公文格式怎样设置公文页码docx.docx
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公文格式怎样设置公文页码docx
公文页码设置操作大全
2013年10月18日(原创)
《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)在第7.5条、第8条、第10.1条中,对公文页码做了具体规定。
主要内容是:
1.一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm单页码居右空一字,双页码居左空一字。
公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。
公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
2.A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致。
3.信函格式中首页不显示页码。
根据《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)的规定,可以将页码设置分为普通页码设置、空白页页码设置、横排表格页码设置和信函页码设置。
下面分别介绍在Microsoftword2010中,普通页码设置、空白页页码设置、横排表格页码设置和信函页码设置的具体操作。
对于在其它文档中的页码设置操作,亦可以作为参考。
一、普通页码设置
1.设置页码格式
(1)打开要设置页码的文档,单击“插入”丨“页眉和页脚”丨“页码”选项,
在弹出的下拉菜单中,选择“设置页码格式”命令,如图1所示
图1选择“设置页码格式”
图2“页码格式”对话框
(2)单击“设置页码格式”命令,弹出“页码格式”对话框。
在“页码格式”对话框中,单击“编号格式”下拉菜单,从中选择符合公文要求的“一字线阿拉伯数
字”格式,单击“确定”按钮,完成页码格式设置。
如图2所示。
2.插入页码
单击“插入”丨“页眉和页脚”丨“页码”选项,在弹出的下拉菜单中,选择“页面底端”,将页码出入版心下边缘。
偶数页选择“普通数字1”底端居左,奇数页选择
“普通数字3”底端居右。
这里选择的是奇数页底端居右(“普通数字3”样式),如图3所示。
图3选择“页码底端”居右(奇数页)
每页中的指定位置上按顺序添加了页码后,自动进入页眉和页脚编辑状态,在功能区显示“页眉和页脚工具”。
单击“设计”丨“页码”丨“页面底部”,在其子菜单中,选择相应的页码位置,完成偶数页(或奇数页)页码插入。
3.设置页码字体字号
选中插入后包括一字线在内的页码文本,在“开始”丨“字体”选项组内,选择
“宋体”、“四号”。
如图4所示。
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图4设置页码字体和字号
4•设置页码缩进值
选中插入后包括一字线在内的页码文本,在“页面布局”丨“段落”丨“缩进”选项,选择“左缩进”(或“右缩进”)1个字符。
如图5所示。
5•设置奇偶页不同
单击“页面布局”丨“页面设置”选项组右下角按钮,弹出的“页面设置”对话框中。
在“页面设置”对话框,单击“版式”选项卡,在其“页眉和页脚”项目组中,选择“奇偶页不同”,页脚距边界值2.45cm。
如图6所示。
只所以要选择“奇偶页不同”复选项,是因为要求公文双面印刷,且单页码居右,双页码居左。
6•设置页脚距边界值
在“页面设置”丨“版式”选项卡丨“页眉和页脚”项目组中,页脚距边界值设为2.45cm。
如图6所示。
图5设置页码缩进值
根据实际测试,比较接近“一字线上距版心下边缘7mm要求的页脚距边界值,在2.45cm〜2.47cm之间。
不同打印机,该值是略有差异的。
适合自己的打印机适合值,具体可打印测试后确定。
特别提示:
1在Microsoftword2010中插入的页码下仍有一行。
用回车键或Delete键删除这一行,以使页码位置准确。
2•数字和一字线要用4号半角宋体。
3•完成页脚编辑后,单击“设计”丨“关闭”丨“关闭页眉和页脚”,退出页脚编辑状态。
图6设置“奇偶页不同”和页脚距边界值
、空白页页码设置
使用Microsoftword2010提供的插入页码功能,所有页面的页码都被自动添加。
通过使用Microsoftword2010中的分节符,可以删除空白页和版记页上被自动添加的页码,而保留其它页面的页码。
主要步骤是:
在空白页上一页页末插入分节符(下一页),通过单击“连接到前一条页眉”命令,分别取消空白页和版记页页脚的“与上一节相同”命令,然后再分别删除空白页上和版记页上的页码。
1•打开需要编排页码的文档,将光标放到空白页上一页页末。
2•单击“页面布局”丨“页面设置”丨“分隔符”,弹出下拉菜单。
在下拉菜单
的“分节符”选项组中,单击“下一页”命令。
单击后,“分节符(下一页)”插入在光标所在处,即空白页上页页末。
如图7错误!
未找到引用源。
所示。
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图7选择“分节符”“下一页”
3•单击“插入”丨“页眉和页脚”丨“页脚”,弹出下拉菜单。
在下拉菜单中,
单击“编辑页脚”,使页脚处于编辑状态。
如图8所示
图8单击“编辑页脚”
丨“连接到
如图9错误!
图9取消“与上一节相同”
图10选中页码并删除
4•将光标放在在空白页(或版记页)页脚,单击“设计”丨“导航”前一条页眉”按钮。
单击后,取消“与上一节相同”(该页页码右上)
都需要分别操作
2•版记一定在偶数页上,版记前一页的空白页是奇数页
三、横排表格页页码设置
1绘制竖排文本框
(1)将光标放在需要添加页码的横排表格页,单击“插入”丨“文本”丨“文
本框”选项,弹出的下拉菜单。
在下拉菜单中,选择“绘制竖排文本框”命令。
如图11所示。
图11选择“绘制竖排文本框”命令
(2)在横排页面左侧(页码位置与公文其他页码保持一致)版心外,绘制一个
竖排文本框。
如图12错误!
未找到引用源。
所示。
提示:
按住鼠标左键,从左上裁剪标记横线处开始,至左下裁剪标记横线处释放,
可绘制出一个高度约156mm勺竖排文本框。
宽度可掌握在1.5mm左右。
文本框大小的精确值需进一步设置。
图12绘制竖排文本框
2•设置文本框大小
在“格式”1“大小”选项组中,将文本框的高度设为156mm宽度设为15.5mm如图12所示。
也可以单击“格式”丨“大小”选项组右下角按钮,在新弹出的“布局”对话框中设置文本框大小。
也可以选中文本框或将鼠标放在文本框内,单击“格式”1“形状样式”选项组按钮,弹出“设置形状格式”对话框。
在“设置形状格式”对话框丨“文本框”丨“自动调整”项下,选中“根据文字调整形状大小”框,如图13所示。
图13“设置形状格式”对话框
3•设置文本框位置
选中文本框或将鼠标放在文本框内,单击“格式”丨“排列”丨“位置”,在弹出
的下拉菜单中,选择“其他布局选项”命令,在弹出的“布局”对话框“位置”选项
卡上:
图14“布局”对话框“位置”选项卡
(1)“水平”项目栏中选择“对齐方式”选项。
在“对齐方式”下拉菜单中,选择“左对齐”命令;在“相对于”下拉菜单中,选择“页面”命令。
(2)“垂直”项目栏中选择“对齐方式”选项。
在“对齐方式”下拉菜单中,选
择“居中”命令,在“相对于”下拉菜单中,选择“页边距”命令,女口图14所示。
4.设置页码对齐方式
将鼠标放在文本框内,在“开始”丨“段落”选项组,单页码选择“文本右对齐”,双页码选择“文本左对齐”,如图15所示。
图15设置对齐方式
5.设置页码缩进值
将鼠标放在文本框内,在“页面布局”丨“段落”丨“缩进”项,双页码选择“之
前”缩进一个字符,单页码选择“之后”缩进一个字符(单页码居左下空一字,双页
码居左上空一字)。
6.设置字体和字号
将鼠标放在文本框内,在“开始”丨“字体”选项组,“字体”设置为“宋体”,
“字号”设置为“四号”。
7.输入页码
将鼠标放在文本框内,从键盘上直接输入一个“-”符号和一个半角空格,然后输入相应的半角阿拉伯数字,半角阿拉伯数字后再输入一个半角空格和一个“-”符号。
8.取消边框
选中文本框或将鼠标放在文本框内,单击“格式”丨“形状样式”丨“形状轮廓”选项,在其下拉菜单中选择“无轮廓”命令,取消文本框边框。
如图16所示。
也可以单击“格式”丨“形状样式”选项组按钮,在弹出的“设置形状格式”对
话框中,选中“线条颜色”丨“无线条”项
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图16选择“无轮廓”
9•删除原自动插入的页码
使用Microsoftword2010提供的插入页码功能为公文插入页码时,A4横排表格页同时被自动插入了页码。
这个页码是需要删除的。
具体操作步骤说明如下。
进入编辑页脚状态。
单击“插入”丨“页眉和页脚”丨“页脚”选项,在弹出的下拉菜单中,选择“编辑页脚”,使页脚处于编辑状态。
如图17所示。
取消“与上一节相同”。
将鼠标放在需要删除页码的页脚处,在“设计”丨“导航”选项组,“连接到前一条页眉”按钮处于高亮状态。
单击“连接到前一条页眉”,取消当前页的“与上一节相同”(页脚右上),“连接到前一条页眉”高亮状态消失。
删除页码。
在需要删除页码的当前页取消“与上一节相同”后,用Delete键等方法删除页码和一字线。
图17删除原自动插入的页码
特别提示:
横排表格的页后,如有需要显示页码的页,在表格页原页码被删除前,应先取消表格页后需要显示页码的第一页的“与上一节相同”。
四、信函首页页码设置
1打开要设置页码的信函文档,单击“页面布局”丨“页面设置”选项组右下角按钮,弹出“页面设置”对话框。
图18“页面设置”对话框
2•在弹出的“页面设置”对话框中,单击“版式”选项卡。
在“版式”选项卡的
“页眉和页脚”选项栏中,选中“首页不同”复选框,单击“确定”,完成信函首页不显示页码的设置,如图18所示
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