集团进销存操作规程采购.docx
- 文档编号:20259099
- 上传时间:2023-04-25
- 格式:DOCX
- 页数:12
- 大小:24.21KB
集团进销存操作规程采购.docx
《集团进销存操作规程采购.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《集团进销存操作规程采购.docx(12页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
集团进销存操作规程采购
百金集团进销存操作规程
—供应处
一、岗位
主管(供应处长)、计划员、采购业务员
二、应用模块
采购、存货、库存
六、物资采购管理规定
1、目的作用:
对采购工作进行规范,使工作人员明确工作要求、原则与程序,避免责权不清,工作纷乱情况的发生,使企业供应管理有条不紊地正常进行。
2、管理职责:
(1)、供应处是各公司物资采购工作的归口管理部门,负责物资采购的控制管理,包括采购原则、程序、工作质量的把关,以及物资验收、入库、费用报销与帐务管理。
(2)、各部门负责本部门所需物资计划的拟定和申报,相关工作均应本规定执行。
(3)、采购核决权限:
生产物资(原材料等)计划内的有供应处核决;计划之外(包括追补计划与原计划的变更)由分管副经理核决。
(4)、非生产物资(总务性用品等)计划内由后勤部长核决,计划之外的由主管副经理核决。
3、物资采购原则
(1)、采购部门一律凭物资请购单进行采购作业。
(2)、未经核决的请购物资一律不得采购。
(3)、公司内部已有闲置物资应首先内部解决。
(4)、凡本地区能解决的,不到外地区采购。
(5)、采购时应进行询价、比价、议价,实行货比三家的原则。
(6)、在确保质量的前提下,尽量采用价廉品与代用品(应事前与使用部门进行沟通或向上级主管请示)。
(7)、关键物资及重大特殊物资的采购应及时汇报情况,实行特殊处理的原则。
(8)、对长期订货和高额付款,应通过签订合同和实行银行结算的原则。
(9)、对于先试用后采购的物资,不得在试用鉴定前采购。
4、物资采购的计划管理
(1)、物资需求部门在每月25日前应拟定本部门下月的物资需求计划表和物资请购单,经部门主管签字及制度规定的核准人批示后交到物控部采购科汇。
(2)、供应处根据物资需求汇总资料和库存物资情况,于每月29日编制出下个月的物资供应计划,报物控部长及有关领导审批。
(3)、物资供应计划经审批确定后,采购科应迅速编制物资采购任务单下达到采购业务员,并督导实施。
(4)、公司各部门的日常办公用品(单项物资价格在200元以内)的采购,供应处在每月5日前一次性购买到位。
(5)、单项物资价格在200~2000元的采购或临时性批准的物资采购,采购员应在计划任务下达后的三天以内采购到位。
(6)、单项物资价格在2000元以上至5万元的物资采购,采购员必须将供货的详细情况填写《特殊物资采购签核单》报公司相关领导审批,获批准后,采购员根据批示意见进行采购。
(7)、单项物资价格在5万元以上或同种物资价格累计在7万元以上的物资采购,必须按照公司制订的《物资采购招标制度》的相关规定进行招标购买。
5、物资采购的过程控制
(1)、用于产品生产的物资(含材料、零配件)一律以工艺图纸上的技术标准和有关要求作为依据进行采购。
没有图纸的,技术研发部应提供相关文字资料,以保证采购物资的质量要求
(2)、技术含量高且贵重的物资采购,公司技术部门或质检部门应派出专业技术人员配合采购员参与购买。
(3)、设备的采购,原则上应向供方提出先试用后付款,并要综合考虑“功能、质量、价格、交货期、售后服务”五个方面,进行择优选用。
在功能方面除了要满足目前需要,同时还应从长远发展考虑,关注“功能寿命”。
(4)、为防止采购管理混乱,采购科对于紧急请购物资、分批交货物资、先试用后采购物资、赊购物资、特殊要求物资等,应加盖相关印章或在请购单上做出明显标识。
(5)、采购人员必须按照“采购作业期限”运作,要把握好工作进度。
若供应过程发生非正常异动,应及时向上级主管报告,说明原因,提出相应意见方案。
供应处要视情况,及时与请购部门沟通,拟定补救办法和处理对策。
特别重大事项,应汇报总经理。
(6)、请购撤销的处理
a.若原请购项目尚未处理,采购科可在原请购单上盖上“撤销”
印章,按一般请购单据存档方式处理。
b.若请购项目已向供应商订购,由采购经办人及时与供应商洽谈撤销事宜。
办妥撤销的可依前项方式办理;对不能办理撤销的由采购主管将情况通知原请购部门;对损失较大的,报物供应处长或分管副经理处理。
(7)、采购人员应选择信誉好、有实力的商(厂)家进行订货,并应详细向供方说明所需物资的技术质量要求,必要时应签订质量协议。
对大批量及长期定点供应的商(厂)家,应按公司制定的《供应商管理办法》内容要求执行。
6、采购到位后的有关规定
(1)、采购物资到位后,采购员应及时通知质检人员和仓库管理人员按
相关程序要求进行质量与数量方面的验收与人库工作。
(2)、对于需要进行理化试验或直接试用的物资,应首先取样进行试验
或试用,待证实合格后方可办理人库。
(3)、采购员对物资检验入库过程发现的下列问题应作出处理:
a.名称、品种、型号、规格等与请购单不合的应退货,重新购买。
b.对质量不符合要求的应退换。
c.对数量短交应补足,对超交应汇报处理。
d.对价、物不符的应及时与供应商联系处理。
(4)、每采购完一批物资,采购部门应及时建立计算机台账,并每月与
物资仓储部门进行帐务核对。
(5)、物资采购的费用报销必须根据采购计划、质量检验单、物资入库
单、物资采购发票等资料,按照公司制定的《费用报销管理办法》的相关程序和要求报销费用。
(6)、采购人员应随时了解自己所采购物资的使用情况,搜集、了解各部门的意见与要求,及时处理和解决物资供应工作中存在的问题,不断提高工作效率与服务质量。
七、物资采购招标制度
1.目的与适用范围:
为加强公司大宗物资采购的管理,保证购买到质价比最优的物资,特制定本办法。
本制度适用于公司所有大宗物资采购。
2.管理职责:
供应处是公司物资招标采购的归口管理部门,负责确定招标项目,拟定招标书选择投标单位,组织招标事宜。
3.招标组织:
招标工作由公司组成临时的招标小组进行。
组成:
a物资采购员及物资采购部门主管
b物控线督察室人员
c相关专业人员
4.招标原则:
公平、公正、公开的原则;在招标小组成员中,凡与投标单位有亲戚、朋友关系的必须回避;
5.招标的范围:
招标主要针对大宗物资进行,大宗物资是指:
单项产品价格在5万元以上的物资;同种产品价格累计在7万元以上的物资;公司认为需要实行招标购买的物资
6.发标、投标:
物资采购员在接到物资采购计划后,如属于招标采购范围的,应及时向部门主管汇报要求成立临时的招标小组。
招标小组成立后,根据需采购物资的情况确定具体的招标形式,由物资采购员拟定出招标书,报公司领导审批同意后实施。
物资采购员将审批同意的招标书选择投标单位发标。
选择投标单位应不少于三家。
并对投标单位的经营范围、经营状况、社会声誉及前期合作情况等进行考察,以确保能选出最佳的投标单位。
投标单位在按到招标书后,物资采购员应要求其按时上交投标书。
7.议标,决标:
议标:
招标小组应本着物资使用的合理性,长远性和为公司节约的原则,根据不同的招标要求,对每一份投标书进行认真的对比分析、研究,必要时应由投标单位进行解释、说明。
决标:
在对每一份投标书进行充分的评议后,招标小组的人员应分别发表意见。
如意见统一,则按统一的意见决定。
如意见不能统一时,以相关专业人员及集团督察意见为主,仍不能达成统一意见时,由公司主管物品采购方面的领导决定。
8.招标的实施:
标书决定后,由物资采购员通知中标单位、商谈具体的采购细节,并签订采购协议,(按第7决标、议标)为确保投标单位在中标后,能达到其投标书中的要求。
在交投标书时,必须向公司交纳投标金额5%的保证金,如未中标如数退还。
如中标,则在支付货款时,一并退还。
若投标单位中标后,不愿执行其投标书的内容,则其交纳的保证金不予退还。
采购协议签订后,按照《物资采购管理办法》的相关规定执行。
八、供应商管理办法
1.目的作用:
加强对供应商的管理,有利于稳定供应商与公司之间建立长期互惠互利的供求关系,将使公司物资供应的工作更加完善有序,确保物流的畅通、价格的合理、质量的稳定,使公司物资供应工作与经营需求得到有效的衔接和控制。
本办法适用于向公司长期定点供应原材料、零件、部件及提供配套服务和协作的一切商(厂)家。
2.管理职责:
供应商的管理工作由公司供应处负责,生产、技术、财务、质管等部门应给予协助配合。
供应商的选择,应由分管物控副总负责组织多方人员参加,按标准对照,集体研究决定。
3.管埋措施与政策:
(1)公司经营中属于长线需求、量大且稳定的物资,一律向经过核准合格的供应商进行采购(不包括临时性、零星采购)。
特殊情况下向非定点供应商采购,应事前向供应处分管副经理请示,否则应追究责任并给予处罚。
(2)经公司评定核准的供应商也应根据信用及有关标准划分为不同等级,实施不同的管理。
(3)对选定的供应商,公司应与其签订长期物资供应合作协议,规定出具体的责任、权利、义务和双方互惠条件。
公司对供应产品零部件、配套件的供应商可颁发生产配套许可证。
(4)公司每年对供应商予以重新评估,不合格的应解除长期供应合作协议,从候选供应商中再行补充。
(5)对最高信用等级的供应商,公司可提供物料免检、优先支付货款等优惠待遇。
对重要的、有发展潜力的、符合公司投资方针的供应商,可以投资人股,与供应商建立产权关系。
(6)公司对特别重要的物资,可派遣专职人员进驻供应商单位,经常性地对其供应商品进行质量检测或现场检查。
(7)在必要时,公司采购、技术、生产、质检等部门可对供应商进行业务指导或培训,但应注意公司产品的核心或关键技术不扩散、不泄密。
(8)公司应特别注意防止对个别供应商大户的过分依赖,要重视集中采购的风险防范,要有供应商后备队伍的考虑。
4.供应商的评定筛选
(1)对供应高评定级别进行筛选的具体指标:
①质量水平方面的指标:
a.样品的质量;b.质量保证体系;c.物资的优良品率(或合格品率);d.对质量问题的处理(态度、及时性、有效性)。
②交货能力方面的指标:
a.出样的及时性;b.交货的及时性;c.扩大供货的潜能;d.增减订货的应变能力。
③价格水平方面的指标:
a.比价水平(同样物资在其他处的价格比较);b.成本下降空间;c.对涨价与降价的消化能力(指进料涨价或售出降价)。
④技术能力方面的指标:
a.工艺技术的先进性;b.后续研发能力;c.产品设计能力;d.技术问题的整改能力。
⑤后援服务方面的指标:
a.零星订货保证;b.售后配套服务能力。
⑥企业素质方面的指标:
a.领导班子状况;b.员工素质状况;c.经营管理状况。
⑦合作状况方面的指标a.合同履约率;b.年均供货款和所占比例;c.合作年限;d.合作融洽关系。
(2)指标的运用方法:
在具体筛选与评级供应商时,应根据上述提出的指标体系,给出各指标的权重和打分标准,并且事前列出不合格、合格、优良三个不同档次的分数范围,然后将供应商的评定分数对照属于不合格范围的即是被淘汰者,属优良级别的则享受优惠待遇。
另外一种简便的方法,是将各候选供应商逐条对照打分,并计算出总分,按排序前后来决定取舍。
(3)供方的评价考核责任分工
a供方的产品质量水平指标,由质管部负责统计考核并排序。
b供方的交货能力及价格水平指标由供应部负责统计、考核并排序。
c供方的技术能力与后援服务方面指标由生产、技术部门负责考核评定。
d供方的素质与合作状况指标,由考评小组进行必要的调研,并广泛听取有关业务部门的意见后进行综合评定。
e考核评定结果由供应部进行汇'总并填写“供应商资格评定报告”,报总经理或分管副总经理作最终审批。
5.新供方的资格确定与曹理办法:
对新供方的资格确定需要有了解和磨合过程,其管理方法如下:
(1)资格初选条件:
提供的物资(产品)具备行业检验认证报告;与同行业其他厂家有配套关系,或有配套能力的证明材料;有相同或相近产品的供货情况资料;与其他供应商比较,有其独特竞争优势。
如质量好;价格低;供货距离近;供货能力强等。
(2)新供方资格确定程序:
a具备资格初选条件的供方可先到公司供应部领取供应取“新供方准入评审表”,并填写相关规定内容交给供应部。
b由供应部根据所需物资的技术标准,重要程度对供方的准人资格进行评审。
必要时,由供应部组织技术、质管、生产等部门到供方进行现场考察评价。
c由供应部将评审意见报分管副经理审批,同意后该新供方可做为初选合格供方,进行下一程序。
d样件检验。
初选供方送样时,需填写“零部件走样验证表”,随样品送到质管部门,由检验人员进行检验测试。
对需要进行试装使用的样品,则转至生产作业部安排。
所有测试或验证均需将结果填写在“零部件走样验证表”上。
如在走样验证过程中,有任何一项不合格,则停止后续验证程序。
样件走样、送检原则上不超过三次,三次不合格,终止其走样程序。
e初选供方抽样或送检合格后,由部长供应签署初步意见,再报公司分管副总批准后,该供方即取得合格供方资格。
f取得了合格供方资格后,供方与本公司进行价格、技术、质量承诺、准时制供货等方面的协议,并鉴定该方面的合同。
(3)新供方初始业务的控制管理
a与新供方的最初业务往来,由供应部通知对方先小批量供应与样件同类的合格产品,进行小批量试用(小批量应控制在正常供应数量的25%之内)。
b如果在试用过程中发现问题,允许整改后再送相同数量的产品,再次试用。
在一般情况下,小批量试用不超过两次,两次不合格者终止其合格供应商资格。
c小批量试用合格后,部可供应将该新供方正式纳入公司供应商名单,按照其他老供应商的业务程序,正式建立长期合作关系。
6.对供应商的业务管埋规定
(1)供应计划的管理:
供应合同一般不确定供货量,而是根据公司月(旬)生产计划数量结合当期库存量情况,在月底将下个月的需求计划通应商并具体提出分批送货的时间、间隔期及每次的批量。
公司应尽量控制物资的库存量,但对配套资源紧俏、制造和采购难度大、送检合格率低、检验周期长的供货批量应适当放宽。
(2)供货质量的管理
a物控部门应及时将采购物资(产品)的技术文件、图纸资料提交给供应商(厂),所有资料均应盖章以示有效性,并以此作为质量检验依据。
提供的资料应与质管、技术部门资料保持一致。
如有变动应及时更换。
b供方按照计划需求量供货到公司后,先由仓储部门按计划核准并办理待验手续,将货物摆放在待检区,质检部门派员检验合格后方能正式入库,开据入库单。
c如果供货后的质量检验合格率太低造成供货量减少,影响公司需求计划时,应向供方提出整改通知,严重的应停止供货解除合同,另行安排新的供方。
d对需要在供方处验证的采购产品,公司需向供方派出质量验收代表(由质管部门派出),验证的安排和放行的方式由质管部门作出具体规定并负责组织进行。
(3)对供应商供货能力与信用的监督
a供应部应建立合格供应商档案,并应经常根据供应商筛选评定的七个方面指标内容进行对照,观察变化及蚶采取应对措施。
b质管部门除了认真做好对供货的质量检查与把关之外,还应建立供方产品质量档案,要加强对供方质量保证能力的监督检查。
c对供方的监督检查除了每年一次的定期考核评定之外,平时也应做好必要的监督工作,但重点应放在关键重要件及质量不稳定的供方,以及公司领导认为需要监督检查的其他供方。
d监督检查的实施,除了注重供货过程,在必要时可延伸到供方企业内部,了解对方的生产设备、检测手段、工艺技术及保证体系是否健全完善等。
e监督检查工作需要各有关职能部门密切配合,特别应做好信息的沟通和平时原始资料的统计管理。
f监督检查后的工作包括:
考核、提出整改要求(一般在下一次的监督检查时进行验证)、评价。
(4)争议的处理:
公司与供应商在履行供货合同或协议过程中,若发生纠纷或争议时,应友好协商,物控部门负责与供方单位进行协商。
特别是对于较敏感的问题如质量的验征、取消合格供方资格等,我方人员应本着实事求是的原则,摆事实讲道理,决不可盛气欺人,伤害对方。
对于无法处理的纠纷,可上报公司领导进行处理。
7.供应商的淘汰规定
(1)合格供方资格的取消原则
a供方违背合同中准时制协议,经常不能按期限要求定量供货以致影响公司生产的正常进行。
b售后服务工作不能达到公司的要求。
c供货质量长期不稳定,多次整改仍无明显改变。
d供方的价格在同类产品中偏高,在同业竞争中处于劣势。
e供方因有关原因,向公司提出暂停供货,但时间太长(超过半年)。
(2)取消合格供方资格的程序
a由供应部填写“取消合格供方资格审批表”,说明取消资格的具体原因,并按表中的内容交相关职能部门签署意见。
b将“取消合格供方资格审批表”交公司分管副总经理批示。
c供应部根据公司领导的批示(同意取消),将该供应商从合格供方名单中剔除,并立即通知供应部停止调货。
d供应部应用书面的形式,正式通知供方关于取消供货的决定,并约定对方前来办理关于业务结算等事宜。
f供方被取消合格供方的资格后,停止正常的每月结款最后的结款原则上在停止供货三个月后方可进行(此条款在供货合同中应保持内容一致)。
(3)供方被取消其合格供方资格后,经过整改,仍愿意再进人本公司供货体系的则视为新供方,本公司予以欢迎。
九、ERP业务处理
1、供应业务相关基础信息维护
供应部门由专人随时对业务员信息、业务员/物料对照表、供应商基础信息和信誉纪录、货源信息、供应商报价等信息进行维护并更新;
2、采购计划维护
供应处计划员接到仓储部门生成的采购计划,当天对采购计划的有关项目进行维护修订,确认采购人员,订货日期,订货价格,供应商等信息;
3、采购计划审批和执行
在2日内由供应计划员将修订好的采购计划提交有关领导审核,按照采购制度对采购计划进行相应审批;对审批没有通过的物料当天通知仓储处,仓储处重新制定采购计划。
4、采购询价和比价
通过审批的采购计划,采购业务员对需要进行比价采购的物料进行比价,1日内,根据收集到的供应商报价信息填制价格审批单,列示可用供应商及相应采购数量的商品报价、所需资金,报有关领导审批;
5、采购价格审批单审批
采购业务员1日内,将形成的价格审批单按照采购制度,报有关领导审批采购价格审批单;
6、编制采购订单
对于需签订合同的采购计划,根据同客户的谈判结果,采购业务员制定采购订单(合同),并录入进系统中,录入完毕后报有关领导对订单进行审核;
7、采购入库单维护
采购物料到货后,采购业务员当日内根据到货情况填制采购入库单,确认到货时间、供应商、采购价格、实到数量、物料批次号等,在确定物料价格时,应按收到的采购发票价格录入,无发票的作暂估。
注:
所有的采购都应有相应采购计划,因情况紧急来不及订计划的,事后应及时补充采购计划);
8、采购质检
采购物料到货后,采购业务员当日内报质检部门进行质检,质检人员在采购入库单上做质检标记(质检各种质检指标及结果处理等更详细内容在<质检管理子系统>)。
9、采购退货
采购物料因质量等原因需要退货时,由供应采购员填制相应的红采购入库单,库存保管员接到采购部门的红单子后1日内据此登记库存帐,以冲减库存量;
10、月末结转:
采购部门由专人每月月底统一进行结帐工作。
11、帐表查询:
库存数量帐的查询,应付帐余额与明细帐查询及帐龄分析,计划与订单的执行情况统计与查询,供应商信誉纪录基业务员效绩统计/分析,各种业务原始单据的查询,在途,在检验,逾期未到货的查询分析等。
十、软件的详细使用说明需阅《用户使用手册》。
注:
以上规程5月1日起实行。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 集团 进销存 操作规程 采购