文秘管理与写作复习资料Word格式.docx

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要求：

有明显的标题、正文（声明意图、澄清事实）、落款。

凡材料未提供的部分请考生自行编写。

模拟测试题参考答案

一、名词解释

1.会议：

指三人以上的有关人员，在指定的时间和地点，有组织地就某个或某些议题进行面对面的协商或讨论的活动。

2.总结：

是指通过对前一段工作的分析研究，把实践中积累的材料和体会加以整理、提炼、上升到理性认识，找出经验、教训或工作的规律，然后写成的应用性文章。

3.公约：

是为了维持正常、高效的社会工作秩序，由机关、团体或一定范围内的群众，经过充分酝酿讨论，制定出的共同遵守的道德规范和行为准则的管理规章。

4.民事诉讼申请书：

是指在民事诉讼过程中，有关当事人或第三者按照法律规定向人民法院申请确认或者解决有关法律事项的诉讼文书。

二、填空1.依法行政依法办事2.白色淡深3.致贺词与答词剪彩4.左手右手5.室编件号馆编件号6.意见7.现实的针对性8.中心要明确取事要精当信息要有效

三、单项选择BCBC

四、简答

1.办公室环境布置和管理的总体要求是什么？

答：

办公室环境布置和管理的总体要求是：

整洁（1分）安静（1分）光度适度，空气清新，温度适宜（2分）色调柔和，环境美化（2分）

公文审核是指将文稿送领导人签发前，对文稿进行全面的检查和修正。

通常由文秘管理部门负责人或工作经验丰富、水平较高的文秘人员承担。

（2分）公文审核的重点是：

是否确需行文，（1分）行文方式是否妥当，（1分）是否符合行文规则和公文草拟的有关要求，是否符合有关的格式规定等。

（2分）

3.简述计划的正文内容主要有哪些。

计划的正文通常分为五个部分：

1）前言。

介绍计划背景，交待目的、依据，说明重要意义。

（1分）

（2）任务与目标。

这是核心层次，明确“做什么”。

（3）措施和办法。

交代“怎么做”，拿出具体可行的措施和办法。

（4）步骤与程序。

说明将分为几个阶段、几个步骤完成，各个步骤或程序的时限，具体要求等。

（1分）

4.简述产品说明书的内容和结构。

（5分

产品说明书的内容和结构包括：

标题。

正文，常见的有两种形式：

（1）条款式，以逻辑思维把正文的内容分成若干条、若干项，然后逐条、逐项地说明，适宜于结构、性能比较复杂的产品。

（1分）

2）短文式，常见的表达方法有概述式、解释式、描述式等几种。

落款，写生产企业名称。

附项，写便于消费者联系和识别的事项。

1．参考答案要点

（1）了解工作的具体需要，确定收集的具体目标。

（2）确定收集内容。

（3分）

3）从不同来源获取信息。

（4）分析收集信息的全面性、准确性，必要时进行补充收集。

2．参考答案要点

（1）把好文件的接收关。

（2）把好文件的传阅关，严格按文件的传阅范围和途径传阅文件。

3）把好文件的保管关，凡接收文件要认真登记，妥善存放。

4）管好自己。

管好自己的“嘴”和“手”。

六、写作（20分）

参考答案：

（一）

严正声明

　　近日，“×

周刊”在未经本会同意的情况下，擅自冒用我会名义作为所谓“×

市物业管理发展论坛”的支持单位，将我协会有关领导列为参会嘉宾，借此大肆炒作并高额收费，在行业内外造成极坏影响。

为澄清事实，我会郑重声明如下：

　　一、我会从未以任何形式参与举办所谓的“×

市物业管理发展论坛”，协会相关领导也未同意以嘉宾名义参加会议。

　　二、凡属我会组织的行业活动（包括会议、论坛等），均会下发加盖有本会公章的正式文件，请各有关单位予以注意，以免造成不必要的经济损失。

　　三、我会将保留追究“×

周刊”法律责任的权利。

　　特此声明。

市物业管理协会

二○○×

年X月X日

（二）

请示的写作首先要和“报告”文种相区别。

在这个前提下，一要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中。

二要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；

三要理由要充分，请示事项要明确、具体；

四要语气要平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。

　　例文请求批准性请示

关于建立中国工程院有关问题的请示

国务院：

　　近年来，我国科学家、工程技术专家和有关人士，曾多次提出建立中国工程院问题。

　　全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会期间，不少政协委员、学部委员和工程技术专家，又先后提出提案和建议。

党中央和国务院领导同志十分重视这一建议。

曾就建立中国工程院问题，多次作过批示。

根据党中央和国务院领导同志的批示精神，组成了专家研究小组，经过广泛调查研究，听取各方面人士和有关产业部门的意见，进行反复酝酿和讨论，形成工程院的初步方案。

现就建立中国工程院的有关问题报告如下。

　　一、关于建立中国工程院的必要性。

（略）

　　二、关于组建中国工程院的一些原则。

（一）关于名称（略）

（二）关于中国工程院的性质和作用（略）

　　（三）关于中国工程院成员的称谓（略）

　　（四）关于中国工程院与中国科学院（学部）的关系（略）

　　（五）关于中国工程院院士的标准和条件（略）

　　（六）关于中国工程院第一批院士的产生及以后的增选制度（略）

　　（七）关于中国工程院的领导体制及学部设置（略）

　　三、关于中国工程院的筹建工作及进度安排（略）

　　以上请示当否，请批示。

　　附件：

中国工程院筹备领导小组名单。

　　国家科委（盖章）

　　中国科学院（盖章）

　　一九九三年十一月十二日

文秘管理与写作复习资料

（二）

一、在某总公司召开的文秘管理人员工作经验交流会上，大家认为文秘管理人员的素质要求很重要，假设你也参加了会议，请以《文秘管理人员素质之我见》为题做一次发言，并事先拟写一份发言稿的纲要。

第9页“文秘人员的素养”

本人认为，文秘管理人员的素质包括以下三个方面：

1.职业道德修养，主要体现在以下七个方面：

（1）忠于职守忠诚可靠；

（2）埋头苦干默默奉献；

（3）服从领导贯彻意图；

（4）实事求是廉洁奉公；

（5）谦虚谨慎平等待人；

（6）严守秘密守口如瓶；

（7）严谨细致迅速敏捷。

2.文化知识修养，要求掌握三方面的知识：

（1）基础知识和基本理论；

（2）专业知识和业务知识；

（3）相关学科知识和新兴学科知识。

3.能力才干修养，一般有五个方面：

（1）要有观察分析和创新的能力；

（2）很强的语言文字表达能力和办文、办会和办事能力；

（3）良好的沟通和协调能力；

（4）良好的适应能力和自控能力；

（5）办公自动化设备的操作能力。

二、某公司张总经理准备明天来访，为做好迎接工作，上级要求李秘书提前做好接待室整理工作和接待室环境准备工作。

请问：

李秘书应该如何做好这项工作？

（提示：

写明工作内容和具体要求）

第17~18页“办公室的整理”

接待室的整理和环境准备包括以下几个方面：

1.桌子和办公器械摆放平稳妥当，没有歪斜和灰尘；

2.日历上的日期准确无误，时钟正常走动和准确；

3.室内的温度在200C~<

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250C；

4.保持花卉新鲜；

5.报纸杂志保证最新一期，书架应归置妥当，摆放整齐；

6.来访者使用沙发座垫、靠背套子干净，没有皱折；

7.窗帘干净，拉窗帘的轨干保持好使，百页窗、垂直帘的角度调整妥当；

8.清理好废纸篓并垫好干净的垃圾袋。

三、当客人走进办公室时，王秘书正在办公桌前拟一份急件，他向客人点点头，并伸手示意请客人坐下，几分钟后，他起身端茶水给客人，用电话联系好客人要找的部门，在办公桌前起身向客人道别，并目送其走出办公室。

事后，王秘书受到了办公室主任的批评。

王秘书为什么会受到批评？

他在这次接待工作中有哪些不妥之处？

他应该怎样做才正确？

第27页“接待事务”

从题目中可以看到，当客人走进办公室之后，王秘书做了以下事情：

1.向客人点头并伸手示意客人坐下；

2.几分钟后起身端茶水给客人；

3.用电话联系好客人要找的部门；

4.在办公桌前起身向客人道别，并目送其走出办公室。

从接待的要求看，王秘书有三点做得不对：

他首先应放下手中的工作主动打招呼并确认身份；

然后请客人到接待室稍候，敬上茶水；

最后是送客，可走在客人前面，边寒暄，一边把客人送到接待室门口。

四、某公司领导班子分工情况如下：

李某某，总经理，主持全面工作。

张某，副总经理，主管业务。

王某，副总经理，主管财务。

孙某，副总经理，主管行政。

根据一周工作安排和临时活动，明天的工作活动主要有：

（1）与郊区某乡政府洽谈征地建厂事宜，总公司准备投资300万元。

（2）与一家外资公司洽谈产品代理事宜。

（3）总公司年度审计工作总结表彰会。

（4）新扩建的员工浴室竣工。

作为秘书，你将如何协助总经理合理安排好各位领导明天的活动？

请列出公司领导明日日程安排表和文秘人员应做的各项辅助工作。

第31页“日程安排表”

秘书人员的工作填写在“备注”栏

领导名字

工作安排

备注

总经理李某某

副总经理张某某

副总经理孙某某

副总经理王某某

与郊区某乡政府洽谈征地建厂事宜

与外资公司洽谈产品代理事宜

新扩建员工浴室竣工剪彩

总公司年度审计工作总结表彰会

准备协议书

准备合同文本

准备剪彩用品，工作人员

准备发言稿

五、某家超市将要举行开业庆典，根据领导安排，刘秘书等几人负责开业庆典活动的各项组织工作。

刘秘书等人应如何做好开业庆典的各项准备工作？

在开业庆典当天，应做好哪些工作，以确保开业庆典的成功举行。

写明各项工作和具体内容）

第33页“庆典活动”

“开业庆典”工作包括两项：

一是各项准备工作；

二是庆典当天的各项工作。

（一）准备工作。

一般包括以下几项：

1、确定参加庆典活动的嘉宾名单，并发出请柬。

2、确定主持人名单，并编好典礼程序。

3、落实致贺词领导人名单。

4、确定致答词主要负责人名单，并准备好答词文稿。

5、指定有关人员准备好剪彩用品。

6、请一定数量的礼仪，并安排好她们的具体工作和位置。

7、安排好专业人员作好录像和摄影工作

8、制作并印好公关小册子，以便进行新闻报道。

9、邀请有关记者参加

10、安排狮鼓队伍或者鼓乐队伍

11、布置庆典会场

（二）庆典当天活动

1、鼓乐队敲锣打鼓

2、由主持人宣读重要嘉宾、积名人士、致贺电、致贺函单位或个人名单

3、由主持人宣布典礼开始

4、由领导人致贺词

5、主办单位主要负责人致答词

6、由身份最高领导人、知名人士剪彩，同时全体人员一同鼓掌，安排敲锣打鼓。

7、宣布庆典结束。

六、某公司准备在礼堂召开全体员工大会，要求按时到会，并按部门就座，办公室主任吩咐陈秘书做好座次标识和入场引导工作。

陈秘书具体应该做好哪些工作？

第51页“会场服务”

1、先做一份“座次表”，标明各部门的位置

2、根据“座次表”在会场设立指示标记

3、让各部门选派工作人员做好引导工作，因为他们对本部门的人员熟悉，可以更好地让本部门的人员一下子就能够找到。

七、某学校准备召开一次工作会议，研究如何迎接教育局办学水平检查评估工作，作为办公室秘书，请拟制一份工作会议的会议方案。

第44页“会议计划”

本题关键是研究“迎接评估”，就是说会议的一切议程都要根据“评估”来制订。

1、根据“评估”的项目，在评估前的一周把所有的材料准备好。

2、将会议“六要素”具体化。

（1）会议名称

（2）到会人员

（3）主持人

（4）召开时间（需用时间）

（5）会议地点

（6）会议议程（详细列出）

3、考虑发一份通知给各相关部门，让他们分别做好本部门的工作。

八、公司新招聘了一批文秘管理人员，为提高他们的工作能力，现请你向他们介绍一下文秘人员应如何做好大型会议的组织工作。

（写明各项具体工作的工作内容和有关注意事项）

第44~55页“会议管理”

大型会议的组织是秘书工作的重要一环。

一般包括会前准备；

会中事务；

和会后工作三部分。

（一）会前准备。

这部分有四个环节：

1、会议计划和成本预算。

会议计划首先要把会议六要素具体化；

其次是考虑会议要做好那些准备工作；

然后决定会议工作人员和服务人员。

会议成本，特别是跨地区的、会期超过一天的会议要做出会议成本预算。

会议成本包括“显性成本”和“隐性成本”两种。

“显性成本”指会议明显的消费；

“隐性成本”是劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算的。

2、会议文书资料的准备。

会议文书有两大类，一类是供会议学习参考的文件资料，这些资料一般在会议结束后要回收的，如上级有关方针政策、技术性资料等；

另一类是会议产生的文件，供进一步学习或传达贯彻用，如开幕词、工作报告和会议纪要等。

会议文件准备的程序一般有六个步骤：

（1）领导将会议要点授意文秘人员。

（2）文秘写成初稿。

（3）领导审阅后修改。

（4）修改后再呈给领导。

（5）领导审定后签发。

（6）将签发文稿打印，装订成正式文件。

3、会议场所的选择和会场准备。

会议场所的选择要考虑交通方便，与会者能够集中精力，以及费用开支等。

会场准备有六个内容：

（1）要根据会议性质采用方形、长方形、圆形、椭圆形或扇形等方式布置会场。

（2）要安排好出席者的位置。

（3）主席台位置安排要讲究。

（4）会议用品和设施要准备好，反复检查、调试。

（5）会议证件有两类：

一是会议正式证件；

二是工作证件。

（6）还有就餐、住宿、车辆和安全保卫、保密措施等其他的准备。

4、议程、程序的拟定和会议通知的发送

（二）会中事务。

这部分主要有两大部分：

1、会场的组织与服务。

会场组织由四部分组成：

（1）报到与签到。

（2）会议材料的发放。

（3）议案、提案的办理。

（4）选举事务。

会场服务包括四个方面：

（1）引导与会者入席。

（2）内外联系，传达信息。

（3）维持会场秩序。

（4）服务工作。

如会场温度、照明设备调整、会场清洁工作、茶水供应等。

2、会议信息的收集与编发。

会议信息收集包括三个方面：

（1）会议记录。

含会议组织情况和会议内容两部分。

（2）核实与汇总。

一般由两个秘书同时记录，然后将两份记录对照，合成一份完整的会议记录。

汇总是根据多种会计记录；

听取、记录各小组口头汇报；

收阅发言人的发言稿等方式进行。

会议信息的编发有三个步骤：

（1）采用归纳法把共同的、有代表性的意见予以归纳、概括，用简明的文字重新表达，或把重要发言原文原句摘录。

并印制成材料。

（2）会议信息处理有发给与会者和归档不用两种。

（3）会议编发形式主要是会议简报。

简报由文秘人员撰写，会议秘书处编印。

（三）会后工作。

这部分由五部分组成：

1、会后事务处理。

2、会议文件。

3、会议总结。

4、会议传达。

5、会议催办。

九、小于是办公室新来的秘书，分工负责电子文件的管理工作，请你就如何做好电子文件管理工作给他提供一些建议。

第70页“电子文件的整理、归档”

电子文件的管理包括整理与归档两部分

（一）电子文件的整理有2个层次

1、分类与排列。

2、建立数据库。

这部分包括对电子文件进行分类编号与对电子文件登记两方面的工作。

（二）电子文件的归档有5个方面

1、归档范围

2、归档方式。

电子文件归档方式有逻辑归档和物理归档两种。

逻辑归档是指在计算机网络上进行的过程；

物理归档是把计算机及其网络上的电子文件传递到独立的可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3、归档时间。

一般要求是：

逻辑档案实时完成，物理档案按纸质文件要求定期完成。

4、归档要求。

要符合三个要求：

一是齐全完整。

二是真实有效。

三是备份归档。

5、归档手续。

电子文件经过整理鉴定后，按有关规定移交档案管理部门，注意移交时，移交双方应履行验收手续。

十、假如你是某物业公司的文秘管理人员，你所在的公司要进行公司资质升级评估，领导指示你收集相关信息，为迎评工作的开展提供辅助服务。

接受这个任务后，你打算怎样进行信息信集工作？

第78页“信息的收集、整理、保存和传递”

“信息收集”范围要紧扣“资质升级评估”的有关内容进行。

信息的来源主要有五种：

1、书面信息。

包括以文字、数字、图形、表格等形式出现的信息资料。

2、声像信息。

即各种图文并茂的图书、照片、录音带、录像带、电影片、模型、实物等所表达的信息。

3、计算机数据。

包括数据库、光盘、可视数据服务和网络信息等。

4、各种信息服务机构。

包括全国、本地、本行业组织和图书馆、博物馆、档案馆、咨询中心、调查研究机构等专业信息机构等。

5、本单位、本部门和文秘人员通过各种渠道获得的第一手资料。

信息收集的方法可以是电子信息的收集方法和传统信息收集方法相结合。

1、索取；

2、剪贴和复制；

3、摘记；

4、标记重点；

5、说明和注释；

6、记录；

7、网上下载。

十一、秘书小王是某总公司的机要秘书，管理着各种各样的文件资料，许多文件是保密的。

请你就如何做好文件的保密工作给他提一些建议。

第83页“文件保密”

文件保密工作包括以下几个部分：

1、凡秘密文件在印刷前应按照规定标明密级，确定发放范围。

2、由机要人员打印或专门印刷厂印刷，并及时销毁文件校样、废页、蜡纸、衬纸、胶版等。

3、文件草稿、修改稿、清样应和正式文件一样进行保管。

4、复印秘密文件必须履行审批、登记手续。

5、文件的发放应使用专门的封袋和封条，由专人递送，不能通过普通邮政传递，也不可在普通传真机上传递。

6、文件的收发、传阅、借阅都要有严格的登记手续。

7、应有专人专柜保管，并经常清理、检查。

十二、王先生是公司的一位重要客户，他在来访前已经和公司经理约好了会谈的时间。

可经理因为临时有别的急事要办突然出去了。

假如你作为这家公司文秘人员，此时，你会怎么办？

1．热情友好地接待；

2．解释经理不在的原因，并诚恳致谦；

3．如果经理马上能回来，请他稍等片刻，在等候的过程中，送上茶水或饮料并送上报纸或杂志；

4．如果经理一时不能回来，与他再约一个时间；

5．经理回来后，立即报告；

如果有必要，让经理与他直接联系。

十三、张秘书进入王副总经理办公室时，王副总经理和李副总经理正在激烈争论，张秘书听了一会儿后，当场附和了李副总经理的意见，引起了王副总经理的不悦。

该情景涉及到协调工作哪些方面的内容？

如果你是该公司办公室主任，你将如何处理此事？

1．这情景涉及到领导关系的协调问题

2．涉及秘书与领导关系的协调问题

3．办公室主任首先应肯定张秘书的好意，并设法稳定张秘书的情绪。

切不可在谈话中采用批评的方式。

4．告诉张秘书在领导发生争执、不够冷静的时候，文秘人员可采用请示工作、接电话等方式使双方停止争执。

5．告诉张秘书应注意信息传递的时机。

文秘管理与写作复习资料（三）

一、请拟写一篇XX集团公司关于评选表彰优秀员工的通知（提示：

正文可写入评选的范围、办法、条件、名额、时间以及报送办法等事项）。

第120页“通知与通报”

XX集团公司关于评选优秀员工的通知

各公司、公司直属部门：

为了激励先进，增强员工的凝聚力，公司决定开展评选表彰2004年度优秀员工的活动。

现就有关事项通知如下：

一、评选范围。

集团公司的所有在册员工。

二、评选办法。

评选办法采用自评和他评双结合的形式进行。

1.参加评选的员工在评选表按规定选出候选人名单；

2.各部门把候选人名单汇总到公司人事部；

3.最后人事部根据各部门的汇总，按得票多少选出前20名作为优秀员工。

三、评选条件。

思想进步、工作积极、业绩显著

四、评选名额。

共20名

五、评选时间。

<

2005年3月10日至4月25日

六、报送办法。

2005年4月20日各部门把候选人名单送公司人事部。

附件：

优秀员工评选表

集团公司（章）

二OO五年三月一日

二、阅读下文，指出内容、语言和格式上的毛病，并加以修改。

购买佳能NP3300mp型复印机和联想开天4820型微机的申请

XX物业管理公司总经理、购买办公室、财务部：

近年来，我公司公文印刷、翻印数量激增，但办公室文印部的打字员人数少，不能适应当前工作需要。

为保证公司公文处理工作的正常进行，决定购买佳能NP3300mp型复印机和联想开天4820型微机（含配套装置）各一台（套），大约需要3.6万元