WordExcelPPT使用技巧与实战方法大全4.docx

WordExcelPPT使用技巧与实战方法大全4.docx

《WordExcelPPT使用技巧与实战方法大全4.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《WordExcelPPT使用技巧与实战方法大全4.docx（69页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

WordExcelPPT使用技巧与实战方法大全4

示的很少。

很多做设计的考虑的是怎么漂亮，而不是怎么易读。

他们可以为了漂亮让文字很小，而不是如何让文字更容易看到。

其实深圳的交通路牌，或者说全国的高速公司上的指示牌，倒是很好的视觉案例，无论是颜色还是字体字号都很有水平。

从深圳去香港，看指示牌就很有意思。

过关的时候，发现，深圳墙上的知识文字很多要靠近才能看清楚，但是会感慨设计的很漂亮。

到了香港那面，墙上的指示牌没有让我发出设计的真漂亮这样的感慨，但是一下子就看清楚了意思。

后者是最高级的视觉传达，

孙小小:

功力

学习金字塔:

但是前者能让客户买单，你是专业人士会如何选择？

后来你被市场逼着，违背了原则，后来读者被这些三流东西教育认为设计就是这样，进入一个恶性循环。

你现在就在做扭转乾坤的事情。

孙小小:

很多广告就是这么出来的，客户是上帝哈。

学习金字塔:

只要让老百姓和多数人知道原来更漂亮更有效的是这样。

孙小小:

而且我觉得很多时候因为大家英文都不好，也是个障碍。

因为国外有很多好东西，他们没有办法直接看到。

学习金字塔:

所以翻译外国的东西，连图带设计一起带进来很重要。

有本书，是美学理论，比较难啃，不过还是值得啃啃。

阿恩海姆的《艺术与视知觉》，大学时对我影响很大

学习金字塔:

看了高桥的视频。

5分钟很精彩，有了PPT，不用翻译了。

就是“呃”太多，不过他的幻灯片配合的很熟练，不管什么演讲，笑声很重要。

他的笑声不断还是值得称赞的。

我感觉，这样的紧密配合的文字幻灯片，要考虑你站的位置，最好是人和投影幕布在一个方向，人在目前，PPT做人的背景，这样就不会分散注意力。

不过，国内很多场合没注意这条，人和慕是两个点，分散注意力。

孙小小:

国内的场所没有那条件

学习金字塔说:

我看到老外都是人站在慕前面，灯光就打在身上。

当然幕要大。

而且漂亮，就是演讲的背景板了。

孙小小:

我看的最大的就是stevejobs，简直就是剧院

学习金字塔:

可能要的就是那种效果，数字色彩打在人身上，本身就是一种戏剧和数码效果。

所以老外向电影学商务

孙小小:

电影可学的东西真太多了，还有游戏

学习金字塔:

是，准备把《全新思维》再看一遍

孙小小:

presentationzen上面也有那书的介绍

学习金字塔说:

你也帮我留意那本《故事:

材质、结构、风格和银幕剧作的原理》（美）罗伯特·麦基

这里有篇文章:

与好莱坞编剧大师罗伯特·麦基的对话

学习金字塔:

麦基认为，如果经理人能够把幻灯片抛到一边，潜心学习怎样讲述一个精彩的故事，那么他们就有可能在吸引听众方面上一个新台阶。

可以改为，如果幻灯片能够帮你讲故事。

。

。

孙小小:

经理人会说我没有时间讲故事，而且没有时间练习，所以才把ppt写上那么多字的，因为他们需要照念

学习金字塔:

柯维7个习惯最后一条，磨斧子

前一次写学习PPT，被大家说好，还被MSN的编辑放到LiveSpaces的首页推荐，导致流量暴涨留言倍增。

至今还总有从baidu等搜索引擎引过来的流量。

就是这篇。

窃喜窃喜。

     上次那篇，不少留言都集中在苹果的那个Keynotes软件上了，其实我的本意是表达怎么样的PPT才能够更好的表达自己的想法。

说到底，用什么软件只是一个形式问题。

     想起前段时间，自己做的SoCool!

活动，花了些心思做了一个总结报告，和大家分享过两次。

因为涉及到一些机密，我一直在琢磨怎么能分享出来。

终究，删掉很多东西，跟大家分享一下，我认为结案报告的做法和一个好的结案报告应该怎么写。

     首先，我们要知道为什么要做结案？

结案给谁看？

     我们花了很大的精力去做一个项目，得失、成败、喜悦、遗憾都一定有，那么我们需要有一个叫结案的东西，用来

总结：

给老板看的，告诉老板你做了什么，有什么结果。

分享：

给同事看的，分享自己是怎么做的，有什么好的可取的地方，如果他们做有什么一定要注意的。

因为谁也不可能在一个岗位上干一辈子，更不能让自己的事情别人做不了。

自己如果能够有一些经验留下来，对自己对公司对别人都是好事。

思考：

给自己看的，当自己身处项目之中的时候，不能判断事情的好坏成败，所谓“只缘身在此山中”。

当事情结束了，我们静下来仔细去回顾的时候，才会有很多想法浮现出来，这个时候一定要想办法记下来，会让自己印象更加深刻。

我们还会发现“说出来”和“写出来”有很大差别，说的时候可以不经过大脑，而写出来就一定要思考过才会写出来。

这个“思考”的过程对自己非常重要。

     因此，事情做完了，要让老板知道、同事明白、自己成长，做一个像样的结案报告是必要的。

     然后，要有个标准：

怎么就算好？

     大家都见过很多很眩飞来飞去的PPT，看完之后只记得在飞了，却不知道他要说什么，殊不知PPT只是一个表达的工具，是让自己的想法能够传播的东西而已。

     我有三个标准，做完结案之后反省一下看是不是达到这几个标准，达到了就可以发了。

别人能“看”懂

老板三分钟就要知道你要说啥

尽量好看一点

     我们一个一个说。

别人能“看”懂

和做普通的PPT不同，结案的PPT不是每个人都有机会对着所有人讲，因此我们说这种PPT多是一种“看”的PPT，而不是“听”的PPT。

所以我们要让那些没有机会看我们presentation的人很容易弄明白：

你是干什么的？

你干什么了？

就是说如果我们离开这个岗位了，留下来的分享，要让别人知道你的基本情况吧。

你怎么干的？

效果怎么样？

怎么干的，我们自己可能很清楚，但是别人不一定清楚，一年之后更不会清楚。

所以把当时的做法、想法、计划、打算都记录下来，造福后人阿。

告诉人家你做了哪些努力去改善项目，收到了什么样的效果，这样别人会觉得你实在是细致，确实是在努力做事。

如果我做，你有什么要交代的？

换句话说，把自己的遗憾、自己的暗点详尽地表达出来。

不可能有完美的项目，知道自己的不足对自己很宝贵。

对别人更宝贵，在一个平等分享的公司，这是造福后世的事情。

把自己当成一个很傻很傻的，完全不知道这个项目的人，把自己的PPT过一遍，看看有没有表达清楚。

在找一个不了解的人看看，如果他也看懂了就没问题了。

千万不要认为自己做了一个别人看不懂的东西是什么光荣的事情！

老板很容易明白

我们说结案PPT很关键是给老板看。

那么老板关心什么？

我们一定要知道。

我不是希望向老板献媚，而是要体现自己的体贴，知道老板要什么，在最短的时间内给老板看他最想要看的东西。

这才是给自己机会。

老板都很忙，可能我们的时间只有三分钟。

所以

在前三页马上说出你的主要成绩

一定要知道老板关心什么。

老板当然知道你是干啥的，也知道你大概干了什么。

那么我们只需要告诉他最关心的几个指标就可以了。

比如带来了多少销售，有多少人买了。

老板不会去关心具体哪一天有多少，你干了多少细节工作。

老板很忙，要尽可能一句话告诉他你最成功的点，还要让它记住。

所以PPT前几页非常重要。

一定要简单，最简单的数字列出KPI就可以了。

后面的内容要尽可能详细

老板看完前面三页的内容，觉得“嗯不错”。

但他发现后面还有好几十页，自己却没有时间去看。

那这些地方我们还要不要做？

当然要。

我们要在第四页PPT告诉老板后面有些什么，可以包括前面讲到的项目概述、时间表、细节等等。

老板基本是不会一点点看下去的，这些就是传递给他一个信息：

我很细致也很认真。

还是那个说法，这不是讨好老板，而是一种更合适的传播方式。

尽量好看一点

好看的PPT谁都愿意看，但我说这不是必须的。

最关健的还是内容，让别人能看懂，让老板容易明白比形式重要一百倍。

当然，能做好看就做好看一点。

上一篇学习PPT里面有一些PPT制作的原则，可以借鉴的不少。

     做了SoCool!

活动的结案，我自己感觉受益匪浅，就分享这么多吧。

抱歉保密原因不能贴太多图片上来。

但是我想方法和原则比具体内容更加重要。

 【锐普PPT经验谈】之三

PPT图表的二十一大关系

（锐普PPT，陈魁，）

文字、图表、图片被称为PPT的三大元素一点也不过分。

而图表则是PPT最具特色、最具优势的元素。

“图表：

注明各种数字并表示各种进度情况的图册和表格的总称。

”——这是词典的较为落后的解释。

在演示沟通逐步普及的时代，图表已经远远超越数理关系的局限，逻辑关系正成为图表的重心。

所以，锐普PPT给图表的定义是：

“以图形表示各类数理关系、逻辑关系的一种演示形式，用意在于让这些关系可视化、清晰化、形象化。

”根据锐普PPT制作经验，可以把常用的PPT图表分为以下二十大类，恰当使用如下图表，将使PPT倍加专业性和严谨性。

1、并列关系：

强调对象之间的平等关系。

2、综合关系：

强调由几个部分推出一个结论或者对象。

3、递进关系：

强调几个不同的发展阶段的发展脉络。

4、层级关系：

强调几个对象之间的层次性差异。

5、冲突关系：

强调两个或几个对象之间的矛盾关系。

6、包含关系：

强调一个对象包括另外一个对象或几个对象。

7、对比关系：

强调两个或几个对象之间的差异性和相反性。

8、关联关系：

强调两个或几个对象之间的紧密联系关系。

9、交叉关系：

强调两个或几个对象之间的交合部分。

10、组织结构：

强调组织内部的框架和结构。

11、扩散关系：

强调一个结论或对象可以分解成几个部分。

12、强调关系：

在并列的数个对象中特别强调其中一个或几个部分。

13、联动关系：

强调关联关系中对象的同步变化性。

14、循环关系：

强调几个对象的循环变化。

15、流程图：

强调各关联的操作过程发生的先后顺序。

16、地图：

以地图作为关系的表现平台，强调地区内不同区域之间的关系。

17、柱图：

强调不同对象在某一方面数据值的对比。

18、线图：

强调不同对象在某一方面数据值的对比，同时强调发展线索的变化规律。

19、表格：

以纵横向量为线索，数据内容的罗列。

20、饼图：

强调各部分所占总体的比例关系。

21、雷达图：

强调不同对象、不同向量数值的综合对比。

用好PPT图表的关键在于弄清不同图表所表达的不同关系，同时还要弄清所要转换的文字的内涵。

（本文章锐普PPT版权所有，欢迎转载，请注明出处）

浅谈PPT：

PPT是什么，PPT不是什么

（上海锐普PPT公司,,申乾）

微软的Office套件，从最初的稚嫩，到如今的系统化，便捷化，已经成为了人们日常工作中必不可少的一个工具了。

无论你从事何种职业，无论你对电脑是否精通，很显然，你的大部分日常工作都在和Office软件打交道中。

那今天我就想谈一下，在Office套件中的一个重要组成部分：

Powerpoint

初次邂逅Powerpoint

就一般使用Office而言，我们最早接触的莫过于Word和Excel，是否还记得当初×86电脑上用Word打字的情形吗？

是否还记得中学时候，用Word写学生会报告的情形吗？

你是否还记得在中学计算机课上，那些关于Word和Excel的考试习题吗？

的确，Word和Excel我们太熟悉了。

但是对于Powerpoint的相识，还得比前面几个Office“师兄”晚一些。

那还得从高中时候的公开课说起。

想当年在中学的时候，学校里面大凡在特定时间，总会搞很多公开课，校内的，所在区教育系统内部的，上海市的······一大堆的课，老师们大凡有水平的，也对此趋之若鹜，毕竟和大家的绩效，升迁挂钩。

记得那时候好一点的教室，都会装上“投影仪”，播放那种最原始的幻灯片的机器。

那时候，老师会把一些习题和图片，做成“幻灯片”的形式进行播放，就和小时候看拉洋片一样的，很是稀奇。

但是随着电脑的普及化，很多学校开始有了多媒体教室，也装上了现在常见的投影机，于是，老师板书式的授课方式也悄然发生变革了，于是老师们纷纷“鸟枪换炮”，用起了多媒体教学方式：

也就是用Powerpoint软件制成幻灯片，来代替传统意义上的板书，老师不用写粉笔字了，取而代之的是事先在Powerpoint上做好的课件。

于是乎，Powerpoint开始走入我们的视线，逐渐地，在大学里，很多作业也都由Word格式转化为了PPT格式。

PPT取代了Word，成为了我们做一般报告，课题的文档格式·····

了解Powerpoint

记得在初学Powerpoint的时候，我们一定都很稚嫩，只是将原本写在Word上的文字，倒在PPT上展示罢了。

那个时候，我们使用Powerpoint自带的模板，那种色调单一，千篇一律的模板；我们认为插个特效，比如淡进淡出就已经不错了······那个时候的PPT，上面都是大段大段的文字，呆板的图片，死气沉沉的······但当你踏上工作岗位的时候，你却发现PPT的用处大起来了，Report要用PPT做，文案要用PPT做，计划总结要用PPT做，产品介绍要用PPT做，会议演讲也要用到PPT······随着Office2003的广泛应用，Office2007也开始逐步随着Vista系统的普及，开始让个人用户，企业用户去了解，去试用······

PPT不是什么！

前面聊了那么多关于PPT的情况，那说到这里，我们不禁要问，那PPT咋回事呢？

那我先要说的就是PPT不是什么！

以前，很多人对PPT的认识有这样几个误区：

1）PPT仅仅就是将原来的幻灯片的电脑化、软件化；2）PPT就是将Word文档倒成简报形式；3）PPT一般只需要大堆的文字堆砌而成；4）PPT就是板书电子化······这些都是我们以前对PPT的认识。

但在Office日新月异的今天，我要告诉大家，这些认识都是片面的，是之前我们如同盲人摸象般地对PPT的认识。

PPT从现在的作用和功能来看，完全不是那样的！

PPT又是什么？

前面我们简单地说到了些PPT的认识误区，那在今天看来PPT又是什么呢？

因为在我们给领导做汇报的时候，更多地选择了PPT；我们再做产品介绍的时候，更多地使用PPT；我们在做月报、周报的时候，更多地选择的PPT格式；我们在进行培训的时候，黑板被投影幕所代替，板书由PPT代替了······PPT不知不觉中改变了我们之前的很多习惯，潜移默化般地改变了我们很多工作的方式，甚至思考的方式。

那说了那么多，PPT又是什么呢？

可以说PPT是一种演示的工具，是一种可视化、多媒体化沟通的载体，是一种新的交流媒介！

PPT不再是以往呆板，枯燥的，可以是“动起来”的；PPT不再是全文字般的繁琐，冗长，可以是用大量图表、大量关系图构成的；报告会、演讲不需要再像以往用Word文档照本宣读，而是可以用PPT进行生动的、全方位的展示、演绎；PPT不再是像板书般带有说教性，更多的是互动的、根据不同风格进行展现的；PPT中将复杂的逻辑关系更清晰、直观地展示出来。

可见，PPT的功能愈发强大了，我们也发觉了PPT有很多功能值得我们去挖掘，去学习，比如Powerpoint2007中的Smartart图表，更炫的3D效果······不但在美观上得到了提升，使得PPT更加深动，同时也让Powerpoint变得更加人性化，做出好的PPT更加Easy！

为了更好地提升自己的办公效率，更好地让自己在老板和客户面前获得赏识，更好地让你的提案或者创意得到更多人的认可，更好地让你的培训生动化，清晰化，请运用好PPT这个载体吧！

让我们重新以与时俱进的眼光去看待PPT，去运用PPT！

PPT使用的10妙招

 （上海锐普PPT公司,,申乾）

很多人将PowerPoint推崇为有价值的强大商业工具，但是也有一部分人认为它是实现有效互动的障碍，会搅乱、歪曲甚至毁掉沟通。

其实，任何关于PowerPoint优劣的讨论只是说明了利用此程序胜人一筹的重要性。

这里有10种使用PowerPoint的方法，能够让您对于PPT的使用更加出色。

1.采用强有力的材料支持您的演示。

   在某种程度上，PowerPoint的易用性可以成为它最致命的弱点。

虽然利用它可以轻松创建引人注目的幻灯片和图形，但你要知道PowerPoint并非独立存在。

观众前来并不只是为了观看屏幕上显示的影像，更多的是为了聆听您的演说。

你要构建一组强有力的PowerPoint程序，但也应确保你口头评论同样引人入胜。

“PowerPoint不负责演示，只负责制作幻灯片，”弗吉尼亚中洛锡安AudienceFirst（一家提供演示培训的公司）总裁MattThornhill说。

“切记你建幻灯片的目的是支持口头演示。

”

2.简单化。

   我们可能都曾见过演讲者在PowerPoint和其他演示中似乎准备充分胸有成竹的情形。

毕竟，他引以为傲的明显只是各个功能、特殊效果以及其他可用的小技巧。

其实最有效的PowerPoint很简单，只需要易于理解的图表和反映演讲内容的图形。

权威人士建议每行不超过五个字，每张幻灯片不超过5行。

“不要用太多的文字和图形破坏演示，”，你细设想下：

“您真的需要在屏幕上显示出一切吗？

”

3.最小化幻灯片数量。

   PowerPoint魅力在于能够以简明的方式传达观点和支持演讲者的评论。

通过大量的数字和统计信息很难做到这点。

对于这方面，最有效的PowerPoint展示绝不会用太多的图形和数字把观众淹没。

取而代之的是，将这些图形和数字留在演示结尾分发的讲义中，以便观众彻底消化演示内容。

如果你强调PowerPoint中的某处统计信息，可以考虑采用图表或影像来传达。

“例如，有一次谈到老年性痴呆症病人数量庞大时，我使用了一副老年妇女的照片，而不是仅仅在屏幕上列出相关数字。

”

4.不要照念PowerPoint。

   仅仅为观众照念可见的演示是PowerPoint用户最常见也最不好的习惯。

这样说来，演讲者简直就是多余的，毫无存在的必要。

不仅如此，即使是最具视觉吸引力的演示也会因此变得索然无味。

PowerPoint与扩充性和讨论性的口头评论搭配才能达到最佳效果，而不是照念屏幕上的内容。

“即便使用PowerPoint，你与观众保持视线接触，”康涅狄格州PrescottGroup沟通咨询公司的RobertaPrescott说。

“观众们并不是来看您后脑勺的。

”

5.安排评论时间。

   另一个潜在的不良习惯是演讲者在一张新PowerPoint幻灯片出现时就立即开始评论。

那只会分散观众的注意力。

恰当编排的PowerPoint程序在展示新幻灯片时，先会给观众阅读和理解的机会，然后才会加以评论，拓展并增补屏幕内容。

“这是个时间安排的问题，”“永远不要在幻灯片一开始就评论。

”

6.要有一定的间歇。

   再次说明，PowerPoint是口头评语最有效的视觉搭配。

经验丰富的PowerPoint用户会不失时机地将屏幕转为空白。

那不仅能带给观众视觉上的休息，还能有效地将注意力集中到更需要口头强调的内容中，例如分组讨论或问答环节。

7.使用鲜明的颜色。

   文字、图表和背景颜色的强烈反差在传达信息和情感方面均非常有效。

8.导入其他影像和图表。

   不要把演示限制在PowerPoint提供的范围内。

使用外部影像和图表（包括视频）能增强多样性和视觉吸引力。

“我通常会在演示中加入一两个很短的视频剪辑，”纽约技术顾问RamonRay说。

“这有助于制造幽默效果、传达信息和减轻拥堵感。

”

9.在演示结尾分发讲义，而不是在演示过程中。

   这里可能有人会向我表示异议。

可是没人希望对着一群忙于阅读评论总结的观众演讲。

除非规定观众在你示时要对照讲义，否则请您演示完再分发讲义。

10.演示前要严格编辑。

   永远不要忽视观众的看法。

一旦您完成PowerPoint幻灯片草稿，在复查时你以假设自己只是一名观众。

如果发现不吸引人、跑题或令人疑惑的内容，要严格进行编辑。

这是完善你总体演示的好机会。

演示小技巧：

PPT演示文稿放映时会议记录的技巧

（锐普PPT，.申乾）

   进行课题小组讨论时，通常我们都是一边放映Powerpoint演示文稿，一边各抒己见，负责人同时还要对大家的讨论进行记录，以便及时修改并最终定稿，很是辛苦。

其实我们完全可以用PowerPoint的“会议记录”来做“电子笔记”，可以在演示文稿放映的同时能便捷地将内容记录在幻灯片中。

　　首先，我们照常放映Powerpoin演示文稿，然后单击右键，在弹出的快捷菜单中执行“会议记录”命令，在对话框中选择“即席反应”选项卡，在“分配至”文本框中输入发言者的姓名，在“描述”文本框中输入发言的内容。

　　单击“添加”按钮，此时发言者的姓名、发言的内容和发言的日期均被添加在下面的文本显示区域中。

确定，关闭“会议记录”对话框，并且自动在演示文稿的后面插入若干新幻灯片，其中的内容就是所有的会议记录。

　　这样，我们既能看到实际的播放效果又能够进行文字的记录，一切工作都是同步完成的。

由于记录的内容和演示文稿是一个有机的整体，因而日后的浏览和编辑可以在同一个演示文稿中进行，非常方便。

演示管理的黄金法则：

PPT演示10/20/30法则

（锐普PPT，.申乾）

你在使用PPT时，是否想过怎样做才能取得更好的效果？

一些简单的法则，往往含义深刻，让人受益匪浅。

你是否听说过著名的80/20法则呢？

同样我们在PPT演示中也有黄金法则：

10/20/30法则！

　　·演示文件不超过10页；

　　·演讲时间不超过20分钟；

　　·演示使用的字体不小于30点（30point）。

　　10页：

不要用很多的内容来使你的PPT显得很充实，10页足已，太多的内容让人更无法记住重点。

而如果你是写给VC（风险投资家），GuyKawasaki建议要写出以下10个要点：

问题、你的解决方案、商业模式、关键技术、市场推广计划、竞争、团队、业务预测及里程碑、现状及时间表、总结。

　　自己定义结构更清晰

　　项目符号和编号对字体的醒目美观起了很大作用，但PPT默认的"点"比较单调，我们能否自己动手，把需要的调出来？

　　提示：

执行"格式→项目符号和编号"命令，在"项目符号项"或"编号"中，选择你中意义的模板，或者单击"自定义"，就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号了。

样式更加丰富，结构更清晰。

　　超级链接内容更丰富

　　总感觉内容不够，万一客户想进一步看到详细的资料呢？

　　提示：

有枝叶方有效。

　　首先，选超级链接的对象（文字、图形），单击"幻灯片放映→动作设置"或"自选图形|动作按钮"，选一种按钮，拖动出图形案钮，然后在"动作设置"对话框中选"超级链接"，选中要链接对象确定即可。

如果更改选中对象，进入"插入→超级链接"，对"插入超级链接"对话框内容修改并确定，若选"取消链接"则超级链接就删除了。

　　20分钟：

虽然你可能有只有1个小时，但投影可能就需要很长时间，此外观众可能会迟到或早退，何况与听众的互动与问答时间又如此重要，所以只说20分钟时间是个明智的选择，而且听众往往对于超过20分钟的演讲会分心和感到厌倦。

　　排练计时精确把握时间

　　有时候，我们可能越讲越兴奋,到了最后时间不多，只好草草收场。

怎样精确地把握时间呢？

要获得时间的保证，可以在正式演示前自己预演几遍。

进入"幻灯片放映→排练计时"，可手动控制幻灯片的播放，自定义每张幻灯片的播放时间，非常方便。

　　快捷键提速好帮手

　　放映开始时，利用屏幕左下角的视图按钮可以在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片