第六章公务文书的写作Word文档格式.docx
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②内容的法理依据(合法性);
③制发的法定程序。
党的机关公文体现着执政党的权威。
中央和地方各级权力机关的公文同样具有很高的权威性,特别是法规性公文,更具有法律权威。
中央和地方各级人民政府的公文,代表着各级人民政府的意志和愿望,同样具有很高的权威性和行政约束力。
而各群众组织和企事业单位,也都是依法经批准成立的,它们的公文在其管辖的范围内也有权威性和约束力。
三、党政公文的作用
公文自古以来就是治理国家、管理社会的重要工具。
具体而言,党政公文的作用可概括为如下几方面:
1.领导管理和依法行政作用。
《条例》第一章第二条第一句话就是:
“党的机关的公文,是实施领导……的文书”。
《办法》第一章第二条第一句话就是:
“行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关……依法行政和进行公务活动的重要工具。
”。
可见,领导和管理作用,是公文最根本、最重要的作用。
2.规范准绳作用。
党政公文中有些属于法律、法规和规章等规范性公文,如各种法律、条例、规定、办法、规则、章程等,都具有规范行为、判别是非的作用。
3.沟通交流情况的作用。
党政公文中有些文种具有沟通和交流情况的作用,如公告、报告、通告、通报、通知、函等,都具有上下左右互相沟通信息、交流情况、商洽工作的作用。
4.宣传教育作用。
党政公文中有不少公文都具有不同程度的宣传教育作用,如通告、通报、通知等。
这些公文在实施领导和管理以及指导和布置工作的过程中,一般都会讲明情况、说明道理、交代政策等,因而具有一定的宣传教育作用。
5.依据凭证作用。
党政公文无论是上行文、下行文,还是平行文、泛行文,一般都具有依据和凭证作用,特别是条例、规定、决定、决议、会议纪要等,这种作用更为明显。
6.历史文献作用。
公文在失去现时效用之后,作为一种历史文献,具有永久性的保存、查阅和参考价值。
上从甲骨文、《尚书》,下到十一届三中全会以来的重要公文,都是非常宝贵的历史文献。
现代党政公文由于其在国家现代化过程中起着重要作用,因而更具有历史文献价值。
第二节党政公文的种类
一、党政公文的分类
党政公文的分类,按照不同的标准有不同的分法。
1.按特点和作用分,可分为五类:
规范性公文:
指发文机关用于制定某项法规和规章制度的文件,包括条例、规定、规则、办法、实施细则等。
指挥性公文:
指发文机关用于指挥和领导工作的文件,包括命令(令)、决议、决定、指示、批复等。
告知性公文:
指发文机关用于通知和报告事项、联系工作的文件,包括公报、公告、通告、通报、通知、函等。
报请性公文:
指发文机关向其上级机关汇报和请求批准的文件,包括报告、请示、议案等。
记录性公文:
指发文机关将会议内容择要记录下来的文件,包括会议纪要等。
2.按行文方向分,可分为四类:
上行文:
指下级机关向上级机关的行文,包括报告、请示、意见等。
下行文:
指上级机关向下级机关的行文,包括命令(令)、决议、决定、指示、批复、意见(意见的行文比较特殊,既可上行,也可下行)、通知等。
平行文:
指没有隶属关系的机关、单位之间的相互行文,包括函等。
泛行文:
指面向大众的普发性行文,如条例、规定、办法等规范性公文和公报、公告、通告、通报等知照性公文。
3.按秘密等级分,可分为四类:
绝密公文:
指那些具有最为重要的党和国家的秘密,泄露会使党和国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。
绝密公文的保密程度最高。
机密公文:
指那些具有重要的党和国家的秘密,泄露会使党和国家遭受严重损害的公文。
秘密公文:
指那些具有一般的党和国家的秘密,泄露会使党和国家遭受特别一定损害的公文。
普通公文:
指那些不需保密,即使泄露也不会使党和国家遭受损害的公文。
按照党政公文的有关规定,党和国家机关的公文的保密程度可依据其涉及的党和国家的安全和利益的程度来划分;
党和国家机关以外的团体、组织的公文,其保密程度可根据自己的具体情况来划定。
4.按紧急程度分,可分为三类:
特急公文:
要求随到随办,最迟不超过24小时。
加急公文:
要求在三日内处理完毕。
紧急电报:
电报式公文,分为特提、特急、加急、平急四种。
紧急公文(包括电报)均应在首页上方注明。
5.按适用范围分,可分为两大类:
党的机关公文:
党的机关和团体所使用的公文。
行政机关公文:
行政机关和团体所使用的公文。
二、党的机关公文种类
党的机关公文主要有14种:
1.决议:
用于经会议讨论通过的重要决策事项。
2.决定:
用于对重要事项作出决策和安排。
3.指示:
用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求。
4.意见:
用于对重要问题提出见解和处理办法。
5.通知:
用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
6.通报:
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
7.公报:
用于公开发布重要决定或重大事件。
8.报告:
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问
9.请示:
用于向上级机关请求指示、批准。
10.批复:
用于答复下级机关的请示。
11.条例:
用于党的中央组织制定规范党的组织工作、活动和党员行为的规章制度。
12.规定:
用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
13.函:
用于机关之间商洽工作、询问和答复问题、向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
14.会议纪要:
用于记载会议主要精神和议定事项。
以上14种中,有5种公文是行政机关公文中所没有的,这5种是:
决议、指示、公报、条例、规定。
三、国家行政机关公文种类
国家行政机关的公文主要有13种:
1.命令(令):
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;
宣布施行重大强制性行政措施;
嘉奖有关单位及人员。
2.决定:
适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.公告:
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4.通告:
适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
5.通知:
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
6.通报:
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
7.议案:
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
8.报告:
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
9.请示:
适用于向上级机关请求指示、批准。
10.批复:
适用于答复下级机关请示事项。
11.意见:
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
12.函:
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
13.会议纪要:
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
以上13种中,有4种公文是党的机关公文中所没有的,这4种是:
命令(令)、议案、公告、通告。
《办法》第九章附则第54条说:
“行政法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。
外事方面的公文,按照外交部的有关规定处理。
”而条例、规定、法规、办法、细则等,属于行政法规和规章,它们的法定作者是国务院和省、自治区、直辖市、部分经济特区及市、县人大及其常委会,所以《办法》未将它们列入行政机关公文。
第三节党政公文的文面格式
《条例》第三章公文格式规定:
“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
”
《办法》第三章公文格式规定:
“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
通过比较可知,党的公文比行政公文的规定多了“版头”、“份号”、“发文机关署名”、“印发传达范围”四部分,少了“附注”一项,并将行政公文的“印发机关和印发日期”改为“印制版记”。
特别应注意的是,《办法》把这些格式内容通过两条“界栏线”分为三大部分:
文头部分、行文部分、文尾部分。
而最新修订的《办法》则通过两条“红色反线”将之改为:
眉首部分、主体部分、版记部分。
一、眉首部分(文头部分)
眉首,又称公文的“红头”部分,其位置是相对固定的,它相当于公文的“头”。
内容包括:
1.公文份数序号
即公文印制份数的顺序号,具体指为同一定稿印制的若干份公文依次编制的顺序代码。
其主要作用是便于公文的分发、清退和查找,有助于明确公文管理人员的责任。
但一般情况下只适用于绝密、机密公文或需要清退的公文。
要求用阿拉伯数字顶格标注在公文版心左上角第一行。
通常根据印制数量来确定编制几位数的序号,如需印1-99份之间的,从“01”开始编写;
需印100-999份之间的,从“001”开始编写。
2.秘密等级和保密期限
秘密等级也简称“密级”,凡涉及国家秘密的公文都应当标明公文的秘密等级和保密期限,目的是便于公文管理、确保公文安全。
密级分秘密、机密和绝密,顶格标注于版心右上角第一行,密级与保密期限之间用“★”隔开,如“机密★一年”。
3.紧急程度
即时限,是公文送达和办理的时间要求。
紧急公文应根据其紧急程度分别标明“特急”、“急件”;
紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
标注紧急程度的作用在于提醒处理时限,为催办公文提供依据,避免办文、办事延误。
公文的紧急程度,顶格标注于版心右上角第一行(如需同时标注秘密等级,则为第二行)。
4.发文机关标识
即俗称“红头文件”的红头部分。
由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或加括号标明文种组成,如“深圳大学文件”,用套红大字居中印在公文首页上部,使用小标宋体字,字号以醒目美观为原则,一般应小于22mm×
15mm。
单一行文时,发文机关名称一字排开;
联合行文,版头可用主办机关名称,也可并用联署机关名称,将主办机关排在前面,协办机关排在后面,如涉及的是党政军机关,则按党、政、军、群的顺序排列。
5.发文字号
由发文机关代字、发文年度(《办法》称为“年份”)和发文序号组成。
在发文机关标识下空2行居中标识。
机关代字的编写原则是:
以哪个单位的名义发文,就编哪个单位的代字,如“国发”表示国务院的发文;
“国办发”即表示国务院办公厅的发文。
编写发文字号要维护公文的严肃性。
发文年度(即年份)要用四位阿拉伯数字准确表达,并用六角号“〔〕”括起,不得用两位数简写。
发文序号是按公文的发文顺序统一编制的流水号,每年年初从“1”开始,不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
发文字号应直接表达为×
×
发〔×
〕×
号,如“国发〔1989〕20号”。
同一发文机关依次编写,不同发文机关不得接续编号。
单一行文,发文字号“一”字排开;
联合行文,一般只标明主办机关的发文字号。
6.签发人
签发人是发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名。
其作用是在于对公文的制发和内容负责。
签发人一般只用于上报公文,在发文字号右侧平行空一个汉字标注签发人,签发人后加全角冒号。
其中,“请示”应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名位于第一行,协办单位签发人姓名按发文机关顺序依次排列,其发文字号与最后一个签发人姓名处于同一行。
以上六部分为眉首部分,眉首部分与主体部分之间有一条红色分隔线,过去叫“界栏线”,现称“红色反线”。
党的公文在红色反线中间印有一个红色五角星“★”;
行政公文只是一条红线。
二、主体部分(行文部分)
主体是公文的重心部分,其位置经常变动,以公文内容长短而定。
它相当于公文的“身体”,内容包括:
1.标题
《条例》规定:
“标题由发文机关名称、公文主题和文种组成,位于发文字号下方。
”《办法》规定:
“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
“公文主题”、“主要内容”也称“事由”。
公文标题通常有四种写法:
①完全式:
发文机关+事由+文种。
如《广东省人民政府关于加快山区公路建设的指示》
②省略式一:
发文机关+文种。
如《中华人民共和国主席令》、《国务院公告》
③省略式二:
事由+文种。
如《关于增强党的团结的决议》、《向全国进军的命令》
④省略式三:
文种
如《公告》、《通告》、《通知》等。
这类公文一般通过报纸、电台、电视、张贴等方式发布,标题上不写发文机关,但落款时要署名。
公文标题的制作应注意以下几点:
第一,明确制文意图。
只有充分领会制文意图,才能在标题中用最能表现公文主题、最准确、最简练的词语概括公文的主要内容。
第二,明确公文主题。
在明确制文意图的基础上,要明确公文主题,突出公文的主要内容,并使公文标题正确体现公文的主要内容,才能保持标题与主题的一致性,使公文产生应有的效力。
第三,正确选用文种。
要正确选用文种,首先要明确各种文种不同的适用范围,明确什么内容用什么文种,什么文种适合什么内容。
还要明确什么文适合什么样的行文关系,什么行文关系用什么文种。
如同样是请求批准,向上级机关请求批准要用“请示”,而向有关主管部门请求批准要用“函”。
第四,要尽可能使标题贴切、简洁、醒目。
能用省略式标题的就尽可能用;
能减少文字的尽可能减少;
能不用关联词“关于”和助词“的”,就不用。
除批转、转发、印发法规性公文之外,标题一般不使用标点符号。
标题的字数一般不超过50字。
标题应在红色反线下空2行标识,居中排布。
2.主送机关
《条例》指出:
主送机关是“主要受理公文的机关。
主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称,位于正文上方,顶格排印。
”《条例》还规定:
“向上级机关行文,应当主送一个上级机关;
如需要其他相关的上级机关阅知,可以抄送。
不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;
因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关。
”“受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复其请示事项。
”又规定:
“除特殊情况外,请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序处理,不应直接送领导者个人。
”《办法》也有类似的规定:
“主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
根据这些规定,确定主送机关应符合以下几个原则:
①根据隶属关系和职权范围确定主送机关。
党的机关只能向的机关行文,行政机关只能向行政机关行文,并且不可越级行文。
②主送机关是受理或答复公文的机关。
需要阅知而非受理或答复公文的机关,只能用抄送(即作为抄送机关,抄送机关有知悉权,无答复权)。
③主送机关是机关而不是领导者个人,故公文除特殊情况外,一般不直接送领导者个人。
④上行文只主送一个上级机关,其他上级机关可抄送。
请示尤应如此。
⑤主送机关名称应当写全称(如“深圳市人民政府”)或规范化简称(如“中共中央”、“国务院”)或同类机关的统称(如“部属各高等院校”)。
⑥泛行公文如规范性公文、知照性公文及某些决议、决定等一般不写主送机关。
主送机关的位置在标题下空1行顶格标明,其后加全角冒号。
3.正文
正文是“公文的主体,用来表达公文的内容,位于标题或者主送机关下方。
”正文是公文的主体,一般分为导语、正文主体、结语三个部分。
具体内容见第五节详述。
导语(开头—发文依据、缘由、目的等)
正文主体(中间—处理事项、内容、建议等)
结语(结尾—执行要求、希望、结束语等)
4.附件
附件,指附属于公文正件的其它公文、图表、名单等材料。
公文附件也是公文正文内容的组成部分,其作用在于补充和完善公文正件的内容,与正文具有同等效力。
“公文附件,应当置于主件之后,与主件装订在一起,并在正文之后,发文机关署名之前注明附件的名称。
”《办法》也指出:
“公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
”因《办法》未规定“发文机关署名”一项,故将附件置于“成文日期”之前。
“注明附件顺序和名称”是以二个或二个以上附件而言的。
公文附件一般应与正文一起装订,以便查阅。
5.发文机关署名
发文机关即该公文的制作者。
发文机关署名“应当用全称或者规范化简称,位于正文的右下方。
”(大约在正文下三四行的右下方)。
《办法》将“发文机关署名”一项省略。
有人认为省略这一项似欠妥,为体现公文的严肃性,以发文机关署名为好。
按《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)的解释:
“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间。
一般说来,在行政公文中,单一制发的下行公文不署发文机关,但上行公文则要署名。
如是几个机关联合发文,应将主办机关排列在前。
6.成文时间
成文时间即公文的成文日期,它表示公文的生效时间。
成文日期“一般署会议通过或者领导人签发日期;
联合行文,署最后签发机关领导人的签发日期;
特殊情况署印发日期。
成文日期应当写明年、月、日,位于发文机关署名右下方。
决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文,成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
《办法》规定:
“成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
电报以发出日期为准。
拟写成文时间,要用汉字标全“年”、“月”、“日”,年代、月份、日期不能遗漏,不得以顿号或小圆点间隔,大写的“零”一律写为“○”,不能用阿拉伯数字“0”。
成文时间的位置根据印章的位置而定。
7.公文生效标识
公文生效标识,指发文机关加盖印章或签署人签名。
“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外,公文应当加盖发文机关印章。
《办法》还规定:
“公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
联合上报的公文,由主办机关加盖印章;
联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
《国家行政机关公文格式》规定:
“加盖印章应上距正文2mm-4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
”“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采用调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识‘此页无正文’的方法解决。
8.附注
附注指对公文内容或有关事项、要求的注释与说明,如公文的阅读范围、使用方法、请示等上行公文的“联系人”和“联系电话”等。
附注的作用是方便公文的阅读、理解,以及文书处理部门对公文的分发处理,保证公文的安全。
附注的位置在成文时间和印章之下空1行、靠左空2字之处,加圆括号标识。
《条例》只规定了“印发传达范围”:
印发传达范围“加括号标注于成文日期左下方。
”其它附注内容未作规定;
而新修订后的《办法》则将原来“印发传达范围”扩大为“附注”,内容不限于“印发传达范围”,并规定:
“公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
三、版记部分(文尾部分)
版记部分指置于公文末页的部分,相当于公文的“脚”,包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、印发份数、页码等。
1.主题词
主题词是指用于揭示公文主要内容的规范化的词或词组。
标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时。
快捷地处理公文,同时便于按主题查找、检索公文。
公文的主题词必须“按上级机关的要求和《公文主题词表》标注,位于抄送机关上方。
“公文应当标注主题词。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
为了规范和便于标注主题词,《国务院公文主题词表》应运而生。
该表共由15类1000个主题词组成。
词表分为三个层次:
第一层是对主题词区域的分类,如“综合经济”、“财政”、“金融”等类。
第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”、“邮电”等。
第三层是类属词。
第二层和第三层统称为主题词,用于文件的标引。
而主题词中表示公文种类的词叫类型词。
主题词的标引方法是:
①一份文件的标引,除类别词和类型词外一般标注3-5个,最多不超过7个。
主题词标在文件的抄送栏之上,顶格书写,后标全角冒号,词目之间空1字,最末一词无标点。
②标引顺序是先标类别词,再标类属词,最后标类型词。
如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,先标类别词“农业”,再标类属词“水土保持
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