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2.4杜绝贪污等不良作风。
Doprohibitthecorruptionorotherbadattitudes.
3.0采购人员的工作要求
WorkingrequirementsforPurchasedepartmentStaffs
3.1采购人员应具备完善的合同管理及议价技巧,以便在积极主动地维护和争取公司权益的同时能与供应商建立良好的合作关系,使交易双方各营其利。
Theperfectlycontractmanagementandpricingnegotiationskillsisrequiredforthepurchasestaffssoastoprotectandgetthecompany’sequals,atthesametime,establishgoodcooperaterelationbetweensuppliersandourspendingearningmoneyoneachside.
3.2了解成本分析,产品底价估算等方法,掌握采购成本管理。
Havingtheknowledgeofcostanalysis,basepriceevaluationmethodandknowthepurchasecostingmanagement.
3.3采购人员在进行采购之前,应对市场进行调查,设定自己的目标,在价格得以确认的前提下,进一步争取得到折扣。
Beforepurchasing,staffsshoulddothemarketresearch,andtrytogetthediscountsbyconsideringthespecification,qualityandconfirmationofthepricecomparison.
3.4能够与其它相关部门合作以达到目的。
Cooperatewithrelateddepartmenttoreachexpectedgoal.
3.5应做好采购的原始记录,以便查询之用。
Docorporatewiththeotherrelatedepts.soastoreachtheobjective.
Tokeepthepurchasinginquiryoriginaldocumentsinordertoinvestigate.
4.0采购人员的主要业务
Mainbusinessrequirementforthepurchaser
4.1寻找可以适价,适质,适时,适量供应物料的供货商。
Tosearchesthesupplierswhocanofferthematerialsinasuitableprice,quality,deliverytimeandquantity.
4.2联系并建立完整的供应商资料。
Tocontactsandbuildupthecompletelysuppliersmaterials.
4.3根据销售订单情况及销售分析编制采购计划。
TodrawsupthepurchaseplanaccordingtotheGMD’ssalesordersituationandthesalesanalysis,andtoadjuststhepurchaseplanaccordingtotherealsalessituation.
4.4根据采购申请单安排订货。
Toarrangethegoodsorderaccordingtothepurchaseapplicationform.
4.5决定采购数量,要求报价,进行比价,议价。
Todecidethepurchasingquantity,offersrequirement,andtocompare,negotiatetheprice.
4.6追踪及评估所订购产品的质量,交货期及数量。
Totracksandevaluatesthepurchasedproduct’squality,deliverytimeandquantity.
4.7掌握供料来源与分析市场行情趋势。
Tograspthematerialsuppliesoriginalandanalyzesthemarkettrends.
4.8掌握用料实际需求情况,努力减少库存量,避免资金积压,降低仓存保管的费用。
Tograspsthematerialsrealdemandsituation,trytoreducetheinventoryrateavoidstheoverstockingofcapitals,anddecreasestheinventorymanagementexpenses.
4.9整理,审核应付帐款。
SortoutandverifytheAccountpayable.
5.0采购程序
Purchaseprocedure
5.1目的
Purpose
为使本公司采购程序有所依循,物料有所控制,此程序概括了所有材料的采购过程,包括直接材料,间接材料,劳务管理及供应商管理。
Inordertofollowpurchaseprocedureandcontrolthematerial,thisprocedureoutlinestheprocessforallpurchasingmaterials,includesdirectmaterial,indirectmaterial,andsuppliercontrol.
5.2定义
Definitions
直接材料
Directmaterial
直接材料是指直接使用于生产的原材料,也是构成产品的最主要的成分,包括外购及外协加工材料等。
Referstothemanufacturingmaterials,includesallmaterialspurchasedandmachinedfromoutside,whicharethemajorpartsoftheproduct.
间接材料
Indirectmaterial
间接材料包括以下
Includesthefollowing:
-机械,仪器设备及工具
-Machineandtools,instrumentsequipment
-生产劳保用品
-Factorysupply
-行政,办公用品
-Officesupply
-汽车配件及维修
-Automobilefittingsandrepair
-运输
-Transport
-专业服务及顾问
-Professionalserviceandconsultant
5.3程序
Procedure
5.3.1国内采购程序
Purchaseprocedureforlocalcontents
直接材料Localdirectmaterial直接材料的采购程序应参照附件1Localdirectmaterialpurchaseshouldseetheattachment1.
5.3.1.1对于一些采购金额较大的且每台机必不可少的零件,采购部将按照销售计划及生产计划编制出采购计划,再根据库存情况,核算出年需求量,与供货商签订年订货合同。
5.3.1.2Forthepartswithhighvalueandthenecessaryforeveryengine,Purchasedept.makepurchaseplanaccordingtothesalesandproductionplan.andmakeyearlypurchasingcontractwithsuppliersaftercheckedstock.按照采购申请单进行采购
Purchasingaccordingtopurchaserequisition
所有采购申请单一式五联必须在公司领导签字确认后递交到采购部,同一张采购申请单上所订购的项目金额大于1000元必须由总经理签字批准。
采购申请单第一联留在采购部,并由采购部将第三联呈交给财务部,其它几联由申请人按请购单上所指定的部门进行分发。
申请人应在采购申请单上写明采购产品的技术要求,内容包括:
产品名称,规格型号,性能,数量,交货期等。
如有特别要求应在备注一栏中填写清楚。
Allpurchaserequisition5copiesmustbesubmittedtopurchasedept.afterapprovedbymanager,ifpurchaseamountsisaboveRMB1000,whichmustbeapprovedbyGM.Theoriginalofpurchaserequisitionwillbekeptinpurchasedeptandsend1copyforfinancialdept.therestwillbedistributedtorelateddepartmentbyapplicantstipulatedastherequisitionform.Theapplicantmustgivethecleardescriptionabouttheproduct’stechnicalrequirementintheapplicationform.Thecontentincludestheproductname,specification/type,performance,quantityanddeliverytimeandsoon.Ifhasanyspecialrequirements,pleasewriteclearlyonthe“Remark”.
5.3.1.3询价,比价,议价
Inquiry,Pricecomparison,pricenegotiation
采购人员接到采购申请单后,将选择三家或三家以上的供应商进行比价。
报价资料经整理后,采购人员应对其进行分析,并以电话或面议等方式向厂商议价。
对于市场价格经常变动的一些材料,采购部只能提供电话询价,最终的报价应以发票价值为准。
Afterpurchaserequisitionbeingreceived,thepurchaserwillselectthreeormoresupplierstocompareprice.Andshouldmakeanalysisandnegotiatepricewithsupplierbyphoneorconsultingpersonallyaftersortingouttheinformationfromsuppliers.Forsomematerial,becauseofthemarketpriceisnotstable,purchasedept.canonlygettheinquirybyphone.Theactualpricewillbeaccountedaccordingtotheinvoice.
采购人员询价完成后,做出一份价格比较表,说明议价结果及拟定订购厂商,并依采购核定权限呈核。
Beingoninquiry,purchasershouldmakeapricecomparisonlist,whichdescribednegotiationresult,andsupplierselected,submitaccordingtopurchaseauthorized.
5.3.1.4订购
PlaceanOrder
一旦供应商已选定且所有的条件均符合,采购人员应以采购合同向厂商订购,合同格式应采用经法律部门已审阅的标准采购合同模板。
为确保公司的利益,采购人员在签订合同时应注意对合同中的内容如品名,价格,数量,交货时间,产品质量要求,付款条件及运输方式等相关问题作出明确规定.所有合同都应将原件呈交财务部进行编号,并将其与价格比较表,采购申请单原件存放在一起。
Onceasupplierisselectedandallitemsandconditionsareagreedto,thepurchaserwillmakepurchasingcontract.Thecontracttemplateshouldbeastandardandreviewedbyalegaloffice.Inordertoensurecompany’sbenefit,thepurchasingcontractshouldincludecommodityname,price,quantity,deliverytime,qualityrequirement,paymenttermsandthewayoftransportation.AllpurchasingcontractshouldbesubmittedtoFinancialdept.fornumbering,onceissuedthecopyofthepurchasingcontractshouldbemaintainedonfileinthepurchasingdept.withpartspricecomparisonlistandtheoriginalofpurchaserequisition.
经常采购的低值易耗品可与合适的一或两家公司达成长期协议,将其视为固定供货商,从而获得稳定的价格及材料供应。
Forthelowvalue,consumableproductsandautomobilerepair,wecanmakealong-termagreementwithoneortwocompanies,whichasthefixedsuppliersprovidethestablepricesandmaterialsforus.
对于重要材料及专用物料,必要时由公司领导指派专人或指定部门协助办理采购。
Forthemajorandspecialmaterials,managercanassignsomeoneorthedepartmenttoassistinpurchasing.
5.3.1.5收货
Takedelivery
收货按GMD管理文件002《物料管理规定》执行。
Takedeliveryshouldbeperformedaccordingto《MaterialControlManagementRegulations》ofGMDmanagementdocument002.
5.3.1.6付款
Payment采购部门收到进货验收单,经与采购合同核对无误,呈交财务部办理付款手续。
Afterreceivinggoodsarrivallist,theQtyisthesameasthepurchasecontract,Purchaserwillrequirethefinancialdept.topay.间接材料Indirectmaterial间接材料的采购程序应参照附件2.Indirectmaterialpurchaseshallseetheattachment2所有文具及办公用品每季度由文具管理员提出采购计划,经公司领导批准后交采购部购买。
Allstationaryandofficesupplyshouldbeappliedbythekeeperofstationerywarehouseeveryquarter,andsubmittedtopurchasedept.afterapprovedbymanager.购买车辆配件及维修等可与合适的一或两家公司达成长期协议。
Forautomobilefittingsandrepair,wecanmakealong-termagreementwithoneortwocompanies。
专业服务及顾问不包含在此程序内,此项将由各相关部门自行操作。
Thisproceduredoesnotcover“professionalserviceandconsultant”,whichwillbehandledbytheoperationdepartment.如有运输费用发生,采购部必须将相关的订购单呈交给财务部。
Purchasedept.mustpresentthePurchaseordertoFinancedept.whenrequiredtopaytransportation.
为配合各部门因为紧急或临时需要完成且未经采购部参与的采购,事后必须由经办人补办采购手续,且相关的资料必须呈交给公司领导签字确认。
之后由采购部办理报销。
对于所提出的不合理的采购项目,采购部有权拒绝对其进行采购。
Becauseofurgentortem.requirementandpurchasedbyeachdepartmentwithouttheparticipationofpurchaser,thecorrespondingpersonshouldre-makecorrespondingprocedureandsubmittherelateddocumentstobeapprovedbytheGeneralmanager.thenbereimbursedbythepurchasedep.
Fortheunreasonablepurchase,thepurchasedept.havetherighttorefusetopurchase.
5.3.2国外订购的零件的采购程序
Procedureforimportparts
请参照附件3及附件3.1
Plsrefertoattachment3and3.1.
6.0核定权限:
Authorizations
-采购金额低于500元者,由采购人员自行核定。
-ThevalueislessthanRMB500,canbeapprovedbythepurchaser.
-采购金额在500元以上者,必须经过公司领导批准。
-ThevalueisaboveRMB500,mustbeapprovedbymanager.
7.0供应商评估
Supplierevaluation
7.1目的
对供应商进行评估考核和选择,以期寻求最佳之供应商。
Purchasedept.shouldmakeevaluationforthesuppliersoastothebestonecanbeselected.
7.2适用范围
Applicablescope
适用于向本公司提供柴油机零件及主要配套设备的供应商的评估。
Tobeapplicableforthesupplier’sevaluationwhosupplytheenginecomponentsandimportantauxiliariesequipmentstous.
7.3程序
Procedure
7.3.1供应商资料收集及评估
Supplier’sinformationcollectionandreview
采购人员应随时调查厂商的动态及产品质量,凡欲与本公司建立合作关系而能符合条件者应填具“企业情况调查表”以建立资料。
“企业情况调查表”的内容包括企业法人代表,所生产的产品名称,型号,执行的技术标准,产品的测试报告,船级社检验证书,质量认证证书及产品质量获奖证书复印件等。
Toknowthesupplier’sstateandpartsquality,purchasershouldmakeinvestigation,anysupplierswholiketoestablishthecooperationrelationshipwithusandalltermsarequalifiedshouldbefilledin“EnterprisesituationresearchForm”inwritten.Thecontentsincludes:
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