办公室.docx
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办公室.docx
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办公室
办公室职务说明书
主任职务说明书
岗位编号:
编写日期:
岗位名称:
主任
在岗人数:
所在部门:
办公室
编写人:
直接上级:
主管所领导
直接下级:
副主任、文字秘书、综合管理、文印、收发及门房接待、办事处主任、保密管理
直接下级人数:
审定人:
本职概述:
负责所行政、咨审委办公室的日常管理,以及甲区工作区消防、保卫工作
职责一:
负责组织制定办公室年度工作计划,审定年度行政工作报告
平均占工作时间百分比:
15%
工作任务
组织制定办公室年度工作计划和阶段性滚动计划
将办公室年度计划分解落实到各个岗位,并制定相应的执行计划
对下属工作的完成情况进行检查和考核,并完成工作总结
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
定期
职责一:
负责组织建立健全办公室的相关管理制度
平均占工作时间百分比:
10%
工作任务
根据国家的有关政策规定,结合所科研、生产的实际情况组织制定办公室管理规章制度,并负责组织实施
负责制定办公室职责范围内的有关管理制度
根据实际情况的变化,对办公室管理制度提出修改、完善意见
负责组织监督、检查办公室管理制度的执行情况
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
部分
不定期
职责三:
负责机关各部门间的工作协调
平均占工作时间百分比:
10%
工作任务
负责全所行政管理和机关的组织协调工作,发挥信息上传下达的桥梁和纽带作用
受所领导委托针开展专题调研,完成调研报告
负责行政信息的汇报工作,做到上情下达和下情上达
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
部分
日常
所内各部门
集团公司、住所军代表、安全局
职责四:
负责所级有关会议的召集、组织、督办
平均占工作时间百分比:
10%
工作任务
负责组织党政联席会、行政会、咨审委等所级会议安排、通知等工作
负责组织会议记录和会议纪要的整理、督办、归档等工作
组织督办、检查各部门对所级会议的决定、决议的执行落实情况,及时向有关领导反馈
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
日常
所内各部门
职责五:
负责对外联络、接待
平均占工作时间百分比:
15%
工作任务
负责组织承担重要来宾、重要会议及大型庆典的接待工作
组织安排外事活动以及协调联络工作
代表205所与外界有关部门和机构保持联络,建立良好的合作关系
负责行政、党委、咨审委领导公务用车的安排、管理
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
日常
相关部门
上级单位、来宾
职责六:
负责全所的公文管理
平均占工作时间百分比:
5%
工作任务
负责组织所行政、咨审委公文的起草、审定等工作
负责组织所行政、咨审委公文的打印、制作等工作
负责组织对公文的收发工作,指导机要人员对公文文书进行编号,负责对公文进行批办
负责组织公文的阅批、传递、立卷、存档、借阅和年度归档工作
组织监督相关部门公文的承办情况
负责组织收集、整理所史有关资料,编纂所大事记及所史工作
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
监督权、执行权
全部
日常
相关部门
上级单位
职责七:
负责保密、保卫工作
平均占工作时间百分比:
10%
工作任务
组织拟定所保密委员会、保密办公室的工作计划
组织实施保密宣传教育和保密业务培训,开展保密工作调研、总结和奖励活动
对确定秘密事项及其载体的接触和知悉范围进行指导和监督
组织监督检查保密规章制度的落实情况
组织检查、处理失泄密事件
负责组织所保密委员会和国家安全小组的日常工作
拟定保密工作和国家安全工作计划并组织实施;管理全所机要和密码传输,负责检查处理失、泄密事件
负责所内科研、生产中的安全保卫工作,组织治安防范,案件侦破;
负责甲区经济民警队日常管理、训练及值勤巡逻工作;组织军品押运工作
负责组织制定防火预案,建立消防档案,加强防火部位安全管理;开展所义务消防队灭火技能训练及灾后调查,组织“创安”工作中有关消防方面的管理工作
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
部分
日常
所内各部门、
上级单位、公安部门、安全部门
职责八:
负责驻京办事处的管理工作
平均占工作时间百分比:
5%
工作任务
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
定期
办事处
上级单位、本系统单位、客户
职责九:
负责办公室内部组织管理工作
平均占工作时间百分比:
5%
工作任务
负责部门内部的日常行政管理工作
评价、考核下属人员,组织部门内部技能培训
指导属下员工拟订阶段工作计划并督促执行
负责下属人员的工作分配及工作协调
组织拟订部门预算,控制费用支出
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
决策权、监督权
全部
日常
职责十:
其他工作
平均占工作时间百分比:
10%
工作任务
负责全所外事工作的归口管理
组织收集、整理各方面信息,并及时向所领导提供有用信息,为领导决策提供参考依据
负责密码通信、保密电话、保密传真的管理工作
负责各类上报信息的审核、批办工作
组织和协调有关部门处理所内外行政来信、来访。
负责军代表的联络服务工作
协助人力资源处完成员工招聘和任用
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
部分
日常
所内各部门
上级单位
职责十一:
领导交办的临时工作
平均占工作时间百分比:
5%
任职资格(胜任本岗位工作的基本要求):
教育水平
大学本科及以上学历
参考专业
管理类、经济类、中文类、光机电类等相关专业
工作经验
8年以上工作经验,5年以上相关工作经验,3年以上管理经验
相关知识
具备相应的文秘、行政管理、综合管理知识,了解应用光学相关专业知识
相关技能
熟练使用工作用办公软件,具备基本的网络知识,具备较强的写作能力、较强的分析能力、协调和组织能力及沟通能力,具备成熟的心理素质。
身体条件
健康,无其他特殊要求
其它:
所需工具/设备
一般办公设备、计算机、直拨电话
工作环境
办公室
工作时间特征
正常工作时间,有时加班、出差
备注:
副主任职务说明书
岗位编号:
编写日期:
岗位名称:
副主任
在岗人数:
所在部门:
所办公室
编写人:
直接上级:
主任
直接下级:
直接下级人数:
审定人:
本职概述:
协助主任处理甲区的安全、保卫、消防工作,及办公室的日常管理工作
职责一:
协助主任负责拟定保卫工作年度计划,安排和研究制定防范措施,完成工作总结
平均占工作时间百分比:
20%
工作任务
根据所的年度计划,负责制定甲区保卫工作计划,经批准后监督实施
负责编写保卫工作工作总结
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
定期
所内各部门
职责二:
协助主任负责社会治安综合治理工作
平均占工作时间百分比:
10%
工作任务
根据地方政府的安排,制定社会治安综合治理三年规划及年度工作计划
配合普法办公室做好法制宣传、教育工作,预防突发事件
对重点人口做好帮教工作并制定监控措施,并完成工作总结上报工作
负责治安防范工作,进行督促、检查和指导
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权、监督权
全部
日常
各部门
公安部门
职责三:
协助主任军工保卫“创安”工作
平均占工作时间百分比:
35%
工作任务
根据西安市公安局要求制定年度“创安”计划及工作安排
负责全所政保工作
拟定易燃、易爆、危险物品的管理措施,预防火灾、爆炸事故
制定重点、要害部位保卫措施,并加强安全检查,制定押运工作安全防范措施
分解“创安”目标,落实到各职能部门执行
管好武器、弹药库,加强枪支弹药的使用和管理,预防事故和丢失。
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权权
全部
日常
各部门
公安、消防部门
职责四:
协助主任负责其它保卫相关工作
平均占工作时间百分比:
20%
工作任务
制定夏季防汛工作安排,派员加强防汛值班,确保所内安全渡汛
负责全所防震及人防工作
负责重要领导人及外宾来所期间的安全保卫工作,并做好国家安全联络员工作
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
不定期
所内各部门
政府相关部门
职责五:
协助主任处理办公室日常事务
平均占工作时间百分比:
10%
工作任务
根据主任安排,组织会务、公文、接待等行政工作
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
部分
日常
国家安全部门
职责六:
领导临时交办的有关工作
平均占工作时间百分比:
5%
任职资格(胜任本岗位工作的基本要求):
教育水平
大学本科及以上学历
参考专业
工商管理以及等相关技术方面专业
工作经验
六年以上工作经验,四年以上相关工作经验,二年以上管理经验
相关知识
通晓工商管理、组织行为学、党建、国家安全等方面的知识,掌握法律知识等,了解相关专业领域专业知识
相关技能
熟练使用办公软件,具备基本的网络知识,有较高的写作水平和一定的语言表达能力和组织管理能力
身体条件
健康,无其他特殊要求
其它:
所需工具/设备
一般办公设备、计算机、直拨电话
工作环境
办公室
工作时间特征
正常工作时间,有时加班、出差
备注:
副主任(办事处主任)职务说明书
岗位编号:
编写日期:
岗位名称:
副主任(办事处主任)
在岗人数:
所在部门:
所办公室
编写人:
直接上级:
主任
直接下级:
办事员
直接下级人数:
审定人:
本职概述:
协助主任做好驻京办事处的工作
职责一:
负责驻京办事处的建设、管理,制定工作计划,完成工作总结
平均占工作时间百分比:
20%
工作任务
负责制定驻京办事处各项规章制度
负责制定驻京办事处年度工作计划,并完成驻京办事处工作总结
负责办事员的工作安排及考核,
根据驻京办事处的工作需要提出各种设施、设备的配置方案
负责制定年度经费预算,经批准后执行
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
日常
所内各部门
职责二:
负责所在京的对外联络工作
平均占工作时间百分比:
30%
工作任务
负责与上级机关的联络、沟通工作
受所里委托、负责所外联工作
负责与驻京业务单位的联络与沟通
负责与系统内单位驻京办事处的联络与沟通
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
日常
所内各部门
上级机关和系统内单位驻京办
职责三:
负责驻京办事处的信息工作
平均占工作时间百分比:
20%
工作任务
负责收集相关政策信息并及时向所里汇报
负责收集相关市场信息并及时通报
负责收集上级机关信息并及时通报所里
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
日常
上级机关和系统内单位驻京办
职责四:
负责办理所内机关的相关业务
平均占工作时间百分比:
15%
工作任务
受所里委托、代表有关部门参加北京的机关会议
受所里委托、代表有关部门处理相关业务工作
负责办事处的相关对外业务
负责办理与系统内单位驻京办事处之间的相关业务
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
部分
日常
所内各部门
上级机关和系统内单位驻京办
职责五:
负责办事处的内、外接待工作
平均占工作时间百分比:
10%
工作任务
负责所领导在京期间的住宿、办公及用车的安排
负责所里职工赴京出差或办事的接待和离京的订票工作
负责上级机关或系统内单位到办事处办事的接待工作
受所里有关部门委托,接待处理相关的业务工作
负责其他相关接待工作
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
日常
所内各部门
上级机关和兄弟单位驻京办
职责六:
领导交办的临时工作
平均占工作时间百分比:
5%
任职资格(胜任本岗位工作的基本要求):
教育水平
大学本科及以上学历
参考专业
工商管理、光电相关专业
工作经验
六年以上工作经验,四年以上相关工作经验
相关知识
了解相关业务领域专业知识
相关技能
熟悉使用办公软件,具备基本网络知识,具有相当的写作水平和表达能力,组织能力和公关能力
身体条件
健康,无其他特殊要求
其它:
所需工具/设备
除一般办公设备外,还需配备电话、电脑、复印机、传真机等
工作环境
办公室室内以及室外工作
工作时间特征
经常加班出差
备注:
文字秘书职务说明书
岗位编号:
编写日期:
岗位名称:
文字秘书
在岗人数:
所在部门:
所办公室
编写人:
直接上级:
主任/副主任
直接下级:
直接下级人数:
审定人:
本职概述:
根据主任安排,负责有关文件和重要文字材料的起草、政策研究工作
职责一:
负责办公室年度计划、季度计划和滚动计划的编制、检查工作
平均占工作时间百分比:
25%
工作任务
负责办公室年度计划、季度计划的编制
参与办公室季度计划的管理、检查工作,及时向主任反馈计划的落实情况,提出合理化建议和意见
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
建议、执行权
部分
日常
职责二:
起草工作报告、总结和所行政、咨审委领导交办的文字材料
平均占工作时间百分比:
15%
工作任务
起草所年(半年)度工作报告
负责所行政、咨审委领导和办公室主任交办的文字材料的起草
负责行政、咨审委的会务和会议记录工作
起草年度职工代表大会所长的行政工作报告
起草由办公室归口上报的有关材料
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
部分
日常
所内各部门
对口上级机关
职责三:
负责全所公文管理制度、管理办法的审定和拟订,及日常的公文管理工作
平均占工作时间百分比:
25%
工作任务
根据公文的有关要求,拟定我所公文管理办法,经批准后执行
根据公文管理办法,审核全所公文的格式和标准,并送交主管所领导签发
负责公文管理办法的制订工作
负责所内文件的审核、主管所领导签发文件的起草、上报工作
负责所内文件的登记工作
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
部分
日常
职责四:
负责相关信息的收集、整理、报送工作
平均占工作时间百分比:
15%
工作任务
汇总并整理所内、外及政务信息,供所领导了解情况参考
负责收集所内科技、科技成果、科研和生产进展情况等方面信息,形成书面材料供所领导参考
收集、整理并编撰所大事记,整理、记录所史
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
建议、执行权
部分
日常
相关部门
职责五:
学习研究国家、行业政策,开展调查研究,为所领导决策提供相关参考依据
平均占工作时间百分比:
10%
工作任务
学习掌握相关政策,结合实际,遵照领导要求,开展专题研究,开展调研工作,完成调研报告
参与所里重大决策的专题调研等准备工作
结合所情开展有针对性的研究工作,收集信息,积累资料
了解、学习系统内其它单位在改革和管理方面的先进经验
深入调查研究,在占有大量资料的基础上,对所里发展等重大问题提建议和意见
在所领导讨论某些工作或某项工作做出决议的,根据需要提供信息、资料,供参考
在领导解决重大问题时,按要求收集各方面意见,找出上级有关政策、规定,并提出解决问题的意见和方案
随时了解,掌握新情况、新问题、新动向,并及时向领导传递有关信息
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
部分
日常
相关部门
职责六:
领导临时交办的其他工作
平均占工作时间百分比:
10%
任职资格(胜任本岗位工作的基本要求):
教育水平
大学本科及以上学历
参考专业
文秘、工商管理、中文等相关专业
工作经验
三年工作经验,两年以上公文写作的工作经验
相关知识
通晓公文写作、法律、工商管理、组织行为学等相关知识
相关技能
熟练办公自动化和网络操作,具备较强的写作能力、语言表达能力和组织能力
身体条件
健康,无其他特殊要求
其它:
所需工具/设备
一般办公条件,
工作环境
办公室
工作时间特征
正常工作日,经常加班、出差
备注:
文印职务说明书
岗位编号:
编写日期:
岗位名称:
文印
在岗人数:
所在部门:
所办公室
编写人:
直接上级:
主任/副主任
直接下级:
直接下级人数:
审定人:
本职概述:
负责完成甲区文字材料的打字、复印工作
职责一:
负责甲区部门各类文件和材料的打字、复印工作
平均占工作时间百分比:
40%
工作任务
负责文件、文字材料的打字、复印和装订工作
负责通知文件、材料的承办人校对清样
负责向保密管理或承办人移交文件、材料成品
负责打印审批单的保管、整理、分类、登记和统计核算工作
及时销毁作废的涉密印刷品,严防泄密
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
日常
所内各部门
职责二:
负责甲区打字、复印设备的使用和管理
平均占工作时间百分比:
40%
工作任务
负责打字、复印设备的使用、维护和保养
负责联系有关设备的维修,并认真作好有关记录
负责有关设备的添置和更新的申请,负责相关用品的采购申请和领取
严禁无关人员进入打印室
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
日常
物资采购处、技改保障处
无
职责三:
负责办公环境的卫生和现场管理工作
平均占工作时间百分比:
5%
工作任务
负责工作环境清洁,保证物品摆放整齐有序
严禁无关人员进入文印室
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
日常
职责四:
领导交办的临时性工作。
平均占工作时间百分比:
5%
任职资格(胜任本岗位工作的基本要求):
教育水平
高中及以上学历
参考专业
机械设备或其他相关专业
工作经验
具有半年以上的复印设备使用经验
相关知识
简单的设备故障排除和维修知识
相关技能
熟练的复印设备操作和语言表达能力
身体条件
健康,无其他特殊要求
其它:
所需工具/设备
打字设备、复印设备、一般办公室设备、碎纸机
工作环境
打字、复印操作间
工作时间特征
正常工作时间,偶尔加班
备注:
收发及门房接待职务说明书
岗位编号:
编写日期:
岗位名称:
收发及门房接待
在岗人数:
所在部门:
编写人:
直接上级:
主任/副主任
直接下级:
直接下级人数:
审定人:
本职概述:
负责甲区门卫接待传达工作及报刊文件信函分发工作
职责一:
接待传达工作
平均占工作时间百分比:
60%
工作任务
负责对来甲区外来人员的接待
接待工作严格执行门卫接待制度,详细进行接待登记
因工作需要须与甲区工作区有关人员洽谈业务的,负责将有关人员请到接待室与客户直接洽谈
来客需进甲区工作区的,必须通知有关单位接待人员的同意,方可办理进入登记手续
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
日常
所内各部门
外来人员
职责二:
报刊信函分发工作
平均占工作时间百分比30%
工作任务
负责甲区单位所订阅报刊进行分类登记,报刊信件到所后及时发到订户手中
负责各类包裹、挂号信件的登记发放及保管
甲区各单位所订报刊杂志一律投放到单位报箱内,防止丢失
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
日常
所内各部门
职责三:
对进院车辆通行证件的审验
工作任务
允许持有通行证件(含临时通行证)的车辆进甲区工作区
临时来院的机动车须办理登记手续后方可进甲区工作区
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
执行权
全部
日常
外部车辆
职责四:
协助甲区门卫值班人员调处矛盾,维护好门口治安秩序
平均占工作时间百分比:
5%
职责五:
负责完成领导交办的临时性工作
平均占工作时间百分比:
5%
任职资格(胜任本岗位工作的基本要求):
教育水平
初中以上学历
参考专业
工作经验
二年以上
相关知识
相关技能
身体条件
良好
其它:
所需工具/设备
一般办公设备
工作环境
室内
工作时
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