档案管理学讲义学生用Word文件下载.docx
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(一)我国常见的档案种类划分:
文书档案(党务档案、国家政务档案)、科技档案(科研档案、生产技术档案、基建档案、设备仪器档案、气象档案、水文档案、地质档案)、专门档案(会计档案、人事档案、教学档案、诉讼档案、艺术档案、商标档案等)
(二)国家全部档案构成,即国家档案全宗(或“芬特”),包括建国后档案、革命历史(或政权)档案(1919~1949)、旧政权档案三部分。
国家全部档案的涵义:
归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。
在一些国家,过去和现在都对其称为“国家档案全宗”或“国家档案芬特”。
1955年,国家档案局在《关于改“”芬特为“全宗”的通知》中,同时将“国家档案芬特”改为“国家全部档案”。
第二节档案的作用及其规律
一、档案的一般作用(价值)
(一)行政管理的查考凭据
(二)生产建设的参考依据
(三)政治斗争的必要工具
(四)科学研究的可靠资料:
档案是从事科学研究不可缺少的“食粮”。
(五)宣传教育的生动素材
(六)维护国家、集体和个人权益的法律书证
二、档案的基本价值
(一)档案的凭证作用:
由档案的形成规律和档案自身的特点所决定。
(二)档案的参考作用(也称情报价值):
“没有掺过水的史料”。
三、档案发挥作用的规律性
(一)档案作用的时效律和扩展律:
档案的价值和作用同时间关系极为密切。
档案的现行效用称为第一价值,主要服务于档案形成者自身;
历史效用称为第二价值,档案作用向多元化扩展。
(二)档案机密性递减律和社会性递增律
(三)档案行政作用弱化律和科学作用强化律
(四)档案发挥作用的条件律
1.档案利用实践:
是档案价值实现的最基本的条件。
2.社会发展水平
3.社会档案意识:
个人对档案的具体认识以及社会上对档案带有普遍性的认识程度,这种社会性的观念在档案学上称为社会档案意识。
4.档案管理水平
第二章档案工作概论
第一节档案工作的内容和性质
一、档案工作内容
档案工作从广义上讲包括:
档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研工作、档案出版工作等,所有这些都属于档案事业。
通常所说的档案工作:
档案室、文件中心、档案馆所从事的档案业务工作,其基本内容有八项:
档案的接收与征集、价值鉴定、整理、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。
简称收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计工作。
二、档案工作的性质和意义
(一)是一项管理性的科学性的工作
(二)是一项服务性的条件性的工作
(三)是一项政治性的工作
第二节我国档案工作的基本原则
统一领导、分级集中地管理国家全部档案,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。
一、统一领导、分级集中地管理国家全部档案
(一)档案事业由党和政府统一领导,统一管理
(二)国家所有的档案由各级档案机构分别地集中保存,并实行党、政档案的统一管理
(三)全国档案工作由各级档案行政机构分层负责地统一监督和指导
二、维护档案的完整与安全
完整包括数量上的齐全、质量上的系统;
安全指物质安全,延长档案寿命和政治安全两方面。
三、便于社会各方面的利用:
档案工作的根本目的,是检验档案工作的主要标准。
第三节档案机构
目前我国档案机构主要有如下形式:
档案室(处、科)、文件中心和档案寄存中心、档案馆、档案行政管理机构等。
一、档案室(处、科):
是各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构。
(一)地位和作用
1.是机关内具有参谋和咨询作用的部门,为领导工作和各部门工作提供参考和依据的档案材料。
2.是国家档案工作的基础,是国家全部档案不断补充的源泉,为档案馆创造工作条件。
(二)基本任务:
集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案,为本机关各项工作服务,为党和国家积累档案史料。
具体任务:
1.对归档工作进行指导和监督。
2.接收和保管整理本机关各部门交来的档案材料,并积极开展利用工作,收藏有关内部书刊。
3.定期向档案馆移交档案。
(1)省级以上机关,将永久档案存20年左右移交对应的省级以上档案馆;
(2)省辖市、县级以下机关,将永久、长期档案存10年左右移交对应的档案馆。
(三)类型
1.普通档案室2.科技档案室3.音像档案室4.人事档案室5.综合档案室6.联合档案室
二、文件中心和档案寄存中心
(一)文件中心
文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构。
是介于机关单位档案室和社会档案馆之间的过渡性的档案管理机构。
主要职能:
将文件从其形成单位接收、存储进文件中心;
提供准确、快捷的文件借阅服务,满足文件形成者的需要;
保证所接收和管理的文件的安全,进行科学管理;
根据由文件形成单位制定、档案馆批准的档案保管期限表对文件进行挑选和鉴别,销毁不需要继续保存的文件,并向档案馆移交具有永久保存价值的档案。
文件中心一般由国家的各级综合性档案馆负责管理,即在体制上接受档案馆的领导、指导和监督。
文件中心的类型主要有政府文件中心和商业性文件中心两类。
(二)档案寄存中心
档案寄存中心是由国家综合档案馆设立的,为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存服务的机构。
属于有偿服务性机构。
它主要为不具备充分保管条件的企业单位、破产单位、社会团体、公民个人等,提供文件与档案的寄存服务。
档案在寄存中心保存期间,所有权形式不变,中心一般只提供安全保管服务。
三、档案馆
(一)性质:
是党和国家的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
具有机要性。
(二)基本职责:
集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料,维护历史的真实面貌,为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
1.接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料,科学地管理。
2.积极开展档案资料的利用工作。
3.参与编修史志工作
(三)类型:
1.国家综合档案馆(中央档案馆、中国一史馆、中国二史馆)和专门档案馆(中国人民解放军档案馆、中国电影资料馆、中国照片档案馆)2.部门档案馆(外交部档案馆)3.企事业单位档案馆(中国科学院档案馆、中国社会科学院档案馆、北京大学档案馆)
四、档案行政管理机构:
各级档案局(处)
档案行政管理机构,既是党的机构,又是国家的机构。
基本职责是:
在统一管理党、政档案工作的原则下,分层负责地掌管全国档案事务,对全国档案工作进行监督、检查与指导。
档案行政管理机构的具体任务:
1.拟定档案工作的规章、办法,建立国家档案工作制度;
2.指导和监督各机关、部队、团体、企业、事业单位的档案工作,规划和筹建档案馆,在业务上指导档案馆工作;
3.研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准,监督和审议有关档案的销毁问题;
4.组织和指导档案工作业务经验的交流、档案工作干部的专业教育和档案科学的研究。
国家档案局和中央档案馆为一个机构,是党中央和国务院的直属机构,由中共中央办公厅管理。
五、档案机构之间的相互关系
1.上级档案行政管理机构对下级档案行政管理机构:
业务指导和监督
2.档案行政管理机构对档案馆和档案室:
业务指导和监督关系
3.机关档案室和档案馆之间:
档案交接关系
4.各级各类档案馆(室)之间:
均无隶属关系,但有一定的协作关系。
第三章档案的收集
第一节档案收集工作概述
档案收集:
指接收与征集档案及有关文献的活动。
一、档案收集工作的内容:
接收、征集
具体内容:
1.机关档案室对本单位需要归档的文件的接收
2.机关档案室对未及时归档文件的补充收集
3.档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收
4.档案馆对建国前档案的接收和征集
二、档案收集工作的要求
1.加强馆(室)外的调查和指导
2.积极推行入馆(室)档案的标准化
3.保证归档和入馆档案的齐全完整:
每个单位应认真贯彻执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定。
4.维护全宗和全宗群的相对完整性:
一个全宗的档案不宜分散保管,不同全宗的档案也不能混杂。
第二节单位内文件的归档
一、健全归档制度的必要性和意义
(一)在正常情况下,单位内档案的收集工作是通过执行一定的归档制度来完成的。
(二)归档制度:
归档是指各机关的文书处理部门或业务部门及文书工作者,将其工作、生产活动中形成的并办理完毕有保存价值的文件材料,经系统化整理组成案卷,定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。
“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度,即归档制度。
(三)必要性和意义
1.建立本机关归档制度,以保证归档文件的齐全完整
2.建立归档制度是本机关文书管理部门或业务部门做好文件归档工作,及时、科学地移交档案的重要依据,也是机关档案室取得档案,监督、指导、检查本机关、单位文件归档工作的必要手段。
3.建立、健全归档制度,可以使机关档案室的档案资源得到有效补充,以便为机关的各项业务工作服务,同时也为档案馆积累完整、齐全的档案史料。
二、建立机关文件归档制度的一般要求
(一)必须符合国家有关文件的规定要求:
《档案法》《机关档案工作条例》《机关文件材料归档和不归档的范围》
(二)必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际,体现本机关的文件形成特点和规律。
(三)制定的归档制度,应同本机关的其他相关制度保持内容方面的一致性。
在党政机关,归档制度要同行政管理制度、文书工作制度衔接;
同科研管理制度、计划管理制度、生产管理制度、标准化管理制度、岗位责任制联系起来。
(四)完善归档制度的内容。
机关档案部门应广泛地征求有关文书工作人员、业务人员及机关领导的意见,及时补充修订完善归档制度。
三、归档制度的内容:
归档范围、归档时间、归档案卷(或保管单位)的质量要求、归档手续。
(一)归档范围:
凡是反映本机关工作、生产活动,具有查考利用价值的文件材料,均属归档范围。
包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的各种形式和载体的文件。
不属于归档范围的文件材料,主要包括:
重份文件,一般事务性的没有查考和保存价值的文件;
未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿;
未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件;
同本机关业务无关的文件和非隶属机关送来的参考文件;
本机关领导兼任其他机关职务形成的文件;
一般的人民来信等。
此外,国家规定的不得归档的有关文件材料。
国家档案局《机关文件材料归档和不归档范围》、2006年9月19日《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(机关文书档案的保管期限为永久和定期30年、10年)
(二)归档时间:
文书部门或业务部门一般应在次年六月底以前向机关档案部门移交案卷。
一些专门文件或个别业务单位可另行规定切合实际的归档时间。
(三)归档案卷(或保管单位)的质量要求:
应遵循文件的形成规律,保持文件之间的历史(有机)联系,区分不同价值,便于保管和利用。
1.归档文件材料应种类齐全、份数完整,每份文件不缺张少页,并组成保管单位。
保管单位内的文件排列应系统条理。
卷内文件排列:
重要的在前,次要的在后;
领导指导性的在前,业务性的在后;
复文在前,问文在后;
批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
正本在前,定稿及重要文件的历次修改稿在后;
结论在前,依据、证明性材料在后。
2.保管单位内的文件,依次排列后应编页号或件号,逐件登录在卷内文件目录上,并填写备考表。
3.保管单位(案卷)的封面,应按规定逐项填写清楚。
归档的案卷,应按次序进行排列,应编制案卷目录一式数份。
(四)归档手续:
据案卷目录清点核对,并履行签字手续。
四、档案室在归档组织活动中的作用
(一)机关档案室有责任对文书处理制度、公文格式、书写材料等方面存在的问题,向有关部门或领导反映、提出意见。
(二)指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作。
选择立卷环节,确立立卷分工范围,编制立卷类目。
定期组织学习讲座,培训各部门文秘人员,指导并协助文书部门收集整理应归档的文件材料。
(三)加强对归档案卷质量的检查。
(四)临时性文件收集工作。
“帐外文件”通常是指未经文书部门登记,在收发文登记簿上无“帐”可查的文件,这些文件在形成过程中就很难控制,而且事后收集也特别困难。
(五)对归档制度的宣传
第三节档案馆对档案的接收和征集
一、馆藏档案的补充源
1.现行机关档案源:
档案馆馆藏的主要补充源
2.撤销机关档案源:
馆藏档案的重要补充源。
3.组织和个人保存的散失档案
4.档案馆之间交接的档案。
由于行政区划变更和档案馆布局的变化;
由于各国文化交流活动的开展,我们通过交换或购买等方式,将一些收藏在外国档案馆中的我国历史档案(包括其复制品)收集起来,丰富馆藏。
二、档案馆接收与征集档案的范围
1.中央与省(自治区、直辖市)级档案馆接收本级各机关、团体及所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案,接收和征集具有全国或全省意义的建国前的各种历史档案。
2.省辖市(地、州、盟)和县级档案馆接收本级各机关、团体及所属单位具有长远保存价值的现行机关和撤销机关的档案,并要征集和接收本市、县建国以前的各种历史档案。
三、档案馆对现行机关档案的接收
(一)接收要求
1.进馆档案应按全宗整理,保持全宗的完整性。
2.进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案。
3.与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具应随同档案一起移交。
如组织沿革、案卷目录、档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、档案分类表、档案销毁清册等。
4.认真清点核对
(二)档案馆接收档案前的准备工作
(三)档案馆接收档案的期限
确定档案接收期限的原则:
不影响机关工作的查考使用,又要保证国家档案的顺利积累,便于社会各方面开发利用档案信息资源。
《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》规定:
省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右;
省辖市(州、盟)和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右,向各有关档案馆移交。
四、档案馆对撤销机关档案的接收
五、档案馆对历史档案的接收与征集
第四章档案的整理
第一节档案整理工作的内容和原则
一、档案整理工作的基本内容
全宗的划分和排列(档案馆);
全宗内档案分类(档案室内档案分类、档案馆内档案分类);
文书立卷(文书处理部门或业务部门、秘书人员);
案卷排列与编号(档案室);
编制案卷目录(档案室)。
二、档案整理工作的原则
(一)尊重和维护档案的本质特性,保持档案文件之间的历史联系。
这是档案整理工作的根本原则。
档案的本质特性:
档案是历史的原始记录。
档案文件之间的历史联系又称“内在联系”、“有机联系”,是指档案文件在产生和处理过程中所形成的固有联系。
具体体现在档案文件的来源、内容、时间、形式等几个方面。
来源一般是指形成档案的社会主体(组织或个人)。
不同来源的档案反映不同社会主体的历史活动面貌及其相互关系。
内容一般是指档案文件内容所涉及的具体问题或事物。
解决同一问题、处理同一事务所形成的档案文件之间必然具有不可分割的联系。
时间一般是指档案的形成时间,保持时间上的联系,往往保持并反映出了社会活动过程的完整性与真实性。
形式一般是指档案文件存在与表达形态方式等因素。
如文种、载体材料及记录方式等。
(二)便于保管和利用。
在尊重档案本质特性,保持档案文件历史联系的前提下,尽量采用简便有效的方法去整理,并使所整理好的档案保管、利用起来比较方便。
但二者发生矛盾时,必须以尊重档案本质特性、保持档案文件之间的历史联系为前提。
(三)充分尊重和利用原有的整理结果。
1.充分地重视和利用先前的整理基础,不要轻易打乱重整。
一般而言,只要不是零散文件,已经整理且有目可查、又规可循,就应保持其原有的整理体系,不要重新整理,而是通过完善检索工具等其他环节进行弥补,或只作必要的部分加工整理。
2.在档案整理过程中,应充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
如原有的捆、包、简单的纲目等标识,予以重视。
第二节全宗的划分和排列
全宗的划分和排列是档案馆整理工作的基本内容。
全宗是档案馆中档案最基本的群体性存在单位和保管单位,档案在档案馆中大都是按全宗进行管理的。
一、确认全宗
全宗:
是一个具有社会独立性的组织或个人在社会实践中所形成的档案的有机整体。
全宗既是一种整理方法,也是一条原则、一种理论,称作全宗原则和全宗理论。
具有社会独立性的组织或个人称为立档单位或全宗构成者。
1.组织全宗的构成条件
⑴可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文。
⑵设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划。
⑶设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。
以上条件中,其中最基本的是第一个条件。
为确定一个单位是否具备立档单位的条件,一般应从规定有关单位职权的法规性、领导性文件和实际活动两方面去分析。
由于立档单位变化或政权更迭所导致的全宗区分:
要看政治性质、基本职能是否发生了变化。
2.个人全宗的构成条件:
⑴对社会有突出贡献或重要影响的个人(即只有名人的档案才可能成为个人全宗)⑵名人档案较为完整系统地保存下来
二、组建全宗的补充形式
全宗的补充形式虽不是严格意义上的全宗,但在实际管理中却作为正式全宗来对待并实施管理。
(一)联合全宗
就是两个或几个关系密切的立档单位形成的,难以区分而统一整理的档案整体。
通常是“一套机构两(几)块牌子”,在档案馆里,联合全宗编一个全宗号,作为一个全宗管理。
(二)汇集全宗
也叫全宗汇集,是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。
如“×
×
时期×
地区工矿企业全宗汇集”。
其中的档案,仍按不同的形成单位分别整理、排列和编目。
“汇集全宗”只编一个全宗号,作为一个全宗单位进行管理。
(三)档案汇集
是不同的立档单位形成的,按照一定特征集中起来的档案混合体。
在档案馆里,档案汇集也标定综合名称,如“清代末期×
地区房产地契档案汇集”,“民国时期军事档案汇集”,编一个全宗号,作为一个全宗单位进行管理。
三、全宗的编号与排列
全宗的编号是给每一个进馆全宗编一个固定号码并以其作为该全宗的指称代号。
如大流水编号法,分类流水编号法等。
全宗一般按进馆顺序排列。
第三节全宗内档案分类
全宗内档案的分类,就是把立档单位所形成的档案,按其来源、内容、时间或其他形式特征,划分为若干类别,使其进一步条理化、秩序化。
这一工作一般由档案室承担。
一般而言,如果全宗内档案内容单一且数量少,就没有分类的必要,只要将档案组成案卷,按某种顺序排列并编号(案卷号)即可;
只有全宗内档案门类较多、数量较大,才有分类的必要。
一、组织全宗内档案分类的方法
(一)时间分类法:
即按档案文件产生的时间界限对档案进行分类。
其具体形式有年度分类法和时间分类法(历史时期)。
(二)来源分类法:
即按档案文件形成、产生的组织机构或个人的界限来分类。
如组织机构分类法、作者分类法等。
(三)内容分类法:
即按档案文件的内容进行分类。
其具体形式主要有问题分类法。
(四)形式分类法:
即按档案文件的形式形态特征进行分类的方法。
具体的表现形式主要有文种分类法、载体(影片、照片、录音带、录像带等)分类法等。
二、组织全宗内文书档案常用的分类方法及应用
(一)年度分类法:
按照档案文件形成的自然年度或专业年度(教学年度、会计年度、兵役年度、粮食年度)分成各个类别。
(二)组织机构分类法:
按照立档单位内部组织机构对档案进行分类。
(三)问题分类法:
按档案文件内容所涉及的问题对档案进行分类。
三、组织全宗复式分类法
(一)年度—机构—保管期限分类法:
即将归档文件按年度分类,每个年度下按机构分类,再在组织机构下面按保管期限分类。
适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
(二)保管期限—年度—机构分类法:
即将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下面按组织机构分类。
采用此种分类法,在库房管理时,不同保管期限分别排架,更便于档案移交进馆。
(三)机构—年度—保管期限分类法
(四)年度—问题—保管期限分类法:
这种方法多用于内部机构变化复杂,或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构,以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况。
(五)保管期限—年度—问题分类法
(六)问题—年度—保管期限分类法:
适用于撤销机关的文件整理归档工作或历史档案整理工作。
(七)年度—保管期限分类法:
这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关,或者每年形成文件数量少的机关,适宜于现行机关文件整理归档工作。
(八)保管期限—年度分类法:
这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关,或者每年形成文件数量少的机关,适宜于现行机关文件整理归档工作。
四、人物全宗内档案分类
(一)生平传记材料
(二)创作材料
(三)公务活动材料
(四)个人书信
(五)经济材料
(六)亲属材料
(七)评价材料
(八)音像材料
(九)其他材料
第四节案卷排列、编号与编制案卷目录
案卷是一组经过鉴定、分类、系统化整理与编目的有机联系的文件组合体。
我国的党政机关,历来推行文书处理部门立卷,档案部门负责监督指导之责。
一、案卷排列
就是固定全宗内各案卷之间的排放顺序。
实际上就是对类内案卷按其形成时间顺序及其内容上的相互
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