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10.實施5S活動,亦能培養一批有企劃、能力,以及自主管理的幹部和員工,如上所述,實施5S的優點如此之多,當然是必須進行5S的理由。
5S改善物件及目標
實施項目
改善對象
目標
整理
空間
清爽的工作環境
整頓
時間
一目了然的工作場所
清掃
設備
高效率、高品質的工作場所
清潔
亂源
衛生、明朗的工作場所
習慣
紀律
全員參與、自覺行動的習慣
第三章5S重點意義
5S的整理、整頓並非局限於:
做好整理、整頓,就好了,也不是喊喊口號、貼貼公佈欄、公開宣告,總而言之,它並非寫出來、喊口號來讓人看的,而是要確確實實、踏踏實實地去“做”的事。
我們要先充分瞭解它的基本含義後,再來確認耳熟心知的5S運動吧!
(1S)--整理
“整理”這個單詞,往往讓人誤認為把散亂各地的東西重新排列整理就“好了!
OK”,其實重新排列、重新堆積整齊,只能算是“整列”,而“整理”的詳細內容應該是:
✧將需要和不需要的東西分類;
✧丟棄或處理不需要的東西;
✧管理需要的東西。
但是丟棄需要“狠心”和“魄力”,我們經常有這樣的心理和觀念:
“留下以後或許有用”、“這個尾數留下等下批訂單再用”、“多買一些,急用就不用愁了”等,這些不明確或假設的心態,往往造成“空間”和“成本”的浪費。
C錯誤的觀念導致浪費
我們先舉因錯誤導致浪費的實例,您便可以更加瞭解推動5S的重要性。
Ø
未經“整理”的組織,經常庫存一些長期未使用的材料,而浪費大筆的庫存資金費用;
從來不用的料架和櫃子,佔用了寶貴的空間;
倉庫裏有什麼材料,我憑感覺就可以知道啦;
請的搬運人員越多,表示我公司很忙;
因缺料、機械故障,而不能如期向客戶交付產品,我們沒有辦法的啦;
先趕貨要緊,多生產一些,把不良品先挑出來,等出貨後再修理;
這個小刀傷沒關係,隨便綁貼一下就沒事了;
以前我們就是這個樣子,產品銷路不錯,客戶也沒說工廠太髒亂;
有重要客戶來參觀公司,提前動員大掃除一下,就可以給客戶留下好印象;
“喂!
昨天的報告放到哪里?
”“明天我上班再拿給你,因為我要找找看。
”
清理“不要”的東西,可使員工不必每天反復整理、整頓、清掃不必要的東西而形成做無聊、無價值的時間、成本、人力成本…..等浪費。
C“要”的整理
管理“要”的東西是依據“時間性”來決定的:
要用的
(1)一個月內使用的;
(2)每週要用的;
(3)每天要用的。
不經常使用的
(1)一個月後用的;
(2)半年才用一次的;
(3)一年才用一次的。
透過上述的分類後,如果當您在考慮擴充廠房之前,如先做好整理工作,經過時間及空間整理工作後,您一定會對廠房的容量變大而大吃一驚。
所以,“整理”是5S的基礎,也是講究效率的第一步,更是“空間管理”的第一課。
(2S)--整頓
執行“整頓”的消極意義為防止缺料、缺零件,其積極意義則為“控制庫存”,防止資金積壓。
整頓是放置物品標準化,使任何人立即能找到所需要的東西,減少“尋找”時間上的浪費,也就是將物品,按“定點”、“定位”、“定量”三原則規範化,使工作效率、工作品質、材料控制成本上,達到最大的效益。
(3S)--清掃
產品品質的優或差與組織的清潔有著相當密切的關係,在一般的印象中,“清掃”就是用掃把掃掃地、用抹布擦拭機器即可。
其實,真正的“清掃”應是除了包括上述的最基本動作之外,工作場所的地面、牆壁、天花板以及日光燈的內側均要清洗乾淨,除了能消除污穢,確保員工的健康、安全衛生外,還能早期發現設備的異常、鬆動等,以達到全員預防保養的目的,藉以提高工作效益、降低成本,使設備永遠維持在最佳的運轉狀態下,進而生產出良好品質的產品。
(4S)--清潔
“清潔”與前面所述的整理、整頓、清掃的3個S略微不同。
3S是行動,清潔並不“表面行動”,而是表示了“結果”的狀態。
它當然與整理、整頓有關,但以與清掃的關係最為密切。
為機器、設備清除油垢、塵埃,謂之清掃,而“長期保持”這種狀態就是“清潔”,將設備“漏水、漏油”現象設法找出原因,徹底解決,這也是“清潔”,是根除不良和髒亂的源頭。
因此,“清潔”是具有“追根究底”的科學精神,大事從小事做起,創造一個無污染、無垃圾的工作環境。
(5S)--習慣、紀律
5個S—整理、整頓、清掃、清潔、習慣,在推行5S運動中都很重要,但是我們認為其中最重要算是“習慣”。
5S實際上是日常習慣的事,也不是靠一個人做就可以的,而是需要親身去體會實行,由內心裏得到認同的觀念。
因為自己的疏忽,會給別人帶來不便、損失,所以養成習慣、確實自覺遵守紀律的事情,就是“習慣”。
以中國人對於各種活動的態度都有“三分鐘熱度”、“虎頭蛇尾”的狀況,如何讓5S活動養成習慣,持續不斷地、全面徹底地進行,就必須從“紀律”管理著手,從心裏自然流露出來的“必須”的心態去實行,才是成功的要素。
C大家都養成遵守紀律的好習慣,成為一個高尚的人!
第四章整理、整頓的精神及重要性
4.1前言
組織是人、事、物的結合體,既然是結合體,就表示彼此之間有交集的存在,也有空集合的存在。
交集表示彼此之間有掛鈎,有掛鈎表示有關心,然而這種關心,往往會出於本位,而產生重複。
而空集合,則易產生一種三不管的地帶。
既有三不管又有重複,一般組織在管理上,自然會有很多不合理的存在,這種不合理,就是我們要清除的現象,也就是組織要實施整理、整頓的方向。
4.2推動整理、整頓的動機—[質量、成本、人性]的追求
4.2.1整理、整頓是現代化工廠管理的起步
●國際化、自由化、趨勢的事實;
●組織面對種種衝擊以及客觀環境的需要,經營管理者已瞭解到一個事實;
一追求機會利潤的時代已經逐漸遠去。
●莊敬自強之道唯有加強[管理]。
除非組織有合理化的[管理],否則只有步上被淘汰這條道路;
●[管理]內容包羅萬象,行動方案更是數以千計,招式之多令人眼花繚亂無所適從,究竟應從何處下手較易得到事半功倍的效果;
●最簡單、最有效也是最容易,但為一般組織所疏忽的就是管理的起步。
4.2.2整理、整頓是組織舒適化的捷徑
●人性管理的追求;
●塑造[質感]的工作氣氛。
4.2.3整理、整頓與組織形象
●一般被認為高水準的組織必定是重視整齊清潔,觀瞻良好的組織;
●整理、整頓、清掃徹底實行才能使組織具有寬敞而明亮的空間;
●顧客對於明淨亮麗的組織寄以無限的信賴;
●工作環境的良好將是求職者無比的嚮往,人才將以能為高水準的組織服務為榮;
●總之,整理、整頓、清掃是成為高水準、高效率的開端及重要手段。
4.2.4忽視整理、整頓是低效率的代名詞
(a)浪費的溫床
●整理、整頓、清潔雜亂的組織,很多浪費的地方不易被發現,隱藏的損失不易被察覺,造成很多浪費的溫床;
●就好像在不知不覺中一捆一捆的鈔票不翼而飛。
(b)事故災害等安全上的罪魁禍首
●工作傷害肇因以工作環境及個人的工作習慣為主;
●工作災害如火災,起因於工作環境的未合理整備。
(c)低效率的象徽
●忽視整理、整頓員工從事過多的搬運,尋找重複的動作,大大降低生產效率;
●在零亂不堪、佈滿灰塵的組織不可能生產出好的質量。
4.2.5追求組織管理的綜合效果
●提高士氣;
●質量穩定;
●設備維護;
●提高安全性;
●提高效率。
4.3整理整頓的意義
4.3.1定義
所謂的整理,就是把不必要的東西處理掉,也就是將有用的東西和沒有用的東西,明顯的分開,同時可將沒有用的東西儘快的處理或廢棄。
換句話說,整理的目的,就是在排除管理上的浪費,像資源利用的浪費;
空間閒置的浪費;
容器利用的浪費;
貨架空置的浪費;
在製品、原材料、次品過多的浪費等。
整頓就是消除無謂的尋找,既縮短準備的時間,隨時保持立即可取的狀態。
整頓的目的也就是替物品找到一個固定的家,待需要的時候,能隨心所欲的取用,而這一個家是符合安全、質量、效率等要求。
4.3.2同義活動
(a)5S+1+1+1
●整理(Seiri)區分要與不要的東西,不要的丟棄;
●整頓(Seiton)需要時立即可使用的狀態;
●清掃(Seiso)消除灰塵、雜亂、果物等保持清潔;
●清潔(Seiketsu)保持衛生、美觀、無公害的狀態;
●修身(Shitsuke)有禮貌、有教養、遵守規律、規則;
●習慣化(Shukanka)落實良好習慣;
●認真努力(Shitsukary)全心全力做完美;
●死為止(Shinumade)終身永恆持續。
(b)六整(E)
●整理物品、機器、容器、工具量具及通道的整理;
●整頓定點、定位、定容、定人、定物;
●整潔環境、物品、機器、工具的清潔;
●整儀服裝儀容(制服、名牌、頭髮…);
●整軍工作精神效率、操作方法;
●整員出勤率、出席率、上下班安全。
(c)同義活動關聯性
六整
5S
5S+1
整儀
整員
修身
遵行
習慣化
整軍
認真努力
死為止
4.4整理、整頓的重要性
4.4.1成為高水準組織的第一步---成為[浪費減到最小的組織]的第一步。
4.4.2是為實現完全生產的必要手段:
整理、整頓、清掃的本身並不是一項目的,而是一種手段,是為實現[完全生產]的必要手段。
組織改善的目標就是要向[完全生產]挑戰;
而整理、整頓、清掃不徹底執行的話,就無法達成[完全生產]的目標,所以整理、整頓、清掃是實現[完全生產]目標的必要手段。
*完全生產的目標:
(a)零災害、零事故;
(b)零不良、零抱怨;
(c)準備時間不超過十分鐘;
(d)推行一人多機(提高生產效率);
(e)最少的半成品、庫存品;
(f)節省資源及能源。
第五章5S導入的演變
任何組織導入5S要有先決的認識:
(一)5S活動必須以潛移默化去運作方能成功,才能長久,否則存在著“三分鐘熱度”就會半路夭折;
(二)5S推動跟任何一個管理制度一樣,必須是要符合“國情”的,不能以別人可以容易達成,我們就一樣畫葫蘆的沿用,結果只能是失敗,它必須是隨時修正,找出最適合自己的方法再實施。
5S是一種長期執行的運動,在以下幾種情況下導入,其成功率較高。
一.組織業務擴充、搬遷新廠房或調整工作場所時
這種時機要事先規劃、教育訓練,硬體部分在設計時就應考慮環境容易維護和區域規劃,當人員進入時,即能遵守新環境的規則。
二.新產品、新技術、新設備、新管理引進的時候
在一個墨守成規的環境裏,忽然要改變一些習慣,必然會引起“守成”員工的對抗,如果不及時導入5S的觀念和行動,則達不到引進的目的,所以必須及時導入。
三.新年度開始之際
每年除舊佈新、大掃除的時候,全面開展5S活動,順便宣佈新年度的5S運動計畫,能夠使大部分的員工所接受。
第六章5S要由上司關心做起
5S活動在推動前期是由上而下的手段,首先要面對的是組織的主管幹部。
如果得不到部門主管、幹部的共識、支持,就不會產生全員參與的境界,活動就不可能正常開展,所以“幹部的心理建設”是非常重要的一環。
1.要拋棄馬馬虎虎的習慣:
“這樣就好了!
”,“隨隨便便!
”,“以後再說吧!
”等等的壞習氣;
2.思想觀念要“革心”,“脫掉”舊習慣
要接受新觀念的時候,任何人都會碰到與舊用觀念的內心的衝突和判斷。
不把舊習“脫掉”是永遠容納不進新的觀念的。
3.以身作則,事事帶頭
幹部在組織中是眾人矚目的人物,任何的言行都呈現在部屬的面前。
“言教不如身教”及為感化人心的最好的方法之一。
4.根除“只說不做”的心態
5S活動是一種“身體力行”的活動,幹部如果只是用權勢發號命令而不動手做,恐很難令部屬信服。
所以執行5S活動時,除了要“說”之外更要“動手去做”,有了示範物件,自然就沒有任何不做的藉口了。
5.要有“繼功”、“恒心”、“沒有回頭路”
做了5S活動,是不能走回頭路,必須要不停的進行檢查、檢討和改善,耐心地教誨每一個人養成習慣。
第七章5S推動辦法
掌握了適當的時機,將是踏上成功的第一步,推行5S運動須要有八個步驟和四個原則漸次進行。
(步驟一)經營
決策的導入
●組織全員由高層主管至一般員工全部參加,不能有任何例外!
(步驟二)觀念宣導
透過教育訓練的方法,進行工作方法的灌輸。
(1)5S教育訓練計畫
●聘請專家授課,建立幹部心理建設;
●設定課程計畫及出勤記錄;
●高層主管最好列席全部上課;
●順道建立內部師資,以單位主管為優先甄選物件。
(2)成立推動機構
推動委員會組織細則:
1.主任委員二年一任,由組織指派;
2.總幹事、委員半年一任;
3.總幹事採用組閣式,由委員選舉產生;
4.各部門主管必須參加;
5.各部門未參加過者,優先推派;
6.離任委員有業績者,皆列入榮譽委員;
7.每週定期開會一次,每次一小時;
8.遲到、缺席者均處予罰金,為開會基金。
列題;
XX組織5S推行委員會組織圖
主任委員
總經理
總幹事
經理
委員委員委員委員委員委員
倉總采品制I
儲務購質造E
部部部部部部
門門門門門門
成立各級推行委員會的要點:
●設定組織章程,執行細則及委員的產生;
●依委員的專長做任務編組;
●擬訂“推動時間表”;
●開展正常的、持續不斷地推行工作。
(3)文宣計畫
●大力開展5S的各種形式的宣傳、教育活動;
●設置必要的工具和看板,便於開展5S活動;
●保存好原始記錄(資料或圖片等),便於對照和改善;
●組織向本單位或外單位5S推行好的樣板學習。
列題:
要與不要清單表
單位
填表日期:
年月日
類別
機器模具原料半成品成品文具報表科技櫥櫃料架容器檔檔案
項次
規格
數量
分類
理由
價格
初審
複審
核准
區域
備注
附
表
1.本表由各組織主管填寫;
2.確認由下向上分級審核;
3.審批確認後,由執行人根據本表進行處理。
說
明
1.請以代號和√方式填表;
2.代號按本組織XX-XX規定;
3.物品按A:
報廢B:
一月內用C:
一月後使用。
核准人:
復審人:
初審人:
填報人:
(步驟三)附表
(步驟三)“要”和“不要”分類
●由課、組長針對所轄區域的庫存、設備、空間做盤點,並區分其“要”和“不要”;
●掌握時機推動(本文第五章開始已述,略);
●分類如下:
詳見附表
(1)庫存:
原物料、零件、半成品、成品;
(2)設備:
機械、設備、工具、量具、模具等;
(3)空間:
櫃架、桌椅、儲物箱等。
●處置與討論:
(1)經常使用,一個月以內使用,放置工作場所;
(2)一個月以後要用,放暫放區或固定區;
(3)“不要”項目經判定後,集中報廢或拍賣;
(4)成立專案小組處理“不要”的設備或物料。
●建檔:
將此步驟決定的全過程和判定原則進行資料建檔做為編定“標準書”的依據,附:
標準書樣板
地點
內容
負責人
地面
(1)將銅加工碎屑予以回收;
(2)將垃圾雜物送往指定地點;
(3)加工的本體掉地及時拾起;
(4)污穢應即擦拭除去;
(5)區域線不使脫落或弄髒。
(步驟四)區域規劃,建立標準書
盤點後的東西按類別做定點、定位、定量的規定。
(1)區域規劃
●製作組織工作場所的平面圖,標示部門位置,並列出面積,公佈於各區域明顯地方;
●標示盤點後的物料,設置看板,配合顏色管理達到目視管理的目標;
●地面標線作業,依區域圖進行定點、定位、定量標示。
(2)視察
●由5S委員會及高層主管至全組織視察,並記錄“改善追蹤單”(見表2);
●由視察措施,來做為初級階段的標準書和改善追蹤,使活動帶入熱身階段。
(3)改善(紅單)制定
●利用紅單來完成整理、整頓的工作執行;
●改善工作由各級主管自主推行;
●建議格式如(表3、表4)。
(4)建立示範區
●選定易改善部門,率先做榜樣來示範,以做部門觀摩;
●部門內也可由某個人做模範,給本部門其他人效仿。
由部門主管自己做起效果最佳。
表2:
5S運動改善記錄表
責任單位
改善內容
改善期限
制一B組
1.轉產後原工件仍放置現場,請立即向倉庫辦理退料;
2.5只無用料桶請迅速處理;
3.三號機床電動機積銅屑太多,請清掃。
4月5日
立即
制動D組
1.Z15號機漏油嚴重,聯繫工務組迅速解決;
2.A5通道堆積料桶妨礙運行,請合理規劃物料存區。
4月8日
4月9日
品檢組
1.張小五上班時吃東西污染產品,請教育並按章處罰。
開單日期:
02年4月4日
開單部門:
管理部
改善負責人:
制一課長
開單人:
經理
表3:
環境改善紅單
編號:
年月日表4:
關心您提醒您
填單人我有話要說
責任單位日期
貼示地點責任單位
改善事項貼示地點
未定位不清潔檢查專案
未區分不安全說明
未定量不需要加點扣點
改善期限日內改善期限
注:
表3在初期使用,表4經修改後使用,均一式二聯。
(5)編制“環境標準書”
●環境標準書是活動推展的“規則”,必須明確具體的內容,分門別類制定;
●制定時需5S委員會的成員參與,並報其備案…….
<
步驟五>
檢討
透過值星制度的實施來執行紅單作業,將整理、整頓的工作落實,並在每週“值星會議”中提出討論,以確定整理和整頓工作的效果。
步驟六>
看板的製作
依現場整理、整頓的需要做下列看板:
●公佈欄:
給5S委員會一個園地,是5S委員會活動資訊發佈的管道,也是員工對公司反應的表現;
●生產顯示:
利用圖表使每日生產狀況讓員工都知道,作為努力的目標;
●生產管理看板:
讓現場管理者與員工,一目了然的知道現在生產哪些東西?
數量多少?
還差目標多少?
如何努力?
如何改善?
問題出在那裏?
●工具板:
工具集中管理才不致無定點、定位而浪費時間尋找和丟失;
●模具板:
將模具放置於機台最近的距離、並標示分類,將取放的時間減少,並節約時間尋找;
●標示板:
將倉庫物料存放位置明顯依區域、類別製作成大看板,讓使用者明瞭,避免重複尋找的時間;
●標語:
以生動的語言、活潑的漫畫,切合5S運動的主題製作標語,來引起全公司的關注和參與,協助提高活動的鼓動性。
步驟七>
獎懲辦法擬定
執行整理、整頓進行紅單作業時,辦法的制定要以“榮譽”和“自動自覺”的原則來執行,效果較佳。
●評分辦法:
針對部門人數、場所面積等特性制定評分辦法;
●獎懲辦法:
以評分的結果選出第一名授予紅旗一面並張示。
最後一名發給黑旗一面張示並義務勞動一個月。
*提示---獎懲辦法可依據公司的管理和文化不同而異。
步驟八>
檢討、修正、持續執行
●排輪值表、貼紅單;
●5S委員持續擴大運動的層面;
●每週定期開會討論,不能間斷;
●不斷要求、宣導;
●高層主管不定期列席開會;
●進行評分執行獎懲辦法;
●環境標準書隨時修改,配合改善進度力求合適合宜;
●觀摩檢討:
部門之間相互觀摩、到5S活動開展有成就的企業觀摩,驗證自己的實施效果;
●舉辦成果驗
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