。
其中主要包括感觉媒体、表示媒体、表现媒体、存储媒体等。
多媒体技术是指利用计算机技术把文字、声音、图形和图像等多种媒体综合一体化的技术。
利用多媒体技术的优势首先在于能够用视频(图像、图画特别是动画)、音频(主要是声音)来调动学生的多种感官去接受信息,给他们提供一个更加真实的环境,更有利于学生对知识的掌握和理解。
其次,多媒体技术能最大限度地发挥个人的的主观能动性。
从现实情况来看,我国秘书队伍网络信息素养的整体水平仍然不高。
一是观念陈旧,思想不够开放。
一些秘书人员对信息的价值认识不足,特别是年龄较大的秘书工作者,接受新事物比较慢,不了解信息技术的巨大优势,对信息网络表现冷淡,习惯于"
文房四宝"
等老套路,缺乏放眼世界的眼光和敏锐洞察信息的意识。
二是一些单位信息网络基础建设水平偏低,使秘书人员没有机会学习网络新技术。
三是秘书人员缺乏良好的科学文化基础知识和相应的培训。
信息素养是与科学文化素养紧密相联的,没有一定的科技知识、文化基础知识、计算机知识,没有一定的外语水平,信息素养难以得到真正的提高。
有些秘书人员一见到信息技术设备就发怵,一看见英文就头疼。
知识的缺乏导致了思想和行动上的障碍,从而制约了其信息素养的提高。
这说明,我国秘书队伍的信息素养,与信息时代的领导工作对秘书素质的要求很不适应,迫切要求我们必须努力提高秘书人才的网络信息素养。
秘书的网络方面的沟通素养,是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求,自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力,它是一个涵盖广泛的综合性概念。
具体说来,主要包括五个方面:
1、现代秘书的网络信息观念。
信息观念在信息素养中居于先导地位,它关系到秘书人员对秘书工作信息的接受和理解。
在心理学中,观念包括有早先知觉而来的感性形象的再现和由原初形象组合而成的新的观念总体,它是意识的基础。
现代秘书的信息观念,是指秘书人员对信息的初步认识以及在秘书工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。
比如,对待信息技术和信息工具的观念。
秘书人员如何看待信息技术,如何认识信息网络的功能,这就是衡量信息观念先进与否的一个具体标准。
据了解,大多数秘书人员认为,互联网和各种局域网既是一种新的认识工具,又是一种新的交流工具,还是一种新的生产力,秘书工作只有同网络结合起来,才能产生新的生机和活力。
但也有部分秘书人员对信息技术有一种神秘感,对信息网络不感兴趣,甚至"
老死不想'
网'
来"
。
这就是信息观念上的巨大差异。
目前,国际互联网已遍布我国城乡,上网人数已突破6000万,仍在以前所未有的速度迅速增长;
我国大多数党政机关的信息网络已联通至县(区),大中型企业也建立了自己的信息网络,网上的秘书工作信息已达海量规模,多种媒体构成的信息资源均可以作为开展秘书工作的参考资料。
如果秘书人员具备先进的信息观念,积极地了解网络,熟悉和使用网络,就可能主动地去利用,从而减少许多不必要的重复工作;
反之,就会因为远离网络而对做好秘书工作一筹莫展。
现代秘书良好的信息观念,本质上是在尊重知识、崇尚科学、终身学习、勇于创新的基础上,树立起来的"
信息就是资源"
、"
信息就是财富"
信息是领导决策的基础和依据"
的信息价值观。
2、现代秘书的信息网络沟通意识。
现代秘书的信息意识是指秘书人员对秘书工作信息的感觉、知觉、情感、意志等心理品质。
它具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力,简言之,就是秘书人员对秘书工作信息的敏感程度。
现代秘书强烈的信息意识,首先表现为能够敏锐地感受社会信息的变化对秘书工作带来的有利和不利影响。
无论现在或未来,秘书工作者和他(她)的服务对象--领导者,都生活在被信息包围的社会里,电话、文件、图书、报刊、广播、影视以及各种互联网络,每天都有成千上万比特的信息向我们倾泻而来。
秘书人员具有强烈的信息意识,就会积极主动的挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息;
敏锐地发现别人尚未注意到的信息,迅速而准确地找到事物的本质、问题的症结;
善于从司空见惯的信息中看到差异,并能迅速选择和捕捉,达到发现早、挖掘深、效率高的境界。
其次,表现为对领导决策信息和秘书工作信息的关注。
现代秘书要像吃饭穿衣一样,每天都要读一读文件,看一看新闻,听一听广播,浏览一下网络,查找所需要的资料,并形成一种习惯性倾向;
无论是对涉及领导决策和秘书工作哪个方面的信息都能自觉敏锐地察觉,并主动与自己所关心的问题、需要解决的问题联系起来思考,从而更好地开展秘书工作。
3、现代秘书的网络信息沟通能力。
现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。
它主要包括五个方面的内容:
一是信息获取能力。
秘书工作除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外,还应建立并掌握自己常规的信息渠道,善于开发新的秘书工作信息资源,并及时、准确全面地获取所需的信息。
比如,秘书人员要了解信息网络上有哪些秘书工作的站点、网页、栏目,通过哪些方法和渠道(包括工具软件)才能迅速进行查找与浏览;
如何下载和保存这些信息等等。
二是信息选择能力。
信息时代,人们每时每刻都面对着滚滚而来的信息,信息垃圾、信息干扰、信息焦虑实难避免。
现代秘书必须学会对其进行筛选和分类,以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的;
学会准确无误地识别、理解所遇到信息的含义,正确判断所搜集到信息的价值与意义,全面把握所获信息对领导决策和秘书工作产生的影响等。
三是信息预测能力。
这是一种较高层次的信息能力。
它是指秘书人员在现有信息的基础上对未来的一种推断和预见。
信息预测能力其实是对信息理解程度的一种能动反映,是在获取信息的基础上,对事物发展的理性判断,它对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。
四是信息处理能力。
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