银行金基金账户管理运营操作规程Word格式文档下载.docx
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即集合年金计划,是指允许多家企业共同参加的年金计划。
企业计划:
企业计划是年金账户管理运作的个体,是将企业和年金计划关联起来的主体。
每个企业可以参加多个年金计划,可以拥有多个企业计划。
计量方式:
计量方式是年金资产的统计形式,分为金额法和份额法两种。
金额法计量方式:
指年金资产以现金数额的形式统计,并定期或不定期进行投资收益分配的计量方式。
份额法计量方式:
指年金资产以投资组合份额的形式统计,并定期进行估值核算、公布投资组合单位净值和年金基金总净值的计量方式。
直接缴费:
指企业提供缴费明细,账户管理人以此明细计入个人账户的缴费业务。
规则缴费:
也称正常缴费,指企业提供缴费规则,由账户管理人按规则计算缴费明细,并以此计入个人账户的缴费业务。
企业公共账户缴费:
也称特别账户缴费,是直接缴费的一种,这类缴费到账后不分配到个人账户,直接进入企业公共账户。
企业公共账户:
也称特别账户,是企业用来记录超缴、未归属权益、残差或特殊缴费等信息的账户。
理事会受托:
受托管理模式的一种。
企业成立企业年金理事会,并以理事会作为对内履行受托人职责、对外履行委托人职责的法律主体。
法人受托:
企业选择外部有资质的机构作为本企业年金计划的受托人,履行受托职责。
预处理日:
账户管理人在预处理日汇总上个交易日以来的交易,生成《投资指令预汇总表》,发送受托人,以便相关机构根据汇总表上的申购、赎回金额预先准备资金头寸。
预处理日通常为估值日前一天,也可能与估值日为同一天。
估值日:
也称定价日或T日。
T日当天,托管人汇总本周期内的交易情况和资产变动情况,核算基金资产,生成资产估值表,发送受托人。
交易日:
也称处理日。
受托人在交易日之前将本期资产估值表发送账户管理人,账管人根据估值表信息维护基金资产净值和单位净值信息,生成《投资指令汇总表》,发送受托人。
交易日通常为估值日后一天,也可能为估值日后若干天。
母子计划模式/分支机构模式:
这是两种建账模式。
针对集团型企业,在母子计划模式下,集团总部和其分支机构分属不同的企业计划,拥有不同的企业计划编号,集团总部为母计划,分支机构为子计划;
在分支机构模式下,集团总部和其分支机构属于同一企业计划,拥有相同的企业计划编号。
第二章账户管理业务概述
一、年金基金账户管理的含义
年金基金账户管理是指账户管理人为参加年金计划的企业和个人建立账户,依据年金基金账户管理合同和年金业务流程为企业和个人办理缴费、投资、支付、信息变更、账户调整、账户转移等,记录账户基本信息、账户资产信息,并向企业和个人提供信息披露的账户管理业务。
二、账户管理业务流程
账户管理业务流程包括计划建立、年金缴费、收益分配、待遇支付、投资处理、信息变更、账户变动、计划转移与终止、信息披露等。
年金计划及账户建立阶段,账户管理人从受托人或委托人处获取企业年金计划信息、企业账户信息和个人账户信息,建立年金计划,为企业年金基金建立独立的企业账户和个人账户,及时记录企业年金计划信息、企业账户信息和个人账户信息、
年金缴费阶段,账户管理人在得到相关指令后,将缴费信息记入企业账户和个人账户。
年金投资(包括投资处理和收益分配)阶段,账户管理人根据相关指令,在企业账户和个人账户中记录投资信息;
按照约定好的规则将投资产生的收益分配到各个账户中。
待遇支付阶段,账户管理人收到受托人的待遇支付申请后,计算个人账户权益,生成个人账户权益支付表,发送委托人和受托人;
在托管人按照待遇支付指令办理完资金划转手续后,账户管理人将个人账户权益做相应调整,记录待遇支付信息。
信息变更、信息查询、账户调整、账户转移等过程中,账户管理人将根据约定好的指令和流程进行相关操作,并与其他管理人进行信息交互。
三、账户管理人的职责
1、建立企业年金基金企业账户和个人账户;
2、记录企业、职工缴费以及企业年金基金投资收益;
3、及时与托管人核对缴费数据以及企业年金基金账户财产变化情况;
4、计算企业年金待遇;
5、提供企业年金基金企业账户和个人账户信息服务;
6、定期向受托人和有关监管部门提交企业年金基金账户管理报告;
7、按照国家规定保存企业年金基金账户管理档案至少15年;
8、国家规定和合同约定的其他职责。
第三章建账
一、建账前的准备
本节所述“建账前”是指从年金项目中标到开始账户管理的实际运营,即在年金业务管理系统建立账户的阶段。
建账前每个年金计划都需签订账户管理合同和各方工作流程或备忘录。
其中单一计划通常需要单独与受托人和各管理机构分别签订账户管理合同和业务流程。
集合计划的账户管理合同和业务流程为该集合计划成立时确定的标准版本,企业或单位加入集合计划时将依据上述标准版本签订账户管理合同,无需签订业务流程。
总行将根据业务发展情况逐渐将合同签署权下放分行。
有关合同及业务流程签署授权和规定请依据总行有关年金的合同授权相关通知办理。
1、账户管理合同的审核
(1)合同签署方
年金项目中标后,中标的账户管理人和受托人将在账户管理运营前签订账户管理合同。
受托人为法人受托机构或年金理事会。
(2)合同主要内容
年金账户管理合同的主要内容包括双方的权利和义务、监督与检查、信息披露和查询、差错处理、账户管理人报酬、业务信息的发送确认、合同有效期和终止、文件档案的保存、违约责任、争议的解决等。
(3)账户运营重点审核内容
账户运营人员应重点审核合同中规定的权利和义务是否明确、对等,账户管理人的报酬条款是否表达清晰,收费周期、不同账户类型的收费标准是否明确,信息披露的方式和渠道是否能够满足等。
账户管理合同的制定和使用应按照《中国银行股份有限公司合同管理办法(2007年版)》执行。
2、账户管理业务流程的确定
账户管理业务流程由企业年金各职能管理人共同签订,用于明确各职能管理人在计划建立、年金缴费、收益分配、待遇支付、投资处理、信息变更、员工变动、计划转移与终止、信息披露、指令与通知、信息交互、服务时效等账户管理业务各个流程的业务运作和时效。
是账户管理人日常运营的重要依据。
(1)流程签署方
账户管理业务流程签署方可以是受托人与账户管理人双方,也可以是受托人、托管人、账户管理人和投资管理人四方,或加上委托人五方共同签署。
(2)签署时间
业务流程通常为账户管理合同的补充协议,是账户管理业务日常运营的重要依据,一般与账户管理合同同时签署,或在账户管理合同签署之后签署。
(3)有权审核人
目前账户管理业务流程由总行负责审核及确定,包括单一计划和集合计划。
二、建账应备材料
1、建账企业的年金计划方案、账户管理合同、操作流程备忘录扫描件或纸质件。
加入集合计划申请书
2、《企业年金企业信息登记表》(附件3-1)纸质件或扫描件,用于采集企业基本信息。
3、《企业年金计划信息登记表》(附件3-2)纸质件或扫描件,用于采集企业计划信息。
4、社会保障行政主管部门出具的《关于**公司企业年金方案备案复函》、《关于**公司企业年金计划确认函》纸质件或扫描件。
5、企业营业执照、组织机构代码证等资质材料的纸质件或扫描件。
6、《个人基本信息表》(EXCEL等电子表格形式)(见附件3-3),用于采集个人基本信息和账户信息。
7、对于非企业年金的其他养老金类账户管理业务,建账必备材料与企业年金业务类似,如格式有所不同,总行将单独下发。
根据受托管理合同、账户管理合同及账户管理流程,受托人负责采集企业和员工基本信息,受托人将建账所需的企业和员工基本信息按账户管理人规定的格式提交账户管理人。
建账时受托人原则上应完整提供上述材料。
材料4如在建账时不能完整提交,应于建账后尽快补齐;
材料5也可采取于材料2中提供相关信息的方式完成建账。
三、操作流程
1、建账前,首先应审核从受托人处收到的上述“二”中所述建账应备材料是否完整无误,如有问题及时和受托人沟通确认。
特殊情况需先行建账的,应要求受托人来函说明,并确保事后补齐材料。
如果账户管理人按照账户管理合同及操作流程的规定,直接从委托人处收到企业账户信息和个人账户信息时,账户管理人应对提交信息的真实性、合法性和完整性进行必要的审核,审核无误后通知受托人。
2、材料审核完整无误后,在系统中建立企业信息和计划信息,并向受托人出具《企业信息建立证明》(见附件3-4)和《企业计划建立证明》(见附件3-5)。
3、在收到完整无误的《个人基本信息表》后,在系统中建立个人账户,并向受托人发送《建账明细》(如需,暂无固定格式,需要时由总行出具)和《中国银行股份有限公司企业年金客服系统查询操作手册》(单一计划时提供)。
四、业务档案
建账完毕后,相关人员应负责将以下文件资料或数据资料归档保存:
1、受托人或委托人发来的与建账相关的各种函件、材料,包括但不限于上述建账应备材料;
2、业务联系记录及相关说明;
3、电子数据信息(包括原始数据和修改后数据)。
4、我行对外发送的各种信函、传真和表单。
五、内控要点及注意事项
1、原则上账户管理人应在收到受托人与中国银行签署的企业年金基金账户管理合同或其他基金账户管理合同及相关操作备忘录后方可建账。
2、建账前应认真阅读相关账户管理合同和操作流程备忘录,全面熟悉其内容,确保合同、流程的相关条款得到落实。
此点应贯穿账户管理业务流程的所有操作环节,以保证账户管理人提供服务的质量和效率。
3、企业信息登记时,应确保所有信息准确无误。
4、企业计划建立时,应仔细研读账户管理合同和年金计划方案相关章节,按照年金计划方案的规定进行账户设置,录入缴费规则、投资规则、归属规则,按照账户管理合同的规定录入费用规则。
5、有分支机构的企业,是以母子计划模式还是分支机构模式建账应根据年金计划方案确定,必要时与受托人或企业沟通后决定。
原则上分支机构需要单独设置企业公共账户情况下,或每个分支机构的年金方案实施细则不同时,以母子计划模式建账;
否则以分支机构模式建账。
分支机构建账申请表的格式见附件3-6。
6、受托人如未按我行标准格式提供数据,在手工转换数据时应注意避免操作错误。
7、应保持有关建账的各项文本、电子数据、业务联系记录及相关说明的完整,以备内部稽核和监管机构检查。
第四章信息变更
本章所述“信息变更”,包括企业基本信息变更、年金计划信息变更、企业计划信息变更和个人信息变更四类。
一、应备材料
1、信息变更申请表、相关变更信息资料或确认函纸质件或扫描件;
2、《个人信息变更申请表》电子版(见附件4-1)。
二、业务流程
1、收到经受托人盖章确认的有关企业基本信息、年金计划信息、企业计划信息、企业账户信息和个人账户信息变更的信息变更申请表及相关变更申请资料或确认函后,需对相关变更材料是否完整无误进行必要的审核,如有问题及时与受托人沟通确认。
如果账户管理人按照账户管理合同和操作流程的规定,直接从委托人处收到企业账户信息和个人账户信息变更申请时,账户管理人应对提交信息的真实性、合法性和完整性进行必要的审核,审核无误后通知受托人。
2、变更所需材料审核无误后,在账管系统修改相关信息,或批量导入相关信息变更申请表,复核后生效。
个人信息变更申请表,提交后即可生效。
涉及企业客户信息变更时,系统可生成《企业信息变更证明》,其格式和《企业信息建立证明》一致,见附件4-2。
该证明根据受托人或委托人的需要发送。
涉及企业计划信息变更时,系统可生成《企业计划变更证明》,其格式和《企业计划建立证明》一致,见附件4-3。
三、业务档案
相关信息变更生效后,业务人员应负责将以下文件资料或数据资料归档保存:
1、受托人或委托人发来的与信息变更相关的各种函件、材料,包括但不限于上述建账应备材料;
四、内控要点及注意事项
1、经办人员录入、导入变更信息项时要认真细致,避免差错发生。
2、应保持有关材料的完整,以备内部稽核和监管机构检查。
第五章缴费
缴费是参加年金计划的企业或单位向年金基金供款,从缴费时间上看可分为定期缴费和不定期缴费,大部分企业或单位采用按月、季、半年或年的形式定期缴费。
缴费业务包括缴费申请、缴费到账、到账匹配三个阶段。
缴费方式分为直接缴费和规则缴费(或称正常缴费)。
企业公共账户缴费(或称特别账户缴费)是直接缴费的一种,这类缴费到账后不分配到个人账户,直接进入企业公共账户。
1、《缴费清单》(见附件5-1),用于办理直接缴费。
受托人也可使用自己的表单格式,但需包含上述申请表的相关内容。
2、公共账户缴费申请函,用于办理公共账户缴费。
3、托管人的收款指令,用于缴费到账业务的处理。
1、缴费申请
(1)直接缴费
收到缴费申请后,首先应对其内容进行必要的审核,包括:
必填项是否完备,企业缴费、个人缴费金额是否有明显错误(如出现特殊字符、负值等),缴费金额合计与明细是否匹配等。
(2)规则缴费
规则缴费的缴费申请由系统自动生成,无需受托人另行提交。
在年金计划规定的缴费日前,由账户管理人生成缴费账单。
(3)企业公共账户缴费
企业公共账户缴费申请以函件或其他方式提出,应详细说明缴费额度、缴费属期、是否投资等相关事项。
上述各种缴费申请信息导入系统并复核通过后,请将系统生成的《缴费通知单》(见附件5-2)和《缴费明细》(见附件5-3)发送受托人(如需要)。
2、缴费到账
待收到托管人出具的收款指令后,在系统中做缴费到账处理。
3、到账匹配
缴费到账后,系统会根据缴费申请单信息做自动匹配。
当到账信息和缴费申请信息不一致时,系统不会自动匹配,需在系统中进行缴费人工匹配(手动匹配)。
到账匹配后,系统自动记账,并将系统生成的《缴费到账匹配单》(见附件5-4)发送受托人。
交易日之后该笔缴费参与投资。
缴费流程完毕后,业务人员应负责将以下文件资料或数据资料归档保存:
1、受托人、委托人和托管人发来的与缴费相关的各种表格、函件、材料,包括但不限于上述缴费应备材料;
1、受托人或委托人未按我行表单格式提供缴费申请时,需人工调整为标准格式。
调整过程中注意防止操作失误,并保留调整前的原始电子数据,以保证业务数据的完整性。
2、缴费申请单作废(缴费核销)的补充说明:
缴费申请提交后,复核未通过时,缴费申请自动作废,无需通过缴费申请单作废进行缴费核销的处理。
而复核通过后发现缴费存在错误时,需通过缴费申请单作废的程序进行缴费核销处理。
缴费核销后重新办理缴费业务。
如因受托人或委托人提交数据错误导致缴费核销的,受托人或委托人应来函说明情况,并保留原始材料备查。
3、一笔缴费申请多笔到账的,到账信息与缴费申请信息应属同一企业;
对于母子计划模式的,到账信息与缴费申请信息应属同一子计划。
多笔缴费申请一笔到账的,应与受托人或委托人核实首先匹配哪笔缴费申请。
多笔缴费申请多笔到账的,应与受托人或委托人核实匹配顺序。
4、企业提交缴费信息时未确定税务类型的,系统的税务类型记录为“未确定”。
企业缴费、个人缴费已提供税务类型的,按照实际情况分别记为“税前”或“税后”。
5、短溢缴的处理:
短缴也称少缴,是指实际到账金额小于缴费申请金额。
溢缴也称超缴,是指实际到账金额大于缴费申请金额。
原则上不允许出现短缴的情况。
短缴时,暂不在系统中处理该笔缴费业务,及时与受托人或委托人联系,待足额到账后再处理。
或将该笔短缴款在系统中暂时记录在企业的公共账户中(不做投资),待足额到账后再处理。
溢缴时,应根据受托人或委托人的指令做超缴退回或记入暂存账户。
第六章投资及收益分配
采用份额法计量的年金计划,其投资收益通过年金基金每期的单位净值体现;
采用金额法计量的年金计划,其投资收益通过年金基金定期或不定期的收益分配体现。
1、份额法
《资产估值表》(不同托管人名称、格式、内容不同)用于单位净值的维护。
《关于**企业年金计划投资转换的函》(无固定格式)
2、金额法
受托人发来的收益分配指令,通常名称为《关于**企业年金计划投资收益分配的函》(无固定格式)。
(1)估值日维护
账户管理人于年金计划初建时和年末收到受托人发送的关于年度估值日安排的函件后,需要在系统中进行年金计划估值日的设置,录入年度所有估值日,复核通过后生效。
估值日于日后发生变更时,需要通过年金计划的变更对估值日进行修改。
(2)单位净值录入
单位净值录入涉及三个业务日,分别为预处理日(通常为T-1日,也可能为T日)、估值日(T日,也叫定价日)和交易日(通常为T+1日,也可能为T+n日,具体参见各方流程)。
账户管理人根据上一期投资组合的单位净值于预处理日日终后向受托人发送《投资指令预汇总表》(见附件6-1)(如需要)。
估值日当天,托管人应当在各方流程规定的时间内将与投资管理人核对一致的《资产估值表》发送账户管理人,如果托管人没有及时发送估值表,经办人员应当及时联系托管人和受托人,要求其尽快发送。
收到估值表后,在系统中录入单位净值,复核后生效。
交易日日终之前必须完成投资组合单位净值的录入。
交易日日终后,账户管理人将系统生成的《投资指令汇总表》(见附件6-2)发送受托人(如需要)。
(3)投资转换
投资转换是指企业年金资产投资运作过程中,企业或个人根据实际情况改变存量年金资产在各投资组合账户的分配比例。
每年可提交固定次数的投资转换申请。
一般应有次数限制,并规定具体月份。
账户管理人在收到受托人《关于**企业年金计划投资转换的函》,即投资转换业务申请后,在系统中进行投资转换操作。
即,根据托管人通知的企业年金基金单位资产净值,按照新的投资比例计算出相应的应申购和应赎回的基金资产金额及份额。
交易日日终后,核对系统生成的《投资指令汇总表》上的投资转换申购数据和投资转换赎回数据,无误后将《投资指令汇总表》发给受托人。
2、金额法投资收益分配
收到受托人的收益分配指令后,在系统中进行投资收益分配操作。
交易日日终后向受托人发送《投资收益分配报告》(见附件6-3)(如需要)。
该业务环节结束后,业务人员应负责将以下文件资料或数据资料归档保存:
1、受托人或托管人发来的各种函件、表格,包括但不限于上述应备材料;
3、电子数据信息(包括原始数据和修改后数据);
1、业务人员维护单位净值时应当认真细致。
原则上应采用录入总净值(总市值、资产净值)反算单位净值的方式。
估值表上未提供总净值的应与托管行联系要求其提供。
要核对系统反算的单位净值与估值表中单位净值是否一致。
2、向受托人发送《投资指令预汇总表》、《投资指令汇总表》之前,应仔细核对表中申购和赎回的金额、份额是否与本期的缴费、支付、转移、投资转换等业务申请相匹配;
应当仔细核对单位净值是否为最近一个交易日的单位净值。
3、托管人发来的估值表通常为传真件。
传真件上数字不清晰的,应与托管行确认,确认后在手工记录处说明情况并签字。
4、预处理日、估值日和交易日三者之间不仅存在时间上的先后关系,而且存在业务上的逻辑关系。
(1)预处理日之前(含预处理日当天),对应的估值日、交易日可以修改,可以删除;
(2)预处理日过后,估值日原则上不能修改,交易日可以延后,不能删除;
(3)估值日过后,交易日可以延后,不能删除。
5、系统中建立但未实际运作的投资组合,交易日日终前也需维护单位净值(单位净值1,总净值0)。
6、金额法投资收益分配周期不固定,以受托人指令为准。
第七章待遇支付
对于企业年金,法规规定允许待遇支付的情况包括三种:
退休、死亡、出境定居。
其他类型的养老金,如福利计划、公积金等存在在职支付(边缴费边支付)的情况。
1、《支付申请表》(见附件7-1)
2、《受益人信息表》(见附件7-2)。
1、业务人员收到受托人发来的《支付申请表》和《受益人信息表》(如需)后,首先应进行表面合规性审核,即相关表格需经受托人盖章确认。
2、审核后业务人员需在系统中对拟支付员工的个人账户状态进行变更,在导入相关数据后系统将自动计算个人账户权益,并按照企业提交的归属比例或企业计划中设定的归属规则执行相应的归属处理。
3、交易日日终后,将系统生成的《投资指令汇总表》、《支付通知单》(见附件7-3)和《个人支付明细》(见附件7-4)发送受托人。
4、托管人按照受托人下达的指令完成待遇支付后,将指令执行结果以《待遇支付确认单》(不同托管人格式不一样)的形式反馈受托人。
账户管理人收到受托人转来的《待遇支付确认单》后,与系统账户信息进行核对,完成实付操作,并向受托人发送《个人权益支付明细》(见附件7-5)(如需要)。
当个人账户权益余额为零时,办理个人账户销户手续并通知受托人。
5、部分企业在支付之前需账户管理人出具《企业计划支付权益测算清单》,格式见附件7-6。
6、对于员工退休提出分期支付申请时,账户管理人需在每期最近一个估值日进行个人账户权益的计算,其它操作流程同上。
待遇支付流程操作完毕后,业务人员应负责将以下文件资料或数据资料归档保存:
1、受托人或委托人发来的与待遇支付相关的各种表格、函件、材料,包括但不限于上述缴费应备材料;
1、受托人应对支付申请数据的真实性、合规性和准确性负责,账户管理人应当严格按照受托人指令行事,并保证业务档案的全面和完整。
2、在对支付数据进行系统处理时,要确保导入数据的正确性。
3、待遇支付的款项原则上应划转至受益人个人账户。
对于企业提出划转至其指定账户的情况,应在账户管理合同或各方流程有相应条款,否则需企业单独来函说明情况。
4、补充住房公积金、员工福利计划等产品允许在职支付,这类计划的参与人、支付条件、支付方式比企业年金灵活,具体参见各类计划的产品说明书。
第八章转移处理
本章所述转移是指参加企业计划的个人和企业从一个企业计划转到另一个计划的行为。
转移方式分为系统内转移和系统外转移两类。
系统内转移是指转移之后企业计划的账户管理人仍是中国银行;
系统外转移是指转移之后企业计划的账户管理人
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