干部人事档案整理工作实务DOCWord文件下载.docx
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二、干部人事档案材料收集归档工作的具体要求
1.完整
2.真实
3.及时
4.规范
三、干部人事档案整理工作
干部人事档案整理工作是根据一定的原则和方法,将收集起来的材料,以个人为单位,进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等,使之成为系统化和规范化的专门案卷,并在此基础上,不断对档案内容进行补充。
一是对新建干部档案的整理;
二是因补充材料而对原有的档案进行局部整理。
整理的第一个环节是鉴别。
试卷、论文、入党思想汇报等都不必归档。
如果是优秀论文,归论文评语部分就可以,论文主体不用归。
要审核是否每一份材料都属于该干部的材料,要注意是否错归了别的同名同姓的干部的材料。
除了鉴别以外,整理工作包括:
分类、排序、编目、技术加工、装订等。
档案材料类型:
第一类:
履历材料。
主要包括干部履历表、简历和属于履历性质的登记表等材料。
第二类:
自传材料。
主要包括自传和属于自传性质的材料。
第三类:
考察、考核、鉴定材料;
审计材料。
主要包括考察材料、年度考核登记表、挂职锻炼考核、后备干部登记表(提拔使用后归档)、个人经济责任审计结果报告、党校党员锻炼总结表等。
注意:
任职考察材料放任免审批表后作为任免表附件归九二类,平时的考察材料仍归第三类。
第四类:
学历学位材料;
职业(任职)资格材料;
评(聘)专业技术职务(职称)材料;
反映科研学术水平的材料;
培训材料。
本类分四个小类:
(1)学历学位材料,主要包括报考登记表、成绩单、学生登记表、毕业生登记表、授予学位的材料、英语四六级证书等。
注意,在第四类的第一小层次中,同一个学历的材料放在一起,比如读大专的时候又去报考大学本科,那么大学本科的报考表按时间可能是在大专毕业登记表的前面,我们整理的时候不要把它插在大专材料中间,先排完大专的材料再排大学的材料。
(2)职业(任职)资格材料,主要包括专业技术职务任职资格评审表、聘任专业技术职务审批表、计算机等级证书等。
(3)反映科研学术水平的材料。
(4)教育培训材料,主要包括学员参加党校学习的登记表等。
第五类:
政审材料;
更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。
在2006年10月以前,已经按照组通字〔1990〕24号更改了出生日期的,档案中必须有个人申请、所在单位党委(党组)或组织人事部门的调查报告、证明材料(原始户籍内册、登记卡片、出生证等的复印件)、按干部管理权限上级党委(党组)或组织人事部门的批复;
这些材料归在干部档案第五类。
注意:
更改姓名的材料以前是放第一类的,现改放回五类。
第六类:
党、团组织建设工作中形成的材料。
主要包括入团志愿书、申请书;
入党志愿书、入党申请书、转正申请书;
民主评议党员的组织意见,党员登记表;
参加民主党派的材料。
第七类:
表彰奖励材料。
主要包括干部荣获各类奖励的登记表、审批表、先进事迹材料等。
第八类:
涉法违纪材料。
主要包括处分决定、处分通知、解除(变更、撤销)处分的材料等。
第九类:
招录、聘用材料;
任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料;
辞职、辞退,罢免材料;
工资、待遇材料;
出国(境)材料;
党代会、人代会、政协会议,人民团体和群众团体代表会议,民主党派代表会议形成的材料。
本类又分为四个小类:
(1)工资待遇材料,主要包括各类工资变动审批表等。
(2)任免材料,主要包括应征入伍登记表、干部任免审批表(含考察材料)、公务员登记表、公务员调任审批表、授予军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表、军人转业(复员)审批表、(离)休审批表;
以及辞退、辞职材料等。
(3)出国(境)材料,主要包括因公(私)出国(境)审批表等。
(4)参加会议的代表登记表等其它材料。
第十类:
健康检查和处理工伤事故处理;
治丧材料;
干部人事档案报送、审核工作材料;
其他材料。
以后转出档案时加一个《报送档案有关说明》在第十类,将需要说明的在里面写清:
如本来有涂改的档案材料;
经查找仍无法补齐的档案材料及原因。
操作实务:
第一步技术加工
对纸张破损、幅面不规则,或字迹材料不符合归档要求的档案材料,应进行技术加工。
档案纸张裁剪、打孔时注意不要损害纸面文字。
不能横着贴材料,要确保档案翻开后是竖着阅读的。
现在新归档的散材料,A4规格的不必裁剪。
大于A4需要折叠的不要直接往回折,要让本来的边折在外围,不然翻多了容易断。
档案中材料如果是复印件的,必须加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织(人事)部门公章。
并在目录备注栏注明“复印件”。
材料纸不够装订边的,要进行加边或包边处理。
打孔装订不能压文字。
必须拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料。
第二步分类
档案材料的分类有几点说明:
1、第四类、第九类材料的二级分类
今后,凡新建的干部档案,第四类、第九类材料必须进行二级分类。
2、内容交叉材料的分类:
1、学生鉴定表,如果档案第四类中有毕业生登记表,则毕业生鉴定表归第三类;
如无,归第四类第一层次。
2、招工政审表或招工登记表,后面有同意招工的审批意见和公章,而九二类无招工审批表,则招工政审表或招工登记表归九二类。
3、参加培训的,比如参加党校培训等,学员鉴定表归第四类的第四小层次培训材料类别去。
一般归2个月以上的培训材料,不过建议只要是有完整材料的都收录。
第三步排序
1.按材料形成的时间排序:
第一、二、三、七、十类;
第九类每一小层次按形成时间排序。
第四类基本也是按时间顺序排,但第四类的第一小层次中,注意要将同一个学历的材料放在一起,比如读大专的时候又去报考大学本科,那么大学本科的报考表按时间可能是在大专毕业登记表的前面,我们整理的时候不要把它插在大专材料中间,先排完大专的材料再排大学的材料。
2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序:
第五、八类材料按材料内容的主次及内在联系排列:
上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交待材料等,其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。
第八类要把解除处分的材料放在处分材料前面。
第六类材料按共青团、共产党、民主党派的材料顺序排列,入团志愿书应排在入团的其它材料之前;
入党志愿书应排在入党的其它材料之前。
其它材料按时间先后依次排序。
3、特殊情况下的排列方法:
第五类、第八类材料,有时遇到特殊情况,即多次审查材料。
主要有两种情况:
第一种是同一问题的多次审查材料。
如同一个问题经过三次审查的材料,其排列方法是:
把最后一次审查的材料放在前面,接着是第二次审查材料、第一次审查材料。
第二种是非同一问题的多次审查材料。
其排列方法是先按问题性质排列,再按上述方法排列。
1、每类材料的第一份材料的右上角贴角标号。
2、凡是有文字、表格的材料都应编页码,包括封面和有字的封底及扉页的填表说明。
页码用铅笔写,位置:
材料下边距居中。
3、每份材料要在右上角标注类号和顺序号。
不分小层次的类的标法如下:
1-1,1-2,1-3,1-4……前面的1是指第一类的标识;
破折号是指联接标识,后面的1、2、3、4……是指第几份材料的标识。
其它类的依此类推,如第二类的,编为2-1,2-2,2-3,2-4……
分小层次的类(第四、第九类)的标法如下:
4-1-1,4-1-2,4-1-3……前面的4是指第四类的标识;
破折号是指联接标识,中间的1是指第一小层次的标识,后面的1、2、3、4……是指第几份材料的标识。
其它小层次的依此类推,如第二类的,编为4-2-1,4-2-2,4-2-3,4-2-4……
同第四类编法。
9-1-1,9-1-2,9-1-3……9-2-1,9-2-2,9-2-3,9-2-4……
第四步编目(具体请参照新目录版式)
目录修订思路
1.“类号”改为“序号”;
2.“材料制成时间”改为“材料形成时间”;
3.删除“份数”栏。
编目的具体要求
1.档案材料应按照排列顺序,逐份逐项进行编目,做到目录清楚,填写准确。
2.每类目录之前应注明材料类号和类别名称。
3.“序号”填写材料类号和排列顺序号。
4.“材料名称”根据材料题目填写,必须名符其实。
材料题目不长的应登记全称;
无题目的应按材料内容拟定题目;
材料题目过长的,可适当简化;
凡材料题目不符合实际内容的应在《干部人事档案目录》备注栏注明。
填写证明材料的名称要简明扼要,但不能简单地写成“证明”或“证明材料”几个字。
可写成“XXX同志写的证明”、“XX单位写的证明”。
5.“材料形成时间”一般采用材料落款的时间。
复制材料,采用原材料形成的时间。
无形成时间的应尽量查明注明;
若实在查不清的可空着不填写。
6.“页数”填写材料的页数。
7.“备注”填写需要说明的情况。
8.每类目录之后须留出适量的空格,供补充档案材料时使用。
第五步装订
1、为了妥善保管并利用档案材料,档案材料应采取活页装放,不再使用缝纫、裱糊等装订方式。
2、干部人事档案材料用纸规格、档案卷夹及打孔样式请按组通字[2012]28号文的要求进行。
3、对一卷装不下的档案材料,要进行分卷。
但应保持干部人事档案上下有机联系、连贯,不得将同一类别的材料分成两半,分别作两卷。
一般应以材料较多的那一类另立卷。
比如:
把第五类分出独立成为正本
(二),留下的成为正本
(一)。
正本
(一)的目录的第五类只填写“五、政审材料”即可,不必逐份逐页登记目录,但要在备注栏注明“详见正本
(二)”,并留出空格备用。
而另立的正本
(二),则必须写上第五类标题并逐份逐页登记目录,其他各类的标题不必写,也不留各类的空格。
四、干部人事档案的保管和保护
(具体按《干部档案工作条例》执行。
)
每千卷需20至25平方米;
铁质档案柜;
设置空调、去湿、灭火器等设备;
防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温(温度14至24度;
相对湿度45-65%)。
每年全面检查核对一次档案,发现问题及时解决。
五、干部人事档案的提供利用和转递
新提拔的处级干部,档案要按新标准整理装订,2个月内上报。
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