004文件和资料管理程序A0.docx
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004文件和资料管理程序A0.docx
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004文件和资料管理程序A0
版本修订历史记录
版本号
修订内容
修订者
修订时间
A/0
第一次下发
余洋
2015.3.4
文件涉及部门评审会签栏
□生产部
□品质部
□工程部
□研发部
□采购部
□销售部
□客服部
□人力行政
□计划部
□财务部
□文控中心
□仓储部
□国际贸易
文 件 签 核 栏
拟 制
审 核(ISO)
审 核
批 准
姓 名
职 务
签 名
日 期
1.目的Objective
明确文件的控制过程,保证文件得到有效管理,确保体系文件的清晰、明确、详实并能够被相关人员正确的使用和随时取阅。
Clearthedocumentscontrolprocesstoensurethedocumentscanbemanagedeffectively,andensuresystemdocumentsislegibleandclearandcanbeusedcorrectlyandconvenientlybyrelatedpersonnel.
2.适用范围ApplicableScope
适用于本公司管理体系有关的控制文件与资料,包括外部提供的控制文件、资料及适当范围的法律法规。
Beappliedtothecompanymanagementsystemrelatedcontrolleddocuments,includingexternallyprovidedcontrolleddocumentsandappropriatelawsandregulations.
3.定义Definition
3.1.受控文件:
由文控中心负责识别、控制及分发的内部体系文件和产品技术资料及外来文
件。
Controlleddocuments:
internalsystemdocuments,producttechnologicaldocumentsandexternaldocumentswhichareidentified,controlledanddistributedbytheDCC.
3.2.内部体系文件:
质量手册、环境手册、体系程序文件、体系操作指导书、记录表单。
Internalsystemdocuments:
qualitymanual,environmentmanual,systemproceduredocuments,systemoperationinstruction,recordsforms.
3.3.产品技术资料:
控制计划,材料清单(BOM),作业指导书,检验标准,ECN,与产品相关联的规范,技术资料,图纸等。
Producttechnologicaldocuments:
controlprogram,BOM,workinstruction,inspectionstandards,ECN,productrelatedregulations,technologydocuments,drawing,etc.
3.4.外来文件:
客户资料(产品资料、商业信函等)、相关法律法规、外来标准(如国际、国内、行业标准,安全标准等)。
Externaldocuments:
thecustomer’sdocuments(productfiles,businessEmail),relatedlawsandregulations,externalstandards(international,national,industrialstandards,safetystandards,etc.)
3.5.电子文件:
以电子媒体形式存在的文件,如软硬拷贝、录像带、光碟等。
E-documents:
thedocumentsexistedinelectronicmedia,likehardcopyandsoftcopy,tape,disc,etc.
4.职责Responsibilities
4.1.各部门:
按照规定要求制作、修改文件或资料;负责相应文件的校对、审批并保证文件或资料的适用性;负责本部门文件管理及监督使用。
Alldepartments:
makeandmodifydocumentsaccordingtoregulations;proofreadandapproveappropriatedocumentstoensuretheapplicability;beresponsiblefordocumentsmanagementandusagemonitor.
4.2.文控中心:
执行规定的<文件和资料管制程序>,保证所有受控文件和资料得到有效的管理与控制;负责各级文件电子读写等权限设定和监控。
DCC:
implementthe
4.3.各部门文员:
保证文件和资料的相关使用者可以获得有效版本。
Departments’clerks:
ensuretherelatedusercangettheeffectiveversionofthedocuments.
4.4管理者代表:
负责与体系有关的文件的监控、审批,保证程序运作的有效性。
Therepresentativeofthemanagers:
monitor,reviewandapprovethesystemrelateddocumentstoensurethattheproceduresoperateeffectively.
4.5.安规/环保工程师:
负责收集相关安规、环保法律法规。
Safety/ROHSEngineer:
responsibleforcollectingrelevantlawsandregulations
4.6.销售部销售:
负责收集客户资料。
Salesman:
responsibleforcollectingcustomerinformation.
4.7.研发部:
负责收集各类标准。
R&Ddepartment:
responsibleforcollectingvariousstandards.
5.程序内容ProcedureContents
5.1.受控文件的基本要求Controlleddocumentsbasicrequirements
5.1.1.同一类型的受控文件必须用统一的格式(请见附件1)。
Controlleddocumentsofsamekindmustusetheuniformedformat.(refertoannex1)
5.1.2.所有受控文件必须有文件名称、编号、页码、版本、制定、审核及批准人清楚的签署,
签署时不得使用铅笔。
Allcontrolleddocumentsmusthavedocumentname,number,page,versionnumber,andthesignatureofwriter,reviewerandapprover.AndThepencilcannotbeusedtosign.
5.1.3.所有受控文件必须干净完整,不得使用涂改液进行修改,不得有乱写画的痕迹。
Allcontrolleddocumentsmustbecompleteandclean,cannotberevisedbythecorrectionfluid,andcannothavethetraceofscrawlsanddoodles.
5.1.4.版本号均采用英文字母斜杠数字标示,如A/0表示第一版;文件每修订一次,修订状态0到9依次递增,超过9次时其版本由A到Z依次递增;所有受控文件第一次发出都是“A/0”版本。
AllversionnumbershallbemarkedwiththeEnglishletter,slashandnumber,e.g.A/0representsthefirstedition;therevisionnumberwilladdfrom0to9,andversionnumberwilladdfromAtoZiftherevisionnumberismorethan9.ThefirstissueversionofallthecontrolleddocumentsisA/0.
5.1.5.文件下载:
外来文件需要下载必须通过IT部门下载并检查有无错误和病毒再转给文控,由文控确认并进行内部转换,具体按《文件管理规范》执行。
Documentsdownload:
externaldocumentsmustbedownloadedthroughITdepartmenttobecheckedifthereareanyerrorsandvirusandthensenttoDCCtoconfirmanddispatchtootherdepartments,referto
5.2.文件的制订、修改documentmakingandmodifying
5.2.1.须制定新文件或申请修改文件时,制定、修改者应按照统一的格式要求编写或修改文件,文件编写、修改、审批及编号规则参考《文件编写规范》执行(作业指导书编写还须参考《作业指导书编写规范》),所有内部文件生效前必须经相关授权人的审核和批准,所有电子文档的文件必须要得到相关授权人的审核和批准。
Whennewdocumentsneedtobemadeordocumentsneedtobemodified,themakerormodifiershallmakeormodifythedocumentaccordingtotheuniformedformat,referto
5.3.文件受控发行documentscontrolandissue
5.3.1.内部体系文件受控、发行。
Internalsystemdocumentscontrolandissue.
5.3.1.1.文件作成(修改)者须自行确认文件格式、内容等符合规定要求后交相关部门评审会签;会签完成后由申请受控部门填写《文件增订、修改、废止申请单》、及《文件发放申请通知单》和受控文件一起交相应权限人员审批签名,如不符合要求则退回送交人。
(注:
《文件增订、修改、废止申请单》、《文件发放申请通知单》须填写清楚及完整,记录表格可不用填写《文件发放申请通知单》及会签。
)
Thedocumentmaker/modifiermustconfirmthedocumentformatandcontentsandotherscanmeettherequirementsfirstandthensentittobereviewedandsighedbyrelateddepartments;aftersignedbyrelateddepartments,thedepartmentswhichapplyforcontrolfillthe
5.3.1.2.批准完成后申请受控部门将《文件增订、修改、废止申请单》、《文件发放申请通知单》及附加的受控文件交文控文员受控,且应将受控文件相应电子档发送至文控受控。
Thedepartmentswhichapplyforcontrolshallsubmittheapproved
5.3.1.3.文控文员接收到《文件增订、修改、废止申请单》、《文件发放申请通知单》及附
加的受控文件后须确认申请单、通知单、受控文件有无相应人员审核批准。
确认无误后在附加的受控文件第一页背面左下角写上“正本”字样,以表明此份附加的受控文件为正本文件须文件控中心保留。
AfterDCCclerkreceived
5.3.1.4.文控文员根据《文件发放申请通知单》用正本文件复印相应数量的副本受控文件,
并在副本受控文件上加盖“受控文件”印章,印章日期须是当天分发日期,印章日期下方按《文件发放申请通知单》的分发部门填写分发号,分发号编号规则如下:
DCCclerkshallcopyacorrespondingnumberofcopiesofcontrolleddocumentsaccordingto
5.3.1.5.副本受控文件分发号编写完成后,文控将副本受控文件名称、编号、版本份数等登记于《体系文件受控一览表》下发到各相关部门,接收者在《体系文件受控一览表》上确认签名。
Afternumberedthecopyofthecontrolleddocuments,DCCshallregisterthecontrolleddocumentscopyname,number,versionandothersin
5.3.1.6.记录表格由文控文员以邮件方式将查阅路径发送至所涉及的部门,并登记更新至《记录管理一览表》。
DCCclerkshallsendtheaccesspathofrecordsformstoinvolveddeparmtnetsbyE-mailandupdateditin
5.3.2产品技术资料受控、发行。
Producttechnicaldocumentscontrolandissue
5.3.2.1.申请受控者(部门)须自行确认文件内容等符合规定要求后填写《文件发放申请通知单》并附加受控文件交文控中心,文控收到受控文件须确认《文件发放申请通知单》、文件是否符合要求,如不符合要求则退回送交人,确认符合后应分纸档、电子档两种形式发行文件,发行人员按(附件2)执行,方法具体如下:
Thedepartmentswhichapplyforcontrolmustconfirmthedocumentscontentsandotherscanmeettherequirementsfirstandfillout
a:
如申请受控文件是电子档且《文件发放申请通知单》上要求只发电子档,则副本受控文件加盖“受控文件”印章后,将文件名称、编号、版本份数等登记于《产品技术资料受控一览表》并按通知单以邮件形式下发至各相关部门,接收者接收到文件后应回复邮件以表示已接收。
Ifthedocumentsthatrequiredtobecontrolledareelectronicfilesand
b:
如申请受控文件是电子档而《文件发放申请通知单》上要求发电子档、纸档,则副本受控文件电子档按A方法执行;副本受控文件纸件加盖“受控文件”印章后填写分发号,印章日期须是当天分发日期,分发号参考以上5.3.1.4执行;并将文件名称、编号、版本份数等登记于《产品技术资料受控一览表》并按通知单下发至各相关部门,接收者应确认签名。
Ifthedocumentsthatrequiredtobecontrolledareelectronicfilesand
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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