商务部职能之欧阳科创编.docx
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商务部职能之欧阳科创编.docx
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商务部职能之欧阳科创编
合约商务部部门职能
一、
时间:
2021.02.05
创作:
欧阳科
二、部门职能
1、组织编制项目投标阶段的经济文件
1)与造价咨询机构建立并保持日常联系,做好项目经营工作,与业务部门、工程部门进行招标文件的评审工作;
2)参加图纸审查会、答疑会和讨论会,根据项目投标策划书组织编制经济标,开展工程量计算、组价和询价工作,并根据有关意见,对报价文件进行必要调整和最终会审;
3)参加项目开标会,代表公司进行项目开标经济标答辩,并做好投标阶段的价格谈判与合同谈判工作;
4)负责组织业务部、工程部、商务部共同参加投标结果分析和评估会,着重对经济标进行分析和评估,总结经验教训;
5)项目中标会,配合业务部开展合同谈判工作,拟定工程项目主合同,组织公司相关部门(业务部、商务部、工程部)对主合同进行合同评审,并负责向项目经理转交相关投标资料,进行投标及合同交底;
6)收集、整理、归档、保管公司投标报价文件和资料,逐步建立健全公司投标报价案例库;
2、组织公司合同管理的工作;
1)对主合同履行情况进行过程控制,按照工程形象进度,对业主及公司对合同执行情况及相应意见提出书面报告,并在合同履行完毕后,组织对合同执行情况进行分析和评估,并负责编制公司年度合约执行情况报告;
2)编制公司各类合同标准文本、分包招标标准文本,组织公司各部门和项目经理部贯彻实施,并根据反馈意见及时进行版本更行工作;
3)审核公司各类合同的合法性、合理性和完整性,及时提出意见和修改建议,组织对公司各类合同进行合同评审,保存有关评审记录,并根据具体需要参与给类合同谈判、签订工作;
4)归口管理公司各类合同,保存公司除劳动合同外的各类合同文本正本,组织对合同文本的归类、编号、统计、保管和存档,以及合同台账建立等工作,为相关单位和人员按规定参阅合同提供支持和协助。
3、参与分包工程招标及分包商选择工作;
1)对于由公司招标选用的分包商——协助项目管理部组织对分包商的内部招标,组织指定分包工程标底价格,审查分包商报价,参与分包商评估、合同起草、谈判及签订工作;
2)对于授权由项目经理部招标选用的分包商——负责审核项目分包合同评审资料,并对项目合同进行监督管理。
4、组织项目成本管理和控制,建立健全公司建造成本库和内部定额;
1)组织编制公司商务、成本管理制度,负责测算预控成本,经审核批准后纳入《项目经理目标管理责任书》;
2)指导项目经理部商务助理开展工作,与项目及时进行沟通,对项目成本控制工作提出建议和意见,以便及时修正或者改进;
3)负责对项目预控成本进行过程控制与结算审核,审核项目月度资金计划、工程量和成本报表、月度工程款支付,建立公司个项目成本台账,并定期编制成本月报表上报公司领导;
4)对公司整体工程经营状况进行统计和分析,并按月度报告方式上报公司领导;
5)协助财务资金部开展项目经理部审计工作,参与对项目经理部进行的定期或不定期考核评定;
6)收集、整理项目日常成本信息,组织建立公司建造成本模型和公司建造成本库,并按照项目分析项目建造成本,建立和完善公司内部定额库。
5、组织开展公司物资采购管理工作;
1)编制物资采购管理制度,理顺物资授权采购管理范围,提出并更新由公司和项目经理分级采购物资名单;
2)组织投标报价阶段的材料设备询价工作,根据招标书编制询价计划,及时进行市场询价,收集、整理产品说明、品牌、产地等详细技术资料,以及样品的准备,全力配合投标报价工作的顺利进行;
3)收集、整理物资信息,组织对由公司采购物资的物资供应商的评审工作,指导、检查、监督由项目采购物资的物资供应商的评审工作,编制、下发、更新公司《合格物资供应商名册》,建立健全公司物资材料信息库;
4)组织、开展物资采购工作,按照物资需求计划组织材料询价、样品报批、采购招标、合同谈判、起草、签订、供货监督、付款审批工作,以及指导、检查和监督授权由项目采购物资的物资采购工作。
6、组织开展公司投资评估工作;
1)协助财务资金部对垫资、担保、保函等投资行为或协议进行投资评估;
2)会同有关部门研究、分析、制定出适合公司的项目垫资施工模式,建立统一、规范的管理流程,并就具体项目进行可行性研究,提出建议、制定方案、组织实施、过程监控、效果评估,并不断完善垫资施工模式;
7、统一管理与本部门业务有关的公司各类内外部文件和资料;
1)统一管理公司投标报价、合约、法律、商务、物资采购等文件和资料,并对上述文件和资料进行收集、整理、编号、归档、借阅等管理工作;
2)及时收集、整理有关定额、造价信息等外来文件,并及时传递给有关各方。
三、组织机构
四、岗位职能
1、商务部经理岗位职责
1)领导、组织、管理和控制合约商务部的全面工作;
a)参与公司相关计划、目标、制度等的编制工作;
b)规划部门发展方向,制定部门工作计划,编制部门财务预算,拟定部门人员编制,提出部门人员变更需求;
c)策划、领导、组织部门内部基础管理工作,建立健全部门管理制度,使部门管理规范化、流程化;
d)负责公司商务报价体系的建立及运行,安排本部门日常工作,组织本部门员工及时高效地完成本部门的所有工作;
2)协调本部门内部,以及本部门与其他部门之间的工作;
a)理顺部门业务流程,确定部门岗位职责,明确责任分工,确保部门工作协调、有序地开展;
b)支持、指导部门主管开展工作,切实解决他们在工作中遇到的各种问题,协助部门主管顺利完成各项工作和任务;
c)协调本部门与公司其他部门、项目经理部的关系,确保部门目标与公司整体目标的一致性。
2、合约主管岗位职责
1)编制公司各类标准化合同文本
a)根据国家相关法律、法规和当地政府有关规定,结合公司实际情况,编制公司各类标准化合同文本
b)组织公司各部门执行公司标准合同文本,并根据各方面意见和建议,及时进行版本的更新工作,最大程度的持续维护公司利益。
2)负责管理工程项目合同
a)配合商务主管开展合同谈判工作,并根据商务主管提供的书面项目背景、主要条款提要,以及谈判情况,拟定工程项目主合同
b)组织公司有关部门对主合同进行评审,经总经理审批后,负责办理合同签订手续,并保存有关评审记录;
c)负责进行合同交底,确保有关人员全面了解合同条款,并做好相应交底记录;
d)负责对主合同的履行情况进行过程控制,按照工程形象进度,对业主及公司对合同执行情况及相应意见提出书面报告,确保及时采取相应措施;
e)在合同履行完毕后,组织进行合同执行情况的分析和评估报告,并在每年年底编制公司年度合约执行情况报告。
3)归口管理公司各类合同
a)指导公司各部门按照公司既定标准合同文本进行合同拟定、准备工作;
b)对各类合同合法性、合理性和完整性方面的审核,及时提出意见和修改意见,并根据具体需要,参与各类合同谈判、签订工作;
c)组织对公司各类合同的合同评审工作,并保存有关评审记录;
d)负责汇总建立公司管理范围内的合同台账以及每月台账管理
e)保管公司除劳动合同外合同正本或原件,为相关单位和人员按规定参阅合同提供支持和协助。
3、预算主管(预算员)岗位职责
1)编制项目投标阶段的经济标;
a)参与招标文件的评审工作,编制投标书
b)参加图纸审查工作和图纸分析会,提出图纸中存在的问题,根据商务主管安排,参加图纸答疑会
c)仔细研究招标文件,充分了解业主需求,并将有关结果体现在报价文件中。
d)协助商务经理参加项目开标会,必要时参加经济标答辩;
e)参加投标结果分析和评估会,对投标报价情况进行分析和评估,总结经验教训;
f)建立工程投标报价台账,中标项目负责向项目经理进行投标交底,并做好交底记录;
2)进行项目立项,并管理公司与投标报价有关的内外部文件;
a)根据商务经理要求,对公司评估后有价值的项目进行立项,投标后文件进行收集、整理、编号、归档、节约等管理工作。
3)编制公司商务管理制度,对项目预控成本进行测算;
a)负责组织起草、编制、完善《项目预控成本测算工作规范》和其他商务管理制度;
b)在项目开工前,负责测算项目预控成本,经与项目经理磋商,部门经理审核批准后,提供给项目主管,纳入《项目经理目标管理责任书》;
4)负责组织对项目成本进行管理
a)指导协助项目部商务助理开展工作,与项目及时进行沟通,对项目成本控制工作提出建议和意见,以便及时修正或改进;
b)负责对项目预控成本进行过程控制与结算审核,审核项目月度资金计划、工程量和成本报表、月度工程款支付,建立公司各类项目成本台账,并定期编制成本月报表;
c)负责对公司整体工程经营状况进行统计和分析工作,并以月度报告的方式上报公司领导层;
d)参与对项目经理的定期或不定期考核评定
5)组织建立内部定额,做好公司项目成本管理基础工作
a)负责收集项目日常成本信息,逐步建立健全公司内部定额
b)建立公司建造成本模型,组织建立公司成本库,按项目分析项目建造成本,并建立和完善公司内部定额库;
6)参与分包商招标、选定工作
a)协助项目主管编制分包商招标文件,组织制定分包工程标底价格,审查分包商报价,参与分包商评估工作,起草分包合同,参与分包商合同谈判及合同签订工作,对分包合同的履行情况进行控制。
4、预算员岗位职责
1)熟悉施工图纸、有关规范、标准图、验评标准、预算定额、取费文件等;
2)参与工程技术方案调研、图纸会审、技术交底,提出施工图存在的问题;
3)负责编制(或审核)施工图预算;
4)负责工程施工过程中的结算工作,审核由项目部提交的工程进度报表并签署意见;
5)负责工程变更、现场签证的审核工作并签署意见;
6)负责完成工程施工过程中的经济指标工作;
7)负责工程竣工决算工作;
8)负责相关文件、资料的整理、归档工作;
9)完成部门经理安排的其他工作。
时间:
2021.02.05
创作:
欧阳科
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