行政秘书学复习整理Word格式.docx

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13、秘书工作的性质与特点：

机要性（机密性）、综合性、辅助性（服务性、从属性、被动性）

14、秘书工作的作用：

协调作用、信息枢纽作用、参谋助手作用、公共关系作用（形象作用）

15、现代秘书职业的变化特点：

从技能性工作向智能性工作转化、从常规内向思维向外向开放思维转化、从事务性服务向信息化服务转化、从被动辅佐职能向主动配合职能转化。

16、现代秘书工作的发展趋势：

秘书工作职业化、秘书工作职能强化、秘书工作科学化、秘书任职资格化

17、秘书的职业素养是指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、能力、心理诸方面的综合素质。

18、思想素质：

良好的政治修养；

强烈的事业心；

较高的理论政策水平；

实事求是的思想作风；

淡泊明志，乐于奉献；

踏实细致，一丝不苟。

19、知识素养：

基础知识：

社会基础知识和自然科学知识。

专业知识：

文书写作与处理、办公管理、会议组织等。

行业知识：

秘书所在行业、系统的专业知识。

相关知识：

经济学、心理学等。

20、能力素养：

基础能力：

敏锐的观察能力、创造性的思维能力、丰富的想象能力、持久的记忆能力

业务能力：

表达能力、听知能力、办事能力、交际能力、协调能力、学习能力、应变能力、操作能力、管理能力、组织计划能力、预测能力

21、优秀秘书的心理品质：

豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作

22、职业道德：

理想、态度、责任、义务、纪律、良心、荣誉

文明礼貌；

爱岗敬业诚实守信；

办事公道、勤劳节俭；

遵纪守法、团结互助；

开拓创新

23、秘书的职业守则：

谦虚谨慎，文明礼貌；

办事公道，热情服务；

实事求是，讲究实效；

兢兢业业，甘当无名英雄；

忠于职守，自觉履行各项职责；

钻研业务，掌握秘书工作各项技能；

奉公守法，不假借上司名义以权谋私。

23、秘书最基本的职业道德修养：

忠诚可靠、甘居幕后、任劳任怨

24、秘书与领导的角色交往和非角色交往，工作交往和非工作交往。

（1）角色交往是正式的公务交往，是带有规定性的强制性的交往，秘书秘须有强烈的辅助意识，为领导提供优质的服务。

（2）非角色交往指相互间的私人交往，是非正式非规定性的交往，以沟通感情为目的，对角色交往起补充作用。

（3）秘书与领导的交往重点是角色交往。

25、秘书与领导的关系：

人格地位上的平等关系、实现目标工作中的同事关系、工作职能上的上下级主辅关系、工作过程上的主从关系、工作沟通上的双向交流关系、工作绩效上的一体关系

26、秘书与领导关系的实质：

是一种立体的多层面的关系，是建立在共同的事业、目标的基础之上的。

27、把握几种关系时要注意：

谋事不传事、干事不挑事、抹事不激事、揽事不躲事、成事不败事

28、适合领导需要的秘书的特点概括:

忠于职守，安于本分、敏于观察，勤于思考、任劳任怨，分忧代劳、联系群众，善于协调

29、

（一）全面了解所在单位的领导背景和状况

（一）了解所在单位的领导体制

1、集体领导制党委领导下的行政首长负责制

2、行政首长负责制领导班子负责制

3、股份制董事会经理监事会股东会

4、合伙制（有两个或两个以上更多的所有者共同享有）

领导班子成员在具体的领导体制中的地位不同，影响着其心理状态。

（二）熟悉本单位的领导环境

1、人、财、物、供、产、销

2、领导班子内部具体分工情况

3、单位的历史沿革

（三）掌握领导班子成员的情况

1、结构：

年龄、性别、专业、历史背景、能力、知识

2、品质：

思想政治素质、道德水准、业务素质、领导作风和艺术

3、个性：

兴趣、爱好、气质、性格、需要

（四）分析本单位的领导形态

1、锥型：

极权专制、个人独断、权力集中、缺乏民主

2、蹄型：

二元化、矛盾、分化状态、缺乏团结、涣散

3、台型：

团结统一，民主和谐，权力分布合理，集体领导

全面地了解领导班子的状况是分析领导班子成员心理状态的依据，在此基础上，秘书与领导班子关系的处理才能是主动的有效的。

30、文书：

是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。

文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。

文书包括私人文书和公务文书两种。

私人文书：

是指个人或家庭、家族在自己的活动中或私人相互之间的交往中形成和使用的私人书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿以及房契、地契等。

公务文书：

《国家行政机关公文处理办法》中定义为传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指示、布署和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

文书是国家机关，企、事业单位在管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文字材料的统称。

31、文书的种类：

通用文书、专用文书、常用事务文书

按行文关系划分：

上行文、下行文、平行文

按公文处理时间划分：

平件、急件、特急件

按阅知范围：

对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密

32、公文的行文规则（p182）

（1）按机关隶属关系和职责范围行文

（2）授权行文

（3）大力精减文件，严格控制发文数量和范围

（4）在一般情况下，党政机关不得越级行文

（5）必须正确确定主送机关和抄送机关，主送机关与公文名称相互呼应

（6）关于联合行文问题

（7）关于“请示”的行文问题

（8）在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行

（9）公文由文秘机构统一处理

33、公文格式构成：

公文一般由发文机关、发文字号、签发人标识、标题、题注、受文者（主送机关）、正文、附件、附件日期、附注、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关、秘密等级、紧急程度、印章和印发日期等组成。

根据国家质量技术监督局1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为：

眉首、主体、版记三部分。

（1）眉首，包括的项目有：

公文名称、发文字号、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度及上行文签发人。

（2）主体，包括的内容有：

公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、签发机关印章或签署、成文日期。

（3）版记，包括的内容有：

附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期、印发份数。

34、公文规范的基本要求：

公文格式排版规定：

（1）保密等级：

“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体。

（2）紧急程度：

“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。

（3）发文字号：

位于文头下方，居中；

如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。

（4）签发人：

发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。

（5）标题：

标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；

除出现法规、规章的标题外，不用书名号；

具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中

（6）附件：

附件应标明标题、件数、份数。

在正文以下日期以上，排出附件号。

（7）注释：

注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。

35、公文写作的基本要求：

合“法”、求实、合体（体式规范）简明、严谨、准确、规范完整、清晰、耐久（主题正确、鲜明；

语言准确、精练）

36、函：

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

平行文种。

37、文书处理的含义及原则：

文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

根据文书处理的内容与要求，文书处理必须坚持准确、及时、安全、统一的原则。

38、文书处理的程序及注意事项：

1.收文处理

（1）公文的收受与分流

签收-外收文登记-启封-内收文登记-分办-传阅-摘编

注：

分办的基本做法（p184）

（2）办理收文

拟办-批办-承办-注办

（3）组织传阅与催办查办

组织传阅-催办-查办

（4）处置办毕公文

阅卷归档、清退、暂存、销毁。

签收工作由专职或兼职的外收发人员或通讯人员完成。

2.发文处理

（1）文稿形成

拟稿。

审查，包括会商和核稿两个环节。

签发。

（2）公文的制作

注发、缮印、校对

用印或签署。

（3）公文的对外传递

发文登记——封发（分装——发出）

阅卷归档、暂存、销毁。

拟稿审核签发复核缮印校对盖章登记封发立卷、归档、暂存、销毁

39、文书处理应注意的事项：

（1）文旨不明，文种不分

（2）行文关系不明，职权不分

（3）篇幅冗长，内容含糊

（4）多头主送，多项请示

40、立卷归档：

立卷的基本原则：

正确反映机关工作历史面貌、保持文件之间的内在联系和完整、便于管理和查找利用。

立卷的方法：

作者特征、问题特征、时间特征、通讯者特征、地区特征。

归档制度：

归档范围、归档时间、归档要求。

41、档案管理：

（一）档案分类

采用一定的标准把一个全宗内的档案划分为若干类别。

单一分类法和复式分类法

（二）文件归档

如何填写卷内目录

顺序号

文号

责任者

题名

日期

页号

备注

（三）档案保管

注意事项——“八防”：

防水、防火、防霉、防潮、防虫、防盗、防尘、防光

42、公文主体常见错误:

由"

公文标题"

、"

主送机关"

公文正文"

附件"

成文时间"

和"

附注"

等构成。

主要错误表现：

1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误。

文种错用；

事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确；

乱用标点符号

2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确

3、由于内容混杂或语言的歧义等原因，造成正文主题不明确

4、引用公文不当

5、结构层次序数标注不当

43、公文版记常见错误：

公文版记由主题词、抄送机关、制文机关和成文日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。

44、会议：

是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动形式。

会议具有决策、沟通和协调功能。

45、会议的要素：

形式要素：

名称、时间、地点、议题、与会人员、会议方式、会议结果。

内容要素：

指导思想、议题、目的、任务、作用。

程序要素：

会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

财务要素：

会议经费、会议设备、会议服务设施。

会议的十大要素：

会议名称、时间、地点、议题、与会者、主持人、会议方式方法、会议文书、会议结果、会议费

46、会议的种类：

按规模分：

特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。

按性质分：

决策性（立法、党务、行政）、非决策性（业务、动员、宣传、表彰、纪念、娱乐）

按会议内容分：

专题性、综合性。

按时间分：

定期和不定期。

按会议秘密程度：

公开、内部、机密

按召开方式分：

电话会、电视会、广播会、网络会。

按会议级别：

根据党政领导机构从中央到地方划分：

中央级、省市自治区、县级、乡镇级、行政村级、居民小组

按出席对象分：

联席会、内部会、代表会、群众会.

47、常见会议类型：

办公会、代表会、座谈会、专题、仪典会、报告会、学术会议、记者招待会、国际会议、签约仪式、电视、电话会议

48、会务工作的原则与内容：

会务工作又叫会议事务，是指有关会议的具体准备、组织和服务工作。

会务工作的总原则（★）准备充分、组织严密、服务周到、确保安全。

会务工作的基本内容：

组织工作、文书工作、生活管理工作、安全保卫工作

48、会务工作流程：

会前准备阶段、会议进行阶段、会议结束阶段

49、会议议程：

是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

会议日程：

是指会议在一定时间内的具体安排。

50、会议证件的内容:

有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。

有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。

51、会场的类型及布局（p219）：

①小型会议室：

椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。

②中型会议室：

“而”字型、半圆型（弦月式）、教室型（课堂型）。

③大型会议室：

礼堂型（剧院式）、众星拱月型。

52、会场内外的布置：

会标、会徽、台幕、标语、、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。

53、会中

1、报到及接待工作：

与会人员的接送;

会议交通工具的安排;

与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;

会议文娱活动的安排和组织;

其他属于招待方面的工作。

2、做好会议记录：

会议记录的重点；

会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

权威人士或代表人物的言论；

会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

会议已议决的或议而未决的事项；

对会议产生较大影响的其他言论或活动。

3、会议信息工作：

确保会议期间信息的沟通

1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.

（1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。

（2）深入会议，掌握第一手资料。

（3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。

（4）注重实效，并收集反馈信息。

2）会议期间的对外宣传

（1）妥善处理与新闻媒体的关系。

（2）注意内外有别，严守单位秘密。

（3）选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。

（4）收集媒体对会议的报道提供给领导.

（5）为领导召开记者招待会提供资料。

4、会议保密工作：

（1）会前保密工作

严格确定出席列席及会议服务人员。

与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。

会议印发的文件保密。

选择会址注意保密。

（2）会中保密工作

加强保密教育。

加强文件管理。

加强重要涉密会议管理。

（3）会后保密工作

做好保密文件的回收工作。

秘密文件通过机要通信部门递送。

对会议驻地、房间、会议室进行检查。

5、会议后勤保障工作

食宿管理

迎送交通

会议车辆

做好财务管理

会议的文化生活

会议医疗卫生

54、会务工作流程总结

1.会前准备阶段

①拟定计划

②安排议题

③制定方案

④会前检查

2.会议进行阶段

①签到

②协助领导控制会议进程

③会议特殊情况的紧急处理

④编写会议简报

⑤会议记录

3.会议结束阶段

①与会人员离会

②会场清理

③编写会议纪要

55、办公例会的组织工作

【1】办公会议题的收集整理

【2】准备相关材料

【3】会议通知

【4】会前检查安排

【5】会议过程中的服务工作

【6】会议后的相关工作

【7】会议文件的管理

56、大中型会议的组织工作

【1】制定会议预案

【2】会议文件准备

【4】会前检查

【5】会间调度

【6】会议结束和会后整理

制定会议预案

1.会名

2.会议时间

3.会场

4.出席范围

5.会议票证

6.会议筹备班子的职责分工

7.会场布置

8.主席台

9.会议议程

10.经费预算

以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、颁奖、集体摄影及其他特殊活动的安排，也应列入预案之中。

58、会议文件准备

会议审议的文件材料应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。

会议通知

1、会议通知七要素

会名、会期、开始时间、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位

2、会议通知格式

（1）标题：

有完全式和省略式两种。

（2）正文

会前检查

会间调度

1.会议签到制度

2.候会制度

3.会议特殊情况的应急措施

4.做好会议记录，写好会议简报

5.大型集会的现场指挥

会议结束和会后整理

1.会议内容总结

2.会议纪要

3.代表离会工作

4.会议新闻报导

5.会务经验总结等

57、办公环境：

是个体在工作中所处的场所和氛围，是物质环境与人文环境的结合。

一般指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。

包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。

58、办公环境的管理原则：

方便→舒适整洁→和谐统一→安全。

59、办公室的布局与布置：

（1）布局

①封闭式布局。

封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。

②开放式布局。

就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。

（2）办公环境布置

①布置要点

营造一个安静的工作环境；

保证良好的采光、照明条件；

合理安排座位；

力求整齐、清洁。

②布置的原则

采用一个大间办公室。

使用同一大小的桌子。

档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。

采用直线对称的布置。

主管的办公区域需保留适当的访客空间。

将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。

主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。

全体职员的座位应面对同一方向布置。

常用的文件与档案，应置于使用者附近。

应保持公共空间和私人空间的独立。

桌与桌之间应留有一米左右的距离。

桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。

最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。

计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。

怎样优化办公设备？

配备合适光源

选择理想的办公桌椅

安装隔音设备

选择合适的屏风、窗帘、档案柜

调节合适的空调温度

合理放置办公设备

怎样美化办公环境？

办公室装饰

办公室绿化

69、办公室的视觉环境管理

（1）办公室内的覆盖物

（2）照明

光亮设计的原则：

避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度；

窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；

光源宜置高处，并从后方或左侧射入。

70、办公室的听觉环境管理

消除噪音的来源。

用吸音的材料以减少噪音的影响。

适量音乐的播放。

71、.办公室的空气环境管理

（1）温度

最舒适并有益于健康的工作温度是15~20℃。

（2）湿度

最适宜的湿度为40%~60%。

（3）空气流通

每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。

（4）空气的净化

包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。

72、办公室的保健与安全环境管理

（1）保健

定期健康检查、灌输卫生知识。

采取疾病预防、保持环境整洁。

推行健康运动、举办康乐活动。

（2）安全管理

1）树立安全意识

掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合法劳动权益；

上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；

细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快解决，以维护好健康安全的工作环境。

2）识别办公室安全隐患

办公建筑隐患：

主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。

办公室物理环境方面的隐患：

如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。

办公家具方面的隐患：

如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；

家具和设备有突出的棱角；

橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。

办公设备及操作中的隐患：

如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。

工作中疏忽大意的人为隐患：

如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。

消防隐患：

如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等.

3）进行安全检查

包括办公环境和办公设备两部分：

要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。

例如计算机不能工作了，就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。

4）安全管理重点

防盗

在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。

防火

火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。

防止意外伤亡

为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。

73、日常安排与管理

日程安排：

１、日程安排的内容

（１）各种接待、约会。

（２）商务旅行活动。

（３）参加各类会议。

（４）实地检查或指导。

（５）组织的各类重大活动的安排。

（６）领导私人活动的安排。

２、日程安排的基本要求

（1）统筹兼顾

（2）安排规范

（3）效率原则

（4）突出重点

（5）留有余地

（6）适当保密

（7）事先同意

3、日程安排的形式

年计划表、月计划表、周计划表