大型企业集团员工内部档案管理规范含附表.docx
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大型企业集团员工内部档案管理规范含附表.docx
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大型企业集团员工内部档案管理规范含附表
**集团员工内部人事档案管理规范
(试行)
1总则
1.1目的
为规范内部员工人事档案管理,有效保护和利用人力资源档案,保证人员档案高效流转,特制订本规范。
1.2释义与分类
1.2.1**集团有限公司人力资源档案包括用于外部人力资源调动的人力资源档案及用于企业内部管理的员工内部档案两类。
用于外部人力资源调动的人力资源档案由员工所在企业根据企业所在地政府管理部门的要求建立。
1.2.2员工内部档案是指人力资源部门在招聘、调配、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、思想动态、业务能力、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
表现形式包括纸质材料和存在于信息化系统中的材料。
1.2.3本规范中所指员工指**集团有限公司正式员工(包含外籍顾问、项目团队成员等),销售人员本土化员工、劳务派遣工等其它用工形式另行制定管理办法。
1.3管理原则
(1)属地管理。
威海地区各单位管理、技术岗位及以上人员内部档
案由人才及人力资源发展与管理中心(以下简称人力中心)统一管理;威海地区及以外各单位非管理、技术岗位员工内部档案由各单位或单位人力资源部门负责管理,人力中心提供管理支持。
(2)有效利用。
除作为证据的资料需要制作成纸质材料外,员工内
部档案中其他信息均通过信息化系统记录、流转、保存,以便于利用。
(3)实时更新。
员工个人信息变更时,应按期进行补充,保证员工
信息的动态完整性。
(4)保密原则。
员工个人信息属于公司的商业秘密,因此要求在档
案的保管、利用过程中注意保密。
1.4适用范围
本规范适用于**集团有限公司所属各单位。
2组织与职责
2.1人力中心职责:
(1)制定集团公司员工内部档案管理规范、标准;
(2)指导、监督集团下属各经营单位和二级人力资源部门内部档案管理工作。
(3)负责威海地区管理、技术岗位及以上人员内部档案的收集、整理、利用,并负责将层次或部门变动人员档案材料转入新部门。
2.2集团下属各经营单位及二级人力资源部门主要负责:
(1)根据集团公司制定员工内部档案管理规范组织制定具体实施细则;
(2)为各单位员工内部档案管理工作提供业务支持和协助;
(3)负责威海地区非管理、技术岗位员工及以外地区各单位员工内部档案的收集、整理、利用,并负责将层次或部门变动人员档案材料转入新部门。
2.3集团公司下属各业务部门应按照本规范要求及时将需要存入员工内部档案的材料转交至归口存档部门。
2.4信息化管理中心负责人力资源信息系统中进行档案信息维护记录等工作提供技术支持和保障。
2.5集团公司员工要按相应程序及时将需要存入个人档案的材料转交至归口存档部门,并及时维护员工自助信息。
2.6集团公司及各级人力资源部门人事管理员应根据内部档案变化情况及时更新人力资源信息系统中相关档案信息。
3收集与归档
3.1员工档案收集范围
人事档案分为以下十类,员工档案收集按此进行:
第一类履历材料;(代号为0)
第二类自传材料;(代号为1)
第三类鉴定、考核、考察材料;(代号为2)
第四类学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、考绩、审批材料等);(代号为3)
第五类政治历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料,党籍、参加工作时间等问题的审查材料);(代号为4)
第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;(代号为5)
第七类奖励材料(包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹);(代号为6)
第八类处分材料(包括甄别、复查材料,免于处分的处理意见);(代号为7)
第九类录用(包括劳动合同书)、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会议登记表等材料;(代号为8)
第十类其它可供组织参考的材料。
(代号为9)
3.2归档
员工在公司外部获得的学历、职称聘任、个人荣誉等在3.1存档范围内的,需将相应的学籍档案、专业技术职务呈报表、荣誉推荐材料等原件及时转交集团公司人力中心用于外部人力资源调动的个人人力资源档案(具体管理参照中共中央组织部制定的《干部档案工作条例》实施)。
3.2.1归档时间按照《员工档案归档时间表》(附件1)归档。
3.2.2归档部门
(1)威海地区管理、技术岗位及以上人员内部档案须归档至人力中心;
(2)威海地区非管理、技术岗位员工及以外地区各单位员工内部档案归档至所属单位的人力资源管理部门。
3.2.3管理过程中通过信息化系统形成的员工内部档案不再另以纸质形式归档。
4整理
4.1鉴定所收集资料的真实性、有效性及完整性。
4.2收集到的资料用人事档案夹装订,并在首页附《员工内部档案目录封面》(附件2),据实记录所装资料。
4.3登记归档资料台帐。
5保管与保密
5.1员工内部档案由各单位档案管理部门负责保管。
未设置专门的档案管理部门的单位,员工内部档案由本单位人力资源部门保管。
5.2员工内部档案的保管年限截止至员工离职后两年。
5.3员工档案保管应根据安全保密、便于查找的原则进行严密、科学、规范的保管。
档案必须在铁质档案柜中存放,有条件的单位应建立专用档案室存放员工档案。
5.4要定期检查档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防晒、防高温等设备和安全设施。
保持室内的清洁、卫生和适宜的温度、湿度。
5.5人员档案的电子台帐应及时做更新和备份,防止因病毒或意外情况损毁电脑,造成资料丢失。
5.6档案管理员工作要求:
(1)不在无保密保障的场所存放、阅办档案。
不得自行携带档案外出。
(2)不与亲友及无关人员谈论有关档案内容。
不在私人通信、电话及公开发表的文章中涉及档案内容。
6利用
6.1员工档案的密级
员工内部档案属于秘密级档案。
档案信息按重要程度分为普通信息和薪酬信息。
薪酬信息指涉及员工个人薪酬方面的面试记录或测评表、转正审批表、薪资变动资料、劳动合同等资料。
员工薪酬信息的利用需要经过本人所在人力资源部门责任人批准。
6.2档案查、借阅流程
6.2.1查询借阅权限
普通信息
薪酬信息
查阅
经被查人所在部门人力资源部门人员邮件通知,方可提供查阅
填写《员工档案查(借)阅审批单》(附件3),经被查人所在人力资源部门主任签字方可提供查阅
借阅
档案一般不借出查阅。
如必须借出查阅时,填写《员工档案查(借)阅审批单》,经被查人所在人力资源部门负责人签字方可提供借阅
6.2.2查、借阅档案需要填写《员工档案查阅登记表》(附件4)或《员工档案借阅登记表》(附件5),借出档案在期限内使用完毕立即归还,如遇特殊情况需续借的应提前办理续借手续。
6.2.3借档人员途中决不允许携带档案到公共场所,借档人应对档案妥善保管,不准转借,不准给无关人员翻阅。
6.2.4查、借阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。
如有遗失或损坏应及时报告。
7转移
7.1员工因工作调动需转移员工内部档案的,若档案由档案管理部门保管的由转出单位人力资源部门填写《提档通知单》(附件6),凭通知单向本单位档案管理部门办理人力资源档案提档手续。
未设置专门的档案管理部门的,由本单位人力资源部门负责转出。
7.2转出档案须符合如下要求,否则接收单位须拒绝接收:
(1)内容齐全且符合归档要求,不得扣留部分档案或分批转出;
(2)严格包装,加盖密封章。
7.3转移员工内部档案时,转出单位人力资源部门须做好登记。
转入单位工作人员在《员工内部档案转出登记表》(附件7)上签字确认。
7.4转出的档案,若收档单位逾期一个月未退回档案转递通知单回执,应由档案管理人员及时催问情况,催回回执,以防丢失。
7.5转入的档案,档案管理人员要按照档案材料的目录清点验收。
经核对无误后,在回执上签章,转回档案转出单位。
7.6电子档案在发生转入时及时登记增加,发生转出后应及时注销。
8销毁
8.1对于死亡人员、退休人员的员工档案,员工档案管理部门应与集团档案室联系,对于应归入原始档案的移交档案室;无法归入原始档案的档案应予以销毁。
8.2档案管理员核查统计过程中发现不应归档的或重复的资料应清除,对于已确定无使用价值的资料应予以销毁。
8.3销毁材料应予以登记,填写《销毁档案清册》(附件8),要写全材料名称、数量和材料形成时间,并说明销毁原因。
8.4待销毁材料应单独集中存放,并注意保存好《销毁档案清册》以备查用。
8.5销毁前必须经有关领导批准审定,完备审批手续后,方可销毁。
8.6经批准销毁的材料必须注意严格保密,由档案管理、人力资源部门派人监销。
8.7材料销毁后,应在《销毁档案清册》上注明销毁日期,并由监销人签章。
9附则
9.1本规范由**集团有限公司人才及人力资源发展与管理中心负责解释、修订。
9.2本规范自2011年6月日起试行,试行期为6个月。
6个月内若无修订,则自动转入实施。
9.3主要相关制度
《中华人民共和国档案法》
《干部档案工作条例》
10附件
附件1《员工档案归档时间表》
附件2《员工内部档案目录封面》
附件3《员工档案查(借)阅审批单》
附件4《员工档案借阅登记表》
附件5《员工档案借出登记表》
附件6《提档通知单》
附件7《员工内部档案转出登记表》
附件8《销毁档案清册》
附件1:
员工档案归档时间表
项目
序号
文件名称
归档时间
普通信息
1
职位申请表(包括附带的个人简历)
入职后两周内
2
个人工作信息调查授权书
入职后两周内
3
身份证复印件
入职后两周内
4
学历证书复印件
入职后两周内
5
职称证书复印件、专业技术证书复印件
入职后两周内
6
原工作单位出具的解除或终止劳动关系证明
入职后两周内
7
近期免冠1寸彩照一张
入职后两周内
8
聘用岗位有要求的,应有岗位要求规定项目的县区级以上医院体验报告
入职后两周内
9
从事保卫等重要岗位的,应有公安部门开具的“无犯罪记录证明”
入职后两周内
10
管理者任用考察表/政审表、公司任免文件
情况发生后一个月内
11
员工岗位变动资料/批示、调令
情况发生后一个月内
12
大学生定向实习跟踪考核表
情况发生后一个月内
13
大学生实习期满定岗考评表
情况发生后一个月内
14
管理类、技术类人员月度总结评估表
情况发生后一个月内
15
新员工转正审批卡
情况发生后一个月内
16
管理者月度绩效目标评审表
情况发生后一个月内
17
公司高层次高层评审报告
情况发生后一个月内
18
专家评审报告
情况发生后一个月内
19
员工离职申请及审批资料、工作交接单
情况发生后一个月内
20
员工签收的终止劳动关系通知书回执
情况发生后一个月内
21
单项奖惩资料(安全、生产、质量等)
情况发生后一个月内
薪酬信息
18
面试测评表
入职后两周内
19
转正审批表
情况发生后一个月内
20
劳动合同/聘用协议一份
入职后两周内
21
保密协议
入职后两周内
22
竞业禁止协议
入职后两周内
23
员工薪资晋升考察资料(月度、年度薪酬晋升考察资料等)
情况发生后一个月内
24
薪资变动资料
情况发生后一个月内
其他
25
其他相关资料
情况发生后一个月内
说明:
身份证、学历证书、职称证书、专业技术证书等无法留存原件的资料须在审验原件后将复印件归档,应聘法规规定的特殊岗位时,须审验职业资格证书或从业资格证书原件并将复印件归档。
附件2:
员工内部档案目录封面
编目信息
档案编号
员工编号
姓名
内容信息
项目
序号
文件名称
有/无
密级
保管期限
普通信息
1
职位申请表(包括附带的个人简历)
秘密
3年
2
个人工作信息调查授权书
3
身份证复印件
4
学历证书复印件
5
职称证书复印件、专业技术证书复印件
6
原单位出具的解除或终止劳动关系证明
7
近期免冠1寸彩照一张
8
聘用岗位有要求的,应有岗位要求规定项目的县区级以上医院体验报告
9
从事保卫等重要岗位的,应有公安部门开具的“无犯罪记录证明”
10
管理者任用考察/政审表、公司任免文件
11
员工岗位变动资料/批示、调令
12
大学生定向实习跟踪考核表
13
大学生实习期满定岗考评表
14
管理类、技术类人员月度总结评估表
15
新员工转正审批卡
16
管理者月度绩效目标评审表
17
公司高层次高层评审报告
18
专家评审报告
19
员工离职申请及审批资料、工作交接单
20
员工签收的终止劳动关系通知书回执
21
单项奖惩资料(安全、生产、质量等)
薪酬信息
18
面试测评表
19
转正审批表
20
劳动合同/聘用协议一份
21
保密协议
22
竞业禁止协议
23
员工薪资晋升考察资料(月度、年度薪酬晋升考察资料等)
24
薪资变动资料
其他
25
其他相关资料
附件3:
员工内部档案查(借)阅审批单
申请单位名称
申请时间
申请人
申请人电话
使用性质
□档案查阅
□档案借阅
是否涉及薪酬信息
□是
□否
查(借)阅档案名称及编号
查(借)阅事由
申请人所在单位人事部门责任人审批
借用日期
借用期限
档案管理员签字
备注
附件4
员工档案查阅登记表
查询
时间
档案名称
(包含文件详细单位、标题、案卷号、年代等)
用途
查询单位及部门
查阅人签字
联系
电话
档案员签字
备注
附件5
员工档案借阅登记表
借出时间
档案名称
(包含文件详细单位、标题、案卷号、年代等)
原件或复印件
用途
借阅单位及部门
借阅人签字
联系电话
档案员签字
续借日期
续借人签字
档案员签字
归还日期
归还人签字
档案员签字
备注
附件6:
提档通知单
:
兹将等同志的档案材料转出,请协助办理。
(请注明提档人员工编号)
提档理由
经办人(签字):
年月日
人力资源部门意见
(盖章有效)
年月日
接待档案员(签字)
复核人
(签字)
备注
附件7:
员工内部档案转出登记表
序号
姓名
员工编号
情况说明
签字
取走时间
说明:
员工内部档案转出资料包括如下资料,若资料不齐或多于下述所列资料,请在“情况说明”一栏中详细注明。
(1)职位申请表(包括附带的个人简历)(3)身份证复印件(4)学历证书复印件
(5)职称证书复印件、专业技术证书复印件(6)原单位出具的解除或终止劳动关系证明(7)近期免冠1寸彩照一张(8)员工岗位变动资料/批示、调令
(9)大学生定向实习跟踪考核表(10)大学生实习期满定岗考评表
(11)管理类、技术类人员月度总结评估表(12)单项奖惩资料(安全、生产、质量等)
(13)面试测评表(14)转正审批表(15)劳动合同/聘用协议一份
(16)保密协议(17)竞业禁止协议(或有)(18)薪资变动资料
附件8:
员工档案销毁清册
档案名称及编号
建档时间
数量(份)
销毁原因
销毁人签字
监销人签字
销毁单位经理签字
销毁日期
备注
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