如何记会议纪要.docx
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如何记会议纪要.docx
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如何记会议纪要
如何记会议纪要
篇一:
如何做好会议记录工作
如何做好会议记录工作
会议记录是办公室工作的一个重要组成部分。
会议记录是会议情况的真实记载,它客观地反映了会议的内容和进程,是形成会议纪要、简报的重要素材和检查会议决定事项执行情况的依据,具有重要的保存、利用价值,是重要的文书档案材料。
本文就会议记录的内容、方法、应注意的问题和记录人员基本素质谈点粗浅的看法。
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一、会议记录的内容
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会议记录一般由三部分构成。
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1.会议标题。
记录标题很重要,如会议记录不写标题,查找所需材料就费时费力,很不方便。
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2.会议组织情况。
这部分写在会议标题之后,在会议开始前,把会议的有关情况写好。
它主要包括:
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①开会时间。
要写明具体的年、月、日,同时还要写明是上午、下午,还是晚上,有的会议还要写明某时某分。
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②会议地点:
要写明在何处开的会。
如:
“某某会议室”等。
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③会议主持人。
一般直书姓名,必要时可写明职务。
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④会议出席人。
即出席会议的正式成员,按排列顺序列出。
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⑤会议列席(:
如何记会议纪要)人。
即不是会议正式成员,由于工作需要而参加会议的人。
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⑥缺席人。
可单独作为一条,要写出缺席人的姓名和缺席的原因,也可以写在出席人、列席人的项目中,在括号内注明某某人因何故缺席,如“某某因公出差”、“某某因病住院请假”等。
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⑦记录人。
写明记录人,一是说明会议记录内容的真实性;二是表示对记录内容负责。
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在记录中凡涉及到人名的要写全姓名,不能只写姓不写名,也不能只写姓加职务或职称。
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会议记录应采用统一制发的专用会议记录本或记录纸,会后要立卷归档。
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3.会议进行情况。
这部分是会议记录的基本内容,一般包括三个方面。
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①会议的议题和会议主持人的启示性讲话。
这部分要着重记录(多项议题的会议要用数码依次标出,以便于会后利用查找)。
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②与会人的讨论发言。
这部分是与会者对会议议题和会议主持人讲话的直接反映,记好这部分内容十分重要(会议发言要按照发言顺序记录,发言人姓名要写在段首,后面即记录发言内容)。
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③会议的决定、决议和会议主持人的总结及结论性意见。
这部分是会议成果的综合反映,是会议记录的主体。
这些决定、决议和讲话是与会者贯彻会议精神的根据,也是日后备查材料中最重要的材料,记录者必须认真、仔细地作好记录。
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会议进行情况还包括休息、散会等,也要记录上。
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二、会议记录的方法
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会议记录的方法有两种:
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一种方法是摘要记录,就是择其要点而记,不是有言必记。
这种记录方法不要求把每个人讨论时的发言都一字不漏的记录下来,而是着重记录发言要点,会议结论、决定和决议。
摘要记录要求记录者对发言内容必须迅速作出分析判断,哪些应记,哪些可不记,适当进行归纳,扼要地记下重点。
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另一种方法是详细记录,就是要求把所有与会者的发言尽可能地全部记录下来,做到有言必录,包括发言中的插话等,都要详细记录,不能有取有舍,更不能只记结论。
详细
记录要求记录者最好会使用速记,如不会速记,可对通用词汇采取简化方法记录,会后予以补正。
涉及到文件名称或便于查找的文件,也可先省略后补齐。
在条件允许的情况下,可辅以录音机,这样的记录更完整、准确。
如果没有录音设备,或不允许使用录音设备,记录人又没有速记技能,应配备二至三人进行记录,以便会后核对补正。
记录人对会上没有听准确或者发言表达不清的地方,要及时找有关人员核对。
总之,要尽最大努力,保持记录的完整性和准确性。
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三、会议记录应注意的问题
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1.会议记录必须真实、准确、全面、完整,不能随意增删改动,速记要忠实原话,段落要清楚,文字要准确,特别是表决时,赞成意见、分歧意见、反对意见和保留意见等,都要尽量写原话,把会议情况真实地记录下来。
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2.会议记录要妥善保管,不得外传或遗失。
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3.印发整理后的会议记录,须经发言人核实。
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4.会议记录的整理,要做到语言文字规范化,不能更改原意。
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5.记录人员在工作中要模范地遵守保密纪律,不能随意泄漏会议的内容,要养成保守机密的习惯。
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四、会议记录人员应具备的素质
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1.要有高度的政治责任感。
在工作中要做到一丝不苟,不出现遗漏差错。
会议上不论讨论什么问题,记录人员都要守口如瓶,决不可提前向无关人员透露。
要做到这些,必须有吃苦耐劳的精神,实事求是的精神,争分夺秒的精神,对工作负责到底的精神。
要不断增强保密意识,要有高度的政治责任心。
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2.要有较强的听知能力。
记录人员在会议中始终处于被动的地位,既不能滞后,也不能超前,精力必须集中,耳、脑、手都要紧跟发言人的讲话,因此,记录人在听别人发言时,要有灵活的反应力,深刻的理解力,牢固的记忆力,准确的判断力。
如果记录人员没有这些听知能力,就难以迅速判断要义何在,难以将需要记录的东西记录下来。
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3.要有较强的写记能力。
会议记录人员的任务就是把会议上的发言变成文字材料,必须有迅速地将其发言用文字符号现于纸面的本事。
记录人员要具有较丰富的知识,既要写得快,又要写得清楚,要会用记录符号记录,要掌握一些记录技巧。
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以上三个方面是会议记录人员应具备的基本素质,否则是不可能作好会议记录的,所以,会议记录人员平时应注重学习,多加练习,在工作实践中不断提高自己的政治素质和业务素质,这样就一定能较好地把会议记录工作做好。
篇二:
如何做会议记录
会议记录
会议记录概说
在会议过程中,由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来,就形成了会议记录。
“记”有详记与略记之别。
略记是记会议大要,会议上的重要或主要言论。
详记则要求记录的项目必须完备,记录的言论必须详细完整。
若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。
“录”有笔录、音录和影像录几种,对会议记录而言,音录、像录通常只是手段,最终还要将录下的内容还原成文字。
笔录也常常要借助音录、像录,以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。
记录人员在开会前要提前到达会场,并落实好用来作会议记录的位置。
安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备,以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。
从某种程度上讲,记录人员比一般与会人员更为重要,安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。
(节选自《应用写作》20XX年第4期《做好会议记录的技巧和注意事项》)
会议记录的基本要求
一、准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质。
二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。
如果是群众性大会,只要记参加的对象和总人数,以及出席会议的较重要的领导成员即可。
如果某些重要的会议,出席对象来自不同单位,应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务等。
三、忠实记录会议上的发言和有关动态。
会议发言的内容是记录的重点。
其他会议动态,如发言中插话、笑声、掌声,临时中断以及别的重要的会场情况等,也应予以记录。
记录发言可分摘要与全文两种。
多数会议只要记录发言要点,即把发言者讲了哪几个问题,每一个问题的基本观点与主要事实、结论,对别人发言的态度等,作摘要式的记录,不必“有闻必录”。
某些特别重要的会议或特别重要人物的发言,需要记下全部内容。
有录音机的,可先录音,会后再整理出全文;没有录音条件,应由速记人员担任记录;没有速记人员,可以多配几个记得快的人担任记录,以便会后互相校对补充。
四、记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。
会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。
会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。
会议记录的重点
会议记录应该突出的重点有:
(1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;
(2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;
(3)权威人士或代表人物的言论;
(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;
(5)会议已议决的或议而未决的事项;
(6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。
会议记录的写作技巧
一般说来,有四条:
一快、二要、三省、四代。
一快,即记得快。
字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。
要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。
二要,即择要而记。
就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。
就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。
要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。
三省,即在记录中正确使用省略法。
如使用简称、简化词语和统称。
省略词语和句子中的附加成分,比如"但是"只记"但",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。
四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。
一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。
但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。
会议记录与会议纪要的区别
会议纪要有别于会议记录。
二者的主要区别是:
第一,性质不同:
会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。
会议纪要只记要点,是法定行政公文。
第二,功能不同:
会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
第三,载体样式不同。
会议纪要作为一种法定公文,其载体为文件,享有《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《条例》、《办法》)所赋予的法定效力。
会议记录的载体是会议记录簿。
第四,称谓用语不同。
会议纪要通常采用第三人称的写法,以介绍和叙述情况为主。
会议记录中,发言者怎么说的就怎么记,会议怎么定的就怎么写,贵在“原汤原汁”不走样。
第五,适用对象不同。
作为公文的会议纪要,具有传达告知功能,因而有明确的读者对象和适用范围。
作为历史资料的会议记录,不允许公开发布,只是有条件地供需要查阅者查阅利用。
第六,分类方法不同。
会议纪要种类很多。
按其内容,可分为决议性纪要,意见性纪要,情况性纪要,消息性纪要等;按会议的性质,可分为常委会议纪要,办公会议纪要,例会纪要,工作会议纪要,讨论会纪要等。
而会议记录通常只是按照会议名称来分类,往往以会议召开的时间顺序编号入档。
对会议纪要的分类,有助于撰写者把握文体特点,突出内容重点,找准写作角度;对会议记录的分类则主要是档案管理的需要。
篇三:
如何做好会议纪要
如何写好会议纪要
会议纪要是反映会议基本情况、重要精神和议定事项,并要求有关单位执行的一种纪实性文体,因此,会议纪要的写作必须遵循应用写作的一般规律,严格按照公文制发处理程序办事。
会议纪要的分类:
(1)工作会议纪要。
侧重于记录贯彻有关工作方针、政策,及相应要解决的问题。
(2)代表会议纪要。
侧重于记录会议议程和通过的决议,以及今后工作的建议。
(3)座谈会纪要。
(4)联席会议纪要。
在此种会议上形成的纪要,侧重于记录两边达成的共同协议。
(5)办公会议纪要。
对本单位或本系统有关工作问题的讨论、商定、研究、决议的文字记录,以备查考。
(6)汇报会议纪要。
侧重于汇报前一段工作情况,研究下一步工作,经常是为召开工作会议进行的准备会议。
写好会议纪要,可从以下几方面着手:
一、会前准备:
凡事预则立,不预则废。
会前对参会人员和研究议题有一个大致的了解,对起草会议纪要有很大的帮助。
(一)根据参会人员预测会议内容。
会议记录人应在会前弄清楚会议研究的议题,再根据会议召集人、主要汇报人的职务、哪些部门负责人参加本议题的研究等情况,大致推测会议将做出什么样的决策,这样就对会议有了一个整体的把握,便于做好会议记录。
特别是对没有书面汇报材料的会议,这种推测显得尤为重要。
(二)根据会议材料预测讨论焦点。
如果记录人有书面材料,应该在会前快速浏览材料内容。
一般来说,会议材料载明的具体内容和问题往往就是会议讨论的重点,会议最后一般都会对这些内容进行总结,即最后“拍板”。
会前对这些内容有所了解,会中就可以有针对性地进行重点记录。
二、会中记录
会议记录是会议纪要的初稿,好的会议记录稍做加工就可以作为会议纪要。
因此,做好会议记录对于写好会议纪要十分重要。
(一)突出重点记录。
一般情况下,每个议题讨论到最后,会议召集人都会做总结性发言。
这个发言是在归纳会议讨论情况,形成一致意见基础上做出的会议结论,也是会议纪要的主要内容,要尽可能一字不漏地记录下来。
同时,对于某项工作,分管副职的发言往往操作性很强,对于落实会议精神十分重要,也要重点记录。
(二)有针对性记录。
无论什么工作,上会研究时都会有需要解决的具体问题。
记录时要注意记清楚每个人的发言中关于这些问题的具体表态。
如:
某项工作由谁牵头,哪些单位配合,限制完成的时间
等等。
这些内容往往是会议纪要的核心内容,要严格按照发言人的原话记录,做到一字不差。
(三)注重细节记录。
会议讨论阶段,大家就某个具体问题纷纷发表意见,会议召集人可能会对某位同志的某个观点表示明确的赞成或反对。
这些意见中特别是涉及到具体工作措施、人员分配等问题的,不管会议总结时是否再次提到,都应该把这些细节问题记录清楚,写进会议纪要。
三、会后拟稿
会议纪要有其规范的格式,在拟稿时,除了要抓住中心、突出重点、条理清晰、语言精炼以外,还要注意文体格式和语言规范。
一般来说,会议纪要包括标题和正文两部分,每一部分都有相对固定的写作格式。
(一)会议纪要的标题一般有两种格式:
(1)会议名称前直接加“纪要”,如,《中建土木20XX年商务管理工作会议纪要》。
(2)把会议的主要内容在标题里揭示出来,类似文件标题式的,如,《关于治理乱签证问题的会议纪要》。
(二)正文的写法:
会议纪要正文一般分为开头和正文两个部分。
开头部分概述会议基本情况,正文部分记述会议内容。
1.开头部分的写法。
开头部分应简要介绍会议概况,包括:
(1)会议召开的形势和背景;
(2)会议的指导思想和目的要求;(3)会议的
名称、时间、地点、与会人员、主持者;(4)会议的主要议题或解决什么问题;(5)对会议的评价。
2.正文部分的写法。
正文部分是纪要的主体部分,是对会议的主要内容、精神、原则及基本结论和今后任务等进行的具体阐述。
应从以下几方面进行叙述:
(1)要从会议的客观实际及具体内容出发,抓中心、抓要点。
抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作;所谓要点,就是会议主要内容,要对此进行条理化的纪要。
(2)会议纪要是以整个会议的名义表述的,因此,必须概括会议的共同决定,反映会议的全貌。
凡没有形成一致意见的问题,则需要分别论述并写明分歧之所在。
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