企业推广活动执行方案.docx
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企业推广活动执行方案
大型路演、品鉴会
[市场推广指南]
·营销中心·市场部
一、客户申报/公司主导形式品鉴会活动分类
渠道经销商区域办事处经理营销中心总经理
①②③
⑥批复反应、沟通⑤批复反应、沟通④批复情况反应、沟通
1、第①阶段安实际情况填写申请表,由区域经理和推广主管主动与经销商联系结合市场从活动目的、活动效果、投入预算、政策争取、支持争取、实际困难等方面深入说明、沟通。
2、第②阶段按照实际的沟通内容与市场部经理沟通汇报,协商解决方案,制作上报文件
3、领导审批通过后市场部经理传达审批意见,由区域经理在做沟通协商。
二、品鉴会方案申报流程
经销商市场部领导报批
1②
实施
三、活动前期执行流程
活动筹备阶段审批、修改阶段执行落实
工作周期:
工作周期:
1
②③④
B宣传物料组
C冲泡组
AD节目组
E经销商对接组
F前期对接组
G行程安排组
A:
总体把控、解决各块突发状况、检查和协调各组完成情况、对接主持人、对接媒体、任务分工、现场优惠政策拟定
B:
完成前期会场宣传物料的布置与文字草案,并整理、汇报,审核通过后
落实表1.0公共部分内容,参照附件1整理汇报
C:
根据泡手能力,按照不同需求不同级别分桌制作表格
落实表1.0签到区茶席区内容、填充表1.1冲泡组坐席标
D:
整理流程、撰写主持人稿阅读附件5,参照表2.0整理流程。
E:
经销商对接专员,协调沟通,配合各组展开工作落实表1.1内容
F:
前期对接组落实表1.3内容
G:
制订出发、抵达、返程流程,拟定整体行程流程表修改制作表1.2内容
1—2前期筹备阶段:
主要工作在于沟通对接,准备物料
2—3审批、修改阶段:
跟公司领导汇报准备工作和活动相关指示,重点确定活动流程、活动基调、传播口径、助推方向。
流程梳、主持人串词负责人制作,从活动推广主体对象分析、活动推广主题呼应、
3—4执行落实:
对相关修改意见修改落实后再次请示上级领导。
四、前期准备工作
1、活动主题形式确
1、活动总指挥,成立活动项目工作组。
(活动前30天,工作周期1天)
2、有活动总负责、主要策组织召开会议讨论确定活动形式主题等。
查看附件_5(提前27天,工作周期3天)
3、分配个组任务,选定负责人前期基本工作即时有效的同期展开。
2、物料准备
(提前18天,确认合作下家/相关设计定稿/物料投入制作并跟进,工作周期10天)
表1.0简图
前期物料准备明细表负责人
项目
物料
规格大小
个数
时间节点工作效果要求
完成进度/配送情况
备注
所需选项前打勾
物料名称
公司准备
经销商准备
筹备
完成
周边环节公共区域
1
指引牌、指示牌
填充表格前,整理、汇报、审核相关物料布置方案及文字内容,审核通过后跟进设计画面。
参见(附件1)
2
户外拱门
3
户外横幅
4
空飘条幅
5
喷绘版
6
主题桁架喷绘
7
迎宾背景墙
8
签到墙
9
文化长廊喷绘
10
活动相关海报
11
企业宣传手册
工作要点:
1、更具活动形式、场地、内容的不同在原有的物料表格基础上添加删除。
整理出适合当次活动需要的物料。
2、注意时间节点多沟通多确认,保证一次准确无误后派送,避免不必要的损失。
3、与经销商对接
(与经销商对接工作,提前25天进行,工作周期15天)
经销商对接确认表负责人
项目
标题
对接说明
对接部门
完成进度
完成时间节点
筹备
完成
1
泡手名单
1、泡手要求对公司产品熟悉2、助泡人员要求,勤快能干负责重点桌次的助泡工作
冲泡组
2
活动场地
场地寻找情况跟进、场地现场实景图收集备注:
如有第三方介入的情况下
总负责人
表1.1简图
工作要点:
(经销商对接工作要快速、有效执行,以方便其他部门展开工作)
1、确认经销商提供的泡手名单
1.1泡手要求对公司产品熟悉
1.2助跑人员要求,勤快能干、负责重点桌次的助泡工作以配合主泡手更好的介绍产品及公司状况,同时体现尊贵感
2、落实场地寻找情况,务必收集场地现场实景图交至宣传物料组处
3、邀客情况备注:
邀客情况至关重要,协同跟进,把关邀客
3.1对邀请到的客人分桌分类,填写邀客确认表。
大致分为1、政商领导2、媒体嘉宾3、意向发展加盟客户
4、培养客户5、同行业嘉宾6、促进销售客户。
3.2确认言论引导嘉宾的邀请(以自己的老茶友,能为自己说话的茶友为主)引导同桌嘉宾的言论方向,和对企业的好评。
3.3汇总邀客人员名单、电话,代表厂家发出地二轮邀请
3.4活动开始前一天,发短信通知活动时间、地点、及重要领导嘉宾再次提醒确认。
提高参与度。
重要嘉宾派送邀请函(这里就涉及到邀请函的设计问题,亦或是特制礼品盒内加邀请函)
3.5确定礼品茶种类个数,意在加强客户的体验感和持续品饮推广。
可由主办方负责人提前根据品鉴会规模向物品部提出补助申请。
3.6公司可根据活动规模效果给与评估,给予客户相应茶品补助申购及促宣物料支持。
4、舞台公司寻找及对接情况确认。
4.1配合经销商协商价格
4.2对接舞台公司出具实际效果图。
(对接并提交至,活动总负责人处)
5、经销商主推产品协商确认
6、确认团队规模,安排协商沟通吃住行情况
7、物资配送及跟进配送物资到货情况
8、经销商联系舞台公司,联系活动主持人。
(提前收集主持人视屏,音频等相关资料。
提交至活动总负责人处)
4、流程、主持词
(活动前15天,舞美设备确认/演艺公司与节目确定,工作周期10天)
1、指定专人根据活动形式、活动主题、活动内容、预期效果,整理撰写流程。
整理流程领导审核修改整理领导审核定稿
2、根据活动形式、活动主题、活动内容、预期效果,撰写主持词。
整理流程领导审核修改整理领导审核定稿
查看附件7活动流程设计草案
5、前期对接小组
表1.3简图
前期对接组任务表负责人
项目
对接任务
对接说明(视情况多余划除、缺少添加)
个数/规格
完成进度
存在问题
备注
筹备
完成
1
宣传物资
桁架、喷绘
展板
展架
产品成列柱、套布
易拉宝
导引牌
台卡
投影仪、幕布
工作重点:
1、落实场地中各个喷绘具体摆放位置的准确尺寸。
2、跟具现场情况灵活规划布置活动场地,突出活动主题、公司形象展示信息。
3、落实前期对接工作是否按标准按时按量完成。
4、详细讲解活动现场流程,讨论商量查缺补漏。
5、如果借助第三方平台举办活动,现场观察灵活争取,更多支持。
6、更具现场的活动流程仔细梳理,查看物资是否有遗漏并补充。
7、提前一天与执行公司落实布置细节,重点在主持人、流程、主题活动内容
8、提前一至两天与经销商沟通,保证活动效果,重点在邀客确认、领导专家、销售分工。
9、保障舞台、泡桌用电,保证用电安全。
6、收尾工作检查
1、活动前4天,确认物料准备制作完工,工作周期3天
2、活动前3天,检查确认各项筹备工作并扫尾,工作周期3天
3、活动前1天,召开动员大会,工作周期1天
五、中期活动现场
活动负责人、总指挥1人
一、活动现场分组
二、各组具体分工
1、总指挥
工作重点:
1、提前一天与媒体对接,重点在新闻通稿、关键传播点、后期客情关系
2、提前一天与主持人对接主在熟悉主持词熟练控制流程、重点串讲词、活动流程把控、品牌背书、公司口号、活动目的主旨、产品知识、评鉴互动。
3、提前一天召开会前动员大会
4、各项工作收尾工作把控,控制重点负责人。
物料准备、宣传画面、舞台准备测试、会场布置、媒体联络、邀客确认、销售组、冲泡组。
5、现场销售组人员分工,一人多桌重点桌位安排销售能力强者负责。
6、组织冲泡组、销售组开会,讲解、吃透活动流程,各组组织相应的行动配合。
2、现场布置组
工作重点:
1、将主推产品、当季推广产品、战略产品摆放在突出位置。
2、展架、产品展台摆放一定注意整齐,细微环节一定要注重细节。
3、茶台保持干净整洁,统一摆放样式
3、舞台布置
工作重点:
1、音响控制台不适宜距离舞台太近,留出一定距离,给舞台一定空间感。
2、更具现场流程,整理音频、视频文件,活动前一天调试运行。
3、组织彩排
a)注重执行各个环节的衔接和同一控制
b)注重候场顺序
c)突发情况节目调整,调整节目顺序
4、冲泡组
工作重点:
1、提前一天由组长制订组织展开培训,包括公司和经销商两方冲泡人员、助泡,统一对外口径、传播方向等。
2、对公司茶品比较陌生的泡手,要通过培训达到。
熟识冲泡的几款产品,懂得如何冲泡几款不同特性的茶,微笑服务。
3、不排除培训信息量大,泡手接受不了的情况。
建议冲泡组组长最好提前准备文字资料,罗列重点内容以便与会人员阅读复习。
5、销售组
工作重点:
1、提前一天由组长制订组织展开培训,包括公司和经销商两方销售人员,培训销售技巧,吃透现场优惠政策。
统一对外口径、传播方向等。
2、了解活动流程,在品鉴环节积极走动寻找合适的时机切入,灵活把控促成销售。
6、广宣组
1、拟编、捕捉活动亮点制造新闻点,意在宣传亮点吸引关注度。
2、合理安排时间撰写软文,争取每次活动结束后3小时之内整理审核发布。
3、核实内容、核对信息3次以上,保证没有文字上的错误,尤其是领导嘉宾名。
7、任务分工表
现场任务分工总体把控表2.1
会任务分解表
唐山站7月8日总指挥:
戎玉廷执行总指挥:
戎玉娇执行总指挥助理:
组别
任务名称
具体事宜
责任人
组员
准备物资
备注
现场组
后台对接组
与主持人对接、安排礼仪组配合流程任务
曹东
戎玉娇
活动议程执行表
8号上午9:
00全体工作人员到会场。
11:
00之前把茶桌和现象展示区布置完成。
换频、音响对接组
负责频的内容切换
活动流程
跑麦对接
与现场来宾互动时提供
秦廷发
手持话筒
六、活动人员要求
全员:
1、做事积极主动不得有畏难情绪
2、精诚团结、互帮互爱、主动培养团队意识
3、注重时间观念
总指挥:
灵活应变、根据现场状况做出相以调整达到活动既定目标,突发时间快速妥善处理
舞台对接:
提前确认视频、音频等所需资料准备无误,熟练的掌握流程按章既流程操作,舞台设备出现故障提前与上级联系制订解决方案,出现突发状况以不打断活动进行、不出现冷场为原则灵活应变。
冲泡组:
精神状态积极饱满、态度端正、细心讲解、不得因个人喜欢有畏难情绪,主动询问>了解需求>推荐茶品>试品茗>答疑解惑
文工团:
舞台候场快速,了解流程提前做好候场准备,上下台队形完整整齐
销售组:
热情主动、精神饱满、有耐心。
七、活动总结评估
总结评估,吸取经验教训为推广活动积累经验。
填写附件2、附件3
八、跟进维护
项目
内容
负责人
回访
电话回访、短信回访、邮件回访
相关区域负责人
邮寄
新品信息邮寄、礼品邮寄、建议/意见
相关区域负责人
跟进订单
会上意向客户的订单确认、款项及发
货
相关区域负责人
媒体推广
跟进到场媒体的报道,如电视台、报
纸软文
市场推广人员
九、注意事项
1、全程协助公司高层接待与会领导、贵宾。
2、及时稳妥地化解和处理嘉宾纠纷等突发事件。
3、根据品鉴会结束反馈情况,布署针对性的跟进策略。
4、需全程维护现场秩序,加强补位意识。
5、巧借时机跟与会嘉宾分桌交流。
6、用餐结束之后,视实际情况是否有必要安排和调度车辆。
7、注意活动流程转换环节最容易出现问题,尤其是人员、道具等的安排是否到位
8、根据现场情况,及时通过灵活方式采取相应举措推动活动氛围。
9、注意活动的参与性、计划的缜密性和操作的安全性。
10、根据设备调试状况决定是否需要提前准备后补设备。
11、安排和落实会后撤展工作。
12、在活动举办前1天,由邀请人负责落实嘉宾是否到会,并在18:
00前,以书面方式报告活动总指挥。
13、确定活动讲话人员的讲话内容,确保活动主题不会偏移。
14、尽量在活动前实现一定数量的签约客户,或已和客户达成合作意向。
15、在活动现场安排公司的服务人员,在领导和嘉宾讲话过程中,带头鼓掌,以
配合活动的进行,搞活现场气氛。
16、露天演出情况下人流复杂,安排专人控场。
在非互动环节茶席区域尽量保持坐立状态,主舞台前禁止闲杂人等随意走动。
17、在活动后,安排销售推广工作及时跟进,将活动的战果及时转化成销售业绩,同时,需向厂方申请必要的支持与政策。
18、落实工服、工牌。
19、工作人员饮酒的自我控制问题。
20、工作人员正式开始期间,禁止聚众吸烟。
站姿精神饱满展现最精神的一面面对消费者。
十、总结——一二三四
一要有主题内容
两个团:
顾问团、美女团
有吃、有送、有玩;
有领导、有趣味、有成交(哪怕是托)、有跟进
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