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2.2按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备,发现异常或受损的及时报修。
2.3了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求,切实做好接待服务工作,确保各项工作高效优质无差错。
2.4在业主接待来宾事,根据服务规范要求,做好礼仪服务工作。
2.5加强责任性,在业主接待来宾工程中,不得离岗,要勤观察,掌握接待状况,及时提供配合和服务。
2.6严格执行安全和保密制度,不得随便让他人进入贵宾接待厅。
3会议场所岗位职责
3.1做好会议场所的日常清洁工作。
3.2了解和掌握当日的会议和接待情况,按照服务规范和要求,做好每一次会议的接待、服务工作,确保各项工作高效优质无差错。
3.3按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好,发现异常或损坏及时报修。
3.4服从领导安排,做好各项接待服务工作。
3.5做好各类会议用具的清洁消毒工作,保证用具的完好。
4贵宾接待厅岗位职责
4.1负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。
4.2按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备,发现异常或受损的及时报修。
4.3了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求,切实做好接待服务工作,确保各项工作高效优质无差错。
4.4在业主接待来宾事,根据服务规范要求,做好礼仪服务工作。
4.5加强责任性,在业主接待来宾工程中,不得离岗,要勤观察,掌握接待状况,及时提供配合和服务。
4.6严格执行安全和保密制度,不得随便让他人进入贵宾接待厅。
1制订目的
规范@@@@@@接待管理,发挥@@@@@@的总体功效。
2适用范围
适用于@@@@@@的会务接待工作。
3责任归属
3.1人事行政部、物业管理处是本规程的归口管理部门。
3.2人事行政部:
负责@@@@@@接待管理的牵头、组织和协调。
其中:
会务接待主要职责如下:
3.2.1接受预约、设施准备、迎送访客、准备茶饮、通知员工、收发来宾卡、预定出租车以及为访客提供收发传真、信息咨询和其他为访客提供方便的相关服务。
3.2.2管理接待设施,保证设施时刻处于正常备用状态,环境时刻处于整洁状态,包括:
会议室、茶水间、卫生间及其附属设施等。
3.3总经理秘书:
负责联络和协调总经理、副总经理的访客,为会务接待提供支持和协同。
3.4物业管理处:
负责秩序维护、车辆停靠、卫生保洁,并为会务接待提供支持和协同。
4接待流程
4.1访客包括客户、合作伙伴、政府官员、供应商及其他相关人员。
惠生科技园原则上不接受无关人员的参观考察。
4.2访客接待应严格限于办公楼一楼接待区域,未经特别许可,任何来访者不得进入员工办公区域。
该特别许可,除设施维修人员由人事行政部批准外,应来自于副总经理或总经理,经批准的访客应按指定通道通行,并只能在许可的限定区域内活动。
4.3接待流程:
4.3.1计划和预约
良好的计划是接待工作的前提保证,全体员工在商业接待中应提前预约。
为提高工作效率,预约可通过书面、邮件、电话或口头告之的方式进行,会务接待负责接收和登记预约,内容包括人数、时间、访客类别、需用设施等。
4.3.2接待准备
会务接待负责根据预约需求,安排会议室和准备相关设施,如会议室布置以及准备投影仪、视频设备、白板、纸笔等。
电子设施由人事行政部IT工程师负责为会务接待提供支持。
4.3.3迎接和联络
访客抵达时,由会务接待负责迎接,并引领至指定区域,同时及时通知被访人。
4.3.4商务性招待
会务接待负责根据访客类别,安排茶水、饮料、水果、点心等,并注意适时补充,包括必要时在会议休息间隙简单迅速地清理会议室,但前提条件是访客不受任何打扰。
4.3.5访客送行
根据访客类别不同,必要时会务接待应陪同访客至出口处并礼貌道别。
4.3.6接待区域清理
访客离去后,会务接待负责及时安排现场清理和设施归位,使相关区域和设施立即恢复备用状态。
4.4订餐流程
4.4.1计划和预约
访客就餐须由对口接待部门提前预约,便于餐厅准备,一般应于就餐当日上午10:
00前完成,重要客人应尽可能提前一天预约。
任何预约均应经总经理、副总经理或部门经理批准。
4.4.2登记与准备
会务接待负责接收和登记预约,内容包括人数、时间、标准、特殊要求等,并通知餐厅准备。
4.4.3就餐
访客就餐须由负责接待的员工陪同,否则餐厅有权拒绝供餐。
4.5临时访客接待
4.5.1会务接待负责礼貌询问访客的事由和被访人,并安排访客在指定区域等待。
4.5.2会务接待及时通知被访者,并根据被访者的回复安排或婉言回绝访客。
4.6公司重大活动期间宾客来访由人事行政部负责牵头提前准备和安排。
4.7接待区域应时刻保持安静,严禁大声喧哗。
4.8访客接待期间,如无重大事项,一般不得安排找人和找人接电话,必要时可由会务接待负责记录和转达。
4.9惠生科技园活动中心在业余时间对员工及其亲属开放,由物业管理处负责维持秩序和管理,并进行人员登记。
5接待规范
5.1接待/秘书基本礼仪
5.1.1访客进入大厅,主动上前礼貌询问,确定是预约客人,应主动表明:
"
您是与×
×
预约的×
先生/小姐吗?
欢迎您的到来,请走这边。
5.1.2为访客引位时,应主动拉扶会议室门把手,请访客入座,然后轻声询问茶饮需求进行准备,并请访客稍候。
5.1.3倒茶时八分满,用托盘端茶杯,送茶点时先宾后主,递茶时手握杯柄或杯肚,不可握杯口,将茶杯轻放至访客的右边,茶柄调整于访客的45度位置,并说:
先生/小姐,请用茶(咖啡)。
上茶结束后,礼貌退出,并视情况在门外适当等待2-5分钟,防有特别需要。
5.1.4仪表举止端庄、得体、热情、大方,提供接待服务时保持"
三轻"
(走路轻、讲话轻、操作轻)。
5.1.5送客时,应陪同被访者送访客至车前或门口道别,并目送访客离去(视访客类别而定)。
5.1.6确保到公司的每一位访客都得到应有的礼遇。
5.2保安人员基本礼仪
5.2.1时刻保持仪容仪表整洁、规范,有礼貌地迎送进出科技园之访客。
5.2.2对于来园区之无关人员,应婉言劝离,保证正常秩序不受打扰。
5.2.3以标准手式引领来访车辆进出和停靠。
6备用资源
会务接待应事先准备交通图、车船航班信息、雨伞、常用药品等物资,以备不时之需。
1制定目的
规范会务、接待活动的组织与开展,满足业主的需求。
适用于各类会务、接待工作的组织与开展。
3.1管理处是会务、活动工作的归口管理部门。
3.2各部门提供协助。
4流程图
接受任务
明确会议或活动的人数、层次,确定活动的日期、时间及活动形式,了解其他特殊要求
工作布置
包括人员配置与分工;
场地布置方式;
照明、空调、电梯等供应要求;
环境装饰;
安全保卫;
所需物品品种与数量等。
管理处会务接待按要求布置场地,准备会议或活动所需用品,与客户的有关联络等。
环境管理部负责清洁、绿化布置、清洁设施及用品的安排。
设备管理部负责设施保障,保障照明、音响、空调、供水、电梯等,协助挂放会标、横幅等。
安保管理部负责对所有准备作安全方面的检查、认可,确保安全。
准备物品、布置场所
准备工作的总体验收
清场工作
活动过程的实施
5操作要求
5.1接受任务
5.1.1管理处接受任务,明确会议或活动的人数、标准,确定活动的日期、时间及活动形式,了解其他特殊要求。
5.2拟定详细的方案
5.2.1管理处根据所接受任务的具体要求,布置工作内容(包括人员配置与分工;
所需物品品种与数量等)。
5.3准备物品、布置场所
5.3.1各相关部门根据所分配任务,做好相应准备。
5.3.2会务接待按要求场所布置,会议或活动所需用品的准备,与业主的有关联络等。
5.3.3环境管理部负责清洁、绿化布置、清洁设施的安排。
5.3.4设备管理部负责设施保障,保证照明、音响、空调、供水、电梯等正常运作,协助挂放会标、横幅等。
5.3.5安保管理部负责对所有准备作安全方面的检查、认可,确保安全;
并协助场地布置。
5.4准备工作的总体验收
5.4.1各部门负责人组织人员对所有的准备工作作最后的确认,发现问题及时通知有关人员纠正补救。
5.4.2会务接待将会议或活动的用品数量详细记录于“会议、接待活动用登记表”内以备查。
5.5活动过程的实施
5.5.1管理处根据会议或活动标准确定接待人员名单,监督、实施会务或文化活动的方案。
5.5.2各部门和责任人按分工提前30分钟到岗,各负其职。
5.5.3设备管理部确保活动过程中活动场所内设备、设施运转正常并及时处理突发性事故。
5.5.4会务接待确保环境卫生的维护和对客的交流与服务(茶水供应等)。
5.6清场工作
5.6.1会务接待负责安排场内物品的整理,并将会议情况记录在“会务、接待接待工作日报表”上。
5.6.2环境管理部负责安排场地及场内物品清洁,检查场地向否有客人的遗留物,如发现应及时向保卫科汇报。
5.6.3设备管理部负责关闭所有应关闭的设备。
5.6.4安保管理部做安全检查,确保安全。
5.6.5各部门负责人对各负责工作进行最后的检查确认,发现问题及时安排纠正、补救。
6相关文件
《会务接待服务操作规程》
7质量记录
“会议、接待活动用品登记表”
“会务、接待活动工作日报表”
三.
会中:
1.
会议接待:
提早将会议室摆放好、
调幅、欢送牌、签到台、指示牌等
2.
会前准备:
准备好会议所需求的会议用品,笔、毛巾、纸、矿泉水、鲜花、茶水、投影、白板、白板笔、
会议茶歇准备方式:
多场会议要同时改换不同的饮品、点心组合。
大致上茶歇的分类是中式与西式。
中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料,点心普通是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。
西式茶歇饮品普通包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等,点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘,
如何安排茶歇?
通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等。
内容:
茶歇可以分为中式和西式两种,就目前的茶歇市场而言,酒店一般采用的是西式茶歇,
由3部分内容组成:
饮品、点心和水果。
饮品方面一般情况才使用的是咖啡和红茶
2种常见的饮品,或者是这两种的其中之一,当然客户也可以根据自己的喜好来安排如绿茶、花茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料等。
点心方面,现在常用的是西点,一般有2-3个种类的点心组成,常见的如披萨、蛋塔、蛋糕、三明治、手工饼干、曲奇;
在港式的茶歇中也经常会采用中式的点心,如大家都非常喜欢的小笼包、蜜汁叉烧包、萝卜丝饼、叉烧酥、虾皇饺、烧卖等。
水果方面一般也是由2-3种水果组成,常见的有西瓜、哈密瓜、橙子、鲜梨、苹果等。
使用时间
全天会议一般有上下午茶歇各1次,使用茶歇的时间在15-30分钟不等,其中上午茶歇的使用时间一般在10:
00-10:
30,下午茶歇的使用时间15:
00-15:
30。
服务
服务人员进行相关的引导
,最重要的是在茶歇开始前做好相关的准备工作,如餐具、纸巾、垃圾筒
会议茶歇服务方案
注:
一、会议茶歇服务品种:
1、饮品类:
矿泉水、绿茶、红茶、奶茶、牛奶、果汁、咖啡、鸡尾酒
2、点心类:
中西式糕点、甜品、饼干
3、水果类:
时令水果、花式果盘
、香焦,蕃茄;
龙眼、桔子、草莓、葡萄、西瓜、火龙果、哈密瓜、4、坚果类:
白瓜子、开心果、杏仁、
1.红茶:
有几种有趣的说法,
健康保健方面:
红茶可以帮助胃肠消化、促近食欲,可利尿、消除水肿,并强壮心肌功能。
预防疾病方面:
红茶的抗菌力强,用红茶漱口可防滤过性病毒引起的感冒,并预防蛀牙与食物中毒,降低血糖值与高血压。
研究表明:
红茶功效不逊于绿茶
2.枸杞菊花茶
且更有益于心脏经常喝枸杞菊花茶对人是没有害处的,反而会有益处的:
枸杞子味甘,性平。
入肝、肾经。
本品质体柔润多液,是一味补养肝肾冲督精血之品。
功擅补阴壮水、滋水涵木,以治肝肾不足,精血亏损所引起的腰膝酸软、头昏耳鸣、遗精滑泄,以及肝肾不足,精血不能上荣于目所引起的眼目昏花、视力减退。
另外,它对肝脏尚有保护作用,可用于治疗慢性肝炎、肝硬变,症属阴虚者。
还可用于消渴、虚痨咳嗽。
3.人参乌龙茶
“兰贵人”是人参乌龙茶的通称,属于功夫茶,由台湾传入内地,由于其具有品位的名称,被茶界通用。
人参乌龙茶是用上等乌龙茶,与西洋参加工,精致而成,既保留了乌龙醇厚的回味,又加入了西洋参的补性和甘甜,入口清香扑鼻,舌底生津,回味无穷。
且具有提神醒脑、美容减脂、延年益寿和预防冠心病等功用。
是一款不可多得的天然健康饮品。
它的口味甜美独特,令人回味无穷。
乌龙茶口味甘醇,加以人参的滋养功效,常饮此茶既可品到茶的清香,又可达到保健益寿的作用。
4.金银花。
金银花又称忍冬花。
忍冬是半常绿灌木,茎半蔓生,叶卵圆形,开喇叭形的花朵。
初开花时白色,后逐渐转变为黄色,这是“金银花”名称的由来。
金银花茶是一种新兴保健茶,茶汤芳香、甘凉可口。
常饮此茶,有清热解毒、通经活络,护肤美容之功效。
5.普洱茶
1)降脂、减肥、降压、抗动脉硬化
2)防癌、抗癌科学家通过大量的人群比较,证明饮茶人群的癌症发病率较低。
而普洱茶含有多种丰富的抗癌微量元素,普洱茶杀癌细胞的作用强烈。
3)健齿护齿普洱茶中含有许多生理活性成分,具有杀菌消毒的作用,因此能去除口腔异味,保护牙齿。
4)护胃、养胃在适宜的浓度下,饮用平和的普洱茶对肠胃不产生刺激作用,粘稠、甘滑、醇厚的普洱茶进入人体肠胃形成的膜附着胃的表层,对胃产生有益的保护层,长期的饮用普洱茶后可以起到护胃、养胃的作用。
这是国内外崇尚饮用普洱茶的消费者称谓普洱茶为“美容茶
”、“益寿茶”的主要原因。
(普洱茶为茶中之茶,是暖胃、降脂、养气、益寿延年及品茗的圣品。
云南有最古老的茶树王,也是茶的原产地,早在明末清初至同治年间,帝王、皇族中便崇尚喝普洱茶,此时也是普洱茶的兴盛时期。
普洱茶是一种后发酵茶,具有“长寿茶”的美称,亦称“可以喝的古董”,可长期存放、愈陈愈香)
6.铁观音茶
铁观音茶,
属于乌龙茶类,是中国十大名茶之一乌龙茶类的代表。
介于绿茶和红茶之间,属于半发酵茶类,铁观音独具“观音韵”,清香雅韵,“七泡余香溪月露
满心喜乐岭云涛
”。
除具有一般茶叶的保健功能外,还具有抗衰老、抗癌症、抗动脉硬化、防治糖尿病、减肥健美、防治龋齿、清热降火,敌烟醒酒等功效。
7.西洋参茶
-西洋参茶——抗疲劳,抗衰老,提神醒脑,快速解乏,神清气爽
1)强壮中枢神经,安定身心,抗疲劳;
2)抗疲劳、延缓衰老;
3)镇静及解酒、增强记忆能力;
4)预防和治疗心脑血管疾病,抗心肌缺血和抗休克作用,并可明显降低血脂。
8.苦丁茶,它具有降血压、降血脂、利便、降火、清咽利喉、治牙龈、牙齿发炎,散风热、清头目、除烦渴的作用,可用来治疗头痛、牙痛、目赤、热病烦渴、痢疾等。
现代药理研究则证明,苦丁茶中不仅含有人体必需的多种氨基酸、维生素及锌、锰、铷等微量元素,还具有降血脂、增加冠状动脉血流量、增加心肌供血、抗动脉粥样硬化等作用,对心脑血管疾病患者的头晕、头痛、胸闷、乏力、失眠等症状均有较好的防治作用,
9.咖啡
1.咖啡含有一定的营养成分。
咖啡的烟碱酸含有维他命B,烘焙后的咖啡豆含量更高。
并且有游离脂肪酸、咖啡因、单宁酸等。
2.咖啡对皮肤有益处。
咖啡可以促进代谢机能,活络消化器官,对便秘有很大功效。
使用咖啡粉洗澡是一种温热疗法,有减肥的作用。
3.咖啡可以消除疲劳。
要消除疲劳,必须补充营养、休息与睡眠、促进代谢功能,而咖啡则具有这些功能。
4.一日三杯咖啡可预防胆结石。
对于含咖啡因的咖啡,能刺激胆囊收缩,并减少胆汁内容易形成胆结石的胆固醇,最新美国哈佛大学研究人员发现,每天喝两到三杯咖啡的男性,得胆结石的机率低于40%。
5.常喝咖啡可防止放射线伤害。
放射线伤害尤其是电器的辐射已成为目前较突出的一种污染。
印度笆巴原子研究人员在老鼠实验中得到这一结论,并表示可以应用到人类。
6.咖啡的保健医疗功能。
咖啡具有抗氧化及护心、强筋骨、利腰膝、开胃促食、消脂消积、利窍除湿、活血化淤、息风止痉等作用。
7.咖啡对情绪的影响力。
实验表明,一般人一天吸收300毫克(约3杯煮泡咖啡)的咖啡因,对一个人的机警和情绪会带来良好的影响。
四、会议茶歇安排示例如下:
4日下午会议:
饮品:
咖啡、矿泉水、铁观音茶
糕点:
美式曲奇饼、牛奶球、油枣
水果:
桔子、香蕉;
、
坚果:
开心果、杏仁、
(薄荷糖)
4日晚上会议:
饮品:
咖啡、矿泉水、菊花茶
曲奇饼、绿茶毛巾卷、芝麻糖
水果:
桔子、蕃茄;
杏仁、
青豆
5日下午会议:
咖啡、矿泉水、果汁
曲奇饼、芒果夹心面包、花生糖
6日上午会议:
咖啡、矿泉水、西洋参茶
曲奇饼、黑美人蛋糕、葱油饼、
6日下午会议:
咖啡、矿泉水、金银花茶
曲奇饼、原味毛巾卷、
椒盐糕
7日下午会议:
咖啡、矿泉水、苦丁茶
曲奇饼、绿豆糕
8日上午会议:
咖啡、矿泉水、人参乌龙茶
曲奇饼、芝麻糖
8日下午会议:
咖啡、矿泉水、普洱茶
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