行政部经理.docx
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行政部经理.docx
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行政部经理
部门名称:
行政部岗位编号:
岗位名称:
部门经理表格概要:
岗位说明书
岗位名称
行政部经理
所属部门
行政部
直属上级
行政中心总监
岗位代理
行政部主管
晋升方向
行政中心总监
薪资标准
岗位概要:
对公司行政、后勤、总务、保卫工作的指挥、协调、监督、管理,并对所分管的工作全面负责。
岗位职责:
1.负责公司年度大会的计划、组织、实施及公司领导年度总结的发言稿。
2.贯彻执行公司各项规章制度,全面负责行政事务的管理工作。
3.根据公司规章制度以及公司实际情况,提出制定行政章程,管理制度和各部门管理人员工作职责标准。
并监督实施,保证各部门工作正常高效运作。
4.贯彻落实公司岗位责任制和工作标准,加强与有关部门协作配合。
5.负责组织行政后勤、保卫工作管理制度的拟订、检查、监督和执行。
6.努力改善工作环境,做好行政后勤工作,为员工提供一个公平、公正、公开的工作环境,不断改善员工食宿环境及各项生活条件,积极配合建立公司企业文化,组织员工业余文化娱乐,树立公司的形象以增强公司的凝聚力及向心力。
7.负责组织行政年、季、月度行政后勤、保卫工作计划。
本着合理节约的原则,编制后勤用款计划,搞好行政后勤预算工作。
8.安排制定公司员工、宿舍管理条例及相应财产管理方案。
9.负责公司内部治安管理工作。
维护内部治安秩序,搞好治安综合治理,预防犯罪和灾害事故的发生。
10.负责做好公司用水、电的管理工作。
认真抓好水、电的计量基础管理工作,定期检查和维修计量器具,搞好电器设备和线路的保养维修工作。
11.负责组织部门人员的培训教育工作。
协同人事部做好各项工作,定期开展岗位优质服务和业务竞赛评比活动。
12.负责筹备、组织、安排公司召开的会议和全体员工大会工作,并检查、督促会议决策的落实执行情况。
13.做好公司的文件资料收集、整理、归档工作,并对公司大事记资料编写负责。
14.对公司各部门节假日值班的安排、落实、检查、汇总工作负责。
15.负责公司办公用品、设备的采购、初审、报批及领用和保管的制度制定及监管执行。
16.负责公司营业执照等的年审安排和执行工作的顺利开展。
17.负责公司例会、重要会议的安排、记录和存档。
18.负责公司经营证件、个资格证书的分类保管和存档。
19.负责指导公司文件、资料的分类处理、建档、保管。
20.负责公司车辆的调度,使用条例的组织制定。
21.负责指导制定非公司车辆用于上班工作的管理条例的制定。
22.负责公司员工关系的协调、管理、内部投诉的处理。
23.建立与媒体、政府、工商等友好关系,为公司营运创造优良的办公环境。
24.负责处理公司与员工的劳务纠纷,法律纠纷。
25.按时完成公司领导交办其他工作任务。
任职资格:
教育背景:
行政管理、现代企业管理及相关管理专业毕业,大学本科以上学历。
工作经验:
3年以上行政主管工作经验,或同岗位1年以上工作经验。
技能技巧:
1、熟悉公司法和行政管理条件。
2、有扎实的文字写作功底、有公司行政制度的编写和实施的能力。
3、懂电力等方面的知识。
4、具有较强的组织协调能力。
5、坚持原则,有较强的警惕性和处理突发事件的能力。
6、具有较强的分析能力和决策能力。
素质要求:
1、具有良好处理人际关系的能力和沟通协调能力。
2、为人热忱,做事认真细腻。
3、乐于奉献。
工作权限:
1、对部门日常工作活动的分配指导权。
2、对部门内部人员的工作监督和任免提议权。
3、对本部门的各项制度、流程的审核权。
4、对本部门的人员晋升等的提议和考核评价权。
培训经历:
接受过现代企业管理、行政管理、企业战略规划等方面的培训。
工作条件:
1、工作场所:
办公室。
2、环境状况:
舒适,无职业病风险。
工作评价
1、工作的性质评价:
□复杂度很高√□复杂度一般□不复杂
2、工作的开展与其他部门的关联度评价:
√□关联度很大□一般□很小
3、工作所需的创造性进行评价:
√□创造性要求很高□一般□不需要
4、工作所带来的压力评价:
√□非常大□适中□很小
5工作所带来的成就感评价:
√□很有成就感□一般□很小
行政部经理核心工作模块:
工作所需知识模块:
部门名称:
行政部岗位编号:
岗位名称:
部门主管表格概要:
岗位说明书
岗位名称
行政部主管
所属部门
行政部
直属上级
行政部经理
岗位代理
文书及档案专员、公共关系及接待专员、行政驾驶员、保洁员
晋升方向
行政部经理
薪资标准
岗位概要:
协助部门经理制定、执行公司的各项规章制度并监督,对办公用品费用的计划及管理,对公司后勤进行管理,对公司的固定资产的维修、调配和管理,维护日常的办公秩序。
岗位职责:
1.协助行政部经理制定、监督、执行行政。
2.办公用品、办公设备采购计划的填制、报批、采购、分发、监管使用、保管。
3.协助行政助理对公司员工违规违纪的相关调查、处理事宜。
4.公司重大会议的策划、组织方案撰写的主要参与人之一。
5.协助行政经理策划旨在提升公司形象、品牌传播的各类公共关系活动,并具体负责落实执行。
6.协助及指导下属同事开展档案管理接待工作,车辆调度工作。
7.负责制定公司办公区域的清洁、保洁条例,并负责监督执行。
8.负责部分公文的起草、传递、落实、跟进以及公章的使用监督。
9.负责公司的防盗防损等安全管理工作。
10.负责公司宿舍的安排和日常管理。
11.负责某些突发事件的协调、公关、处理善后等工作。
12.负责人力资源部开展劳务纠纷的处理及协调工作。
13.有必要时,协助行政经理组建公司的工会组织。
14.对公司固定资产的使用监督维护和安保。
15.完成上级领导临时交办的其他事项。
任职资格:
教育背景:
行政管理及相关管理专业毕业,专科以上学历。
工作经验:
2年以上管理工作经验,或同岗位1年以上工作经验。
技能技巧:
1、熟悉劳动法律、法规和相关的管理工作。
2、有扎实的文字功底,能用标准的公文、函件的写作。
3、熟练操作办公系统。
素质要求:
1、工作积极主动,有较强的协调和处理人际关系的能力。
2、乐于与人打交道,擅于处理冲突性事件。
3、组织能力强,爱好写作。
工作权限:
1、公司行政制度的草拟权和监督执行权。
2、公司的监管权。
培训经历:
接受过行政管理技能、劳动法律、法规对外关系处理技巧、新闻传播等相关的培训。
工作条件:
1、工作场所:
办公室及大型活动会议现场。
2、环境状况:
舒适,无职业病风险。
工作评价
1、工作的性质评价:
□复杂度很高√□复杂度一般□不复杂
2、工作的开展与其他部门的关联度评价:
√□关联度很大□一般□很小
3、工作所需的创造性进行评价:
√□创造性要求很高□一般□不需要
4、工作所带来的压力评价:
□非常大√□适中□很小
5工作所带来的成就感评价:
□很有成就感√□一般□很小
行政主管核心工作模块:
工作所需知识模块:
部门名称:
行政部岗位编号:
岗位名称:
文书及档案专员表格概要:
岗位说明书
岗位名称
文书及档案专员
所属部门
行政部
直属上级
行政主管
岗位代理
晋升方向
行政主管
薪资标准
岗位概要:
对公司的各种文件及档案的分类、管理,负责公司的传真、信件、邮件的收发,公司的日常会议记录的撰写及分类、管理,领导交代的资料的打印、复印工作。
岗位职责:
1、负责录入和打印公司文件,对公司红头文件的收发采用办公自动化系统(OA系统)进行流传、管理并登记建册。
2、根据公司要求,将传真或邮件转发至办事处。
3、管理传真件的传阅,每月整理并打印出传真件资料目录。
4、负责撰写会议记录并分类保管会议记录,对会议文件的管理。
5、对每年的文书立卷进行分类管理,并制定相应的目录,一起移交档案室。
6、负责接收、分发公司每日的信件、快递等,对各部门进行分类,并分发到收件人手中。
7、负责领导交代的差旅费、招待费的报销。
8、负责领导交代的资料的打印、复印工作。
9、完成领导交代的其他工作。
任职资格:
教育背景:
文秘或档案管理专业毕业,专科以上学历。
工作经验:
1年以上工作经验,或同岗位半年以上工作经验。
技能技巧:
1、掌握公文管理知识。
2、掌握文书立卷归档相关知识。
3、熟练使用各种办公自动化设备、系统。
4、具有较快的打字录入速度。
5、具有一定的文秘写作能力。
6、英语水平:
具有简单的信件阅读和回复水平。
素质要求:
1、有较强的责任感,有耐心。
2、做事严谨,细心。
3、有一定的人际沟通和协调能力。
4、有较强的语言组织能力。
工作权限:
1、在允许范围内的参加会议的权利。
2、使用办公自动化系统的权利。
3、使用打印机、复印机及传真机的权利。
4、对公司的各种档案的管理权限。
培训经历:
接受过行政管理技能、劳动法律、法规等相关的培训。
工作条件:
1、工作场所:
办公室。
2、环境状况:
舒适,无职业病风险。
工作评价
1、工作的性质评价:
□复杂度很高√□复杂度一般□不复杂
2、工作的开展与其他部门的关联度评价:
□关联度很大√□一般□很小
3、工作所需的创造性进行评价:
□创造性要求很高√□一般□不需要
4、工作所带来的压力评价:
□非常大√□适中□很小
文书及档案专员核心工作模块:
5工作所带来的成就感评价:
□很有成就感□一般√□很小
工作所需知识模块:
部门名称:
行政部岗位编号:
岗位名称:
公共关系及接待专员表格概要:
岗位说明书
岗位名称
公共关系及接待专员
所属部门
行政部
直属上级
办公室主管
岗位代理
晋升方向
办公室主管
薪资标准
岗位概要:
负责公司来访人员的登记、接待、引见,以良好的形象和工作状态展现出公司良好的形象,负责公司外部关系及内部关系的协调。
岗位职责:
1、负责访客、来宾的登记、接待、引见,对推销等无关人员应礼貌挡之。
2、服从行政主管的领导,按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务。
3、负责电话、邮件、信函的收转发工作,做好工作信息的记录、整理、建档。
4、配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作。
5、负责员工出差预订机票、火车票、客房等,差旅人员行程及联络登记。
6、负责公司与周边政府、媒体等外部环境建立健康有好的公共关系。
7、负责协助行政主管办理相应的公司资质、许可证的相关的经营证件及年审工作。
8、协助行政主管及客户相关人员策划、组织个公关或公共关系活动。
9、协助客户人员接待到访的公司客户及相应食宿、迎送安排。
10、协助开展提升公司形象,品牌形象的各种公共活动。
11、是维护公司与外界交流、沟通的主要执行人和组织者。
12、完成领导交办的其他或临时工作。
任职资格:
教育背景:
广告、营销等相关专业大专以上学历,或通过国家劳动和社会保障部的公关员资格考试获取《全国公关员资格证书》。
客户关系管理专业毕业者优先。
工作经验:
具有2年以上的客户接待及相关工作经验,熟悉各种宣传推广方法的操作流程,有大型企业或知名品牌推广经验。
技能技巧:
1、知道接待客户的标准用语,熟悉相关的公关礼仪知识,并能很好的运用。
2、具有良好的人际交往能力和沟通协调能力。
3、普通话标准,具有一定的客户关系管理知识
4、具有创业激情,强力的进取心、制作的敬业精神和强烈的团队合作意识,优秀的心理素质,能承担高负荷工作压力。
素质要求:
1、相貌端庄,长相标致,言谈举止规范。
2、具有良好的口头表达能力和说服力,有较为敏捷的思维能力、敏锐的观察力和较好的关系管理能力。
3、较为优秀的判断技巧,积极热情,工作认真负责。
工作权限:
1、得到领导一定的授权处理公共事务的权利。
2、处理公事内部日常关系的权利。
培训经历:
具有一定关于礼仪和客户关系管理方面的培训。
工作条件:
1、工作场所:
办公室。
2、环境状况:
舒适,无职业病风险。
工作评价
1、工作的性质评价:
□复杂度很高√□复杂度一般□不复杂
2、工作的开展与其他部门的关联度评价:
□关联度很大□一般√□很小
3、工作所需的创造性进行评价:
□创造性要求很高√□一般□不需要
4、工作所带来的压力评价:
□非常大√□适中□很小
5工作所带来的成就感评价:
□很有成就感□一般√□很小
前台接待专员核心工作模块
工作所需知识模块:
部门名称:
行政部岗位编号:
岗位名称:
行政驾驶专员表格概要:
岗位说明书
岗位名称
行政驾驶专员
所属部门
行政部
直属上级
办公室主管
岗位代理
晋升方向
行政主管
薪资标准
岗位概要:
根据公司规定使用、保管、维护车辆,确保车辆调度,使用的高效、合理安全。
岗位职责:
1、严格遵守公司的管理规定,服从工作安排,在上班期间,必须服从行政主管的工作调度,不得脱岗、窜岗,未经同意不得私自动用车辆。
2、负责公司车辆的年检,日常的维护、安全管理及保养。
3、坚持每次出车前对车辆进行安全检查,确保车辆的出行安全;
4、每次出车应进行登记,记录出车目的,用车时段写明基本情况,例如:
用车部门和用车人段。
5、应自觉遵守驾驶的相关规定、管理条例、绝不酒后驾车,违规违法。
6、在出车途中遇有紧急情况时应在第一时间向上级主管报告情况。
7、负责公司车辆保险、车船使用等费用的购买。
8、协助行政助理采办、运输公司办公用品、办公设备。
9、协助相关人员的接待、载客工作。
10、部分参与公司物流部的收发货的物运工作。
11、负责安全接送公司员工的上下班。
12、完成上级主管临时交办的事项。
任职资格:
教育背景:
初中以上学历,接受过专业的驾驶培训。
工作经验:
有3年及一年以上的实际驾车经验。
技能技巧:
1、具有驾驶证,并有三年以上的实际驾车经验;
2、熟知交通法规;
3、熟知昆明市的交通状况具有简单的汽车维修常识。
4、具有必要的汽车维修知识。
素质要求:
1、认真,负责,为人谦和。
2、性格稳健、踏实、能吃苦。
3、具有良好的身体素质。
工作权限:
1、对公司车辆的日常维护、保养、保管权。
2、具车辆使用的建议权。
培训经历:
1、系统扎实的驾驶培训。
2、公司企业文化、行为规范的培训。
工作条件:
1、工作场所:
平时在办公室,出车时在室外。
2、环境状况:
相对较辛苦,长期在岗易腰椎、颈椎方面的疾病。
工作评价
1、工作的性质评价:
□复杂度很高□复杂度一般√□不复杂
2、工作的开展与其他部门的关联度评价:
□关联度很大√□一般□很小
3、工作所需的创造性进行评价:
□创造性要求很高√□一般□不需要
4、工作所带来的压力评价:
□非常大√□适中□很小
5工作所带来的成就感评价:
□很有成就感√□一般□很小
行政驾驶专员核心工作模块
工作所需知识模块:
•
部门名称:
行政部岗位编号:
岗位名称:
保洁员表格概要:
岗位说明书
岗位名称
保洁员
所属部门
行政部
直属上级
办公室主管
岗位代理
晋升方向
行政主管
薪资标准
岗位概要:
按照公司行政规定,定时定区进行保洁卫生工作,为公司团队创造一个优美舒适的办公室环境。
岗位职责:
1、负责公司办公区域的办公桌椅、茶几的清洁。
2、负责公司办公区域地板、内墙体、天花板、窗子、走廊的清洁卫生,保持每天清洁卫生。
3、负责公司卫生间的清洁工作。
4、负责公司办公区域植物的浇灌、护养工作。
5、负责公司垃圾的清扫运输工作。
6、负责公司办公区域纸等杂物的整齐堆放、整理。
7、负责公司会议室、接待处1月后的及时保洁工作。
8、负责公司保洁用具、用品的申购、使用及保管工作。
9、负责公司沙发套子等的清洗和保洁工作。
10、协助行政部门同事开展办公室环境卫生整理工作。
11、及时完成上级交代的临时性保洁工组。
任职资格:
教育背景:
初中以上学历。
工作经验:
在单位做过保洁工作。
技能技巧:
能熟练使用各种清洁剂、保洁剂。
素质要求:
1、心态良好,有耐心、身体好。
2、做事认真,不怕吃苦,为人踏实、善良。
工作权限:
3、有清洁用品和用具的申购权。
4、有权指出公司员工破坏环境清洁卫生的行为,并可要求纠正。
培训经历:
具有一定的保洁、家政服务技巧培训经历。
工作条件:
1、工作场所:
公司内部各个公共区域和各独立的办公区域。
2、环境状况:
较辛苦,体力消耗大。
工作评价
1、工作的性质评价:
□复杂度很高□复杂度一般√□不复杂
2、工作的开展与其他部门的关联度评价:
□关联度很大□一般√□很小
3、工作所需的创造性进行评价:
□创造性要求很高√□一般□不需要
4、工作所带来的压力评价:
□非常大□适中√□很小
5工作所带来的成就感评价:
□很有成就感□一般√□很小
保洁员核心工作模块
工作所需知识模块:
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