会议及展览策划完整意向书.docx

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会议及展览策划完整意向书

会议及展览策划完整意向书

篇一：

会展策划文档

会展业作为新兴服务业,是2l世纪的朝阳产业,有着巨大的发展潜力.它带动纺织服装,住宿,餐饮,通讯,旅游,购物等相关产业,那么如何策划一场成功的会展呢？

;所谓策划既是策略和规划，是从全局的、前瞻的、长远的、动态的角度对某种活动进行安排和部署，为活动目标顺利成功的实现奠定基础。

所以，会展策划既是为会展活动的顺利进行、会展目标的顺利实现而在展前、展中、展后对各个细节、步骤及其目标的完成进行全方位、多角度规划。

会展策划包括会议策划和展览策划。

所以会展策划关键就是做好这两方面的工作。

一方面，会议策划要使会议能切实的达到信息交换的目的。

另一方面，展览策划就是要使各种各样的展览能到达产品展示和技术交流的目的。

在这两种情况下，要充分利用现有的条件和资源，用最有效率的方式，以最小的成本获得最大的收益为准则达到营销活动预定目标。

会展策划是一项庞大而复杂的工程。

需要大量的人力、物力和财力，还要周密的布置和安排以及必须的一些程序。

会展策划包括四个阶段：

一，展览筹备阶段：

决策阶段（展览决定，展览目标，展览选择），展览策划（拓展与组团，联络与谈判）;二，筹备阶段：

展品与运输，设计与施工，宣传与公关，展台工作准备三，展出阶段：

展台工作管理四，展后阶段：

后继工作（评估与总结）首先，我们先看第一阶段。

决策阶段，先是展出决定，展出决定需要考虑多方面因素：

（一）内部有无发展需要（营销需求）

（二）外部何处市场有潜力（市场条件）（三）应使用何种营销手段（四）内部有多少资源可以利用（内部条件）。

我们说会展是一种很好的营销方式，但应注意选择营销方式要综合多方因素：

营销目标和战略，市场环境和条件，营销方式本身的形式和作用。

无论那种方式只要能很好的达到目标，并使成本效益最低就是好方法。

所以不一定要选择会展。

另外还要考虑内部条件，比如财力，人力，精力（注意展览筹备时间要在6个月以上，且不能中断）如果综合分析之后确定要参展，要制定展出目标：

制定恰当的目标是展出成功的必要条件。

展出目标包括基本目标，产品目标，价格目标，宣传目标，销售目标，管理目标。

如果是集体展出还要有集体目标。

制定目标一定要有依据，要全面考虑展出与其他工作的关系，要实际，有重点，具体，稳定，落实。

展出选择;首先对展览种类进行选择也即在性质，内容等大的方面选择符合展出者营销目标要求的展览项目。

二，选择在时间，质量等具体方面合适的项目展出策划。

展出策划有四大因素：

（1）明确人员及分工

（2）确定工作事项及顺序（3）规定时间和期限（4）规定费用标准制定预算方案。

预算方案指定的好坏直接影响会展的收益以及效益。

预算方案的制定要有计划、有步骤，不断更新信息。

一般来说制定一份会展预算应包括以下内容：

1.历史数据。

2.行政管理费。

3.收益。

4.固定费用。

5.可变费用。

6.详细开列的项目。

7.调整控制。

展览策划方面包含拓展与组团，联络与谈判。

其中，拓展与组团要先进行拓展宣传（注意宣传对象，宣传内容，宣传方式），选择参展者，还要注意组团管理等。

而联络与谈判方面则主要和主办方的交涉，要和主办方保持良好的关系，对参展的作用不言而喻。

第二，筹备阶段;展品与运输：

首先选择展品，要有针对性，代表性。

这些要考虑到展出者的供应能力，市场条件和需求潜力等因素。

然后展示展品，注意包装和装箱。

（二）运输

运输之于展览就如粮草之于军队。

俗话说：

兵马未动，粮草先行。

后勤保障对于任何行业都是至关重要的。

在展览运输中根据形式的不同分为国内展品运输和国外展品运输，本地参展运输和异地运输。

一般来说，本地参展的运输环节较少比较好解决，但异地参展中的运输问题则往往是最让组织者头疼的问题。

因此，运输要考虑多方因素：

运输方式，路线，日程，费用，公司，代理，展品特点等，另外又分去程运输和回程运输。

设计与施工需要设计策略。

商业展览展示设计是以传达展览信息、吸引参观者为主要技能的有目的、有计划的环境、展台、展品设计。

设计策略要详细具体，操作性强。

宣传和公关要制定媒体策略。

现代社会，人与人之间、企业与企业之间都需要交流，而信息交流的主要载体是各种各样的煤体。

会展组织者要根据有限的广告预算以及举办会议或者展览会的需要和条件，来选择合适的媒体，在选择媒体的类型时需要综合考虑目标受众的媒体习惯、产品性质、信息类型以及广告成本等因素。

第六，撰写策划方案。

包括从构想、分析、归纳、判断，一直到拟订策略、方案的实施、事后的追踪与评估过程。

广义的会展策划可以涵盖经市场调查而成生的市场可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策略方案、宣传手册等，包括围绕会展展前、展中、展后所有的策划文案

展台准备阶段也即会展设计阶段，要注意展示空间设计，会战陈列设计，会展照明，色彩设计等另可为你的展览会设计一个主题，如果你试图接触某个特定的团体，就得设计一个主题去对那个团体表明你的意图。

三，展出阶段：

展台工作管理

创造一个吸引人的展台环境

一个贸易展览会上，你的展台应该在不到5秒钟的时间内引起某个客户的注意。

如果你的展台布景使用超过4年，就要利用新的颜色和外型布置一下。

选定特殊广告

要求参观者填写调研表格，然后送上富有创新意义而实用的赠品。

训练员工

让您的员工接受训练，学习介绍产品和提供服务、熟悉展览会的礼仪、知道怎样达成交易、熟练制定一个销售带头人、让贸易保持活力。

;选择引人注目的形象先要确定自己在贸易会上的形象，让员工参与，集思广益。

有时，西装会是很好的选择；有时，合身、配套的上衣或t恤衫会引来潜在顾客的询问和寻求帮助。

另外，可策划一些活动。

策划一个成功的活动,可以起到丰富完善展会的作用,活跃会展气氛,吸引更多的潜在参展企业与观众,但活动要符合一定的原则：

1.活动的主题与形式必须符合展会的需要..

2.能进一步丰富和完善展会的基本功3.有助于展会吸引更多潜在企业参展和观众参观.

4.有助于活跃展会现场气氛但不影响企业展出和观众参观.5.活动本身要能产生较好的效果.四，展后阶段后继工作（评估与总结）

会展的后续工作很多，实施效果评估是最重要的一种。

另外，建立客户信息数据库发展，发展客户关系，洽谈签订合同。

据统计60％的业务是在会展后达成的。

总之，会展策划在现代社会中占有越来越高的地位，在开拓市场、巩固市场等方面发挥着重要作用。

篇二：

大型活动、会议、展览策划与运作实务

大型活动、会议、展览策划与运作实务（目录）

《会议运作与管理》

第一章会议管理第一节会议保密管理一、会议保密管理的目的和意义二、会议保密管理的内容三、会议保密管理的原则

第二节会议活动领导者基本要求一、政治素质要求二、专业知识要求

四、原则性灵活运用的能力

第三节会议活动组织者基本要求一、文化和知识面二、协调能力三、判断和决策能力四、时间观念五、责任心六、精神境界

第二章会议的准备工作第一节制发会议通知一、会议通知的作用二、会议通知的种类三、会议通知方式四、会议通知的内容五、会议通知的书面格式六、回执或报名表

七、制发会议通知的注意事项第二节制作会议证件一、会议证件的种类和作用二、会议证件的格式三、会议证件的式样

四、会议证件制作的几点注意事项

第三节准备会议的物品与设施一、会议用品和设施的作用二、会议用品和设施的种类

三、准备会议用品与设备的要求

第四节预算和筹集会议经费一、会议经费的预算

二、会议经费的筹措

第五节其他文字材料的准备

一、会议活动须知

二、会议活动材料三、会议活动证件票据

第三章会议的场地布置第一节会场布置一、会场布置的任务和意义二、会场座位格局设计和安排

三、座区划分与座位排列

第二节会场装饰一、会场装饰的作用

二、会场装饰的主要内容

第三节主席台的布置一、主席台的座位格局二、讲台三、揭幕架四、话筒五、休息室

六、主席台的座次安排七、座位标识八、会前检查

九、检查的方式

第四节场地设计和安排范式

第五节会标、国旗和饰物的布置技巧一、会标的悬挂二、标语的悬挂三、徽铭人像的悬挂四、旗帜的悬挂和插放五、饰物的布置六、人员的布置

七、声、乐、舞的布置

第六节音响、灯光及其他设备的布置技巧一、音响设备二、灯光设备三、空调设备

四、饮用品

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

第四章会议的接待和迎送一、会议接待的作用二、会议接待的特征

三、会议接待工作的原则

第二节会议接待的准备一、收集与会者的情况二、拟订接待方案

三、学习接待知识，培训接待人员

四、落实接待事项

第三节接站与引导一、接站

二、引导

第四节报到、签到与看望一、报到与签到的联系与区别二、报到工作三、会议签到的作用四、会议签到的方式

五、看望

第五节会间活动的安排和管理一、安排食宿和作息时间二、文艺招待和参观游览

三、返离工作管理

第六节会议接待和迎送的礼节一、一般性礼节

二、会议活动迎送礼节的区别三、迎送地点和位置的礼节四、迎送时间和献花礼节五、通道与休息室的准备六、免检与专检待遇七、迎送人员的礼仪

八、迎送交通工具与排位顺序九、会议活动陪同礼节

第五章会议的住宿和通讯管理第一节会议活动的住宿安排和管理

会议活动住宿安排第二节会议活动的通讯管理一、有线通讯二、无线通讯

三、其他通讯

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

第六章会议的餐饮管理第一节会议餐的安排和管理第二节会议活动的中餐宴请安排一、席次确定和布置二、席位的安排三、菜式四、祝酒或敬酒五、上菜六、吃菜

七、音乐伴奏

第三节会议活动的西餐宴请安排一、席次的确定和布置

二、席位的确定和安排

三、菜式

四、祝酒敬酒与酒水五、水果六、上菜七、吃菜

第七章会议经费管理和会议检查第一节会议活动经费管理一、会议活动经费预算

二、会议活动经费决算

第二节会议活动的检查和落实一、会议活动场地检查二、会议活动文字材料检查三、会议活动食宿检查四、会议活动其它情况检查

第八章会议活动期间的会务工作

《会展策划与运作》

第一章会展活动的含义与类型第一节会议的含义及基本类型划分一、会议的基本含义二、会议的基本类型

三、我国曾经举办过的几个有代表性的会议筒介第二节展览的含义、特点及类型一、展览的含义二、展览的特点三、展览的基本类型

四、典型展览案例介绍

第三节典型特殊活动一、特殊活动的定义二、特殊活动的分类

三、典型特殊活动案例介绍

第四节会展活动的特征及其社会经济效应一、会展活动的特征二、会展活动与会展产业三、会展活动的社会经济效应

四、博鳌亚洲论坛催生财富效应案例

第五节会展活动的学科特点一、展鉴组织者需掌握知识二、会展中心需掌握知识

三、展会成功运作相关知识

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

第二章会展活动的历史与布局

第一节世界会展活动发展历史一、原始阶段二、古代阶段三、近代阶段

四、现代阶段

第二节中国会展活动发展历史一、会展活动出现到建国前期二、建国后到改革开放前

三、改革开放后至今

第三节世界会展活动地区布局一、欧洲地区的会展活动布局二、北美地区的会展活动布局三、非洲地区的会展活动布局四、亚洲地区会展活动布局

五、大洋洲会展活动布局

第四节中国会展活动地区布局六、中国会展活动地区布局总结

第三章会展活动的行业管理模式

第一节境外会展行业管理模式一、德国和法国的行政干预模式二、新加坡和日本的政策扶持模式三、中国香港市场运作模式

四、总结

第二节我国会展活动管理体制变迁及改革方向一、我国会展管理体制的历史变革二、审批制的会展管理体制的弊端

展管理体制的改革方向

第三节构建我国会展管理模式一、会展业中的政府职能定位二、会展行业协会的职能

三、会展企业的宏观管理模式与政策取向

第四章会展活动的基本流程

第一节会展管理的基本流程第二节会展前期准备工作一、组展商的会展前期准备工作

二、参展商前期准备工作第三节会展现场管理工作一、组展商会展现场的管理

二、参展商的会展现场管理工作

第四节会展后续工作一、会展评估

二、会展总结

第五节参展计划表与展览方案制定一、参展商参展计划表二、如何制定展览方案

第五章会展中心的现状和发展前景

第一节国内外会展中心现状一、世界各国会展中心概况二、国外会展中心的特征三、国内会展中心发展概况

四、我国会展中心发展过程中存在的问题第二节会展中心的构成一、展览部分二、展览辅助场地三、会议部分

四、会议辅助场地功能要求五、室外展场、广场和车位部分六、会展中心的智能化信息系统一、会展中心的选址原则二、会展中心组织结构

三、会展中心的业务构成

第四节我国会展中心的发展思路一、市场化是我国会展中心发展的必然趋势

二、会展中心市场化道路选择

第五节我国会展展馆简介一、中国各地展览中心一览表

二、中国部分会展场馆介绍

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

第六章中国会展经济的对外开放

第一节世界会展经济的跨国发展一、世界会展经济跨国发展的历史背景

二、世界会展经济的跨国发展

第二节中国会展经济对外开放的现状一、中国会展经济对外开放的历史背景

二、中国会展经济的对外开放现状

第三节入世对我国会展业的机遇和挑战一、+的主要职能和+协议的主要内容

二、服务贸易的对外开放以及入世对我国会展业的要求

三、入世给我国会展业带来的机遇和挑战,

第四节扩大会展业对外开放的措施

一、制定正确的“走出去”战略，积极参与国际竞争，占

领国际市场

二、加快企业集团化经营，形成一批有国际竞争力的会展

公司

第七章会展活动危机管理

第一节危机的概念及特点一、什么是危机

二、危机的特点

第二节危机对会展产业的影响分析一、几例典型的危机事件对会展业的影响

二、危机对会展业影响的综合分析,

第三节会展业危机管理-一、危机管理理论-

二、会展业具体危机管理措施

第四节会展业危机管理宏观构架一、政府二、会展企业三、会展行业协会

第八章会展与旅游

第一节会展业与旅游业渊源追溯一、会展业与旅游业的渊源关系

二、会展与旅游的结合第二节会展业与旅游业的深层联系一、行业发展的依存性二、发展过程的相似性

三、行业特点的共通性

第三节会展业与旅游业的互动发展一、资源整合的放大效应二、形象提升的品牌效应三、人才优势的互补效应

第九章会展与跨文化交流

第一节会展与文化一、文化的概念

二、会展中的文化特征第二节会展与交流一、交流的概念二、经典案例分析

三、沟通技巧

第三节会展与跨文化传播一、跨文化传播的概念

二、会展中的跨文化因素

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

第十章会展策划与营销管理

第一节会展立项策划一、收集市场信息二、展览题材的选定三、展会项目立项策划

四、展会立项策划书内容

第二节会展项目可行性分析一、市场环境分析二、展会项目生命力分析三、展会执行方案分析四、展会项目财务分析五、各种风险预测

六、展会项目立项可行性研究报告

第三节会展品牌形象策划一、展会品牌形象定位二、创立展会品牌形象三、规划展会的品牌识别四、展会品牌传播

五、展会品牌资产的积累

第四节会展成功实施方案策划一、指定展位承建商二、指定展会运输代理三、指定展会旅游代理四、编制参展商手册

五、建立展会专门网站

第五节会展相关活动策划一、策划展会相关活动的目的和原则二、专业研讨会和技术交流会三、行业会议

四、产品发布会和产品推介会

五、表演、比赛及其他相关活动

第六节招展策划与展位营销一、建立目标参展商数据库二、展区和展位划分三、招展价格确定四、展会招展函五、招展方案

六、展位营销办法

第七节招商策划与展会宣传推广二、展会通讯与观众邀请函三、展会招商方案策划

四、展会宣传推广计划

第八节会展服务与现场管理方案

一、展会服务

二、展会开幕方案策划三、专业观众登记方案

四、展会现场工作方案

第九节会展客户关系管理计划一、展会客户关系管理的基本内容二、客户价值和关系的盈利性三、开发新客户四、留住老客户

五、与客户合作双赢

第十节会展时间管理方案一、会展时间管理的基本方法二、展会招展时间管理三、展会招商时间管理四、展会宣传推广时间管理五、展会服务及筹展撤展时间管理

六、会展整体进度时间管理

第十一节会展中危机管理一、会展危机管理的基本内容二、会展危机预警三、危机中的媒体管理四、危机中的沟通管理五、危机反应管理

六、危机恢复管理

第十二节会展组合营销与展后总结一、不同产业环境中的展会的营销策略二、不同发展定位的展会的竞争策略三、不同发展阶段的展会的营销策略

四、展后总结

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

第十一章会展经济发展和会展城市报告

第一节世界会展经济发展和中国会展经济发展趋势一、世界展览业的发展趋势二、美国展览业发展大趋势

三、整合我国会展业势在必行

第二节中国会展产业形势报告一、年中国会展业发展报告

二、我国会展业发展的必由之路

第三节会展与城市的关系一、会展对城市发展的作用二、会展城市发展的定位与条件三、中国会展城市发展的格局四、奥运会对北京城市发展的作用

五、世博会与推动上海社会发展

第四节中国会展城市报告

一、北京：

中国展览中心的“元素分离与定位”二、上海：

迈向世界会展城市的“洗心革面”三、广州：

世界知名会展城市的“成长嬗变”四、香港：

辉煌重现催生“新会展运动”五、大连：

阵痛下的“重新构建”六、深圳：

特区的“会展特区”

七、杭州：

会展、旅游、休闲的“三位一体”八、重庆：

打造会展旅游新概念九、沈阳：

东北会展的中心城市十、南京：

东承西接中的游离与把握十一、温州：

制造业的“展会制造”十二、义乌：

为市场把展会进行到底十三、宁波：

会展城市“新宠”

十四、青岛：

深掘产业和区位优势“会展矿藏”十五、天津：

打北京会展的“侧边球”十六、成都：

西部会展的领头羊十七、昆明：

“节庆会展”演赛并进十八、西安市：

西部会展旅游城市的“明珠”十九、福州：

打出海峡牌

二十、长春：

以产带会，以会促产，铸造北方会展名城二十一、合肥：

区域会展的“长征路”

二十二、厦门：

以展促资、以资带商、以商兴市二十三、连云港：

苏北会展领航者

二十四、海南博鳌：

亚布力的东方达沃斯

第五节世界重要会展城市发展概要一、德国会展业发展情况二、法国会展业现状及展望三、俄罗斯展览业现状

四、意大利展览会兴旺发达

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

《会议成功运作管理》

第一章会议概述

第一节会议的概念一、会议是一种群体性的活动

二、会议是一种围绕特定目标而开展的活动三、会议是一种组织有序的活动

四、会议是一种以口头交流为主要方式、以书面交流和声

像交流

以及其他交流手段为辅助方式的活动

第二节会议活动的基本要素一、主办者

二、与会者

篇三：

大型活动、会议、展览策划与运作实务

大型活动、会议、展览策划与运作实务（目录）《会议运作与管理》

第一章会议管理

第一节会议保密管理

一、会议保密管理的目的和意义

二、会议保密管理的内容

三、会议保密管理的原则

第二节会议活动领导者基本要求

一、政治素质要求

二、专业知识要求

四、原则性灵活运用的能力

第三节会议活动组织者基本要求

一、文化和知识面

二、协调能力

三、判断和决策能力

四、时间观念

五、责任心

六、精神境界

第二章会议的准备工作

第一节制发会议通知

一、会议通知的作用

二、会议通知的种类

三、会议通知方式

四、会议通知的内容

五、会议通知的书面格式

六、回执或报名表

七、制发会议通知的注意事项

第二节制作会议证件

一、会议证件的种类和作用

二、会议证件的格式

三、会议证件的式样

四、会议证件制作的几点注意事项

第三节准备会议的物品与设施

一、会议用品和设施的作用

二、会议用品和设施的种类

三、准备会议用品与设备的要求

第四节预算和筹集会议经费

一、会议经费的预算

二、会议经费的筹措

第五节其他文字材料的准备

一、会议活动须知

二、会议活动材料

三、会议活动证件票据

第三章会议的场地布置

第一节会场布置

一、会场布置的任务和意义

二、会场座位格局设计和安排

三、座区划分与座位排列

第二节会场装饰

一、会场装饰的作用

二、会场装饰的主要内容

第三节主席台的布置

一、主席台的座位格局

二、讲台

三、揭幕架

四、话筒

五、休息室

六、主席台的座次安排

七、座位标识

八、会前检查

九、检查的方式

第四节场地设计和安排范式

第五节会标、国旗和饰物的布置技巧

一、会标的悬挂

二、标语的悬挂

三、徽铭人像的悬挂

四、旗帜的悬挂和插放

五、饰物的布置

六、人员的布置

七、声、乐、舞的布置

第六节音响、灯光及其他设备的布置技巧

一、音响设备

二、灯光设备

三、空调设备

四、饮用品

大型活动策划及会展策划、

会议策划成功运作管理实务全书

第四章会议的接待和迎送

一、会议接待的作用

二、会议接待的特征

三、会议接待工作的原则

第二节会议接待的准备

一、收集与会者的情况

二、拟订接待方案

三、学习接待知识，培训接待人员

四、落实接待事项

第三节接站与引导

一、接站

二、引导

第四节报到、签到与看望

一、报到与签到的联系与区别

二、报到工作

三、会议签到的作用

四、会议签到的方式

五、看望

第五节会间活动的安排和管理

一、安排食宿和作息时间

二、文艺招待和参观游览

三、返离工作管理

第六节会