记录控制程序Word格式文档下载.docx
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记录控制程序是QEOHS管理体系文件中的第二层程序文件,属兼容程序。
适用于质量、安环、计量体系的记录控制程序。
记录控制程序规定了记录的相关人员、部门的职责;
记录的范围和分类;
记录的形式;
记录的填写;
记录的标识、保管和归档;
记录借阅;
借阅的处理。
下面是记录控制程序文件
2005第一版
2005-9-28
执行
芮萍
张杏兰
何运业
更新换版
2004第一版
2004-08-15
2005-9-27
废止
文件编写组
第一次出版
版次
生效日
失效日
状态
编写
审核
批准
修改说明
天津蓝巢电力检修有限公司
企业标准
ZH1F002-2005
代替ZH1F002-2004
综合管理专业文件
(2005第一版)
本文件之产权属于天津蓝巢电力检修有限公司,未获本公司书面许可,任何人不得擅自使用、复制、传递或泄露该文件。
修改记录
日期
页数
章节
修改内容和依据
(2005第一版)
目录
1范围
2引用文件
3定义
4职责
5管理内容
5.1记录的范围及分类
5.2记录的形式及采用
5.3记录的填写
5.4记录的标识
5.5记录的保管和归档
5.6记录的借阅
5.7记录的处理
6记录
本程序目的是对公司各系统管理活动所要求的记录进行控制和管理,以提供电厂安装、检修、运行维护项目质量、职业健康安全、环境及计量检测管理行为符合规定要求和公司QEOHS、计量检测等所有管理系统过程控制、实施绩效有效运行的证据,并为公司管理目标持续改进提供分析数据。
本程序适用于公司各项管理活动,包括QEOHS和计量管理体系的所有活动。
2相关文件
JC0F001-2005《QEOHSM手册》
JC0F002-2005《计量检测手册》
ZH1F001-2005《文件控制程序》
《档案管理制度》
无。
4.1公司综合管理部负责公司记录的管理。
负责对相关部门、项目部、直属单位管理活动记录的监督、指导;
负责归档记录的收集、编目、归档、借阅、储存、维护和处置的管理。
4.2公司本部各专业系统职能部门负责各自管理活动职责范围内记录的收集、整理、传递和保管,并在规定时间内向综合管理部移交应归档的档案资料。
4.3电厂安装、检修、运行维护项目部负责本项目在体系运行过程中及其他相关管理活动所要求的记录的收集、整理、传递和保管。
5.1.1电厂安装、检修、运行维护产品质量记录
电厂安装、检修维护技术记录、质量检验记录、测量和试验仪器鉴定记录、工程竣工记录等。
5.1.2QEOHS及计量管理体系运行记录
包括:
方针、目标管理记录、体系审核报告、管理评审记录、内部/外部审核记录、体系的监视和测量记录、员工教育、培训、技能和经验的记录、合同评审记录、过程控制及检验记录、职业健康、安全和环境管理记录、纠正措施实施等记录。
5.1.3公司财务计划、物资采购、工程招投标、行政事务、人力资源等管理活动的记录。
5.1.4顾客和其他相关方的记录
如:
顾客投诉、顾客满意度调查、顾客及供方物资合格记录、相关方的检查检测等记录。
5.2.1记录一般以纸张记录为主,也可呈电子媒体形式或照片胶片等;
5.2.2电子媒体照片或胶片必须使用常规相机拍摄,不得使用数码相机。
5.2.3电子媒体记录的控制按ZH1F001-2005《文件控制程序》执行。
5.2.4同一内容的记录表格采用顺序为:
5.2.4.1顾客规定的记录;
5.2.4.2规程、规范及相关管理机构规定的记录;
5.2.4.3公司文件规定的记录;
5.2.4.4自行编制的记录。
5.3.1记录填写要及时、真实、准确、完整。
5.3.2移交公司的记录应是原始记录,如现场与产品相关的手填手写的记录。
移交客户的记录按顾客的要求执行,若客户没有要求也应采用手填手写的记录。
5.3.3记录的字迹要清楚、工整、版面整洁,不得使用易褪色的书写材料(如铅笔)书写和绘制。
5.3.4文本文件记录应有责任人签字,不得代签、漏签或补签,不允许更改/更新,若必需更正时,应在更正处签名或加盖印章。
5.4记录的标识(和综合管理部确定)
5.4.1公司QEOHS及计量检测管理体系记录按下列规定:
Q/LC——
程序文件号顺序号
5.4.2电厂安装、检修和运行维护项目质量记录按编号加电厂安装、检修或运行维护项目名称(或编号)的方式编码。
5.4.3电厂安装、检修和运行维护项目产品质量检验记录,按顾客提供的技术文件等标准和规范或要求执行。
5.5.1公司各职能部门负责本部门记录的收集、保管和归档,按公司档案管理有关要求收集整理后移交公司综合管理部。
5.5.2各检修处应在检修项目结束后,将检修记录收集、整理后移交公司项目管理部。
5.5.3电厂安装、检修、运行维护项目部在运行维护合同履行期间,所有记录由项目部保管,合同终止后,项目部应将所有记录整理后统一移交公司项目管理部。
5.5.4公司直属单位的施工、检修和运行维护的记录按服务的项目部或顾客的要求收集、整理和移交。
5.5.4公司QEOHS计量管理体系运行记录至少保存三年;
其他记录保管期限按公司档案管理有关办法执行。
5.5.5不归档的记录保存期满,经记录保管部门负责人批准后自行销毁;
5.5.6归档记录应做到齐全、完整、整洁、装订整齐,符合归档要求。
5.5.7运用计算机管理记录理时,所有文件按其分类要求进行编码、标识和归
档;
所有备份记录的保存、保存期限和处理与记录同时进行。
5.5.8记录应妥善保管,确保不丢失、不损坏、不变质,归档记录的保管质量应符合公司档案管理的规定。
5.5.9为了便于检索和快速查找,各单位应建立已经形成的相关记录表格清单,综合管理部建立公司总的记录表格清单。
当合同要求时,在商定期内记录可提供给顾客或其代表查阅,查阅记录时,需经该部门负责人批准。
公司内部借阅按各级档案(资料)室的规定执行。
5.7.1综合管理部对到期的QEOHS管理体系记录档案按公司《档案管理制度》规定进行销毁,并做好销毁记录。
5.7.2责任部门封存的不归档的QEOHS管理体系记录三年后进行清理、销毁,并做好销毁记录。
记录清单ZH1F002-001
记录移交清单
ZH1F002-001记录清单
序号
记录名称
编号
记录形成部门
记录形式
备注
三、质量记录管理制度
为保证记录控制程序的运行,托电运维项目部根据自己的情况制定了体系文件的第三层文件――质量记录管理制度,来规范项目部质量记录的管理,从而为检修维护的质量行为符合规定要求以及项目部质量管理体系有效运行提供证据。
记录控制程序中明确了相关部门、相关人员的管理职责,规定了记录的形式、填写要求、记录的标识、存档借阅等管理办法。
下面就是质量记录的管理制度
2005
第一版
2005.11.01
赵丽云
李宗台
张春山
修改说明
托电运维项目部
TW2F006-2005
质量管理专业文件
质量记录管理制度
修改记录
生效日期
页码
1目的
2适用范围
3职责
4制度内容
5相关文件
6相关记录
1目的
为加强对项目部检修和维护活动记录的控制和管理,提供检修维护项目的质量行为符合规定要求或项目部质量管理体系有效运行的证据。
适用于项目部检修维护所有技术质量活动记录的管理。
3.1各专业队负责各自技术质量记录的生成,并对技术记录分类、归档管理和控制;
3.2生产技术部负责专业队技术质量记录的监督与检查,并对工单记录按专业分类归档管理和控制;
3.3质量保证部负责对各专业的质量全过程的记录(包括工程开工报审表、隐蔽工程验收单、设备异动申请单、工程竣工验收单、质量验收单或文件包、工艺卡等)的监督检查,并对记录分类归档管理和控制;
4.1记录的形式
4.1.1文件和资料书面形式;
4.1.2硬拷贝或电子媒体。
4.2记录的填写要求
4.2.1文本文件使用钢笔或签字笔填写,字迹清晰,内容详实;
4.2.2电子版文件要准确无误的进行完整的备份;
4.2.3文本文件按照记录要求,应有相关责任人的签字,不得代签、漏签或补签,不允许更改/更新,若必须更正时,应在更正处签名或加盖印章;
4.3记录的标识
记录的标识按照《文件及技术资料编码规定》进行标识。
4.4记录的管理
4.4.1各部门、专业队的记录应设专人管理,借阅应进行签字;
4.4.2外单位人员查找和借阅记录,应经生产技术部门以上的负责人同意,并办理借阅手续后,方可进行;
4.4.3记录运用计算机管理时,所备份的文件按照其分类要求进行编码、标识和归档。
所有备份记录的保存、保存期限和处理与记录同时进行;
4.5记录归档、保存
4.5.1当年的记录由各部门保管,隔年的记录,随同记录清单送交质量保证部归档;
4.5.2已归档的记录按照公司的《档案管理制度》执行;
4.5.3为了便于检索,各部门应建立已经形成的相关记录表格清单,每类记录应建立卷内目录。
4.6记录的处置
按照公司的《档案管理制度》执行
《文件控制程序》
《记录控制程序》
《文件及技术资料编码规定》
记录清单
卷内目录
记录清单
TW2B013-2005
记录形成
部门
卷内目录
序
号
文件
责任者
文件材料题名
页
数
思考题:
1.记录的作用是什么
2.记录填写的要求是什么
3.自己所在部门、专业队应形成什么记录
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 记录 控制程序