第9章 文字处理软件word.docx
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第9章 文字处理软件word.docx
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第9章文字处理软件word
第3篇办公软件
1.中文Office2000概述
微软办公系列的各组件是紧密结合在一起的。
Office2000能完全满足用户要求,其最突出也是最有意义的改进是与网络的紧密结合。
中文Office2000运于Windows95/98/NT环境下。
运行的最低配置是586微机/16兆内存,至少需要300MB的硬盘空间。
2.中文Office2000的组件及功能
2.
第4篇
Office2000由若干个独立的应用程序组成,较常见的是标准版本和专业版。
Office2000标准版包括下面6个组成部分:
1)Word2000
应用最广泛的文字处理软件。
2)Excel2000电子表格软件
它具有强大的数据管理、数据统计和分析能力。
3)PowerPoint2000多媒体演示软件。
4)Outlook2000个人信息管理软件。
5)frontpage2000网页制作
6)access2000小型数据库管理
9.1概述
文字处理软件就是在计算机上对文字进行输入、编辑、排版和打印等操作的软件。
9.1.1文字处理软件的发展
1979年wordstar中文之星
1989年WPS香港金山公司
1983年MSWORD
9.1.2Word的启动与退出
1.启动Word2000的四种方式
✧利用快捷方式
✧利用“开始”菜单启动
✧“开始”→“程序”→MicrosoftWord
✧双击word文档启动
2.退出Word2000的四种方法
✧单击标题栏右上角的“X”按钮
✧Alt+F4快捷键
✧“文件”→”退出”
✧双击标题栏左上角的控制菜单图标
9.1.3word2000中文版的窗口
主窗口界面主要包括标题栏、主菜单、工具栏、标尺、滚动条、文本区、快捷菜单以及状态栏等部分。
9.2文档的基本操作
9.2.1 创建新文档
有以下3种方法:
①“文件”菜单→“新建”命令
②常用工具栏“新建”按钮
③快捷键Ctrl+N
9.2.2 输入文本
1.输入文本
enter、shift+enter、space.
“编辑”菜单→“显示/隐藏编辑标记”命令项
2.输入日期和时间
“插入”菜单→日期和时间
3.输入符号
“插入”菜单→符号(符号、特殊符号)
9.2.3 保存文档
1.保存新文档
方法一:
“文件”菜单中的“保存”命令;
方法二:
“常用”工具栏中的“保存”按钮
→打开一个“另存为”对话框
→文件名称、类型、保存位置
添加到收藏夹:
“工具”菜单中“添加到收藏夹”
2.保存已有文档
覆盖:
方法一:
“文件”菜单中的“保存”命令;
方法二:
“常用”工具栏中的“保存”按钮;
方法三:
ctrl+S
另存:
“文件”菜单中的“另存为”命令
→打开一个“另存为”对话框
→更改文件名称、保存位置
3.以其它格式保存word文档
“另存为”对话框中选择“保存类型”
9.2.4 打开文档
1. 打开本地或网上的文档
方法①常用工具栏上的“打开”按钮
②“文件”菜单→“打开”命令
(查找范围、视图)
2.打开最近使用过的文档
“文件”菜单的底部列出了最近打开过的文档名,单击所需的文档名就可以了。
3. 同时打开多个文档
“打开”对话框中,按CTRL键单击选定所需文件名。
9.2.5 显示文档
文档的不同显示方式叫视图,每种视图是从不同的侧面展示一个文本的内容。
1.按不同方式显示文档
★切换视图的两种方法:
“视图”菜单和视图控制按钮
⑴普通视图:
Word默认的文档视图
用户可在该视图中键入、编辑文字或编排文字格式。
⑵页面视图:
(在页面视图下显示垂直和水平标尺)
适合于用户编辑页眉和页脚、调整页边距,以及对分栏、图形和边框进行操作。
⑶大纲视图:
用户可以看到文档的结构。
大纲视图将所有的标题分级显示出来,层次分明,适用于检查和安排文档的结构或组织和扩展文档的内容。
在大纲视图中,使用工具按钮可以提升或降低标题的级别,上移或下移标题及下属标题与文本的位置、展开或折叠标题及文本。
⑷主控文档视图方式
主控文档是一个特殊的文档,它由子文档组成,主要用于处理长文档,如具有多个部分的报告或具有多章的书。
⑸联机版式视图:
左窗口是“文档结构图”,右窗口为文档内容。
只有在联机版式视图下才能显示通过“格式”菜单“背景”项所设置的背景效果。
⑹打印预览视图
两种方法:
①“文件”菜单中的“打印预览”
②常用工具栏的“打印预览”按钮
9.3文档编辑
9.3.1选定文本
Ø选定一个词组:
双击该单词
Ø选定一个句子:
按住Ctrl键,单击该句子任何处
Ø选定一行文本:
选定区单击
Ø选定一个段落:
三击该段落或选定区双击
Ø选定多个段落:
选定区按住鼠标左键,垂直方向拖动
Ø选定小块文本:
鼠标左键,拖动至文本末尾
Ø选定大块文本:
单击开始处,按住shift单击文本末尾
Ø选定一个矩形区域:
按Alt键从左上角拖动至右下角
Ø选定整篇文档:
选定区三击或Ctrl+A
9.3.2基本编辑技术
1.插入、改写、替换
⑴插入和改写
Word默认的工作方式是“插入”方式
切换插入和改写状态:
Insert或双击状态栏的“改写”
⑵替换选定文本
选定要替换的文本,然后输入新的文本。
2.删除(剪切、清除)
⑴要删除少数字符时,
按BackSpace键删除光标左侧字符;
按Delete键删除光标右侧字符;
按Ctrl+BackSpace键删除光标左侧整个单词;
按Ctrl+Delete键删除光标右侧整个单词;
⑵删除大段文字和段落时,可用以下方法:
1
剪切
选定要删除的文本,单击“编辑”菜单中的“剪切”命令
2
清除
选中要删除的文本,单击“编辑”菜单中的“清除”命令,或按delete键
注:
“剪切”操作将文本移到了剪贴板中,“清除”操作将文本完全删除。
3.撤销、恢复、重复
⑴撤消
“编辑”菜单中“撤销”命令
组合键Ctrl+Z
常用工具栏的“撤消”按钮
⑵恢复
“编辑”菜单中“恢复”命令
组合键Alt+Shift+Backspace
常用工具栏的“恢复”按钮
⑶重复:
重复上一次所作的操作
“编辑”菜单中“重复”命令
组合键Ctrl+Y
4.移动/复制、粘贴
⑴移动文本
①同一窗口内
▲左键拖动选定文本或图形至目标处
▲右键拖动选定文本,释放后,快捷菜单中选择“移动到此位置”
2文档的不同页或不同文档之间(使用“剪贴板”)
1
然后目标处“粘贴”
单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮
②“编辑”菜单中的“剪切”命令
③按Ctrl+X键。
或Ctrl+V。
⑵复制文本
①同一窗口内
▲按住Ctrl键,左键拖动选定文本或图形至目标处
▲右键拖动选定文本,释放后,快捷菜单中选择“复制到此位置”
②文档的不同页或不同文档之间(使用“剪贴板”)
然后目标处“粘贴”
①单击“常用”工具栏中的“复制”按钮
②“编辑”菜单中的“复制”命令
③按Ctrl+C键。
或Ctrl+V。
剪贴板是内存中一块临时存放交换信息的区域。
9.3.3查找、替换和定位
查找和替换主要完成的工作
♣查找或替换为其他内容(无格式替换)。
♣查找或替换为其他格式。
♣删除文本:
找到要删除的文本,用空格来替换,可删除要删除的文本。
1.查找
方法一:
“编辑”→“查找…”
方法二:
Ctrl+F
2.替换
方法一:
“编辑”→“替换…”
方法二:
Ctrl+H
设置搜索规则
♣设置查找内容
♣设置搜索范围(全部、向上、向下)
♣设置搜索复选框
λ区分大小写
λ区分全/半角
λ全字匹配
λ同音
λ查找单词的各种形式
♣使用通配符
3.定位
方法一:
“编辑”→“定位…”
方法二:
Ctrl+G
9.3.4页眉和页脚
一、页眉、页脚
1.编辑页眉和页脚,光标定位方法:
●单击“视图”菜单→“页眉和页脚”命令
●在“页面视图”中双击页眉或页脚区域
2.设置不同的页眉和页脚
单击“页眉/页脚”工具栏上的“页面设置”按钮,打开“版式”选项卡,选中“奇偶页不同”或“首页不同”。
3.删除页眉和页脚
选定要删除的页眉和页脚,按Delete键即可。
二、分页
软分页:
文字自动换入下一页显示。
强制分页:
“插入”菜单→“分隔符”命令→“分页符”
9.4初级排版
9.4.1字体格式
字体的修饰方式包括:
字体、字号、字符加粗、倾斜、下划线效果、字符边框、字符缩放、字符颜色等,可以组合起来使用。
设置字符格式原则:
先选定再操作。
1.使用“格式”工具栏设置
2.使用“格式”菜单中的“字体”命令设置
“字体”对话框包括三个选项卡:
字体、字符间距、动态效果。
①“字体”
“字体”选项中包括中文字体和西文字体。
以及字形、字号等
②“字符间距”
可以设置字符的缩放比例、字符间距以及字符的位置等。
③“文字效果”
可为字符设置动态效果。
可用于强调某些内容,但动态效果只能在屏幕上显示。
3.使用格式刷(复制格式)
要为多段文本设置相同的字符格式。
操作方法:
选定源格式文本→单击“格式刷”按钮→用格式刷的指针选定要被设置格式的文本
9.4.2段落格式
“段落”对话框中有三个选项卡:
缩进和间距、换行和分页、中文版式
1.缩进和间距
1文本的缩进方式
“段落缩进”的含义是使选定段落的左边或右边留出一些额外的空间,使此段落能区别于其他段落。
段落缩进和设置页边距不同
页边距:
整个文档文本与页面边界之间的距离
段落缩进:
某个段落内文本相对页边距缩进的距离
段落缩进有四种类型:
K首行缩进:
设置段落首行与左边界之间的距离。
K悬挂缩进:
设置段落除首行以外的其余各行与左边界之间的距离。
K左缩进:
设置段落左边界与版面左边界之间的距离。
K右缩进:
设置段落右边界与版面右边界之间的距离。
三种实现段落缩进的方法:
1)使用标尺(“视图”菜单中的标尺可显示也可隐藏)
2)使用“格式”工具栏(“增加缩进量”、“减少缩进量”按钮)
3)使用段落对话框
②间距
“行距”框用于设置文本行之间的垂直距离。
“段前”和“段后”框用于设置段落前和后所留的距离。
3文本的对齐方式
Word提供了五种段落对齐方式:
◆左对齐:
使段落中的每一行都沿左页边距对齐。
◆右对齐:
使段落中的每一行都沿右页边距对齐。
◆两端对齐:
使段落中的每一行都沿左、右页边距对齐,自动调整每行的字距。
◆居中:
使段落中的每一行都沿左右页边距的中心位置对齐,常用于标题。
◆分散对齐:
使段落中每一行都沿左、右页边距均匀分布。
注意:
“两端对齐”与“分散对齐”对于英文文本,前者以单词为单位,自动调整单词间空格的大小;而后者以字符为单位,均匀地分布。
对于中文文本,除每个段落的最后一行外,效果相似;而在最后一行,前者实质效果是左对齐,后者能左、右均匀对齐。
默认的对齐方式是:
两端对齐。
格式工具栏中只有四个对齐方式按钮,都不按下时为:
左对齐。
4制表位
如果在同一行中要用到多种对齐方式,可以使用制表位。
制表位的设置有两种方法:
●使用“格式”菜单中的“制表位”命令
●使用标尺设置制表位
2.换行与分页
1)“段落”对话框的“换行和分页”选项卡中,有四个分页选项:
孤行控制:
防止在一页的开始处留有段落的最后一行、或在一页的结束处开始输出段落的第一行文字(成为页首孤行或页末孤行)
段前分页:
从新的一页开始输出这个段落。
与下段同页:
用来确保当前段落与它后面的段落处于同一页。
段中不分页:
强制一个段落的内容必须放在同一页上,以保持段落的可读性。
2)取消行号:
设定每行左边是是否出现行号。
3)取消断字:
设定插入点所在段落或在所选取的段落内,对于右边界处较长的英文字是否断字。
9.4.3分栏
在“页面”视图下,才可以显示分栏效果。
操作步骤:
选定段落→“格式”菜单→“分栏”命令
9.4.4项目符号和编号
为文档建立项目符号和编号,使文档更有层次感,易于阅读和理解。
1.使用工具栏按钮
2.使用“项目符号和编号”对话框
1)项目符号
2)编号
3)多级符号(最多有9级,可以自定义)
在一个多级列表中,可以在输入内容时改变编号的级别。
在开始一个新段落前,按Shift+Tab键段落升级,按Tab键段落将降级,然后再输入段落文本内容。
9.4.5特殊排版方式
1.首字下沉
“格式”菜单→“首字下沉”命令
2.竖直排版
“页面”视图下,“常用”工具栏上的“更改文字方向”
3.带圈文字
选定字符→“格式”菜单下“中文版式”→“带圈字符”
9.5表格
Word提供了丰富的表格功能,如建立、编辑、格式化、排序、计算以及自由绘制斜线和任意单元格等功能。
9.5.1表格的创建
1.创建简易表格
方法一:
“常用”工具栏上的“插入表格”按钮
方法二:
“表格”菜单上的“插入表格”命令
2.自由画表格
方法一:
“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮
方法二:
“表格”菜单上的“绘制表格”命令
3.输入表格内容
“单元格”
9.5.2表格的编辑
1.选定表格
选定一个单元格单击左边边界
选定一行单击该行左端
选定一列单击该列顶端
选定多个单元格、多行或多列:
拖动鼠标或Shift
选定下一个单元格按Tab键
选定前一个单元格按Shift+Tab键
选定整个表格:
表格左上角的选定符号
2.增加/删除行、列、表格、单元格
1插入行或列
“表格”菜单→“插入”→“行”或“列”
2删除表格、行或列
整个表格:
选中表格,“常用”工具栏上“剪切”按钮
行或列:
选定对象,“表格”菜单→“删除”→“行”或“列”
3增加或删除单元格
插入单元格:
“表格”菜单→“插入”→“单元格”
删除单元格:
“表格”菜单→“删除”→“单元格”
3.改变表格的行高和列宽
方法一:
在页面视图中,鼠标拖动标尺上的行框线或列框线
方法二:
“表格”菜单→“表格属性”→“行”或“列”选项卡
方法三:
“表格”工具栏上的“平均分配各行”或“平均分配各列”按钮
4.合并单元格和表格
1合并单元格
方法一:
“表格”菜单中的“合并单元格”命令
方法二:
“表格和边框”工具栏上的“合并单元格”按钮
2合并表格
选定一个表格,按住鼠标拖动到另一表格上。
5.拆分单元格和表格
1拆分单元格
方法一:
“表格”菜单中的“拆分单元格”命令
方法二:
“表格和边框”工具栏上“拆分单元格”按钮
2拆分表格
将插入点定位到要拆分处,单击“表格”菜单中的“拆分表格”命令
9.5.3由表格生成图表
选定所需数据→“插入”菜单下的“图片”子菜单中“图表”命令。
9.5.4在表格中计算
1.计算行或列的数值和
“表格”菜单中的“公式”命令
“表格和边框”工具栏上的“Σ”
2.用指定的公式进行计算
“表格”菜单下的“公式”命令,“公式”对话框中的“粘贴函数”
9.5.4表格格式
1.自动套用表格格式
方法一:
“表格”菜单中的“表格自动套用格式”
方法二:
“表格和边框”工具栏上的“表格自动套用格式”按钮
2.边框和框线
单击“表格和边框”按钮
3.底纹
“格式”菜单中的“边框和底纹”
4.绘制斜线表头
“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令
5.表格的对齐方式
操作步骤:
①选定单元格
②右键单击,在快捷菜单中选“单元格对齐方式”
6.自动调整
“表格”菜单→“自动调整”
9.6图形
9.6.1插入剪贴画和图片文件
1.插入剪贴画的步骤:
“插入”→“图片”→“剪贴画”
2.插入图形文件
“插入”→“图片”→“来自文件”
在Word中可插入的图形文件有:
.bmp、.wmf、.pic、.jpg等。
9.6.2设置图片的格式(缩放、裁剪、设置文字环绕方式)
ð“图片”工具栏中的“设置图片的格式”按钮
ð右键单击图片,在快捷菜单选择“设置图片的格式”
ð“格式”菜单中的“图片”命令
1.缩放图形
2.
裁剪图形
3.改变图形的位置和环绕方式
4.改变图片的颜色、亮度、对比度和背景
5.浮动式图片和嵌入式图片的相互转换
9.6.3绘制图形
“常用”工具栏中的“绘图”按钮
“视图”菜单的“工具栏”级联菜单中选择“绘图”
1.绘制自选图形
注:
在拖动鼠标的同时按下Shift键,就可以绘制出一个标准图形。
2.编辑图形
K设置图形边框和填充色
右键单击自选图形→设置自选图形格式
K旋转和翻转
K阴影及三维效果
K在图形中添加文字
K组合和取消组合
9.6.4艺术字
“插入”→“图片”→“艺术字”→选择样式→编辑艺术字体
9.6.5文本框
Ì1.插入文本框(横排、竖排)
“插入”→“文本框”
“绘图”工具栏上的“文本框”按钮
Ì2.编辑文本框(文本框具有图形的属性)
在文本框的边上右键单击,选择快捷菜单中“编辑文字”、“组合”、“叠放次序”、“设置文本框格式”等命令。
Ì3.文本框链接
文本框不能随着文本框内容的增加而自扩展,有部分内容无法显示出,要显示,必须改变文本框的大小。
而文本框之间建立链接,就可以实现内容的连续性及完整性,文章会在个文本框之间流动。
在编排报纸、杂志等不规则分布的文本时非常有用。
步骤:
1)建立两个文字排列方式相同的文本框;
2)右键单击第1个文本框,在快捷菜单中选“创建文本框链接”;
3)指向要链接的第2个文本框,单击。
若要断开链接:
右键单击第1个文本框,在快捷菜单中选“断开文本框链接”。
9.6.6水印
1.制作图形水印
2.制作文字水印
9.7邮件合并
9.7.1邮件合并的思想
邮件合并的步骤:
⑴创建主文档,输入内容不变的共有信息。
⑵创建或打开数据源,存放可变的信息。
⑶在主文档中所需位置插入合并域名字。
⑷执行合并操作,将数据源中的可变数据和主文档的共有文本进行合并,生成一个合并文档或打印输出。
9.7.2创建主文档
步骤:
⑴建立新的空文档,输入共有信息,保存。
⑵“工具”菜单→“邮件合并”命令,打开对话框。
⑶单击“主文档”下的“创建”按钮,选择“套用信函”。
⑷单击“活动窗口”按钮,按钮下方显示的是要执行的合并类型和默认的主文档名。
出现“邮件合并”工具栏。
9.7.3创建数据源
数据源中的一个数据记录由不同类别的域组成。
数据源中的域名必须是唯一的,且最多只能有32个字符,可以使用字母、汉字、数字、下划线,但是不能有空格,第一个字符不能是数字。
创建数据源的步骤:
⑴“工具”菜单→“邮件合并”命令,打开对话框。
⑵单击“数据源”选项组下的“获取数据”按钮;
⑶选择“建立数据源”,在“域名行中的域名”框中设置相应域名,单击“确定”按钮。
⑷在“保存数据源”对话框中保存数据源,单击“确定”按钮。
⑸单击“编辑数据源”按钮,显示“数据清单”对话框。
⑹输入数据
9.7.4在主文档中插入合并域
步骤:
⑴“工具”菜单→“邮件合并”命令,打开对话框。
⑵单击“主文档”下的“编辑”按钮,回到主文档;
⑶在“邮件合并”工具栏上单击“插入合并域”按钮,显示“插入合并域”列表框;
⑷将插入点移动到需要插入合并域的地方,从“插入合并域”列表框中选择域名并单击。
9.7.5将数据合并到主文档
“邮件合并”工具栏的“合并到新文档”按钮
“邮件合并”工具栏的“合并到打印机”按钮
9.8.1页面设置
“文件”菜单→“页面设置”命令
1.页边距
2.纸张大小
3.纸张来源
4.页面版式
5.文档网格
9.8.2页面打印
1.打印预览
“文件”菜单→“打印预览”命令
“常用”工具栏中的“打印预览”按钮
ð“标尺”按钮
ð“缩至整页”按钮
ð“全屏显示”按钮
ð“关闭预览”按钮
ð“帮助”按钮
ð“打印”按钮
ð“放大镜”按钮
ð“单页”按钮
ð“多页显示”按钮
ð“显示比例”按钮
2.打印方式的设置
“文件”菜单→“打印”命令
“常用”工具栏中的“打印”按钮
1.设置打印机
2.设置页面范围及打印份数
3.打印选项
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