职位说明书综合办公室Word文档下载推荐.docx
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直接部门主管
分管副总
直接业务主管
无
下属
直接部门下属
行政主管、质量管理员
直接业务下属
编写日期
2002年8月
编写部门
工作目的
为保障企业高效运转,在做好行政后勤服务、协调内外关系的基础上,配合决策层建立适应企业发展的内部管理机制,逐步提炼企业文化,增强员工凝聚力。
工作职责及产出
1.组织协调公司行政后勤管理工作的运行。
实施内容
⇨批阅外来文件,及时转交给相关业务部门和公司领导
⇨组织、协调公司级会议的召开,做好会议记录,并保证信息的有效传递
⇨督促、检查公司办公会决议的执行情况,并协调各部门之间的非业务性事宜
⇨编制、审核公司行政管理制度
职责产出
《相关会议纪要》
《决议执行情况备案》
《公司行政管理制度汇编》
接受服务部门/职位
公司内部各部门
2.协调指导公司ISO9000质量体系的运行
⇨监督各部门按照ISO9000质量体系的要求进行运作
⇨组织各部门提出质量体系的完善意见
⇨组织实施ISO9000质量体系的内审工作
⇨组织实施ISO9000质量体系的年度外审工作
⇨审核公司管理评审计划,参与实施,并编制管理评审报告
《ISO9000质量体系文件》
《内审报告》
《管理评审报告》
公司内部各部门、ISO9000外审部门
3.参与公司经营决策,组织实施目标管理
⇨组织拟订公司发展战略规划
⇨组织拟订公司年度发展规划,并组织进行公司年度目标的分解及动态管理,并监督目标的落实
《公司发展战略规划报告》
《公司年度发展规划》
公司决策层、公司内部各部门
4.参与公司的企业文化建设
⇨牵头组织并整合公司的CI提炼,形成公司特定的文化氛围
⇨审核网站信息及业面设计方案
⇨组织员工开展文体活动及党团活动
《公司CI理念》
网站点击次数
5.组织重要的接待联络工作,参与公司重要活动的准备、实施
⇨组织安排公司的重要接待工作,树立公司良好的外部形象
⇨参与公司重要活动的策划、准备、实施工作,组织好过程中的协调工作
内部:
公司各内部部门;
外部:
重要来访部门、客人
6.指导监督下属物业管理公司的工作
⇨传递公司对物业公司的管理思想
⇨监督、考核其经营指标的完成情况
《物业管理公司经营指标考核结果》
公司决策层;
下属物业管理公司
7.主持部门内部管理工作
⇨全权负责部门内部工作计划制订、任务分解
⇨对下属员工进行考核及日常工作的监督、指导
年、季、月度工作计划
绩效考核结果
本部门
工作权限
1.财务权限:
2.人事权限:
2.11天以内部门员工假务处理的审批权
2.2下属员工选用、调整的建议权
2.3下属员工考核的决定权
3.业务权限:
3.1目标管理、质量管理体系建设的建议权
3.2行政管理制度建设的建议权
任职者素质要求
1.教育背景及工作经验
1.1大学本科或以上学历(行政管理、管理学等相关专业);
1.2具有三年以上本岗位工作经验
2.基本素质要求
2.1具有较强的沟通能力、组织能力、协调能力;
2.2具有较强的书面表达及应用文写作能力;
2.3了解当代前沿的管理理论,对管理发展具有敏锐性;
2.4能够熟练使用计算机办公软件。
行政主管
直接
上级
下属
行政文员、司机
行政文员
为保障公司内部各项工作的正常运营,规范和加强公司行政管理,并提供强有力的后勤服务支持。
1.组织、协调公司文档、印章及会议的管理
⇨指导行政文员管理公司文件、档案
⇨管理公司印章,并确保印章使用的规范化与程序化
⇨协调公司各类会议,并检查、落实会议场所、设施等会议准备工作
职
责
产
出
《印章使用登记表》
接受服务部门
2.组织、监督公司办公设施(机具)的管理
⇨组织实施公司车辆管理,安排协调用车服务
⇨监督管理公司办公费用的开支
⇨组织实施公司办公机具(物品)采购工作
⇨组织公司办公自动化等公共设施的硬件维护、保养、检修等日常管理工作
⇨组织网站建设、维护及网页更新
检查指导车队服务、保洁等后勤服务工作
《用车记录清单》
《办公通讯费用清单》
《(月)办公物品采购清单》
3.组织、协调公司后勤服务,并维护公司的公共关系
1、协调安排公司联络预约与接待工作
2、参与组织公司对外形象宣传活动,维护和发展公司公共关系
3、协调公司后勤生活保障服务工作,并组织工作防火防盗、安全卫生事务,维护公司办公环境
《后勤服务满意度调查报告》
4.管理、实施其他行政事务工作
1、协助控制公司行政办公费用
2、组织公司的有关资质审验工作
3、牵头组织公司内部各类文化活动
《月度行政办公费用的报告》
公司各部门
1、财务权限:
200元以内办公物品采购审定权
2、人事权限:
对下属员工选用、调整的建议权
3、工作权限:
对行政制度、目标分解、监督检查、行政处罚等方面的建议权
1.1大学专科或以上学历,行政管理或企业管理相关专业
1.2具有二年以上行政管理工经验
2.1细致、具有较强的责任心
2.2具有较强的沟通能力、组织能力、协调能力
2.3具有一定的公关能力
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