采购管理调研.docx
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采购管理调研
物资采购管理模块
1. 物资采购流程
编制采购计划
审核没通过重新编制
相关领导审核
审核通过
采购部门招标、询价
填写物资采购申请单签订采购合同
实施采购实施合同
采购物资验收
是否
是否合格
办理入库登记手续中止合同退货交涉、换货
资金编制计划
付款
业主:
根据项目进度编制采购计划,并由上级领导审批。
监理单位:
协助业主进行物资采购决策;组织物资供采购标工作;编制、审核和控制物资
采购计划。
1) 编制采购计划:
采购部根据各部门的需求并按照 WBS 进度计划编制月采购计划或者年
采购计划。
并上报领导进行审核。
2) 相关领导审核:
对采购部上报的采购计划进行审核,是否满足工程进度计划和部门需
求,如果审核不通过予以驳回,采购部重新编制,审核通过则递回采购部进行下一步
工作。
3) 采购部门招标、询价:
采购部进行厂家筛选询价,根据物资需求也可以招标。
4) 采购:
按照采购计划进行采购,采购分两种形式:
直接采购、合同采购。
直接采购所
需物资数量相对较少,采购金额较小。
合同采购所需物资数量较大,采购金额较大。
5) 采购物资验收:
对采购到的物资进行质量和数量的检验,查看是否合格,合格进行下
一步工作,不和合格可以中止合同退货(相对合同采购),也可以与供应商交涉换货。
6) 办理入库手续、登记:
仓储部门对验收合格的物资进行登记,并按物资种类办理入库,
填写收货表单,上报财政部门。
7) 资金编制计划:
财政部门根据仓储部门提供的收货单进行资金编制计划。
8) 付款:
按照资金编制计划给供货商付款。
2. 需求计划
物资需求计划编制程序:
业主按照公司下达的 WBS 进度计划,依据工程设计文件或施
工图纸中的实物工作量和物耗定额,编制单位工程主要物资需求计划。
物资需求计划应在
开工前一次编制完成,经技术负责人审核,主管领导审批后报送采购部门,做为编制采购
计划的依据。
1. 物资需求计划的内容:
工程消耗的各种原材料、半成品均应编制物资需求计划。
物资需求计划应包括封皮、
物资需求汇总表及大型工程分部工程物资需求明细表等,其基本内容应包含:
a) 工程项目名称、施工单位、计划供货时间。
b) 物资名称、类别、规格、型号、数量、材质、采购方式。
c) 合同或设计文件有特殊要求时,需注明有关技术参数、标准,提供加工图、
规范、图集、图纸或样品生产厂等。
d) 对质量、环境、职业健康安全有特殊要求的应填注具体标准。
e) 制表人及审批人签字。
2. 对于施工过程中的设计变更,应做到变更内容和变更需求计划同时编制、审批,报
送物资采购部门。
3. 对于构成工程实体的主要材料,严格按照设计工程量和项目执行的定额标准,计算
计划需用量。
对于无定额依据的,应注明用途,按实际需用量核算。
物资需求汇总登记界面如下:
3. 采购计划和申请
1. 采购部门根据业主提供的工程物资需求计划,将所有同规格、类型的物资需求计划
进行汇总,便于集中采购、统一分配。
2.依据汇总的物资需求计划,盘点库存和其他资源后,按照各部门,编制工程物资采
购计划,由相关领导审批后,组织采购订货。
对于符合招标采购条件的物资,应进行招标
采购,并签订供货合同。
3. 工程物资采购计划应包含的基本内容:
a) 工程项目名称、施工单位、计划供货时间。
b) 物资名称、类别、规格、型号、数量、材质、采购方式。
c) 合同或设计文件有特殊要求时,需注明有关技术参数、标准,提供加工图、
序号
物料名称
规格
申购数量
库存量
单位
需求日期
标准用量
1
2
3
4
5
部门:
年 月 日
规范、图集、图纸或样品生产厂等。
d) 对质量、环境、职业健康安全有特殊要求的应填注具体标准。
e) 制表人及审批人签字。
4. 物资采购计划应考虑合理的物资储备,减少不必要的资金占用,在保证现场施工需
要的前提下,应适量减少库存。
在条件许可的情况下,个别种类的物资可以“零库存”。
5. 各部门在编制产品申请计划时,必须充分考虑提供的产品能不能及时到达或规格品
种不全等因素,减少其对现场施工进度和工程成本的不利影响。
采购订单界面如下:
是否具有以下表单:
物资采购申请单
序号
物料
名称
型号
规格
订购
数量
单
位
单
价
金
额
订购
日
合同
号
交货
日期
交货
数量
供应
商
交货
情况
1
3
4
5
6
7
6
申请人
总经理审批
备注:
订购记录表
部门:
年 月 日
4. 招投标
招标程序流程图
确定物资招标采购方案
编制招标文件
发邀请函及售标书
开标、评标
发中标通知,签订合同
进行市场调查
确定标底
业主:
确定采购招标方案,进行市场调查确定标底,编制招标文件,向物资设备厂
家发出邀请,开标、评标,向厂家发出中标通知。
监理单位:
组织物资采购招标工作,编制、审核和控制物资采购计划,并审查采购合
同是否具有有效性。
承包方:
即投标方,向业主提交资格证明文件。
1. 编制招标文件
招标文件一般应包括:
招标邀请书、投标须知、投标书格式、合同主要条款、投
标人的资格证明文件及其他事项。
a) 招标邀请书:
包括招标单位名称;招标步骤和招标物资范围、数量;购买标书
的时间、地点;招标单位的联系地址、电话及联系人等。
b) 投标须知:
包括应明确招标物资名称、规格、数量和质量(技术要求及图纸)、
环境及职业健康安全要求的标准,交货期限、交货地点、交货方式、包装标准、
各种费用的负担;对招标文件说明及对投标者的投标文件的基本要求;投标文
件的递交程序,开标的基本条件;投标保证金和履约保证金;评标、定标的基
本原则等内容。
投标截止日期和地点、开标日期和地点。
c) 投标书格式:
含有投标人名称、地址,投标物资名称、规格型号、数量、单价、
总价及质量要求的报价清单。
d) 合同主要条款:
依据《合同法》,包括价格及付款方式,交货条件及期限,质
量验收标准技术服务和验收,保证和违约责任,解决合同纠纷的方式等内容,
条款要清晰、全面、严谨,防止以后发生纠纷。
e) 投标人的资格证明文件:
包括投标人(生产厂或经销商)资格证明,生产厂家
的授权书、生产厂家近两年产品业绩等。
f) 招标项目的技术要求及附件,技术标准、规范及其它需要说明的事项。
2. 招标方案批准后,发出招标邀请书。
3. 对投标单位进行资质审查,必须按公司"物资供方的评价和选择"的要求,对供方进
行评价合格后方可参加,参加投标单位必须有三家以上(特殊情况除外)。
4. 向合格的投标单位发售招标文件及相关资料。
5. 开标
a) 招标单位应在投标人参加的情况下,在规定的时间、地点当众开标。
b) 投标人姓名、标价、提供的优惠条件将在开标仪式上宣布并记录,投标人应签
字确认。
6. 评标
a)评标小组应对投标厂家产品的性能、报价、特殊优惠条件、售后服务承诺
等内容,针对不同的产品制定出不同的评分标准。
并依据评分标准评审标
书,确定中标单位。
b)评标过程的保密性:
招标单位应采取必要的措施,保证评标在严格保密的
状态下进行,有关评标的内容不得透露给投标人。
c)标书预审:
评标小组确定各投标书是否符合下列条件,有其中一项不符者,
定为废标。
a、投标人资格合格;
b、按要求加盖公章和签署;
c、提供了完整的相关资料;
d、实质性响应招标文件要求。
d)评估标书
对通过预审的投标人的投标书进行评估,评估时应考虑以下因素:
1. 能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准。
2. 能够满足招标文件的实质性要求,并且在评审中其投标价格最低。
3. 供货组织方案,投标人的财务状况及业绩经验。
e)评标小组将依据标书评审情况,确定中标人。
7.发中标通知
a) 招标单位应用书面文件通知投标人已被接受以及被接受的条件。
同时将中标结
果通知所有未中标的投标人,并退回未中标单位的投标保证金。
b) 中标人在收到中标通知后,应在规定时间内由法人或法人代表与招标单位签订
购销合同,过期将被取消中标资格。
8. 评分标准
下表为招标评分标准,仅供参考
序号
考核项目
分值
考核内容
得分
1
价格因素
80 分
单价与市场价比较每高出 1 个百分点扣除 0.5
分,以此类推
2
质量、环境及职
业健康安全承诺
4 分
质量、环境及职业健康安全保证体系和产品检
验手段完善,有质量保证期承诺的
4 分
质量、环境及职业健康安全保证体系和产品检
验手段不完善,有质量保证期承诺的
2 分
质量、环境及职业健康安全保证体系和产品检
验手段完善,没有质量保证期承诺的
1 分
质量、环境及职业健康安全保证体系和产品检
验手段不完善,没有质量保证期承诺的
0 分
3
服务承诺
4 分
能提供良好的售后服务承诺
4 分
售后服务承诺一般
2 分
没有售后服务承诺
0 分
4
生产能力和信誉
4 分
生产能力和供货能力强,有先进的生产技术和
良好的企业信誉
4 分
生产能力、供货能力、生产技术和企业信誉一
般
2 分
生产能力、供货能力、生产技术和企业信誉较
差
0 分
5
企业业绩
3 分
所投货物近两年之内在三个以上类似工程中被
使用
3 分
所投货物近两年之内在两个以上类似工程中被
使用
2 分
所投货物近两年之内在一个以上类似工程中被
使用
1 分
未在类似工程中使用过
0 分
6
付款方式
2 分
满足招标要求的
2 分
提出其他付款方式,招标单位可以接受的
1 分
提出其他付款方式,招标单位无法接受的
0 分
7
交货地点及时间
2 分
满足招标单位要求的
2 分
不能满足招标单位要求的
0 分
8
其他优惠条件
1 分
有优惠条件的
1 分
无优惠条件的
0 分
招(议)标评分标准表(参考)
5. 到货检查
货物检查流程
开始
制定检验计划
确定检验方案
少
多
数量多少
逐一检查抽样检查
是否合格
是
否
入库登记退货
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