财务核算及食物资产管理制度1文档格式.docx
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(三)支付复核。
复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确。
手续及相关单证是否备齐,金额计算是否准确,支付方式、支付单位是否妥当等。
复核无误后,交由出纳人员办理支付手续。
(四)办理支付。
出纳人员应当根据复核无误地支付申请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记账。
第十一条公司对于重要货币资金支付业务,应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度,防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。
第十二条严禁XX的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。
第二章现金管理
第十三条公司使用现金的范围是:
(一)办公用品、运杂费等1000元以下的日常零星支出;
(二)无法通过银行支付的购买农副产品的款项;
(三)职工的工资及各项劳保福利费用;
(四)差旅费支出;
(五)为正常业务而准备的备用金;
以上范围以外的货币资金支出,均通过公司开户银行进行转账结算。
第十四条公司严格按照国家关于现金管理的规定使用现金。
公司与其他单位的经济往来,凡是能够通过转账结算时,不使用现金结算。
第十五条所有现金收入款项都应于当日如数存入银行,当日下班后发生的现金收入应由出纳人员保管在保险柜中,第二天早晨及时存入银行。
在法定节假日获得的现金,公司必须妥善保管并在开户行营业后的当天上午立即存入银行。
公司任何员工不得以库存现金收入直接支付各项开支(即不准坐支现金)。
下属单位不得以任何借口,截留公司的外币现金收入,或以上记账本位币进行私自兑换。
第十六条根据公司日常现金开支的实际情况,实行库存现金限额管理。
公司本部及所属单位实行库存现金限额管理。
所属单位的库存现金限额及限额的追加必须由所属单位报公司本部财务部同意后,才能向开户银行进行申请。
第十七条对发生的一切现金收支业务,必须取得或者填制合法、完整,正确的原始凭证。
第十八条各单位应建立严格的授权审批制度,明确现金支出业务的授权批准人和现金报销的标准,不得越权审批。
对发生的一切库存现金收支凭证(收据、报销发票等)是否合法、合规、准确、完整,财务部须进行严格、认真的审批。
对不符合报销制度的单据,财务部经理、主管会计或库存现金出纳人员有权拒绝办理,或要求更换及补充。
如情节严重,报销人员拒不执行的,可直接向股份公司总经理或总会计师报告。
第十九条公司设置“现金日记账”,及时、全面、连续、逐笔记录现金收入的来源和现金支出的用途,随时掌握现金的动态,防止收支不清和发生差错。
并同时设置“库存现金总账”。
公司如有外币现金,还应对不同的外币设置现金日记账并进行复币登记。
第二十条现金出纳员根据审核无误的收支凭证,按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔登记现金日记账,并做到日清日结,账款相符。
第二十一条根据内部牵制原则的要求,出纳人员不得兼任稽核、会计档案、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务等账目的登记工作及银行存款余额调节表的编制工作。
实行内部牵制,钱帐分离,杜绝私自挪用库存现金、公款私存和其他的不法行为。
第二十二条公司严禁出纳员在保管空白支票的同时,保管与存取现金、进行担保等需用的有关印鉴。
另外,公司也不得将印鉴齐全的空白支票交出纳员一人保管。
第二十三条公司五万元以上大额现金的存取,必须有一到二人陪同。
根据现金的存取金额的大小,其陪同人数及具体陪同人员由财务部经理临时指定。
为安全起见,10万元以上的现金存取,必须由公司派车且有二人在场;
5─10万元的现金存取可由公司派车或乘出租车进行现金的存取,单必须有二人在场。
第二十四条公司在现金的存取过程中,发生被抢劫或被偷、被切换等情况,应立即向事故发生地公安部门进行报案(如打110),并同时向公司领导进行汇报。
在现金的存取过程中,公司严禁有关当事人,行事舞弊,窃取现金。
如有发现,视情节轻重及悔改态度,将进行通报、降职、降薪、调离、开除,直至移送司法机关。
第二十五条库存现金出纳员应具备良好的职业道德,忠于职守,廉洁奉公,并根据实际情况进行岗位轮换。
第二十六条加强对现金的管理,除现金出纳员每天核算、自查外,财务部负责人需定期不定期的对本部出纳员及出纳现金进行盘点,出纳员应主动配合,查后若发现盘盈、盘缺,应及时查明原因,及时报批处理。
公司禁止出纳人员白条顶库。
第四章
第二十七条公司发生的一切收付款项,除制度规定可用现金支付的以外,都必须通过银行办理转账结算。
严格按中国人民银行发布的《支付结算办法》及相关规定执行,遵守银行结算纪律,保证结算业务的正常进行。
第二十八条公司可以采用银行汇票、汇兑、支票、委托收款和托收承付等结算方式进行收款。
第二十九条为随时掌握银行存款的收支和结算情况,合理组织货币资金的收支,按各开户银行及其他金融机构、存款种类及货币种类,设置“银行存款日记账”进行序时核算。
第三十条按规定每天到各开户银行收取银行结算凭证。
收到的托收承付凭证,应立即登记备查薄,并在当天送达有关责任部门。
有责任部门根据到货数量、质量等情况,在承付期内做出承付凭证和有关单据,在规定的承付期内送达银行,办理拒付手续。
第三十一条对所有的银行结算凭证,财务负责人须进行严格审核,以防止和杜绝挪用、贪污等违法犯罪行为发生。
第三十二条审核后的原始凭证和收付款记账凭证,逐日逐笔登记“银行存款日记账”。
第三十三条“银行存款日记账”应定期与“银行对账单”核对清楚(每月至少核对一次),发现差错,应及时查明更正。
月份终了,“银行存款日记账”余额与“银行对账单”余额应该相等,如有差错,必须逐笔核对,查明原因,并编制“银行存款余额调节表”进行调节,调节后的“银行存款日记账”余额与“银行对账单”余额必须完全一致。
调节表上的挂账数应在下月全部催办入账,及时处理。
第三十四条公司严格遵守《银行账户管理办法》,不准出租、出借银行账户。
第三十五条银行转账支票必须由对外采购业务的职能部门,制定专职的采购人员或经办人领用。
第三十六条领用支票,需向财务部门填制“用款申请单”,写明日期、收款单位、用途及限额(或应付金额),由财务人员签发支票。
领用人员应在支票登记薄上登记签字,并按规定期限核销。
不准携带盖好印章的空白支票外出采购。
第三十七条公司不准签发远期支票和空头支票;
不准不借、出租或将支票转让给其他单位使用。
第三十八条支票领用后,应于当月内报账。
如确因有特殊情况不能及时报账,迟到下月报账。
在支票报账时,应与“用款申请单”核对收款单位、用途、支付金额等。
如发现不一致,应向总经理汇报,并查明原因,及时处理。
第五章其他货币资金的管理
第三十九条其他货币资金包括外埠存款、银行汇票、银行本票、在途货币资金和信用卡存款、信用证保证金存款等。
第四十条签发外埠存款银行汇票、银行本票及信用卡,必须由使用部门或使用人提出申请,经总经理及总会计师审核批准后,由财务部门统一办理。
第四十一条其他货币资金管理,必须严格按照国家有关票据和支付结算制度的规定。
第四十二条为总括的反映和监督各种其他货币资金的增减和结余情况,设立“其他货币资金”总账科目。
在总账科目下,按照其他货币资金的不同种类,分设有关二级科目,并按在途货币资金的汇出单位、外埠存款的开户银行、银行汇票和银行本票的收款单位、信用卡的名称设置明细账户,进行明细核算。
第四十三条对使用后的其他货币资金应严格进行审核,并督促在规定期限内及时报账。
财务部应对其他货币资金定期进行清理。
为完善财务部门内部牵制制度,单位财务专用章由专人保管,任何部门或个人需使用时应认真填写“财务专用章使用记录”,印章保管人核对后在有关付款单据上盖章。
月末进行汇总分析,编制“货币资金收支和结余情况分析表”。
第六章货币资金预算制度
第四十四条公司除按年编制年度资金预算外,还应逐月编列资金预算表。
第四十五条公司应按月编制“资金来源运用比较表”以了解资金实际运用情况。
第七章货币资金的盘点与清查
第四十六条公司财务负责人不定期组织人员对库存现金进行盘点检查,至少每两个月进行一次,盘点现金是实存数,同时编制“库存现金盘点表”,分币种、面值列式盘点金额,将盘点金额与当日现金日记账余额进行核对,如有差异,应查明原因,并作出记录或适当调整。
发生违纪,追究有关责任人的责任。
第四十七条银行经管人员应于每月终了,将银行存款明细账与总账核对无误,并将当月收支情况与银行对账单逐笔核对,编制余额调节表,严禁出现两个月以上的未达账项。
第七章监督检查
第四十八条公司应当建立对货币资金业务的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限,定期和不定期的进行检查。
第四十九条货币资金监督检查的内容主要包括:
(一)货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。
重点检查货币是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象。
(二)货币资金授权批准制度的执行情况。
重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。
(三)支付款项印章的保管情况。
重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。
(四)票据的保管情况。
重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全,票据保管是否存在漏洞。
第五十条对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节,应当及时采取措施,加以纠正和完善。
第五十一条各分店、分公司的资金由股份公司集中进行调度使用。
公司将对各分店、分公司的资金实行预算定额管理。
名分店、分公司无权超过定额截留资金或在预算外动用资金。
二、应收款项内部控制制度
为加强应收款项的管理、监控与催收,提高应收款项的安全性,特拟定本管理制度。
本制度中“应收款项”包括应收账款、预付账款、其他应收款等三项内容。
第一章产品销售定价政策
第一条公司应根据实际情况制定既符合公司自身特点,又反映市场实际情况的产品销售定价政策,并根据该政策灵活掌握产品销售方式,采取各种手段扩大销售并保证账款的及时回收。
第二条公司餐饮部负责根据产品的市场供求状况,物价局毛利限定幅度以及财务部门提供的产品实际成本水平建议产品的定价区间,提交总经理办公会议。
第三条公司餐饮部门负责进行产品市场调研,收集市场上同类产品的信息,分析竞争对手的价格策略,调查公司产品代理商及最终消费者对公司产品价格的态度,测算公司产品价格的弹性,从市场的角度确定公司产品的价格区间,并提交总经理办公会议。
第四条公司财务部门根据产品实际成本水平以及公司的盈利目标,从成本的角度建议公司产品价格的定价区间,并提交总经理办公会议。
第五条总经理办公会议根据公司餐饮部门和财务部门提供的产品定价区间,最终确定产品的销售定价或定价区间,并下发各部门、各分店、各公司作为内部核对的依据。
第六条公司销售部门根据总经理办公会议的授权,可以根据客户与公司的长期合作关系,客户对公司的重要性程度以及客户的信用状况,按授权权限适当给予一定幅度的价格优惠。
职务
价格优惠幅度权限
董事长
30%,一年内累计不超过8万元
股份公司总经理、副总经理、总会计师
20%,一年内累计不超过5万元
分店总经理
15%,一年内累计不超过3万元
分店副总经理
10%,一年内累计不超过2万元
餐饮部门经理或楼层经理、销售经理
5%,一年内累计不超过1万元
业务人员
3%,一年内累计不超过五千元
第七条总经理办公室根据市场状况以及公司的实际成本水平的变动,定期(每年或每半年)或不定期的进行价格调整。
第二章预付账款采购预付政策
第八条贡内斯采购部门负责收集原材料和辅助的市场信息,对比不同供货方的报价,并调查各供货方的信用状况和执行合同的能力,选择报价低、信誉高的供货方草拟供货合同。
采购部门的业务人员与供货方就供货合同的具体条款应达成共识,并按照不同的合金额交由不同的授权部门批准:
授权部门
合同金额
股权公司总经理办公室
8-50万元(包括8万元)
各店总经理办公会
5-8万元(包括5万元)
两位副总经理会签
3-5万元(包括3万元)
主管分店的副总经理
1-3万元(包括1万元)
采购部门经理
2千元-1万元(包括2千元)
2千元以下
第九条业务人员根据签订的供货合同提出预付账款的付款申请单,同供货合同一起,交由公司或分店主管财务的副总经理批准。
第十条经授权部门批准的预付账款申请单,交由财务部门进行审核、付款。
第三章应收账款管理制度
第十一条公司应收账款由财务部统一管理。
餐饮部和公关部作为应收账款的归口部门,分别对各自负责的应收账款进行日常管理。
第十二条公司直接或间接控股的京内外各餐饮分店季中应收账款余额占当季累计主营业务的比率不得高于5%。
公司直接或间接控股的京内外其他子公司、分公司季末应收账款余额占当季累计主营业务收入的比例不得高于8%。
对于向京外赊销一万元以上的货物,必须由购货方提供为期2年以上的银行保函。
书面收到够贷方银行保函,而擅自发贷的,将追究直接责任人的经济、行政责任。
公司实行贷款回收的终身负责制。
贯彻谁收款,谁回收并与奖惩考核挂钩的办法。
第十三条财务部在应收账款中的管理职责是:
1.分管应收张那款总账核算与管理。
2.每月与归口部门进行对账分析,对不正常上升做出详细报告。
3.督促归口部门按月与客户对账,要求对账准确可靠。
4.根据职能部门对账反应的问题及时协助处理。
第十四条归口部门在应收账款管理中的职责:
1.组织账款回收,提供市场变化信息,对客户经营状况和短期还款能力进行分析。
2.负责与客户对账,并提供可靠地对账依据,查明误差原因,提出处理意见。
3.建立客户档案。
包括客户名称及变更记录、应收账款余额变化记录、主要使用产品种类、合同订立资料、对账资料、发货及还款资料、客户前景分析、账龄分析、其他。
4.在涉及债务重组中以非现金、实物资产抵债时提出处理意见。
5.对坏账单位提出书面可靠依据及主观意见,报经批准后处理。
6.建立坏账损失备查簿,由专人负责,除经民事诉讼程序处理的坏账损失外,对已冲销可能以后收回的坏账,公司保留债权,落实人员催讨,对收回的部分冲转坏账准备,并给予追款人适当奖励。
第十五条如果客户发生暂时性困难,公司无法收回到期应收账款,且今后不可能再有经济业务,经公司领导同意,与客户协商进行债务重组,按一下原则处理:
1以非现金资产抵偿债务,抵债资产必须要有销售渠道或者在集团内调剂使用,价格公允,取得对方增值税发票,归口部门办手续后处理。
2以修改债务条件进行债务重组的,必须具备双方签订的协议书,双方经办人签字,公司有关领导批准后进行账务处理。
3债务方以发行权益性证券方式抵偿债务的,必须是具备双方签订协议书及取得有价证券后,方可进行账务处理。
债务重组损失额度或坏账损失额度,单笔损失在1万元以上和损失比例超过10%。
必须经公司总经理批准。
第十六条应收账款按不同的客户单位或接劳务的单位进行明细核算。
第十七条应收账款的坏账准备,采用备抵法,根据债务单位财务状况、偿还能力等情况,确定坏账准备,按帐龄分析法计提。
帐龄的起始日分两种情况:
1、未向客户提供信用的,从业务发生之日起计算帐龄;
2、已向客户提供信用的,从信用期满日之下一日计算帐龄;
计算标准如下:
帐龄计提比例
3年以内5%
3年以上100%
对于在信用证或银行保证期内,或有不动产权益证书抵押或票据质押情况下的应收账款不计提坏账准备。
第十八条公司对于不能回收的应收账款应查明详细原因,属经办人过高追究责任,并实行一定的罚款;
对于确实无法收回的,由归口部门提出可靠依据,书面报经公司领导审批后作坏账处理。
但在不动产抵押时须到房管部门办理抵押登记手续。
第十九条金额计提坏账准备,必须符合下列条件:
1债务单位破产撤销或债务人死亡,依照法律清偿后确实无法收回的应收账款。
2债务人逾期未履行偿债义务,超过三年仍不能收回的应收账款。
3债务人发生长期性财务困难,毫无转机,事实上无能力清偿债务的。
第四章其他应收款核准制度
第二十条其他应收款是指企业发生的非购销活动的应收债务,例如企业发生的与其他单位的往来款、各种赔款、存出保证金以及应向职工收取的各种垫付款项等。
其他应收款的处理流程应首先由发生部门填制付款申请单,连同相关原始凭证交由授权部门审核批准后,转交财务不恶魔呢审核付款,并进行财务处理。
第二十一条其他应收款发生部门根据付款的性质,填制付款申请单,连同相关原始凭证根据付款金额的大小交由不同的授权部门审核批准:
授权人员(或部门)授权金额
总经理办公会决议后报董事长核准50万元(包括50万元)
总经理办公会5万元-50万元(包括5万元)
股份公司总经理3万元-5万元(包括3万元)
主管分店的总经理1万元-3万元(包括1万元)
主管分店的副总经理2千元-1万元(包括2千元)
发生部门经理2千元以下
第二十二条经授权部门批准的付款申请单,转交财务部门。
财务部门负责审核付款发生的性质及其合理性、相关手续的完备性,由财务负责人签字后,根据公司的资金状况,决定付款的时间及方式。
其他应收款由归口部门负责每月核对一次,财务部门协助催收。
第五章应收款项的监控和催收
第二十三条公司对经过适当授权发生的应收款项,应组织财务部门和相应业务部门组成信用控制小组,加强对应收款项的定期监控,尽量争取按期收回款项。
为此,企业应设立以财务部牵头的专业部门,负责应收账款的监控和催收工作。
第二十四条各户信用评判会议负责对应收账款的监控,客户信用调查小组负责对应收账款的催收工作。
客户信用评价会议对企业已发生的应收账款实施严密的监督,随时掌握回收情况,并将催收任务及时下派给客户信用调查小组;
客户信用调查小组根据应收账款过期时间的长短,使用不同的催收方法,进行应收账款的催收,并将催收结果及时通报各户信用评价会议。
第二十五条销售部门在提供劳务实现销售后都应开具发票,并将发票报送财务部,财务部根据销售发票,将所有应收款项全面完整反映在财务报表中。
第二十六条应收款项定期核对
1内部核对
客户信用评价会议和客户信用调查小组定期对应收款项收取情况进行核对,对每笔应收款项的以收取金额、未收取金额以及应收款项未收取的原因进行确认,以确保信用评价会议掌握应收款项的最新资料和信用调查小组及时催收应收款项。
2与客户核对
客户信用调查小组定期与客户核对应收款项。
对于以收取的应收款项,信用调查小组应与客户核对回收款项的金额是否正确;
对于未收取的应收款项,信用调查小组应与客户核对应收款项的过期时间,以避免应收款项的重复催收、误收以及漏收现象。
第二十七条客户信用评价会议和客户信用调查小组定期召开信用控制会议,根据应收款项的收取情况对各个客户的信用状况进行及时更新和补充,并且根据客户信用状况的变化及时调整每个客户的信用期间。
信用标准以及优惠政策。
第二十八条放账程序
1具体程序
对于新客户,客户信用调查小组收集客户信用信息并在此基础上进行信用调查,客户信用控制会议根据调查结果确定每个客户的信用限额和信用标准,然后交由销售部门实施;
对于老客户,客户信用控制会议根据客户信用调查小组提供的最近资料,调整每个客户的信用限额和信用标准,交由销售部门实施。
2收账政策的制定
过期期间催帐程序
过期末超过10天电话催收
过期末超过20天写信发传单或上门催款
过期末超过30天上门催讨
过期末超过60天交由账款催收机构处理
过期末超过90天向法庭起诉
3资格的定期审核和信用撤销的程序
客户信用控制会议定期对客户的信用资格进行审核,如果客户的未支付款项超过其信用限额的一定比例,并且该客户仍未支付或者拒绝支付或者承诺支付但未支付应付款项,客户信用控制会议可撤销该客户的信用资格。
客户信用调查小组将撤销事项电话通知客户。
第六章应收款项的报告和审核制度
第二十九条销售部门、财务部门每月将各自掌握的应收账款情况向客户信用控制会议报告,客户信用调查小组按月将应收账款催收情况向客户信用控制会议报告。
客户信用控制会议根据三个部门提供的信息,及时对每笔应收账款和每个客户的信用情况进行审核。
第三十条应收账款账龄及结构分析报告
财务部每月编制应收账款账龄分析表,形成账龄分析报告,对应收款项回收情况进行监督。
账龄分析表
应收账款账龄
账户数量
金额
百分率
信用期内
超过信用期
1-20天
21-40天
41-60天
61-80天
80天以上
合计
第三十一条财务部门按照应收款项过期时间的长短,并结合公司现行的坏账核算方法,确定不同的坏账准备计提比例。
第三十二条具体程序
餐饮部或销售部将发票交由财务部门,财务部门将应收款项入账,根据与客户的信用合同,形成账龄分析报告,提交客户信用控制会议和客
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