130MW燃烧秸秆生物发电厂工程项目资料过程控制管理程序Word文档下载推荐.docx

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4.4信函管理

4.4.1综合部负责信函文件的管理。

4.4.2综合部接到信函后，由综合秘书进行接收登记后，送项目部分管经理审阅，按批示意见发放或传阅。

4.4.3相关部门和人员按批示意见办理具体事宜。

4.4.4发出信函由发函部门起草打印，打印出的信函由发函部门核实无误后，送项目部分管经理审阅签字后，交综合部发出，综合部负责落实信函收到与否。

4.4.5综合部综合秘书负责信函文件的编目，并按时移交资料管理中心归档。

4.5图纸、文件的更新

4.5.1收到新版施工图纸或文件后，由资料管理中心负责通知各使用部门，将旧版图纸或文件送回资料管理中心。

在资料管理中心确认旧的版本收齐后，按其原分发号发出新版图纸或文件，并办理签收手续。

4.5.2资料管理中心负责将归档图纸或文件的作废版本抽出，同时存入新的版本。

将图纸或文件的作废版本加盖“作废”章，隔离存放。

4.5.3在收回图纸或文件的发放栏中加盖“退还”章。

4.5.4各部门需要保存或用于参考使用的作废版本的图纸或文件，由资料管理中心在其表面上加盖“作废”章后，方可留用。

4.5.5作废图纸、资料的鉴定、处理与销毁参照公司《科技档案管理作业程序》有关规定执行。

4.5.6关于电力设计院发出的“设计更改通知单”。

资料中心接到该通知单，经项目部、监理单位和建设单位审核批准签字后发放。

4.6质量管理文件、法律、法规、规程、规范、标准、图集有效版本清单

4.6.1为使公司的质量文件、国家法律、法规、规程、规范、标准、图集得到有效控制，资料管理中心将项目部的上述文件汇总形成《质量管理文件、标准、规程、规范、法规、图集有效版本清单》，由安质部主任审核、项目部总工程师批准后出版。

4.6.2对于在施工中随时增加和修改的有效版本文件，由资料管理中心做好记录，不定期对《质量管理文件、法律、法规、规程、规范、标准、图集有效版本清单》进行修改或换版。

4.6.3资料管理中心负责在有效版本国家法律、法规、规程、规范、标准、图集的目录页加盖“有效”章。

4.6.4对于过期的“有效”版本文件，由资料管理中心负责收回，加盖“过期”章，并隔离存放。

4.6.5资料管理中心归档的有效版本文件只供借阅，不发放。

4.7图纸、文件的复印

4.7.1对于需要进行复印的施工图纸、合同、技术协议书等重要文件，填写“图纸、文件复印审批单”，报项目部分管经理审批签字后复印。

4.7.2对于设计更改通知单、工程联系单、会议纪要等在施工中经常形成的文件的复印，不需要审批。

4.8文件资料的查询与借阅

4.8.1文件资料的查询，项目部内部人员查询，由资料管理中心进行办理；

外部人员查询，需要项目部有关领导批准。

4.8.2文件的借阅按“文件资料借阅制度”进行控制。

4.9文件资料的分类与归档

4.9.1为了统一管理好******生物发电项目工程的图纸和文件资料，将其形成的文件资料分类编号。

见附录：

附录

序号

文件类别

分类编号

1

招、投标文件

ZT

10

调试

TS

2

工程资料

GW

11

会议纪要

HJ

3

质量体系文件

QA

12

整改通知

ZG

4

监理文件

JW

13

厂家图纸

CT

5

规程、规范、标准

GB

14

设备资料

SZ

6

图集

TJ

15

土建图纸

T

7

初步设计

CS

16

安装图纸

A

8

施工图设计

SS

17

其它

QT

9

施工组织设计

ZS

4.9.2所有归档的图纸、文件信息目录均输入计算机，以便查询。

4.9.3资料管理中心负责对进、出资料管理中心的图纸、文件及各种工程资料的归档。

4.9.4归档的文件，有原件的要求归原件。

4.9.5归档文件入卷盒，并填写“卷内目录”。

4.10电子文件和工程照片的管理

4.10.1综合部和资料管理中心负责电子文件的管理。

4.10.2保存的电子文件必须是最新版本。

4.10.3对接收的电子文件首先进行病毒处理。

将接收的时间、内容和来源进行登记。

4.10.4对于重要的电子文件，要求备份到磁盘上保存。

4.10.5资料管理中心负责工程照片的接收、整理与归档。

4.10.6照片与底片一同归档，用文字注明拍摄地点、中心内容。

4.10.7归档的照片和底片要求内容清晰。

4.10.8工程照片的电子版由综合部保管。

4.11库房管理

4.11.1非资料管理中心人员不得进入资料管理中心库房。

如工作需要，须由资料管理中心人员陪同进入。

4.11.2库房内严禁吸烟。

4.11.3保持库房清洁，做好防火、防盗、防潮和防尘工作。

4.11.4下班前切断电源，关闭门窗，消除事故隐患。

4.12形成的文件及记录（详见附录）

4.13通讯渠道文件编码系统

为使工程建设期间的文件协调和统一管理，参与本工程的业主、总承包商或分承包方，以及各单位之间来往文件的编码均应按照通讯渠道编码系统执行，以便于来往文件的识别、传递、存档和检索。

4.13.1通讯渠道文件编号

通讯渠道文件编号由两组大写字母和流水号组成：

——第一组表示发件人的代号。

——第二组表示收件人的代号。

编码的基本规则如下：

a）代号由英文大写字母组成；

b）代号的第一个字母分别代表业主、承包商、设计、制造、施工等；

（见表一）

C）代号后的四到六个字母为单位代号。

4.2流水号

流水号表示某一通信渠道内各次通信的序号。

流水号分为四位数，在流水号前加专业代号一并置于发文方与收文方的代号之间。

每次通信的流水号由发文方确定。

表一：

第一个字母

含义

单位代号

含义

I

E

P

M

S

O

业主

EPC总承包商

施工分包商

采购分包商

设备供应分包商

调试分包商

其它分包商

SDLEC

参见4.8单位代码

******生物发电有限公司

******工程有限责任公司******生物发电工程项目部

参4.8见单位代码

4.3通讯编码的结构

×

—×

收文方代号

流水号

发文方代号

4.5专业代号

代号

专业名称

综合

环境健康

与安全

K

热控

供水、

水工

B

QA、QC

文件

G

试验

L

压力管道

土建

C

除灰

H

化学、

废水

X

机械设备、

工器具管理

W

焊接

D

电气

J

锅炉

Q

汽机

输煤

专业代号仅适用于设计变更单、传递文件、工程建设通知单和分承包商报******工程有限责任公司******生物发电工程项目部的工程联系单，其它报审文件不用专业代号。

4.6流水号

为区别文件的类型，对流水号规定如下：

传递文件从0001至0999

工程周例会纪要从1001至1999

工程月例会纪要从2001至2999

工程会议纪要从3001至3999

安全检查通报（备忘录）从4001至4999

施工方案会审纪要从5001至5999

安全周会会议纪要从6001至6999

质量会议纪要从7001至799

其它类会议纪要从8001至8999

4.7传真文件

项目部发出传真文件的传真流水号为四为数，为便于管理，各部门编号分配如下：

物资部从F1871S-CZ-1000至3999

项目部从F1871S-CZ-4000至4999

综合部从F1871S-CZ-5000至5999

控制部从F1871S-CZ-6000至6999

施工部从F1871S-CZ-7000至7999

安质部从F1871S-CZ-8000至8999

财务部从F1871S-CZ-9000至9999

4.8单位代号

SDLEC

4.9传递文件首页企业标志

传递文件首页的左上角标有发文单位企业标志，无企业标志的可空缺。

注明文件的主题、编号和日期。

见附录17

4.10工程联系单

各分承包商报******工程有限责任公司******生物发电工程项目部的工程联系单，使用统一的基本形式和编号。

其编号的流水号为三位数，在流水号前加专业代号，各专业应有不同的流水号。

工程联系单编号结构如下：

专业代号+流水号

单位代号

工程联系单代号（定义为GLD）

4.11文件专用表格

4.11.1文件专用表格的流水号为三位数，从001至999。

文件专用表格的编号结构如下：

专业表格代号

4.11.2文件专用表格代号如下：

表格名称

代号

总承包工作联系单

LD

工程联系单

GLD

施工组织设计（方案）报审表

SFB

调试方案报审表

TFB

保温工程施工申请单

BSS

施工/调试进度计划报审

STB

工程材料/构配件/设备报审表

GGB

设备缺陷通知单

SQT

焊接和试验人员统计报表

HST

主要施工计量器具、检测仪表检验统计表

JJT

施工质量检验项目划分报审表

SHB

工程质量报验单

GZB

土建交付安装中间验收交接表

TAJ

安装交付调试中间验收交接表

ATJ

土建工程中间验收报验单

TYB

土建安装交付调试中间验收交接表

JYJ

工程质量事故报告单

GCB

18

质量事故处理方案报审表

ZLB

19

质量事故处理结果报验表

ZJB

20

整改报验单

ZGD

21

整改方案报验单

ZFB

22

整改通知单

ZTD

23

隐蔽工程检查记录

YGJ

24

地基验槽记录

DYJ

25

分包单位资格报审表

FZB

26

报验申请单

BYB

27

工程变更单

28

地基与基础工程质量验收报告

DJB

29

地基与基础工程质量监督检查表

DJJ

30

工程暂停令

GCZ

31

混凝土浇筑报审表

HJB

32

工程进度计划报审表

GJB

33

地基与基础分部工程质量验收记录

DFJ

34

主体结构工程质量验收记录

ZYJ

35

工程临时延期申请表

GYS

36

试验室资格报审表

SZB

37

工程竣工报验单

GBD

38

主体结构工程质量验收报告

ZYB

39

主体结构工程质量监督检查表

ZJJ

40

工程最终延期审批

ZYS

41

工程临时延期审批表

GYB

42

工程开工报告

KGB

43

工程复工报审表

GKB/GFB

44

费用索赔审批表

FSB

45

费用索赔申请表

FSS

46

主要材料及构（配）件供货商资质报审表

CGB

47

工程控制网测量报验单

KCB

48

设计变更通知单（小型或一般）

***院编号

49

设计变更通知单（大型或重大）

50

施工图纸会审记录

THJ

51

工程设计更改联系单

SLD

******工程有限责任公司******生物发电工程

有关技术标准、规范、规程、规定有效版本清单

名称

编号

编制单位

发布单位

实施（或

发布）日期

代替原标准

数量

备注

名称

编号

文件编号

文件名称

份数

领导签字

时间

借阅人

借阅时间

返还时间

文件借阅记录

图纸资料发放记录

工程名称:

******生物发电工程

卷号

册号

分册号

卷册检索号

卷册名称

接收单位（部门）

签收

日期

图纸资料接收记录

工程名称：

版本号

数量

接收人

接收

张数

材料表

说明书

正本

副本

设计变更单接收记录

专业

接收日期

涉及图纸变更

设计变更单发放记录

签收

日期

备注

工程联系单接收记录

提出单位

主题

存档

承办部门或（或承办人）

工程联系单发放记录

签证单接收记录

承报单位

签证单发放记录

承办部门或（或承办