文秘专业技能竞赛秘书基础文书基础秘书实务部分Word文档下载推荐.docx

文秘专业技能竞赛秘书基础文书基础秘书实务部分Word文档下载推荐.docx

《文秘专业技能竞赛秘书基础文书基础秘书实务部分Word文档下载推荐.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文秘专业技能竞赛秘书基础文书基础秘书实务部分Word文档下载推荐.docx（14页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

A、通知、决议、调查报告、会议纪要

B、通知、决定、调查报告、会议纪要

C、通知、报告、决定、会议纪要

D、通知、决议、报告、会议纪要

14．速记略写法中“选”代表“选择”，“正”代表“正直”，这是（A）略写法。

A．合成词B．常用词C．联绵词D．单音节词

15．管理沟通的最主要形式是（C）。

A．上行沟通B．现行沟通C．下行沟通D．群众沟通

16．在下面的四个字中，可用大型速记符号表示的是（C）。

A．伯B．磨C．佛D．诗

17．上班时，小李十分焦急地赶往经理办公室汇报工作。

当他路过传达室时，门卫老张请他顺手把一封信带过去。

小李一看，是办公室小张的信。

如果你是小李，你会（D）

A．不管它，直奔经理办公室

B．带上信马上去见经理

C．不管它，边走边说明原因

D．告诉老张自己现在有事，事后再取

18．假设你是一位公司的接待员，一天有重要客人要接待，当时你正处于繁忙时期，实在很难抽出时间，你会（B）

A、立刻推掉手头上的工作，立马准备收拾好去迎接

B、跟直属领导反映实际情况，能否叫另一个接待员去迎接

C、抓紧时间把手头工作做完，再赶去迎接

D、请好友帮忙把手头工作做完，自己赶快收拾好去迎接

19．你是一位员工，假设顾客抱怨你的公司做的不好，你会（A）

A、耐心解释，说明原因B、不理会C、非常生气，与顾客炒家D、找领导出面

20．当你写完一份公司年终工作总结后，你通常会采取哪一种做法？

（C）

A、反复检查，确认没有错误以后上交B、确信自己已做得很好，不再检查就上交

C、先让下级和同事检查，然后自己检查后再上交D、先交给上司，视领导意见而定

21．向国内外宣传重要的事项或法定事项用（A）

A、公告B、通告C、通报D、报告

22．公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和（A）的文书

A、规范体式B、制发程序C、印装规格D、指导作用

23．公文的作者是指（B）

A.撰拟文章的机关工作人员B.制发文件的机关

C.审核签发文件的机关工作人员C.参与文件制发的全体机关人员

24．4.公文正式印制前,承担复核工作的事（A）

A.秘书部门B.拟稿人C.领导人D.签发人

25.确定公文印制数量,发送对象,发文字号等工作的环节是（C）

A.签发B.分发C.注法D.复核

26.公文用印后,由秘书部门将待发公文（D）以备存查

A.注册B.承办C.批办D.登记

27.对公文文稿进行审核,修改,为签发做好准备的环节是（C）

A.复核B.拟稿C,审核C）手续是否完备

A.复核B.修改C.签发D.拟稿

29发文注册时,要为（B）确立公文份数序号

A.所有公文B.机密文件C.行政公文D.常用公文

30.秘书要对已（A）的公文盖印或现场监印.

A.缮印B.签发C.复核D.审核

31．文书主题是指文书所要阐述的基本观点和（B）

A、中心内容B、中心思想C、主要观点D、中心论点

32、文书主题的表达要求不包括（D）

A、正确B、务实C、集中D、分散

33、文书主题通常由（A）和中心思想两方面内容组成

A、行文目的B、行文方式C、行文语言D、行文结构

34.下列发文字号中，正确的是（D）

A、粤教[2003]成字20号B、皖公商[2003]45号

C、京计生[03]5号D、川人培[2003]12号

35.下列发文字号中，正确的是（C）

A、粤卫[2003]05号B、沪教[2002]第2号

C、攀社保[2001]23号D、川大党[1999]人字2号

36.公文的签发人姓名应位于（C）

A、发文字号的正下方B、发文字号左侧

C、发文字号右侧D、发文字号的正上方

37.下面关于邮件处理的表述，不正确的是（A）

A、所有信件均需分别登记B、私人信件不可拆开

C、领导亲收件应立即呈送D、拆开的信件不可丢弃

38.秘书提供的文档应该具备规范性、一致性、完备性、及时性和（B）等特点

A.经济性B.保密性C.普通型D.复杂性

39.可以销毁的文件不包括（C）

A.已过保存期限、不用继续保存的文件B.公司（单位）指定要销毁的文件

C.已过一年保存期仍有保存价值的文件D.无保存价值的文件

40.（B）是秘书辅助领导决策的关键

A.拟写好文书B.作好调查研究C.做好接待工作D.安排好领导的工作日程

41.秘书调查研究的内容不包括（D）

A.基本情况调查B.专题性调查C.突发事件调查D.职工个人财产的调查

二、多项选择题

1.公文的眉首包括（ABC），

A．公文份数序号B．秘书等级和保密期限C．发文字号D．公文标题

2．秘书常用的沟通渠道有（ABCD）。

A．面谈沟通B．书面沟通C．会议沟通D．演讲沟通

3．下列属于公文主体部分的是（ABCD）。

A.公文标题B.主送机关C.正文D.附件

4．有效沟通的目标有（ABCD）。

A．说明事物B．表达情感C．建立联系D．和谐工作环境

5．日常的现金管理工作包括（AC）。

A．现金收支B．现金转帐C．现金清查D．现金申请

6．汉字速记中，可用各学科符号、拼音字母及（BC）替代。

A.草书B.象形、会意符号C.同音字D.简化汉字

7．标题《吉祥公司关于进一步搞好安全生产工作的决定》的组成要素是（BCD）。

A．发文名称B．发文机关名称C．事由D．文种

8．网络沟通包括的主要形式有（ABCD）。

A．网络电话B．网络传真C．网络新闻发布D．电子邮件

9．秘书拆封来信，正确的做法是（BDE）。

A、注明信件摘要B、在信封上注明收信日期

C、一旦误拆，照原样封口D、将信笺展开，连同附件一起钉在信封上

E、检查附件数量，如有缺少，在信笺上注明

10.秘书工作的基本属性有（BCD）。

A、中介性B、辅助性C、政治性D、服务性

11.下列选项中，（BC）属于秘书工作中事务类任务。

A、办文B、文件的收发、传递和管理

C、承办会议D、对会议决定的事项进行催办

12.秘书与具体领导人相处要相互适应，秘书贯彻这一原则的具体表现有（AB）。

A、主动适应领导人的工作特点B、主动适应领导人的生活习惯

C、主动适应领导人的生活爱好D、主动适应领导人的家庭情况

13．科学决策的一般程序可分为（ABCD）几个阶段。

A、确定目标B、设计方案C、评价选优D、实施反馈

14．秘书工作要热情，应积极做好（AC）的工作。

A、为上级服务B、为朋友服务C、为本单位的职能部门服务D、为职员服务

15．某公司召开近600人的会议，入场时比较混乱，作为公司秘书，下列解决措施中（ABD）是有效的。

A、提前发票，采取对号入座的方式，让单双号分不同的门入场。

B、将会场按部门划分出若干区域

C、提前到岗，在入口处热情主动迎接与会者

D、在会场门口张贴座次图表

16.盖印的要领是（ABCD）。

A、握法标准B、印泥适度C、用力均匀D、落印平稳

17．秘书专业知识主要包括（　ABCD　　）。

A、秘书学知识　　　　　　B、秘书写作知识　　

C、文书档案知识　　　　　D、调研、会务、信访、人际关系等知识

18.会议通知中会议的内容应包括（　　AB　）。

A、会议名称　　　B、会议议题　　　C、会议时间　　　D、会议地点

19.秘书部门处在组织的中心位置，因此成为（ABCD）的咽喉。

A、上情下达B、下情上报C、沟通左右D、联系内外

４．科学决策的一般程序可分为（ABCD）几个阶段。

20．秘书工作要热情，应积极做好（AC）的工作。

21．如何处理同时打来的几个电话（　　ABCD　）。

A、请正在交谈的一方稍等一下，告诉他有电话打进来，需要马上处理

B、迅速接听另一部电话，快速处理完，赶快回到第一个电话上

C、如第二个电话一时不能处理完，也不属于紧急电话，建议一会再给他回电，然后马上回到第一个电话上

D、无论如何，回到第一个电话时，都要向来电者致歉

22．秘密的等级有（BCD）。

A、特密B、绝密C、秘密D、机密

23．对信访人的基本要求是（ABD）

A、依法信访、合理要求B、实名制C、保护信访人D、守法有序

24．移交档案的手续包括（ABC）。

A．清点B．填写交接C．完成实体移交D．完成实体移交填写案卷标题

25．档案装具有（ABCD）。

A．档案密集架B．档案箱C．档案橱D．其他器具

三、判断题

（×

）1.“当否，请批示。

”常用于函的结尾处。

（√）2.有效沟通的前提是尊重、理解。

（√）3.在试用期间被证明不符合录用条件的，用人单位可单方解除劳动合同。

）4.“拉关系”、“走后门”、“裙带风”、贪污受贿和徇私舞弊等现象，违反了人员招聘中关于平等的原则。

（√）5.完全记录法就是要求对讲话内容作一字不差的记录。

）6.从文书保密处理要求分，有：

绝密、机密、秘密件。

（√）7.拒绝就是要明确地表示“不”，所以口气要坚决，避免纠缠。

（√）8.汉字速记是以汉字为主，结合各种省略方法，进行快速记录。

）9.在标题中表现主题是文书主题的常用表现方式。

（√）10.一篇文书只能有一个中心思想。

（√）11.标题的作用在于揭示公文的主要内容，因此要求做到准确、概括和简明。

（×

）12.联合上报的公文，发文机关都必须加盖印章。

）13.两个机关联合发文，需要标注两个机关的发文字号。

）14.在书写发文字号时，应将“二〇〇六年”写成“2006”或简称“06”。

）15.公文中的数字，应一律使用汉字书写。

）16.所有公文都应加盖公章。

）17.X局发一份公文通知，其主送机关是全体职工。

（√）18.介绍信的存根内容要同介绍信的正文内容相符。

（√）19.一般情况下，介绍信由印章管理员负责管理。

（√）20.对大多数人来说，接打电话时，应该用左手拿话筒，这样又利于做记录。

（√）21.电子类文件删除后必须清空回收站.

（√）22.销毁文件分为纸面文件销毁和电子文件销毁（

（√）23.为了便于跟踪和备查,对销毁的文件要予以登记,保存销毁文件清单

（√）24.绝密、机密、秘密文件的发送应该当有记录,必须发至收件人本人,并由收件人亲自签

收.

）25.绝密、机密文件如需要在网上发布、传送，应得到领导的批准。

）26.抽样调查法是在对全体调查对象进行分析研究的基础上,选择其中一些具有典型意义的对象,有针对性地、深入细致地进行调查。

（√）27．议程的目的在于提醒与会者注意，并为开好会议早作准备，所以，议程应提前发给与会者，但不一定是时间越早越好。

）28．保密没有一定的时间和范围。

）29．信息索取法只能无偿索取信息，不能花钱购买信息。

）30．领导在传阅文件是地，可相互横传，秘书人员只需向最后阅读文件的领导回收文件即可。

（√）31．任何决策的实施都有时间性，决策目标都必须在一定的时限内达到。

（√）32．会议记录要求真实、准确、清楚、完整、迅速。

）33．交拟的重点在于说明完成撰拟任务的时限要求。

）34．秘书与领导的关系实际上就是主仆关系，秘书应摆正自己的位置，对领导惟命是从。

（√）35．介绍信的管理者就是印章的管理者。

）36．对失误的决策越是督促落实，其造成的损失和危害就会越小。

四、问答题

1.什么是行政公文？

行政公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

2．什么是沟通？

沟通是一种信息交换的过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号，把信息、思想和情感进行传递的过程。

3．什么是速记？

速记就是快速记录的意思。

是运用简单符号和略写方法快速记录语言和思维的一种高效技术。

4.请说出10种以上行政公文。

决定、公告、请示、批复、意见、函、通告、通知、通报、会议纪要、报告。

5．请说出7种以上事务公文。

备忘录、感谢信、贺信、请柬、简报、会议记录、邀请信、传真。

6．请说出5种以上商务文书。

市场调查报告与预测报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。

7．简述秘书与不同人际风格的领导沟通的策略。

1、学会判断对方的人际风格类型。

依据对方在交流中感情流露程度可分为

（1）城府、分析型；

（2）温和型；

（3）直接表达型；

（4）支配命令型。

2、秘书的针对性沟通策略。

对第一种领导沟通应该注意细节，量化的信息昼准确、详细，直接进入主题，不需要态势语的辅助；

对第二种领导沟通应该注意昼保持微笑与迎合，宜用提问的方法征询意见；

对第三种领导沟通应该注意直截了当，在最短的时间里说明问题，事后提交备忘录，以免遗忘；

对第四种领导沟通应该注意不要有太多的寒暄占去时间，直接切入主题，表达简明扼要，保持目光的交流，以显示自己的信心。

3、秘书对上司沟通的要领：

尊重但不要吹捧；

请求但不过分依赖；

主动但不能越权。

8．应用文书具有独特的专用语言，应用文书开头用语有哪些？

为、为了；

根据、按照、遵照、依照；

鉴于、关于、由于；

目前、当前；

兹（指现在）、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹聘等。

9．简述速记在秘书工作中的作用。

1．记录有声语言。

（1）记录领导口授意见或口授文件内容，能做到既详尽又迅速。

（2）记录来访者的意见或要求，既节省时间，又能据此向领导作详细汇报。

（3）记录电话内容（尤其是长途电话），既详细又节约电话费用。

（4）做会议记录。

2．记录无声语言

（1）及时、准备地摘抄资料，积累，储备、收集信息，协助领导做好工作。

（2）用速记起草文稿、草拟发言提纲和各类公文。

（3）做记事备忘。

10．简述秘书人员的职业道德。

（1）忠于职守，自觉履行各项职责

（2）办事公道，热情服务

（3）兢兢业业，甘当无名英雄

（4）服从领导，当好参谋

（5）保守国家秘密，谦虚谨慎，文明礼貌

（6）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质

（7）钻研业务，掌握秘书工作各项技能

11．简述如何制订调查计划？

（1）目的要求

（2）具体项目及重点

（3）范围、地区、对象

（4）方式方法

（5）步骤和进程、时间安排

（6）组织分工、工作制度、物资准备

（7）其他

制定计划时还应考虑到意外情况，如被调查对象的死亡，或在调查中遇到阻力、干扰，都应有预备方案。

12．简述秘书工作的内容。

答；

秘书工作既有政务，又有事务。

政务类任务主要有：

文件的拟办、承办；

文件的起草、核稿；

信息的收集、整理；

调查研究、情况汇总；

对领导的批办事项进行催办、查办；

处理来信来访。

事务类任务主要有：

文件的收发、传递与管理；

文书的缮印和校对；

文书的立卷和归档；

文件的清缴和销毁；

机要通信；

承办会务；

印信管理；

公务接洽。

13．简述会前准备工作的主要内容。

答：

安排会议议题；

确定与会人员；

确定会议时间；

确定会议方式；

确定会议场所；

确定会议议程；

安排会议日程；

制发会议通知；

准备会议用品；

布置会场；

准备会议文件；

经费预算

14．库房要求坚固、适用，并有八防设施。

请问“八防”包括哪些内容？

参考答案：

防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠和防虫。

15立卷类目的具体程序。

（1）拟（编）制立卷类目。

（2）归类和组卷。

（3）确定保管期限。

（4）拟写案卷标题。

（5）案卷的编目与编号。

（6）填写与装订。

（7）归档。

．

五、情景问题

1．秘书正在接电话，正好有客人来访，不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理一份急件，这种情况下，秘书该怎么办？

2．你是公司秘书，刚上班便有一位客人来访，该客人是邻市某工厂的厂长，事先预约过的，但这位客人却比预约时间提前了一个小时。

但总经理现在还没有回办公室。

在这种情况下，你会怎么办？

3．你是公司秘书，某天接到一个顾客来电，投诉本公司的产品。

这位顾客在电话里大声骂你，并对你进行人身攻击，遇到这种情况，你会怎么办？

4．一位秘书今天在公司门口贴了一个通知，全部内容是“公司定于今天2点召开产品研讨会议，请有关人员出席会议。

”这位秘书回到办公室后，询问电话接二连三，请问是什么问题？

如果是你，你会怎么拟写这份会议通知？

5．总经理要去某地开会，但专配给他的汽车突然故障无法使用。

你情急之下将副经理的车调给了总经理。

不巧的是副经理也要用车，他知道后很不高兴，拒绝你给他安排的其它车辆。

遇到这种情况，你应该怎么办？

6．秘书作为领导的左右手，常常需要为领导传达工作任务。

某天，你听说某同事常常在其它人面前说你是领导的马屁虫，拿鸡毛当令箭。

遇到这种情况，你会怎么办？

7．公司即将进行一个大项目的洽谈，公司总裁下达了对项目进行调查并拟写方案的命令。

总经理接受了任务。

但所有的事情都是由你来做，经过一个多月的辛勤劳动终于得到成果，方案上交上去得到好评。

但是总经理却包揽了一切的功劳，从未提及你的名字。

遇到这种情况，你会怎么做？

8．领导之间免不了意见的分歧、彼此的误会，甚至有领导喜欢在自己亲信秘书面前说其他领导的坏话。

遇到这些情况，秘书应该怎么办？

9．总经理外出办事，一个自称是老总朋友的人来电话打老总。

当他得知总经理不在办公室时，他就跟秘书要手机号码，说要直接与总经理联系。

面对这种情况，你应该如何处理？

10．你是公司秘书，工作中处处陪伴着经理，经理对你产生了感情，有意无意安排你与他独处，向你示爱，遇到这种情况，你会怎么办？

11．你在工作中突然被领导叫到办公室，劈头盖脸地被骂了一顿。

被骂时你发现纰漏不是由你引起，而是另外一位秘书，可是领导还在气头上，遇到这种情况，你会怎么做？

12．经理授权你与某一外商洽谈一项工程并做好接待工作，外商对你的热情服务非常感激，坚持要赠送礼物给你，遇到这种情况，你会怎么做？

六、实务题

1.某公司在礼堂召开表彰奖励大会，当会议进行到颁奖程序时，没有同时播放音乐。

秘书小张马上示意音响师播放音乐，结果音响师情急出错，竞播出一曲轻易绵绵的情歌“月亮代表我的心”，搞得会场哄堂大笑。

会后，总经理把小张批评了一顿，并决定扣发当月的奖金。

小张气愤地去找音响师算帐，结果印象师根本不买帐，说他根本不知道会议有什么议程。

请你指出小张的错误出在什么地方，并提出改正建议

（1）小张所犯的错误是没有事先与音响师沟通，导致音响师对会议进程不了解，所以当会议进行颁奖程序时，没有安排好播放音乐工作，致使音响师情急出错，闹出笑话。

（2）小张应尽量使与会人员把握会议的议题，明确各自的分工，并设计固定的议程模式，让每个与会人员了解自己在会议中的角色。

（3）此外，小张还应该将议程提前通知与会人员，使与会人员及早了解议程安排，并在会议进行时遵守议程。

2、小兰到办公室做秘书后，工作非常认真，将工作活动中形成的信息材料都收集起来，存放在抽屉里。

日积月累，信息材料已经充满了小兰的好几和抽屉。

一天，公司经理要一份市场调查报告，小兰面对几抽屉的信息真有些不知所措，翻来翻去怎么也找不到，急得满头大汗。

请你指出秘书小兰在息管理工作中的不足之处，并提供相关建议。

（1）小兰注意了信息的收集，但忽视了对信息的整理。

信息要收集，也要妥善整理，否则很快就会被“文山”所淹没；

（2）小兰可采取以下的信息整理步骤：

①对所收集的信息进行分类。

②在信息分类的基础上进行信息筛选。

③判断所筛选出来的信息对否具有价值，淘汰已经没有价值的信息。

④对有保存价值的信息进行核校。

⑤对进过核校的信息进行综合分析，使之更加条理化、系统化。

⑥在以上环节的基础上，对信息进行加工，重新编选，编制出新的信息产品。

3、小王是某企业办公室秘书，接到领导的一份采购任务书，要求小王提供一个重新装修后的会议室所需要的设备和家具的采购预算和采购方案。

在拟订物品的手段来完成这一采购任务呢？

（1）在选择办公室资源的供应商时，小王要对供应商进行全面评估，其中包括会议所用商品的质量和交货、供应商的服务和位置及产品的安全可靠性等；

（2）网上采购时，小王应了解一定的网络知识，或者利用网上的目录和指南性的搜索工作，在网上检索。

4、秘书小王每天都认真整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回形针、钉书机、文件夹以及电话等都摆放有序。

下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。

但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码、打孔机、档案夹等锁进自己办公桌的抽屉里，常常影响别人的工作。

请指出秘书小王在办公桌管理工作的不足之处，并给她讲解一下秘书人员的办公责任区应包括那三个区域，以及秘书人员应如何做好办公责任区的维护工作。

（1）秘书小王在办公环境管理工作中的不足之处就是很少参与维护公用区域；

（2）秘书人员办公责任区包括个人工作区、公用区或和领导办公区域三个部分；

（3）在个人工作区，秘书人员应做好办公桌、办公家具的整理与维护工作，以及办公室地毯的情节护理工作等；

在公用区域，秘书人员应负责领导办公场所卫生清洁和领导文具、茶水准备、家具、物品的有序摆放。

5、由于国内市场不能满足某公司的发展要求，该公司