Excel常用操作技巧Word格式.docx

Excel常用操作技巧Word格式.docx

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当然，我们也可采用同样的办法在Excel表格中自动设置F1、F2或第1行、第2行之类的行号，操作十分方便。

Excel进阶技巧（三）

　　让Excel自动打开用户工作簿的技巧

　　XLSTART目录是Excel的专用启动目录，Excel每次启动时都会检查该目录，如果有文件就自动执行（或打开）该目录中的所有文件，否则就直接启动并创建一个新的工作簿供用户使用。

利用这一功能，我们只需为常用的工作簿在XLSTART目录中建立一个快捷方式即可达到让Excel在启动时自动打开这些工作簿的目的。

如某用户每次启动Excel时都要处理C:

\MyDocuments目录中“奖金”工作簿，则可使用鼠标将C:

\MyDocuments目录中的“奖金.XLS"

文件右拖到ProgramFiles\MicrosoftOffice\Office\XLSTART目录中，然后在弹出的快捷菜单上选择“在当前位置创建快捷方式”命令，为“奖金”工作簿在XLSTART目录中创建一个快捷方式，此后每次启动时，Excel都会自动打开“奖金”工作簿供用户使用，非常方便。

更改Excel系统启动目录的技巧

　　上面提到，我们只需将有关文件保存到XLSTART目录中，Excel启动时就会自动运行该文件，不过经常对系统目录进行操作可能会对系统安全造成的影响（XLSTART目录是一个系统目录，一般情况下我们不应将过多的文件存放在该目录中）。

别着急，除了专用启动目录之外，Excel还提供了替补启动目录功能，即允许用户将任意一个目录指定为Excel的替补启动目录，然后在启动时自动打开该目录中的文件，从而增强了我们日常操作的灵活性。

为Excel指定替补启动目录的步骤为：

　　1.在硬盘的合适位置建立一个常用Excel工作簿保存目录（如在“C:

\MyDocuments"

下再建立一个"

Excel"

目录），将常用的Excel工作簿文件都保存到该目录中。

　　2.启动Excel。

　　3.执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。

　　4.单击“常规”选项卡。

　　5.在“替补启动目录”对话框中输入常用Excel工作簿所在目录（如C:

\MyDocuments\Excel）。

　　6.单击“确定”按钮。

　　此后Excel就会以“C:

\MyDocuments\Excel"

目录作为替补启动目录，它在每次启动时都会自动打开该目录中的所有工作簿，方便了用户的使用（“替补启动目录”与XLSTART目录并不冲突，当我们设置了“替补启动目录”之后，Excel将同时打开XLSTART目录和“替补启动目录”中的所有文件，二者共同发挥作用）。

Excel进阶技巧（四）

　　在多个工作表内输入相同内容的技巧

　　有时，我们会因为某些特殊原因而希望在同一个工作簿的不同工作表中输入相同的内容，这时我们既不必逐个进行输入，也不必利用复制、粘贴的办法，直接利用下述方法即可达到目的：

　　1.打开相应工作簿。

　　2.在按下Ctrl键的同时采用鼠标单击窗口需要输入相同内容的不同工作表（如Sheet1、Sheet2......），为这些工作表建立联系关系。

　　3.在其中的任意一个工作表中输入需要所入的内容（如表格的表头及表格线等），此时这些数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。

　　4.输入完毕之后，再次按下Ctrl键，并使用鼠标单击所选择的多个工作表，解除这些工作表之间的联系关系（否则用户输入的内容还会出现在其它工作表中）。

在Excel97中插入超级链接的技巧

　　与Word等其它Office组件一样，Excel97也具有在工作簿中插入超级链接的功能，我们可以利用此功能将有关Internet网址、磁盘地址、甚至同一张Excel工作簿的不同的单元格链接起来，此后就可以直接利用这些链接进行调用，从而极大地方便了用户的使用。

在Excel97中插入超级链接的步骤为：

　　1.将光标移到需要插入超级链接的位置。

　　2.执行“插入”菜单中的“超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框。

　　3.在“链接到文件或URL"

对话框中指定需要链接的文件位置或Internet网址（当用户需要链接同一个工作簿中的不同单元格时，此位置可空出不填）。

　　4.在“文件中有名称的位置”对话框中指定需要链接文件的具体位置（如Word文档的某个书签、Excel工作簿的某个单元格等）。

　　5.单击“确定”按钮，关闭“插入超级链接”对话框。

　　这样，我们就实现了在Excel工作簿中插入超级链接的目的，此后用户只需单击该超级链接按钮，系统即会自动根据超级链接所致显得内容做出相应的处理（若链接的对象为Internet网址则自动激活IE打开该网址；

若链接的对象为磁盘文件，则自动打开该文件；

若链接的对象为同一个工作簿的不同单元格则自动将当前单元格跳转至该单元格），从而满足了广大用户的需要。

Excel进阶技巧（五）

复制样式的技巧

除可对已有的样式进行修改及自定义所需的样式之外，Excel还允许我们将某个工作簿所包含的样式拷贝到其它工作簿中使用，以进一步扩大样式的使用范围，具体步骤为：

　　1.打开包含有需要复制样式的源工作簿及目标工作簿。

　　2.执行“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框。

　　3.单击“合并”按钮，打开“合并样式”对话框。

　　4.在“合并样式来源”框中选择包含有要复制样式的源工作簿并单击“确定”按钮，源工作簿中所包含的一切样式就会拷贝到目标工作簿中（对于同名的样式，系统将会要求用户选择是否覆盖），然后我们就可以在目标工作簿中直接加以使用了，从而免去了重复定义之苦。

利用粘贴函数功能简化函数的调用速度

　　Excel一共向用户提供了日期、统计、财务、文本、查找、信息、逻辑等10多类，总计达数百种函数，不熟悉的用户可能很难使用这些优秀功能，没关系，“粘贴函数”功能可在我们需要使用各种函数时提供很大的帮助。

“粘贴函数”功能是Excel为了解决部分用户不了解各种函数的功能及用法、而专门设置的一种一步一步指导用户正确使用各种函数的向导功能，广大用户可在它的指导下方便地使用各种自己不熟悉的函数，并可在使用的过程中同时进行学习、实践，效果非常好。

在Excel中使用“粘贴函数”功能插入各种函数的步骤为：

　　1.在Excel中将光标移至希望插入有关函数的单元格中。

　　2.执行Excel"

插入”菜单的“函数”命令（或单击快捷工具栏上的“粘贴函数”按钮），打开“粘贴函数”对话框。

　　3.若Office向导没有出现，可单击“粘贴函数”对话框中的“Office向导”按钮，激活Office向导，以便在适当的时候获取它的帮助。

　　4.在参考“粘贴函数”对话框对各个函数简介的前提下，从“函数分类”列表框中选择欲插入函数的分类、从“函数名”列表框中选择所需插入的函数。

　　5.单击“确定”按钮。

　　6.此时，系统就会打开一个用于指导用户插入相应函数的对话框，我们可在它的指导下为所需插入的函数指定各种参数。

　　7.单击“确定”按钮。

Excel进阶技巧（六）

在工具栏上添加一个计算器图标的技巧

　　1.执行Excel"

工具”菜单的“自定义”命令，系统弹出“自定义”对话框。

　　2.在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡。

　　3.从“类别”列表框中选择“工具”选项；

从“命令”列表框中选择一个计算器样式的“自定义”命令（注意，该列表框中有几个不同的“自定义”命令按钮，.我们应选择那个在“说明”按钮中显示为“计算器”的按钮，不要搞错）。

　　4.用鼠标将该命令拖到Excel快捷工具栏的合适位置。

　　5.此时Excel的快捷工具栏上就会出现一个计算器样式的“自定义”命令按钮，用鼠标右击该按钮，打开鼠标右键菜单。

　　6.执行快捷菜单中的“命名”命令，将其改名为“计算器”。

　　7.用户如果需要，可以采用类似方法为Excel的菜单栏也添加一个“计算器”命令菜单。

　　8.单击“关闭”按钮，关闭“自定义”对话框。

统计符合某个条件的数据的简便方法

　　利用COUNTIF函数可轻易地实现对符合某一条件的数据进行统计的目的，具体步骤为：

　　1.将光标移至某一空白单元格中。

　　2.在单元格中输入“=COUNTIF（单元格1：

单元格2，条件）”。

3.按下回车键，Excel就会自动统计出从单元格1到单元格2中所有符合条件的数据个数，并将最后结果显示出来，使用非常方便。

附录：

其它操作技巧集锦

ALT系列快捷键

ALT＋F11可以调出VBA编辑器

alt+enter拆分同一单元格内多行文字

按ALT+向下键，即可得到本列中原有文本的列表。

在插入>

符号中，选ASCII（十进制），可见所有符号及代码

ALT+0178=²

ALT+0179=³

ALT+0188=¼

ALT+0177=±

ALT+0137=‰

操作方法是按住ALT键，直接在数字小键盘（注意，这是很多人作不出来的原因）上连续输入数字，松开ALT键就出现字符了。

当然，你输入其他的数字也可以出来相应的字符。

例如ALT＋128是欧元符号“€”

输入自动求和公式时，不用鼠标点按工具栏上的按钮，

只需按“Alt+=”即可。

ALT+；

选定可见单元格

CTRL系列快捷键

按住ctrl+shift拖动单元格=复制+插入单元格+粘贴

ctrl+9隐藏一行单元格

ctrl+0隐藏一列单元格

Ctrl+Shift+9取消隐藏行

Ctrl+Shift+0取消隐藏列

快速输入今天的日期：

ctrl+;

快速输入当前的时间：

ctrl+shift+;

选定从工作表开始到结尾的方法：

选中开始单元格（如A21），同时按下ctrl+shift+end.

用Ctrl+右键头>

和Ctrl+下箭头快速选定区域:

如果一张表的第一行和第一列没有空格，一次即可，有几个空格按几次方向键!

删除单元格/行/列：

选中单元格，ctrl+“-”（减号）

插入单元格/行/列：

选中单元格，ctrl+shift+“+”（加号）

ctrl+1快速打开格式对话框。

"

<

ctrl>

+<

~>

可以将当前工作表中的公式显示出来,再按<

则恢复."

注意:

有时在中文输入状态下会有所冲突,将输入法转换为英文即可."

Ctel+Tab可在程序与程序，表簿与表簿之间转换打开。

使用ctrl+PageDown和ctrl+PageUp可以在工作表之间向前向后切换

按住ctrl键不放，按向左或向右键就可以直接到本工作表的最后一行或第一行

快速到达A1：

CTRL+Home

快速到达行首：

CTRL+（向左小箭头）

快速到达行尾：

CTRL+（向右小箭头）

快速到达列首：

CTRL+（向上小箭头）

快速到达列尾：

CTRL+（向下小箭头）

按Ctrl+上下左右箭头可快速移动到数据清单的顶端、底部、最左边及最右边。

按Ctrl+Shift+上下左右箭头可快速选定数据清单的各个部份。

最小化窗口：

ctrl+f9

最大化和还原窗口：

ctrl+f10

删除选定单元格区域的边框：

ctrl+shift+_

如果你用的是带滚轮的鼠标，那么先按住“Ctrl”键，再拨动滚轮吧！

可以快速改变显示比例哟！

ctrl+“*”=Activecell.CurrentRegion.Select

用CTRL+TAB键可以快速地在几个打开的工作簿之间切换

SHIFT系列快捷键

按住shift拖动单元格=剪切+插入单元格+粘贴

用SHIFT+SPACER，可以将自选图形变成文本框，外形不变。

选中一个单元格，按shift+F2键，可以插入批注。

功能键系列快捷键

F2用来修改单元格内容，像改文件名一样简单

自己定义很多名称，有时连自己也忘了当时取什么名字，要插入其中一个时，可按f3选择一个贴上!

!

F4功能键的妙用:

重复上一步操作.这招在隔行删除、多点复制等方面用起来很爽

快速选定区域—按F5键，在“定位”对话框的“引用位置”栏中输入需选中区域，如“a1:

w1000”，按“确定”即可。

快速选定区域也可—选定起始单元格如A1，按F8，再选终止单元格如WC2000，就可选定A1：

WC2000区域。

输入计算公式后按F9可将公式转成数值

工作表

按住Ctrl,用鼠标左键拖动屏幕下边的工作表标签，可复制一个相同的表格"

选中几个工作表再进行画表等操作，可对多个工作表进行操作

选中多个工作表设置页脚页码并打印预览，工作簿页码连续

高效选择区域建议用以下方法来选择区域

①当区域较小时，可直接用鼠标拖动选择

②区域稍大，但在屏幕范围内，用鼠标点击左上角单元格，按住Shift键点击右下角单元格

③区域较大，直接在名称框输入范围，如：

在名称框输入A3:

C7来选择黄色区域，输入3:

7来选择黄色区域所在的行

④常用区域，选择后直接在名称框输入名称，再使用时从名称框直接选择名称

⑤不连续区域选择：

按住Ctrl键用鼠标选择或在名称框输入各区域名称，区域名称间用逗号分隔如：

A3:

B7,A10:

D17"

要点：

1.按不同需求灵活使用选择区域的方法，使工作更快捷

工具—选项使用技巧

工具-选项-重新计算——显示值为准——真正的四舍五入

每次输入公式时，EXCEL默认的格式需要以等号，加号或减号开头，但是如果在工具-选项-1-2-3的帮助-选择LOTUS1-2-3的公式后，则不用先输入等号，加号或减号，EXCEL会自动计算出结果。

例如：

未转换前，输入公式的格式为：

=2+5*3

转换后，输入公式的格式为：

2+5*3

工具-选项-视图中,在"

窗口选项"

下去掉"

零值"

后,余额为0就不显示了。

工具－选项－视图－网格线前面的对勾去掉可以不显示网格线

隐藏工作表

通过【格式】|【工作表】|【隐藏】可以将活动工作表隐藏，但此时在【格式】|【工作表】里又出现了【取消隐藏】命令。

为了让【取消隐藏】命令不可用，可以选择【工具】|【保护】|【保护工作薄】，这样就可以让工作表隐藏得更好了。

借用自动更正来作快速录入。

方法是：

工具—→自动更正—→在〖替换〗对话框中写上简单的，例如：

“1”字，—→在〖替换为〗对话框中写上：

“快来参加Excel接龙游戏！

”—→添加—→确定，设定完成了。

以后在任何单元格只要输入“1”就马上变成：

”了。

用完后别忘了把它删除，不然就无法输入“1”字了。

锁定单元格

如果想在一个单元格里输入不同的数值，以测试目标单元格在不同数值下的结果，比如：

A2的公式为＝A1*5。

我们可以锁定A1，输入不同数值，按回车后，活动单元格不会下移，还是A1。

1.锁定单元格:

用鼠标选定A1，按住Ctrl，用鼠标再点一次A1。

就可以锁定了。

2.也可以用同样的方法在几个特定单元格间移动：

选定一个单元格（比如A1），按Ctrl，选中别的单元格（如：

A3，C5等），按Enter就可以在这几个单元格中来回移动

隐藏单元格内容有这样一种方法

1。

设置单元格格式为“;

;

”（三个分号）

2。

设置单元格格式-〉保护，把隐藏钩上。

3。

保护工作表

这样无论在单元格里还是在编辑框里都看不见单元格内容了。

将存为文本的数字转换成数字

1.一次选中一个单元格

在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“错误检查”选项卡。

请确保选中了“允许后台错误检查”和“数字以文本形式存储”框。

选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元格。

在单元格旁边，单击出现的按钮，再单击“转换为数字”。

2.一次选中整个区域

在空白单元格中，输入数字1。

选中单元格，并在“编辑”菜单上，单击“复制”。

选取需转换的存储为文本的数字范围。

在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”。

在“运算”下，单击“乘”。

单击“确定”。

删除在第一步中输入的单元格的内容。

注意一些财务程序显示负值时在该值右边带有负号（–）。

要将此文本字符串转换为数值，必须返回除最右边字符（即负号）以外的所有文本字符串字符，然后乘以–1。

例如，如果单元格A2中的值为“156–”，下面的公式将文本转换为值–156。

数据公式

156-=LEFT（A2,LEN（A2）-1）*-1"

巧用Excel状态栏：

右键点击状态栏，可以选择均值，计数，计数值（只计包含数值的单元格），最大值，最小值或求和。

当你在工作表中选定单元格后，在状态栏就会出现相应的提示。

行列转置

选中需要转置的区域，[复制]，[选择性粘贴]，[转置]，行列即可转置。

Ctrl+D和Ctrl+"

（引号）的区别。

A1=251/4用Ctrl+D

1次，A2=251/4（拷贝内容和格式）

2次，A2=251/4

3次，A2=251/4

A1=251/4用Ctrl+"

1次，A2=25.25（格式有区别）

2次，A2=25.2525.25（不是数字）

3次，A2=25.2525.2525.25（跟REPT（A1,3）的结果一样）"

选中一行内连续的多个单元格，Ctrl+D可以一次向下拷贝，但Ctrl+"

不能。

[数据]-[有效性]

1.在[设置]中设置数据的范围,在[出错警告]中,可以设置当输入数据错误时的提示信息."

2．文本输入时，避免在字符串前后无意输入多余的空格

假如在B列输入，选中B列，菜单中，

数据→有效性→设置→自定义→公式，输入公式：

=len（B1）=len（TRIM（B1）），确定。

如何使用照相机

你可以在菜单栏上右单击右键，选择自定义，然后在菜单－工具－摄影，将照相机拖动到工具栏，可以用他来拍你所想要拍的东西。

调整整个工作表列宽或行高

要调整整个工作表列宽或行高，点击左上角顶格，拖动某列或某行线，即可改变整个工作表的列宽或行高，形成全部一样的列宽或行高。

让不同类型数据用不同颜色显示

方法1

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。

单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。

单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为“蓝色”；

小于1000，字体设置为“棕色”）。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。

方法2

在单元格属性中自定义数据类型：

[红色][>

0];

[蓝色][<

0]，这样单元格的值为正数就显示红色，是负数就显示蓝色

单元格输入技巧

1．输入下标：

例：

CO2

选中2菜单栏选“格式/单元格”－特殊效果（左下）－点击下标－确定！

！

2．选中任意块（连续或不连续），在任一个单元格中输入要输内容，然后按下“Ctrl+ENTER”组合键，即可将此内容复制到选中的多个连续或不连续的单元格中。

3．在自动填充时不使数据递增的办法：

按住[ctrl]键的同时拖动填充柄，这样可使自动填充变为复制了。

4．在输入长数字时，比如帐号。

可在输入的数字前先加上英文状态的单引号。

5.如果到excel作比较复杂的表的话。

可以先在WORD里画好以后，复制，粘贴,"

6.当你想复制公式到整列（至文件尾）可选中有公式的单元格，待出现黑色填充柄时，双击即可，只要相邻列没有空格，多少条记录也会一下子到底，很快噢！

7.插入根号的简单方法

“插入”---“对象”---“新建”---“microsoft公式3.0”

8.如果你要在引用中使用单字节双引号（"

）,比如你要实现A1的显示为（"

ILoveYou!

）,则在A1中输入="

&

即4个双引号在一起可以显示一个双引号."

="

ILoveYou"

更清楚"

9.要复制大量公式如几千上万行，选择第二行窗口冻结，将最后一行提至第二行，将公式拖至第二行，OK！

10.如果你想给所有的数字都加上100的话：

　　首先在一个单元格中输入100，再复制；

选定你要加的数，再来个“选择性粘贴”，选择里面的“相加”；

11．选中要向右填充的单元格，按住shift,选中要向右填充的目标单元格，松开shift，再按ctrl+R,可将此单元格的值向右填充。

12．在原数基础将其变为万元，只需在一格中输入1000，复制，再选定转换范围，右击“选择性粘贴”-数值（复选“除”）即可！

13．想要在多个单元格输入同一数据，先选中所需填写的单元格，然后用键盘输入，最后用Ctrl+Enter即可

14.如果在sheet1中制作了一个表头，在sheet2中也想用的话