差旅费报销管理制度.docx
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差旅费报销管理制度.docx
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差旅费报销管理制度
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一、目的
为了提升企业形象,提高外出办事工作效率,本着勤俭节约、反对浪费的原则,对差旅费标准进行规范化、统一化管理。
二、适用范围
一)适用于****电子科技有限公司所有人员。
(销售业务人员不依此制度)
二)适用于当天出差当天未能返回的出差。
(当天往返的出差不依此制度)
三、出差人员的审批
一)当天往返的出差,由各部门经理批准,部门经理由其直接上级批准。
二)未能当天往返的出差,出差人员在出差前由派遣人填写好《出差申请单》,经部门领导签字后交总经理审批,原则上要定任务、定时间、定地点、定人数,实际出差天数超过原计划天数的费用,需经总经理批准,否则,财务部不予报销。
《出差申请单》由财务部存查。
三)出差人员因特殊原因,中途需变更出差路线或延长出差时间,要事前请示主管领导同意并在出差返回后三个工作日内,填写《出差变更申请单》,写明实际出差日期及实际出差路线,经部门领导签字后交总经理审批。
《出差变更申请单》在报销出差费用时,作为报销凭证贴入报销单。
四、出差人员借款
一)出差人员因为出差需要预支差旅费时,原则是“欠款未清,差费不借”,借支差旅费由出差负责人统一办理,办理时须认真填写好《差旅费借支单》交总经理批准,填写内容须真实、完整(注明《出差申请单》单号),借款金额的大小写须规范清楚,不得涂改,如有涂改,财务人员必须拒绝借款。
二)报销出差费用时,财务人员必须在报销的费用中扣除出差前的差旅借款。
未能冲销借款又无特殊原因,财务有权从其工资中扣除,不需报请批准。
五、本规定所涉及的城市等级分类
一)一类城市(4个):
北京、上海、广州、深圳。
二)二类城市:
除一类城市以外的直辖市、省会城市。
三)三类城市:
除一、二类城市以外的市、县、区。
六、本规定所涉及的职别分类
一级
二级
三级
四级
五级
董事长、总经理
总工程师
副总经理、总经理助理副总工程师
部门经理
高级工程师
部门副经理
工程师
其他人员
七、差旅费各项报销标准
一)住宿及市内交通费标准:
职别分类
住宿标准(元/天)
市内交通费标准(元/天)
一类城市
二类城市
三类城市
一类城市
二类城市
三类城市
一
实报实销
实报实销
二
260
220
180
40
35
30
三
220
180
150
30
25
20
四
180
150
120
25
20
15
五
150
120
100
25
20
15
1、因工作需要必须和领导一起出差,住宿及市内交通费标准可依领导的标准报销。
2、二人以上出差,职别一、二的人员可住单间,职别三及以下职别人员必须合理安排合住,同性每二人按一个房间标准报销,二人职别不一样,按职别高的标准报销。
3、在一类、二类城市的郊县、郊区出差时,按递减一级城市标准执行。
二)生活补助标准
生活补助标准统一为每天40元,按出差自然天数计,无需报销凭证。
三)长途交通工具乘坐标准:
交通工具
职别
飞机/高铁
火车
轮船
长途班车
其他
一
实报实销
二
必须乘坐时须报总经理批准
1200KM以上软卧;800KM—1200KM硬卧;800KM以下硬座或二等软座
三等舱
可乘
可乘
搭乘出租车累计50KM以上须报总经理批准
三
必须乘坐时须报总经理批准
800KM以上硬卧;800KM以下硬座或二等软座
三等舱
可乘
可乘
搭乘出租车累计30KM以上须报总经理批准
四
必须乘坐时须报总经理批准
800KM以上硬卧
800KM以下硬座
三等舱
可乘
可乘
搭乘出租车累计30KM以上须报总经理批准
五
必须乘坐时须报总经理批准
800KM以上硬卧
800KM以下硬座
三等舱
可乘
可乘
搭乘出租车须报总经理批准
1、出差长途交通工具的选择必须以火车为首选。
2、因工作需要必须随领导一起出差的,乘坐长途交通工具的标准可以按领导的标准报销。
3、出差人员须尽量自行到交通部门购票窗口或网上买票,如委托中间机构订购车、船、机票,其订票费每张不得高于15元,超过部分自行负担。
八、报销规定细则
一)差旅费报销规定
1、出差人员回公司后,出差负责人应填写《出差报告》,简述出差经过和每天的工作,贴附于报销单后,派差人、审批人凭此审批,由派差人或部门领导注明“完成任务”、“部分完成任务”、“未完成任务”的评语,否则不予报销。
2、出差人回公司后,应及时办理报销手续(由当次出差负责人统一办理)无论是否有借支差旅费,回公司后一周内仍未报销的,除非总经理特别批准,否则财务部将不再办理报销,一切费用由出差人自理。
3、员工出差期间发生的通讯费不做报销,出差期间发生的其他费用(复印、购买办公用品、宴请送礼等)不属于差旅费报销范畴。
4、出差人员出示的报销凭证必须是合法的正式票据,如发生丢失应报销的票据时(仅限长途交通工具车票),应出示有效的丢失证明,说明丢失票据的内容、金额,同时必须有证明人和总经理签字,否则不予以报销。
5、出差住宿费和市内交通费按规定标准凭有效单据在限额内报销,超标部分自付;无住宿发票、发票被认定不合格的均按标准的1/3报销住宿费;自带车辆不报销市内交通费;
6、长途交通费按规定乘坐标准凭有效单据报销,超标准乘坐交通工具的,按可以乘坐的交通工具标准金额报销;超标部分由出差人员自行负担。
乘坐交通工具支付的茶座等额外费用不予以报销。
7、出差人员趁出差之便,事先经总经理批准就近加家探亲或办理私事的,其绕道车船费超过直线车船费的,超额部分自行承担,其绕道车船费少于直线车船费的,凭票按实报销。
不计发绕道和在家(处理私事)期间的一切补助。
8、如确有特殊情况需超标准住宿、超标准乘坐交通工具的,必须事先经公司总经理批准,报销时特别注明,由总经理签字确认。
否则按规定标准报销。
9、由接待单位安排住宿或住在亲友家的,不得报销住宿费。
10、生活补助实行包干的办法,按出差自然天数报销,标准为每天40元。
二)鼓励节约、杜绝浪费规定:
1、报销住宿费时,实际住宿费用低于相应住宿标准的,按差额的50%奖励个人;
2、当日晚8时至次日晨7时内开始乘车并在硬座乘车6小时以上,同时当天(晚)未发生住宿费用的按出发地住宿标准的2/3奖励个人。
三)因公外派参加会议、学习、进修、培训的生活补助标准
在途期间的生活补助、交通费、按照前述规定报销,会议、学习、进修、培训期间,主办单位统一安排食宿的,不再报销各项补助;统一安排住宿,不安排伙食的,伙食费按每天40元报销。
统一安排伙食,不安排住宿的,按上述住宿规定报销。
四)当天出差、当天返回的报销标准
当天出差、当天返回的短期出差,车费实报实销,无生活补助。
五)审批报销程序
1、差旅费报销单由出差人员自己按规定填写,填写要规范,票面要干净整洁,右上角由部门主管标明出差起止时间,签字以示负责。
2、报销程序
出差人填单→部门经理审签→财务部审核签字→总经理审批,财务部结算。
九、其他有关规定。
一)同城市市区至郊区、郊区至郊区的交通费视同长途费,按实际费用报销。
二)出差人员因工作计划安排不当,延误航班、车次所产生的退票费由其个人承担,若是因任务临时变化而发生的退票费,由出差人员写出书面原因,经直接领导审核,总经理批准后可报销。
直接上级指示改变出行计划的由上级领导出具证明,经总经理批准后方可报销。
三)凡被外单位和个人邀请到外地考察参观、参加会议,或业务跟单的人员,其食宿费已由对方负担的,均不再报销各项食宿费用。
四)出差天数的计算原则
1、生活补助:
上午12点前出发的,按一天计算,上午12点后出发的按半天计算;下午18点以前返回的的按半天计算,18点以后返回的按一天计算。
2、住宿费按出差的自然天数(日历)减一天计算。
五)车票按先后日期顺序依次排列粘贴,不是微机票的,注明行车路线(始发地点——到达地点)及乘车日期;出租车票需在背面注明起始、到达地,无日期者注明日期。
市内公交车、出租车、长途车票严禁有连号票,做到乘车要当班票,车票丢失未按规定补丢失证明的,不予报销。
六)住宿票按日期先后顺序依次排列粘贴,住宿票必须加盖印章,印章必须清晰,无印章的视为无票。
七)公司财会人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、合法性及真实性进行审核,发现问题一律不予报销,并及时反馈给公司领导处理。
八)本制度由公司财务部负责解释,未尽事宜由财务部另行规定。
九)本制度自2012年5月1日起执行。
十:
相关表格
一)《出差申请单》**-FM-FID-001
二)《出差变更申请单》**-FM-FID-002
三)《出差报告》**-FM-FID-003
****电子科技有限公司
出差申请单
编号:
CC**-FM-FID-001A/0
出差
派遣人
部门/职务
出差
负责人
部门/职务
姓名
姓名
随行人数
名
单
人
出差地点
省市县公司
出差事项
简述
出差期间
从公司出发时间:
年月日时
返回到公司时间:
年月日时
行程计划
起
止
事项安排
月日
月日
月日
月日
月日
月日
月日
月日
月日
月日
月日
月日
费用预算
单位:
元
长途交通
市内交通
住宿费
伙食费
其它
总计
备注
签名
出差负责人
派遣人
派遣部门领导
总经理
1、出差前由派遣人填写好此单交部门领导、总经理批准。
2、原则上所有项目必须填写清楚,特殊情况下“行程计划”“费用预算”不能确定时,须在“备注”中注明原因。
3、此单由总经理批准后交财务部存查。
4、表单编号填写规则:
如CC20120425—*编号分三部分,第一部分为CC(出差的拼音),第二部分为此单的申请日期,第三部分为当天申请的流水顺序号。
****电子科技有限公司
出差变更申请单
编号:
BG**-FM-FID-002A/0
申请部门
申请人
申请日期
变更事项
变更前内容
变更后内容
变更原因
签名
当次出差负责人
部门领导
总经理
1、表单编号填写规则:
如BG20120425—*编号分三部分,第一部分为BG(变更的拼音),第二、三部分为被变更的《出差申请单》后的数字,即《出差申请单》填写的日期和流水顺序号。
****电子科技有限公司
出差报告
报告日期:
YY-FM-FID-003A/0
报告人
部门/职务
出差地点
出差人数
人
出差申请单号
是否超时
□是□否
出差时段
年月日到年月日(共计天)
出差
目的/任务
工
作
内
容
业绩
及
问题和不足
建
议
派遣人
部门领导
评价
1、出差人员返回后,报销前必须认填写好此表。
2、如此表中所留空间不足,可另用A4纸书写,然后以附件形式订于此表后面。
3、此表背面“出差费用统计”由“报告人”负责统一填写。
出差费用统计
序
号
地点
项目
费用小计元
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
费用总计
大写:
万仟佰拾元角分(¥)
报告人
报告日期
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