广东发展银行公文处理办法修订版Word格式.docx
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任免和聘用人员;
发布规章制度。
(四)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(五)报告
适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问。
(六)请示
适用于向上级单位请求指示、批准。
(七)批复
适用于答复下级单位请示事项。
(八)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(九)函(复函)
适用于不相隶属的机构之间相互商洽工作、询问和答复问题;
向平级单位请求批准和答复审批事宜;
也适用于请下级单位协助工作事宜。
复函则是为回复对方所发出的函。
(十)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
除上述国务院规定的主要文种外,我行公文还包括有关规章制度、计划、总结、简报、大事记、会计文件、法律文书、信息资料等非正式文种的公务文书。
第十条公文类别
(一)行务发文
1.行发文
以总行名义制发的发文,需加盖行章。
发文字号包括:
广发银报〔年份〕**号、广发银发〔年份〕**号、广发银函〔年份〕**号、广发银任〔年份〕**号、广发银复〔年份〕**号。
广发银报:
用于向上级单位请示、报告工作。
广发银发:
用于向全行部署全局性工作事项,发布规章制度,转发上级单位重要方针政策及其他重要事项的文件,重大事件的决定或通报。
广发银复:
用于对下级单位重要请示事项的批复。
广发银函:
用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题等。
广发银任:
专用于人事任免。
2.办公室发文
以广东发展银行办公室名义制发的公文,需盖办公室印章,是行发文的重要补充形式,发文字号为“广发银办〔年份〕**号”。
办公室发文主要适用于向全行部署一般性工作事项,要求下级行上报有关材料或向上级单位办公厅(室)例行报送相关材料,与不相隶属单位的办公厅(室)商洽工作、询问和答复问题,行发文的补充事项,其他需以公文形式处理的事项等。
3.部发文
以总行内设部门名义制发的公文,需盖部门印章。
部发文原则上只编一个公文发文代字,一般采用“广发银”加部门代字字号,如“广发银办字〔年份〕**号”(办公室)、“广发银人字〔年份〕**号”(人力资源部)。
如需要增加新的字号,须经办公室许可。
部发文主要适用于总行各部门布置本条线业务范围内的各项工作,对分行具体业务工作的批复,发送部门年度工作要点,经营及业务情况通报,在系统内部征询意见,部门组织的专业会议、教育培训等活动,具体业务的指导性意见,国家有关部门直接要求具体部门汇报工作或上报材料等事项,其他属于部门业务及工作范围内的相关公文。
(二)党务发文
1.中共广东发展银行委员会发文采用“广发银党”字号;
中共广东发展银行纪律检查委员会发文采用“广发银纪”字号。
2.中国共产主义青年团广东发展银行委员会发文,采用“广发银团”字号。
(三)各分行发文
各分行的发文由各分行按照上述
(一)、
(二)规定参照执行。
如北京分行加盖分行印章的文件发文代字为:
广发京报〔年份〕**号、广发京发〔年份〕**号、广发京函〔年份〕**号、广发京任〔年份〕**号、广发京复〔年份〕**号;
北京分行人力资源部加盖部门印章的文件发文代字为“广发京人字〔年份〕**号”,依此类推。
第三章公文的格式
第十一条公文格式主要包括:
秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、阅知范围(包括抄报单位、抄送单位、内部发送单位)、印发机关和印发日期等。
(一)密级划分。
对涉及保密事项的公文,应根据《银行业金融机构工作中国家秘密范围的规定》(银监发[2009]105号文)及我行的有关保密制度确定密级和保密期限,未标注保密期限的按照《国家秘密保密期限的规定》(国家保密局1990年第2号令)第九条执行。
“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
公文的密级确定由主办单位提出意见,保密办核定。
(二)紧急程度。
对涉及紧急事宜的公文,应根据公文送达的时间要求标注紧急程度,必要时注明公文的送出时间。
紧急程度等级分为“特急”、“急件”两级。
公文紧急程度的确定由主办单位提出意见,办公室核定。
一般情况,如需3天内办理完毕则标明“特急”,如需5天内办理完毕则标明“急件”。
(三)发文单位标识。
标明公文制发单位名称的字样,应当使用发文单位全称或规范化简称后加“文件”字样。
联合行文,主办单位排列在前。
我行各级机构规范的发文单位标识举例:
广东发展银行文件、广东发展银行北京分行文件、广东发展银行北京国展支行文件。
各级机构内设部门的发文,使用本机构的发文单位标识。
(四)发文字号。
发文字号由单位代字、年份、序号组成。
联合行文只标明主办单位发文字号。
行发文及办公室发文统一由办公室编号,除办公室外的各部门发文由各部门文书按照确定的发文编号样式和顺序自行编号。
(五)上报的重要公文,由行领导签发。
上行文应当注明签发人、会签人姓名。
(六)标题。
公文标题应准确、简练地概括公文主要内容并正确注明公文种类。
公文标题一般由相关介词(“关于”、“对”)、内容摘要、文种词三部分构成。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
对系统外及对上级单位的重要公文,还应在介词前写上发文单位名称。
用“通知”转发上级单位通知及逐级转发的通知时,标题中尽量简略中间层次,避免“通知的通知”的叠加。
但在正文中要写全文件标题。
(七)发送单位。
包括主送单位、抄报单位、抄送单位和内部发送单位。
1.主送单位是公文的主要受理单位,即需按照公文内容答复事项、办理工作、了解情况的单位,应使用全称(特别是单个主送单位时)或者规范化简称、统称。
各分行(处)主送总行的公文一律称谓“总行”,总行对分支机构等的统称主要为“各分行”、“各分行、广东省外异地支行”等。
2.抄报单位、抄送单位是除主送外需执行或知晓公文的其他单位或主送单位的相关领导或管理机关,其中抄报单位是发文单位的主管或上级单位,抄送单位是发文单位的同级或者下属单位,或不相隶属单位。
应使用全称(特别是单个抄报、抄送单位时)或者规范化简称、统称。
3.公文有两个以上的主送单位或抄报、抄送单位时,主送单位或抄报、抄送单位应按级别高低或与公文内容联系的紧密程度顺序排列。
4.内部发送单位是公文制发单位内部需要了解公文内容的单位。
我行公文内部发送单位按行级领导、会签单位及其他需要阅知单位的顺序排列。
例如:
总行行发文内部发送单位一般为“行领导”、“各部门”。
5.办理了会签的发文,要抄送(或内送)会签单位(或部门);
对没有参与会签,但与文件涉及的内容有关联的部门,发文时亦应抄送(或内送)有关单位(或部门);
必要时可限定阅知范围。
(八)正文。
公文的主体,用来表达公文的具体内容,位于标题或者主送单位下方。
公文的内容一般要求“一文一事”,公文的结构通常包括开头、主体、结语三部分。
其中“会议通知、报告、请示、函”等还应注明联系人的姓名和电话。
(九)附件。
公文的附件包括两部分内容:
一是随公文正文发出的文字材料及表格,与正文成为一个整体;
二是审核签发公文所需的相关背景材料(办文依据)。
1.随公文正文发出的附件材料,在正文末须依次注明附件(包括表格)顺序及名称。
2.作为审核签发公文所需相关背景材料的附件,包括对方来文或上报批示件、有关签报、其他部门会签意见、“收文阅办单”等。
此类附件也应与公文原稿一并归档。
(十)成文日期。
公文生效的日期,以有权签发人的签发日期为准,联合行文以最后签发单位有权签发人的签发日期为准。
(十一)印章。
公文除“会议纪要”外,应当加盖印章。
联合上报的公文,由主办单位加盖印章;
联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。
(十二)附注。
一般是对公文的发送范围、使用时需注意的事项加以说明,不是对公文的内容做出解释或注释(对公文的解释和注释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式标注)。
上行文(如请示、报告)应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(十三)主题词。
主题词是用于公文分类和检索的标识符号。
公文主题词由表现公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词或词组构成。
标引主题词的词目排序要按照“先内容后形式”的原则,排列顺序是:
类别词、类属词、文种词。
每个公文标引主题词的词目数量最多不超过5个(类属词可标引1或2个)。
广东发展银行公文标引公文主题词所选用的词目原则上应是《金融类公文主题词表》(银办发[1999]45号文)和《国务院公文主题词表》中规定使用的。
上行文应按照上级机关规定的主题词表及要求标引主题词。
第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型(210MM×
297MM),左侧装订。
张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十三条行文必须遵循精简、高效的原则,应当确有必要,注重效用,从严控制公文数量,努力提高公文质量。
已有明确规定的,不重复发文;
能统一发文的,不分别发文;
除密级文件外,一般通过OA发文;
可通过NOTES信息渠道传送、或刊登内网和内部刊物的,不发纸质文件。
第十四条公文的行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文,因特殊情况确需越级行文时,应同时抄送被越过的上级单位。
向下级的重要行文,应当同时抄报发文单位的直接上级单位。
第十五条行文规格要恰当,并遵循“明来明复,密来密复”的原则。
第十六条联合行文。
行文单位应为“同级”,文稿应经各单位履行审核与签发手续,各单位一般均应在公文文本上用印或签署。
总行各部门一般不得同广东发展银行系统外单位联合行文。
第十七条部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自行文。
如擅自行文,办公室应当责令纠正或撤销发文。
发文内容如涉及多个部门时,由主办部门协调相关部门达成一致后,在文内说明协商情况,以主办部门名义单独发文,不采取联合发文形式。
对涉及部门较多,全局性、综合性较强的事项,可以“广发银发”、“广发银办”发文。
第十八条行文应当坚持党政公文分开。
第十九条“请示”应当一文一事;
一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄报、抄送形式,但不得抄送下级单位。
需要总行批复的请示,应主送总行,不得直接主送或抄送总行相关部门,但另有规定的除外。
“报告”中不得夹带请示事项。
“意见”可用于不同的行文方向。
作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理;
作为平行文,提出的意见供对方参考;
作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级单位应遵照执行,无明确要求的,下级单位可参照执行。
第二十条除上级单位负责人直接交办的事项外,不得向上级单位负责人个人报送公文,确需报送的,应附有关领导的交办批示。
第二十一条转发文件
(一)转发上级单位的文件,一般使用行发文。
(二)转发上级单位、同级单位和不相隶属单位的文件,如果没有新的要求和工作部署,一般以翻印形式转发,不需拟写转发文件的正文。
办理翻印程序与办理发文程序基本一致。
(三)原则上不转发或批转下级机构的文件,如情况特殊,确须转发或批转时,以办公室发文的形式转发或批转。
(四)对于密级文件,可将内容进行摘要后拟文下发,并注明密级程度。
第五章发文办理
第二十二条发文办理是指公文制发的过程,包括拟稿、会签、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、分发等程序。
第二十三条公文拟稿应符合以下要求:
(一)公文内容应符合国家的法律、法规及其他有关规定,符合广东发展银行的实际情况。
拟稿人应主动查询有关法律法规,查阅过去办理的相关文件,做好衔接。
如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)行文前相关部门应就行文事项认真协商,重要事项部门负责人之间应直接沟通,就行文内容、口径达成一致后再行文。
(三)拟写公文应做到情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(四)办理公文时必须附相应的办文依据,以便领导了解事情全貌,确保办文的连续性和完整性。
依据对方单位来文办理的公文,应附对方单位来文、文件处理单及以前办理的相关文件等;
如属政府或政府办公室转我行办理的各部门、下级政府来文,应附政府或政府办公室的批办件;
根据领导批示或签报办理的公文,应附领导批示或签报;
根据会议议定事项办理的公文,应附有关会议纪要;
因工作需要主动办理的公文,应附签报说明发文原因及有关情况。
(五)公文一定要有文种,公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的上下级关系确定。
(六)涉及国家秘密和广东发展银行商业秘密的公文应合理确定密级。
公文中应尽量不包含重大敏感信息和未经审计数据等内容,如包含此类内容应作特殊提示。
(七)拟制定紧急公文,应当体现紧急办理的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(八)公文正文中一般不得出现大幅图表(包括柱状图、饼状图、曲线图等),相关问题可用文字进行说明。
必须使用大幅图表进行说明的,相关图表应作为文件附件。
(九)人名、地名、数字、日期、引文要准确、规范。
1.引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用公文一般应原文引用,引用的原文部分应标注引号;
不便原文引用的,必须准确引用原意,不标注引号。
引用外文应当注明中文含义。
2.公文中,同一人员、机构、地点的称谓要前后一致。
使用简称应用规范化简称,如使用非规范化简称,一般应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
外籍人员的姓名用中文译名,第一次出现时注明其外语名字。
3.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“⒈”,第四层为“
(1)”,第五层为“①”,第六层为“A”,第七层为“a”。
结构层次只有两层时,第二层也可用“⒈”。
4.表示数量单位时应当使用国家法定计量单位。
为保证与相关背景材料、对方来文的一致性与连贯性,或出于阐述问题的需要,可以使用其它计量单位,必要时应加以说明。
5.公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
6.日期应当写具体的年、月、日,尽量不用“今年”、“明年”、“上月”等概念。
(十)起草公文时应准确、规范填写发文稿纸有关内容。
在纸质发文稿上签批文件要使用黑色墨水或蓝黑色墨水。
第二十四条公文会签
(一)公文的内容涉及其它部门职权范围的,主办部门应与有关部门协商,办理会签(包括行内会签、行外会签)。
(二)行内会签。
1.与行内部门会签的公文,先由主办部门负责人核签,再送有关部门会签,如无分歧,由主办部门送办公室审核;
如有分歧,由主办部门协调会签意见后再报,仍不能取得一致时,主办部门应附上会签意见原文,列明各方理据,提出意见,并请有关部门阅签、办公室审核后报请主管领导协调或裁定。
对会签部门改动较大的文稿,主办部门应先清稿(原稿附后)经办公室审核后呈送主管领导签批。
2.涉及法律法规内容的公文,在正式发文前、协议合同文本加盖行章前,须经法律事务管理部门审核会签;
涉及规章制度的公文,在发文前,须经合规部门审核会签。
3.会签部门接到会签文稿后,应认真研究,及时提出修改意见,并迅速反馈给主办部门。
一般公文会签时间不超过2个工作日;
特急件应随到随签。
会签部门如因特殊情况不能按期会签的,应当提前与主办部门说明情况,并协商确定回复时限方式。
(三)行外会签。
1.与行外单位会签(含联合发文)的公文,应先在本行办理签批,再由主办部门送外单位会签并催办。
如会签单位有重大修改意见且无分歧,主办部门应重新审核全文,并将修改情况写成签报,连同会签后的文稿交办公室呈签发人重新阅签。
如仍有分歧,若上行文,则在文中说明会签单位的不同意见、理由和主办单位建议,请上级机关裁定;
若下行文,应统一意见后才发文,否则不能发文。
2.其他单位主办、送本行会签或签发的公文,应根据职责分工,先由行领导或办公室确定行内主要承办部门。
主要承办部门要对来文在政策内容、文字表述等方面进行审核。
文件内容涉及行内其他部门的,要主动征求有关部门意见。
对文件内容有不同意见的,由主要承办部门与主办单位协商。
一般应在3个工作日内完成,对方有时限要求的,按规定时限办理。
主要承办部门拟出审核意见(签报)后,与发文文稿一并送办公室报请主管领导签批。
(四)原则上不使用复印件办理会签。
会签最终意见由部门(单位)主要负责人或授权其他负责人签注。
经会签部门(单位)负责人签名或加盖会签单位公章后,其会签意见方能生效。
第二十五条公文审核
公文审核采取分级负责制,主办部门和办公室都应对公文文稿进行认真审核。
主办部门拟稿人及其主管要确保文稿质量,对文稿涉及的事实、数据、文字负责,从源头上把住关。
主办部门文书,对公文的文字质量和秘密等级、紧急程度、发文字号、发送范围、附件、主题词、办文依据等要素进行审核。
主办部门负责人对公文内容等方面整体把关,确保公文内容准确、合规。
主办部门应根据实际工作需要,提前将需办理的公文送交办公室,为公文审核与运转留出合理时间。
在不损害原意的情况下,办公室可以对文稿进行增删、文字加工。
对于改动较多的文稿,由主办部门清稿后,连同办公室修改原件,一并经办公室呈送签发人审批。
对于表述不清、内容紊乱或需要进一步明确政策措施、完善有关办法的文稿,办公室提出意见,退主办部门进行修改。
如办公室与主办部门不能就文稿的修改协商一致,由办公室向签发人写出说明。
主办部门收到办公室的退稿后,对有清稿要求的,应在1个工作日内将文稿誊清,并附原稿送办公室再核;
对有修改要求的,应在3个工作日内完成修改工作并附原稿送办公室再核。
急件、特急件原则上应在当日完成清稿、修改等工作。
办公室审核公文的主要内容包括:
(一)是否确需行文,文稿内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规及我行的有关规定;
是否完整、准确地体现了发文意图。
(二)行文方式及级别是否妥当,文种使用、文字表述、公文格式、密级及保密期限、紧急程度等是否确切、妥当。
(三)内容是否精简,表述是否准确,结构是否合理,条理是否清楚。
(四)是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。
(五)是否与以前有关同一问题的发文口径相衔接。
(六)涉及相关部门业务的公文是否已协商会签,意见是否一致;
意见如不一致是否附有说明,列明各方意见及理据,并附有关协商部门的意见原文,提出倾向性意见。
(七)是否符合公文处理程序,部门有关签字人是否已在规定位置签写全名及日期。
(八)有关的附件、资料、办文依据是否齐备。
(九)主题词是否准确。
(十)主送、抄报、抄送、行内发送单位是否恰当。
发送份数是否合理。
(十一)纸质发文稿纸及版面是否整洁。
第二十六条行发文经办公室核稿后呈行领导签批。
越过办公室核稿而直接呈送给行领导签批的发文,在行领导签批后,拟文部门要将文件送办公室补登记和补核稿(主要是公文格式方面核稿),并说明越级呈批的原因;
有较大异议时要写明情况重新呈批。
第二十七条公文签发
公文经审核后呈送主管领导签发,签发时必须写上签发人姓名和日期。
业已签发的文稿未经签发人同意不得改动,如发现不妥之处必须修正时,需请示签发人批复。
(一)行发文的签发
1.行发文一般由董事长、行长和主管副行长签发。
经董事长、行长授权,有权签字人可在授权范围内签发相关行发文。
文件内容涉及其他行领导分管工作,须送相关行领导核签。
涉及全行性经营管理政策、有关重要事项或报送上级的重要文件,由分管行领导审核后呈董事长或行长签发。
授权签发的文件,在正式发行文后,应附上相关授权或委托文件的复印件;
或由行领导秘书注明“何年何月何日,某行领导授权或委托某领导签发”的证明,以备日后查阅。
对有具体请示事项的批复及答复,主签批人应当明确签署意见,其他审批人圈阅即为同意主批人的签署意见;
没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
对于内容相同的文件,行领导已在签报或其他材料上签署同意意见并表示可发文,办公室除公文格式外也无修改意见时,可认为行领导已经签发。
2.总行党委发文由党委书记或副书记签发;
党委书记、副书记均外出时,由党委书记委托其他党委成员签发。
纪委发文一般由纪委书记或纪委副书记签发,重要公文由党委书记或副书记签发。
(二)部发文的签发
部发文由部门总经理人签发。
部门总经理外出时,可由其授权副总经理代为签发。
部门涉及相对重要内容的发文,要事先报上级领导审核批准。
第二十八条公文印发
公文印发程序包括受理、复核、排版、校对、印刷、装订、盖章、分发。
校对由主办部门负责,其它工作由办公室负责。
绝密文件及有关特殊要求的文件,主办部门和办公室要指定专人负责跟进整个印发过程,涉密的校对文稿要及时销毁。
(一)受理要根据公文的缓急程度,本着先急后平,先上报后下发,先公文后资料的原则进行安排;
对特急件要随到随处理,对限时件要按时处理。
受理文稿电子文件时,经办人员应作病毒检查和杀毒。
(二)复核重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
(三)排版要严格遵守公文格式,忠于原稿,文字清晰整齐,保证质量。
(四)校对要做到认真细致,一丝不苟,在忠于原稿的基础上并取得主办单位同意,纠正原稿中的疏漏和差错。
同时要认真校对公文格式,切实保证公文质量。
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