江门职业技术学院-秘书节会议筹备方案.doc
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江门职业技术学院-秘书节会议筹备方案.doc
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秘书节会议筹备组织方案
一、会议主题
秘书节年度总结汇报会
二、会议目的
目的为肯定学院各系部学生会秘书工作的贡献,并鼓励学生投入此专业生涯发展。
三、会议议程
(1)根据到会的主要领导的情况,确定会议主持人。
(2)根据会议主题,确定会议主持人。
(3)围绕会议主题,确定讨论题目,讨论方式。
(4)根据会议目的,安排主要领导做会议总结。
四、会议时间、地点:
2011年4月27号上午9:
00—12:
00在学院报告厅
五、与会人员
1、邀请学院领导、各系部领导以及各系部学生会秘书处代表。
2、指导老师:
学院学生处处长:
XXX。
3、学院学生会秘书处所有成员。
六、会议主持
由王凯瑜同学主持。
七、主要活动
1、现场交流经验,总结一年来秘书工作的不足。
2、个别同学对最近发生的秘书职业的社会话题进行演讲。
3、老师对同学在秘书演讲的表现进行总结,指出不足,提出意见。
八、会议议程
1、由主持人致开幕词,介绍参会老师、会议目的,宣布会议开始
2、指导老师XXX对一年来学生会秘书工作进行总结,对各系部秘书工作的表现进行评价,指出不足。
3、参会老师代表讲话,对此次会议发表看法,给与鼓励。
4、各系部秘书处代表演讲,对最近发生的秘书职业,难点问题进行演讲,发表自己的看法,给出自己的观点、意见。
5、老师对代表演讲进行总结评价,指出学生的不足,给出意见。
6、主持人宣布会议结束
7、欢送参会老师
8、清理会场,将会场按原座位排好,打扫教室卫生,将教室恢复原样。
九、会务分工
1、会议筹备总负责人:
2人
2、工作人员:
48名学生
3、将全体成员分成八个小组,每组六到七个人,具体分组如下:
第一组
第二组
第三组
第四组
第五组
第六组
第七组
第八组
4、按小组进行划分工作,具体分工如下:
(1)主席台布置:
第一小组。
会场布置:
第二小组
主要职责是服务于开会之前会场的相关事宜。
会场大小要适中,以一百名与会人员来说学术报告厅比较适合;会场温度要适中,提前跟后勤处沟通,及时开空调、风扇等制冷制热设备;会场要求打扫干净,适当的开窗通风,保持室内空气流通良好;根据与会领导,恰当摆放各位领导以及老师的嘉宾牌,避免发生混乱。
(2)会议名称的制作和悬挂:
第三小组。
主要职责是制作、悬挂有会议名称的横幅、会徽、会标、旗帜。
其制作要求名称简洁、标识清晰明确、如有必要可设计相应的会议标志已达到突出主题的作用。
(在制作横幅时已采取尽量节约的观念,可向学生会借事宜的横幅加以改造)
(3)会签制作:
第四小组。
会前接待与会间服务:
第五小组
主要职责是会前的解答以及会中的服务工作。
会间服务,是文秘人员最活跃的阶段。
其中本次会议的会间服务主要是由第三组成员来准备的。
应做到以下几点:
第一、邀请有关老师以及嘉宾参加会议,明确与会人员名单,做好会议签到工作;第二、会前十五分钟第三组全体组员应全部在会场门口组织接待工作,注意接待礼仪,准确了解出席、列席和缺席的人数及人员资料,并报告给大会主持人;第三、按会场安排安排与会人员入座,座次安排要提前制定,若怕出错应制定小卡片标识各与会人员名单——对号入座(座次安排应以职位、声望高低居中依次向左右侧排列);第四、准备好会议材料、热水、纸杯以确保会议顺利进行;第五、制定应急方案,以防止突发事件的发生。
(4)拍摄工作:
第六小组。
宣传板的制作:
第七小组
会后的宣传:
第八小组
主要负责拍摄工作和宣传工作,使本次会议得以宣传,成果可以存档必要时可以作为新闻宣传的有利素材。
会前要准备好拍摄工具,向系里借数码相机或数码摄像机,并学习如何使用,要求该小组所有成员能够熟练的操作数码相机和数码摄像机;会议期间,要求对会议的过程做详细的拍摄,包括会场环境、老师的发言、同学的发言;在拍摄期间,要遵守会场秩序,避免影响会议的进程;会后要将照片冲洗出来以作宣传之用;将会议的情况写成文章发表到学院网站,以作宣传之用;对于照片与底片应及时存档,以确保以后文件材料的保存和查阅工作
5、组长的具体职责是:
(1)负责与指导老师的联络、沟通工作。
(2)负责纪律的检查与登记,每天及时将有关情况报告指导老师;
(3)负责本小组日常管理组织和考勤工作。
6、学院学生会负责人的职责是:
(1)会前通知学院学生会成员
(2)统筹安排会议工作、进程,总揽全局
(3)负责会前、会后的宣传工作
7、会议结束后,宣传委员负责写作消息,并发布到系网站。
十、会场布置
1、会场布置创意:
会场布置遵从“秘书节年度总结汇报”这一主题,这一主题主要由彩带布置、横幅设计体现,主要营造活跃、互动的氛围。
2、会场布置主色系——蓝色、红色、橙黄色
秘书节年度汇报会是一个对秘书工作肯定与号召的会议,意在让各系部学生会秘书交流经验,吸取教训,以热色调为主色系,蓝色凸显了信任的氛围,红色又调和了气氛,橙黄色强调的是互动沟通,使会场气氛和谐。
3、会场布置分区:
(1)发言区
(2)主席台(3)同学区
4、会场分区地图:
主持人
演讲台
花篮
花篮
入口
一组人员
二组人员
六组人员
三组人员
四组人员
五组人员
七组人员
八组人员
5、会议材料
(1)秘书节总结汇报会筹备方案(3000字)
(2)秘书节总结汇报会会场布置方案
(3)秘书节总结汇报会会议通知
(4)秘书节总结汇报会发言稿
(5)秘书节总结汇报会会议记录
(6)秘书节总结汇报会会议总结
注:
(以上材料必须每人准备一份)
6、会议通知
由学院学生会向各系部学生会发放具体通知,电子版由学生工作处老师发放。
十一、会场设备和用品准备
1、音像设备:
麦克风、扩音器、电脑。
2、会议文件:
每人手中各有一份。
3、条幅:
悬挂主题用。
4、桌椅:
按照会场布置方案将会场桌椅摆放成方形。
5、粉笔:
白色和彩色,若干根。
十二、会议要求
1、参会人员必须准时参加,如有特殊情况的需提前向学生处请假,经学生处老师批准后方可缺席会议
2、与会人员须提前15分钟进入会场。
会议期间关闭随身携带的通讯工具,不得随意出入,不得中途退场。
3、开会期间要保持室内安静,不得交头接耳,更不得大声喧哗,要认真听取报告人讲话
4、每组必须有一位代表发言,两位代表做好会议记录,会后进行总结。
十三、经费预算
名称
单价(元/单位)
数量
合计(元)
矿泉水
25元/箱
5箱
125
横幅
2
15
30
嘉宾签到本
20
1
15
笔记本
5
30
150
笔
1
30
30
彩带
5/卷
10
50
合计
400
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