危险品运输安全生产档案管理最新版Word文档下载推荐.docx
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四、资料归档整理程序
第一步资料收集
①、收集公司在安全生产过程中,执行国家法律、法规、标准等形成的所有安全生产管理资料。
②、对照《危险货物道路运输企业安全生产档案管理技术要求》(JT/T914-2014)标准中企业资质、人员、专用车辆与监督检查等四类资料归档范围,对现有资料进行核对,查漏补缺。
③、有时效性的资料必须在有效期限内。
第二步分类排序
按照《危险货物道路运输企业安全生产档案管理技术要求》(JT/T914-2014)标准中“第六节归档范围”中的要求,分别对企业资质、人员、专用车辆与监督检查四大类及资料进行排序整理。
资料分类排序如下:
1.企业资质类档案(档案编号:
A)
(1)、企业基本信息档案(档案编号:
A.A1,可简写为A1),应至少包括以下内容:
①、企业概况:
企业名称、地址、法定代表人、企业负责人、联系电话、投资总额、注册资本、经营范围、车辆规模、停车场地位置及面积、专职安全管理人员及从业人员数量等基本信息。
②、《道路运输经营许可证》。
③、《企业法人营业执照》。
④、安全评估相关材料。
⑤、许可相关材料(原始材料)。
(2)、停车场地及设备档案(档案编号:
A.A2,可简写为A2),应至少包括以下内容:
①、自有或借租三年以上,与经营范围、规模相适应的停车场地证明材料。
②、配备其他安全防护和消防设施设备清单。
③、运输生产设备(包括装卸设备)清单。
(3)、安全生产管理制度档案(档案编号:
A.A3,可简写为A3),应至少包括以下内容:
①、企业主要负责人、安全管理部门负责人,专职安全管理人员安全生产责任制度。
②、从业人员安全生产责任制度。
③、安全生产监督检查制度。
④、安全生产教育培训制度。
⑤、从业人员、危险货物道路运输车辆、设备及停车场地安全管理制度。
⑥、应急救援预案制度。
⑦、安全生产作业规程
⑧、安全生产考核与奖惩制度。
⑨、安全事故报告、统计与处理制度。
2.人员类档案(档案编号:
B)
(1)、危险货物道路运输企业管理人员档案(档案编号:
B.B1,可简写为B1)。
企业管理人员主要为法定代表人、主要负责人和分管安全的负责人,按人名排序,每个人的资料用表格方式列出,应至少包括:
姓名、性别、出生年月日、学历、职务/职称、简历等基本信息,并附本企业认为应存档的相关资料。
(2)、专职安全管理人员档案(档案编号:
B.B2,可简写为B2)
按人名排序,每个人的资料用表格方式列出,应至少包括:
姓名、性别、出生年月日、学历、职务/职称、简历等基本信息及资格证复印件,并附本企业认为应当存档的相关材料。
(3)、从业人员档案包括:
驾驶人员档案(档案编号:
B.B3,可简写为B3)、押运人员档案(档案编号:
B.B4,可简写为B4)、装卸管理人员部分档案(档案编号:
B.B5,可简写为B5)。
应至少包括以下内容:
①、劳动关系合同。
②、姓名、性别、出生年月日、学历、岗位、简历等基本信息
③、身份证、机动车驾驶证、从业资格证复印件。
④、从业情况记录(包括诚信考核记录,违法、违章、事故记录)
3.危险货物道路运输车辆档案(档案编号:
C)
危险货物道路运输车辆档案要求“一车一档”,档案内容按顺序排放。
①、机动车行驶证复印件。
②、车辆技术参数档案。
③、符合《营运货车燃料消耗量限值及测量方法》(JT719)规定要求的燃料消耗量证明材料。
④、有效的通信工具配备情况。
⑤、具有行驶记录功能的卫星定位装置的配备情况。
⑥、必备的应急处理器材、安全防护设施设备清单。
⑦、符合《道路运输危险货物车辆标志》(GB13392)要求,悬挂危险货物道路运输车辆标志和标识的照片。
⑧、车辆变更记录。
⑨、《道路运输证》复印件。
⑩、符合《营运车辆综合性能要求和检验方法》(GB18565)和营运《车辆技术等级划分和评定要求》(JT/T198)规定的一级技术等级的有效证明。
⑪、危险货物道路运输罐式车辆的罐体,经质量技术监督部门检验合格证明。
⑫、二级维护和检测报告复印件。
⑬、符合规定要求投保承运人责任险保险单。
⑭、每年审验记录相关资料。
⑮、车辆行驶里程记录。
⑯、车辆维修记录。
⑰、交通事故记录。
⑱、异地经营的,在经营地设区的市级道路运输管理机构备案的材料。
4.监督检查类档案(档案编号:
D)
危险货物道路运输监督检查按时间顺序记录,每种记录分别制作一本,至少应包括以下内容:
①、企业安全生产监督检查记录(档案编号:
D.D1,可简写为D1)。
②、安全生产会议记录(档案编号:
D.D2,可简写为D2)。
③、危险货物道路运输车辆监控数据记录(档案编号:
D.D3,可简写为D3)。
④、危险货物道路运输车辆出车安全例检记录(档案编号:
D.D4,可简写为D4)。
⑤、危险货物道路运输罐式车辆罐体检查记录(档案编号:
D.D5,可简写为D5)。
⑥、危险货物道路运输车辆行驶日志(档案编号:
D.D6,可简写为D6)。
⑦、企业安全学习及培训教育记录(档案编号:
D.D7,可简写为D7)。
⑧、驾驶人员违法驾驶及处理情况记录(档案编号:
D.D8,可简写为D8)。
⑨、应急预案演练记录(档案编号:
D.D9,可简写为D9)
⑩、事故报告、应急处置、调查、处理记录(档案编号:
D.D10,可简写为D10)。
第三步编制装订
1、编制页码。
有两种编法:
以页编号和以面编号。
更新资料页码变更原则:
新老资料页数不变,页码不变;
新资料页数比老资料少,新资料最后页码用“上衔接页号─下衔接页号”衔接上下页码;
新资料页数比老资料多,多出页数用“衔接页码号分别+A、B、C……”增加页码,衔接上下页码。
例如:
以页编号档案,更新老资料3页,页码分别为2、3、4,若更新的新资料只有2页,则变更的页码分别为2、3─4。
若更新的新资料有5页,则变更的分别为2、3、4A、4B、4C。
2、建立每本档案目录。
目录应按第二步中已排序的资料建立。
3、建立封面。
封面纸要相对厚些,标明“档案名称、档案编号(可用简写号)、建档单位”等。
4、装订。
档案资料相对不变的,如安全生产管理制度档案、企业安全生产监督检查记录、安全生产会议记录,用固定装订。
档案资料正常变更的,用活动装订
第四步装盒上架
1、装盒。
每个档案盒可装1本或若干本档案,档案盒正面和左侧面标明所装档案名称、档案编号(可用简写号)。
同类资料分别装在若干个档案盒内,档案盒正面和左侧面上方采用“1~99数字+该类简写档号”依次标识档案盒号,分别表示第几盒该类档案。
如驾驶人员档案有5盒,则1~5盒档案盒号分别为1B3、2B3、3B3、4B3、5B3。
2、上架。
分四类放置,档案架上标明类别名称和档案号。
每类子类档案按档案编号顺序放置。
例1人员档案。
按B1、B2、B3、B4、B5顺序依次放置,如B3中,按B3001、B3002、B3003……依次放置。
例2车辆档案。
按车辆档案编号顺序放置,即:
C0001、C0002、C0003……依次放置。
五、归档和保管
1.归档
①、归档的材料应齐全、准确、完整和系统。
②、归档的材料纸张大小用A4纸,并根据档案分类整理案卷。
③、档案案卷应按照分类分别立卷,各类档案的编号方式按附录《档案编号规则》编制。
④、安全生产过程中的录音、录像、照片和其他非纸质载体形式的档案,不单独设置类目,视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。
2.保管
①、档案应分类存放,有序排列。
各类档案材料按档案范围中英文字母的先后顺序存放。
②、企业、车辆、人员证件及记录有效期发生变化,设备更换等有时效性的信息应及更新。
③、危险货物道路运输车辆监控数据记录(D3)保存期限为3个月;
危险货物道路运输罐式车辆罐体检查记录(D5)保存期限为2年;
企业安全生产监督检查记录(D1)、驾驶人员违法驾驶及处理情况记录(D8)保存期限为3年。
④、企业应对保管期限已满的档案进行审核,对确无保存价值的档案登记造册,经企业法定代表人批准后进行监销
六、电子档案
随着信息技术的发展,使用电子档案是今后的发展趋势,但从目前电子档案的安全性、信息真实性考虑,危险货物道路运输企业建立并使用档案还不具备条件,但应根据自身实际探索和使用电子档案。
1、企业可建立使用电子档案,实施档案规范化管理。
2、电子档案应有严格的管理制度和技术措施。
3、纸质文件转换电子档案的,纸质档案应当保留,两者之间建立相互准确、可靠的标识关系
七、管理与查阅
根据档案装盒上架情况,分类建立查询电子目录,用计算机查找功能,找出档案在架上的位置,从档案中查阅想查的某项档案内容
1、了解企业档案装盒上架情况。
2、分别建立计算机管理的企业资质、人员、车辆、监督检查四类档案电子目录。
3、档案查找事项基本条件:
首先判断所查找资料所属的大类别,然后打开大类电子目录输入最后一级类目名称,得知需查档案编号和在架位置,从架上取下档案盒查找需查具体资料。
八、附则
1、本次编制的《安全生产档案管理规范》最终解释权为XXX物流有限公司安全生产领导小组
2、本项规范自2015年5月1日起实施。
附录:
档案编号规则
1企业资质档案编号规则
企业资质类档案编号由六位字母和阿拉伯数字混合码及连接符组成,见图1。
×
.×
─×
案卷顺序号,三位阿拉伯数字,001~999;
一级类目,编号见表1;
企业资质类档案编号,代号为A。
图1企业资质类档案编号
表1企业资质类一级类目编号
编号
名称
A1
企业基本信息
A3
安全生产管理制度
A2
停车场地及设备信息
2人员类档案编号规则
人员类档案编号由11位字母和阿拉伯数字混合码及连接符组成,见图2。
表2人员类一级类目编号
编号
B1
企业管理人员
B4
押运人员
B2
专职安全管理人员
B5
装卸管理人员
B3
驾驶人员
3车辆类档案编号规则
车辆类档案编号由九位字母和阿拉伯数字混合码及连接符组成,见图3。
一级类目,代号C和四位阿拉伯数字,0001~9999;
车辆类档案编号,代号为C。
图3车辆类档案编号
4监督检查类档案编号规则
监督检查类档案编号由六位字母和阿拉伯数字混合码及连接符组成,见图4。
一级类目,编号见表3;
监督检查类档案编号,代号为D。
图4监督检查类档案编号
表3监督检查类一级类目编号
D1
企业安全生产监督检查记录
D6
车辆行驶日志
D2
安全生产会议记录
D7
企业安全学习及培训教育记录
D3
车辆监控数据记录
D8
驾驶人员违法驾驶及处理情况记录
D4
车辆出车安全例检记录
D9
应急预案演练记录
D5
车辆罐体检查记录
D10
事故报告、应急处置、调查、处理记录
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