工程资料归档要求文档格式.docx
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16建筑材料、构配件、设备报审文件
17工程变更文件
18工程款支付资料
18.1工程预付款报批文件
18.2工程款报批文件
19监理工程师通知单及回复
20监理工作联系单
21报验申请表
21.1施工试验报审文件
21.2有见证取样送检试验报审文件
21.3分项工程质量报审文件
21.4分部/单位工程质量报审文件
22来往函件
22.1建设单位函件
22.2施工单位函件
22.3设计单位函件
22.4政府部门函件
22.5其他部门函件
23HSE管理相关资料
23.1HSE实施细则
23.2在体系运行中产生的各种运行检查记录
24质量事故报告及处理意见
25监理工作总结
26费用索赔报告及审批
27质量评估报告
28合同争议、违约报告及处理意见
29合同变更材料
29.1有关合同变更的协议文件
30工程质量检验记录
30.1检验批质量验收记录
30.2分项工程质量验收记录
30.3基础、主体工程验收记录
30.4幕墙工程验收记录
30.5单位工程质量评定表
31竣工验收记录
31.1分部(子分部)工程质量验收记录
31.2单位(子单位)工程质量验收记录
31.3竣工验收证明书原件
31.4竣工验收报告
31.5竣工验收备案表原件(包括各专项验收认可文件)
32监理部监理日记(大事记)
33声像档案
33.1工程照片
33.2录音、录像材料
33.3跟工程相关所有形成电子版的文件
1.2声像归档范围
声像载体类档案是本部门在各项活动中形成的、对本部门和社会具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体、感光材料。
归档的主要内容包括照片类、录音带类、录像带类、磁盘类、光盘类等。
1.2.2与工程相关所形成的全部电子版文件(通过计算机打印的与工程有关形成的电子版文件)。
1.2.3在监理过程中形成的其它电子文件(包括有保存价值的照片、数码照片及其它载体的电子文件等)
1.3其它文件(放老楼)归档范围
除1.1监理资料范围及1.2声像资料归档范围外的其它文件材料。
第二部分 工程文件的归档整理
1、归档时间
根据国家有关规定,工程在完工后三个月内按工程文件归档要求进行整理,验收合格后移交档案室。
2.归档要求
建设项目所形成的全部项目文件在归档时应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。
工程文件归档分为三类:
监理文件的归档、声像文件的归档、其它文件的归档(国家和公司实际结合)。
工程文件的管理与收集
一、工程文件的形成
工程文件的形成可分三个阶段:
(一)项目准备阶段形成的文件。
(二)项目施工阶段形成的文件。
(三)项目竣工阶段形成的文件。
二、工程文件的收集
项目监理文件由监理项目部收集、积累。
收集应做到齐全、完整、真实、准确。
三、收集范围
凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,都应收集齐全,归入建设项目成套档案。
四、收集时间
各类文件应按文件形成先后顺序或项目完成情况及时收集,并考虑按项目单位工程、分项工程、分部工程来划分。
五、工程文件的质量要求
工程文件的收集应做到齐全、完整、真实、准确。
字迹清楚,图样清晰、图表整洁、签字手续完备。
需保存的文件不能用易退色的笔来书写,绘制。
2.1.监理归档要求
归档工程文件的质量要求。
1、归档的工程文件一般应为原件。
(如确实没有原件应在备考表中注明该份文件的原件在那里,应能查到。
)
2、工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
3、工程文件应采用耐久性强的书写材料。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面,(不够A4纸大小的纸张要粘贴在空白A4纸上,成册的除外)
5、工程档案资料的照片(含底片)及声像档案,要求图像清晰,声音清楚,文字说明或内容准确。
6、工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔,手工签字,在不能够使用原件时,应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。
(二)工程文件的组卷要求
1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。
2、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分:
可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。
3、立卷过程中宜遵循以下要求:
案卷不宜过厚,一般不超过40mm,同一案卷内不能有重份文件,不同载体的文件要分别组卷。
(三)卷内文件的排列顺序
1、文字材料按事项、专业顺序排列。
2、图纸按专业排列,同专业图纸按图号排列。
3、既有文字材料又有图纸的案卷,文字排列在前,图纸排后。
(四)案卷的编目
1、卷内文件均按有书写内容的页面编号。
卷内文件以件为单位,每一件从“1”开始编页;
每卷单独编号,页号从“1”开始(各卷之间不连续编页)。
2、页号编写位置:
单页书写的文字在右下角;
双面书写的文件,正面在右下角,反面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
3、成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。
(五)案卷的装订要求
1、文件材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。
2、案卷内不应有易锈蚀的装订物。
3、外文应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号、及装订形式。
(六)卷皮、卷内表格的规格
案卷封皮、卷内目录、备考表、移交封面、移交清册的尺寸为标准A4幅面纸张。
(七)填写案卷封皮(见附表)
1、
2、
3、保存期限为长期
(八)填写卷内目录(见附表)
1、序号:
顺序号;
2、文件编号:
是文件的文号、图纸号、项目代号;
3、责任者:
形成部门或一至二名主要责任人,其余用等代替;
4、文件题名:
文件标题,(没有的可拟写);
5、日期:
文件形成日期;
(多个日期的按日期顺序排列,填写起止日期至最后日期)
6、页号或页数:
同一内容整卷装订的用“页号”,填写文件首页页号和尾页号。
卷内文件以单份文件装订采用“页数”,每份文件从“1”开始编页,填写每一件文件的总页数。
8、备注。
(九)填写备考表(见附表)
1、说明组卷情况,填写整理人,做不到整理的用立卷人,检查人,立卷时间,检查时间。
2、互见号:
同一内容,涉及到其它卷的卷号。
(如:
材料报验分成几盒的)
3、没有验收证明文件是属于不完整资料,不能写本套资料齐全。
需注明验收文件大约何时能进行验收归档。
4、备考表放在每一卷的最后一页。
(十)加盖档号章
1、在每一份文件封皮的右上角加盖档号章,档号章的样式(见附表)。
2、填写档号章相应内容:
(1)全宗号:
是油田统一赋予的各录入单位的编号相当于单位代码,我们的全宗号油田档案馆暂时给了“106”;
(2)档号:
由档案人员根据工程归档的顺序号给每个工程制定的档案编号;
(3)件号:
是指卷内每件文件的目录序号;
(4)页数:
是指卷内每一件文件的页数。
注:
建议档案验收合格后再加盖档号章,因验收时如有调整则封皮全部作废需重新打印则废时废力。
(十)填写移交清册(见附表)
归档文件验收合格后,填写移交清册,正式入库。
案卷封面、卷内目录、卷内备考表、移交清册的格式见附表。
(备注:
卷盒封面的内容用铅笔书写)
2.2声像文件归档要求
(一)声像文件归档的收集范围。
1、各项目在监理过程中形成的资料的电子文件(通过计算机打印的文件)。
2、过程中形成的其它电子文件(包括有保存价值的照片、数码照片及其它载体的电子文件等)。
(二)声像文件归档的整理要求。
归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统;
必须遵循其自然形成规律;
保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系;
注意其成套性特点。
1、照片档案的归档应保持其完整性,做到底片、照片、文字说明同时归档。
2、凡归档的声像材料,必须加以必要的文字说明,注明拍摄者,拍摄时间及内容。
3、跟工程相关的形成电子版的文件(通过计算机打印的文件)和其它电子文件(包括有保存价值的照片、数码照片及其它载体的电子文件等)刻成光盘和纸质资料一起进行归档。
4、光盘要用盒装以方便存放及粘贴档案归档标签。
(三)声像文件归档的质量要求。
凡归档的声像档案材料,应是原版原件,必须图像清晰、声音清楚。
2.3其它文件(放老楼)归档要求
(一)归档其他文件的质量要求。
1.归档的其他文件必须为原件。
2.其他文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
3.其他文件应采用耐久性强的书写材料。
4.其他文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面,图纸宜采用国家标准图幅。
5.所有竣工图均应加盖竣工图章。
归整理
6.利用施工图改绘竣工图必须标明变更修改依据。
变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。
7.不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-89)统一折叠成A4幅面,图标露在外面。
(二)其他文件的组卷要求
1.立卷应遵循其他文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。
2.其他文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件3部分:
3.立卷过程中宜遵循以下要求:
1.文字材料按事项、专业顺序排列。
2.图纸按专业排列,同专业图纸按图号排列。
3.既有文字材料又有图纸的案卷,文字排列在前,图纸排后。
1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。
卷内文件以卷为单位,从“1”开始至最后一页。
(各卷之间不连续编页)
2.页号编写位置:
3.成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。
4.合格证张贴单要按从左到右的顺序粘贴到A4纸上。
(一)文件材料可采用整卷三孔一线进行装订。
(二)案卷内不应有易锈蚀的装订物。
(三)外文应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号、及装订形式。
(八)填写卷内目录(见附表2)
主要责任人(总监及主要监理工程师);
6、页号:
同一内容整卷装订的,填写文件首页页号和尾页号。
卷内文件以单份文件装订,每份文件从“1”开始编页,填写每一件文件的总页数。
7、备注。
(九)填写备考表(见附表3)
1.说明组卷情况,填写整理人,做不到整理的用立卷人,检查人,立卷时间,检查时间。
2.互见号:
3.备考表放在每一卷的最后一页。
(十)填写移交清册(见附表4)
案卷封面、卷内目录、卷内备考表、移交清册的格式见附表
三.归档考核
年底将对各分公司归档的工程监理文件、声像文件和其他文件的归档情况进行量化,对归档的数量、质量、进行评比做出各分公司的归档率并纳入经营管理承包责任制考核内容,纳入财务部门年度费用考核当中。
归档率+完整率+准确率+合格率/4=各分公司的平均归档质量得分数,年底将做为考核依据。
一、工程的各档案文件应收集齐全,符合要求。
对照工程项目总目录,查对各档案文件归档情况,工程项目的归档率应达到100%。
归档率计算方法:
归档率=实际归档文件数/应归档的项目数×
100%。
二、每个单项工程项目档案应收集完整。
抽查3~5个主要单项工程的档案,对照归档范围,工程项目档案的完整率应达到96%。
完整率计算方法:
完整率=实际归档份数/归档范围内应完整的档案份数×
三、形成的档案应按照国家有关工程档案管理的规定,力求准确和符合规范。
抽查10个案卷的竣工档案,档案案卷准确率应达到98%。
准确率计算方法:
准确率=准确的档案份数/案卷内的档案份数×
四、案卷质量要符合国家标准要求。
抽查10个案卷,案卷质量合格率要达到95%。
合格率计算方法:
案卷合格率=达到质量要求的档案资料份数/案卷内的档案资料份数×
档案案卷的质量要求以国家标准gb/ti1822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》为准。
案卷内的文件材料要求字迹清楚,图面整洁,不能用易褪色的书写材料书写、绘制。
第三部分 附 则
一、本办法由公司生产经营部负责解释。
二、凡过去规定与本办法相抵触的以本办法为准。
三、本办法自印发之日起实施。
档号:
档案馆(室)号:
缩微号:
案卷题名
编制单位
编制日期
保管期限
密级
附表1:
封皮
卷内目录的表式用(Excel)表做(页边距设置为上下各2,左右各1.4;
全部字体为宋体,标头18号;
标题序号-备注14号加粗;
表格为24行,行高27mm;
表格宽度为:
序号5mm;
文件编号10.5mm;
责任者10.5mm;
文件材料题名29.5mm;
日期11.5mm;
题名及日期内容较多设置为自动换行;
页数或页号6.5mm;
备注6.5mm,)每个工程用一个工作薄,每一盒的卷内目录用工作表做。
(可从档案室拷电子版)
附表2.1
单份文件装订采用下表:
卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页数
备注
附表2.2
整卷装订采用下表:
页号
附表3卷内备考表
互见号
说明:
本套资料共卷,本卷为第卷,共有文件件,共页。
本套资料完整,其它资料没有产生。
(如没有验收证明文件本套资料不属于完整资料,可注明验收证明文件何时存档)
整理人
年月日
检查人
附表4
全宗号
档 号
件号
106
L200901001
1
30
说明:
1、每个监理部都下发了档案章,档号章加盖在每一份文件的封皮右上角,加盖工整,内容填写字迹清楚、正规。
2、建议所有资料整理完归档确认无误后,在加盖并填写。
档号根据档案室提供的档号进行填写。
附表5
年度归档文件移交清册
卷数件数
移交单位:
移交人:
接收单位:
接收人:
交接日期:
- 配套讲稿:
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