会展信息系统实践性考核报告Word格式文档下载.docx

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一、会展信息系统发展背景

21世纪已经进入全新的互联网时代，各行各业的发展，都离不开信息系统的管理。

而会展信息系统的运用，对于会展行业的发展的作用日益明显。

会展的信息化管理的作用，可体现在优化企业各类资源、提高客户关系管理能力、提高会展服务质量和效率、拓展会展业务领域等多方面。

会展是信息密集的活动，具有前期正准备时间长，实施时间短的特点，在整个会展期间，尤其是在临近开始的短暂时间内，将会涌现出大量的，高密度的信息，这些信息必须及时准确的进行处理，我们把他又可以分成财务信息，接待信息，会议进程信息，人员信息、场馆信息、物流信息、住宿信息等，通过这些信息贯穿整个会展期间。

会展本身是很大的集合，按形式包括会议、展览会、节庆活动；

按他们设计和辐射的地域范围，可本地的、全国的、国际的、按组织规模和参观人数分类，有小型的、中型的、大型的和特大型的。

按会展的规格，可分普通的、行业的、政府的和国际性的。

晓得会展可能是本地的一个行业。

组织或者企业的一个活动，甚至是个人举办的类似于婚宴等。

大型的展会参观者可达数万人以上，小型的会议仅仅几十人。

由于规模上具有明显的差异。

重要程度不同，主办方等级，与会人数的多少，所有这些综合因素使得在会展组织管理上、运作上有很多种模式，这样不能用一个会展信息系统涵盖所有类型的会展活动，所以出现不同形式的会展管理信息系统。

各种系统的信息处理内容和流程也不尽相同。

会展活动具有非常鲜明的阶段性，对于会议系统来讲，可以分钟策划阶段、接待阶段、会议期间、结束阶段、休会期间；

而对于展会系统，又可分成展前、展中、展后三个阶段。

两者在前期工作方面具有很多相似之处。

对每个阶段的信息流程进行剖析，研究他们在不同环节的特点，不仅是设计会展信息系统的基础，也是做好管理工作、组织工作的基础。

二、会展信息系统介绍

会展信息系统是以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行有关会展信息的手机、加工、传输、存储、更新和维护，以会展行业的企业战略竞优提高经济效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层业务的集成化的人机系统。

1、提高会展活动的效率

2、降低会展活动的业务经费

3、有利于会展管理水平的提高

4、便于会展服务规范化、科学化发展

5、促进会展业的全球化、国际化发展

6、有利于传统会展的完善和发展

信息管理的主要内容

信息更新

原始数据的收集-数据的加工-信息的传递-信息的存储-信息的检索-信息的输出

会展信息管理分析

筹备阶段：

基本信息、预算信息场地信息

准备阶段：

准备项目信息、资金、客户信息

会展期间：

安全、志愿者、参展商、观众

结束阶段：

结算、撤展

休会期间：

客户信息、晚上成效后期跟踪

三、会展信息系统建设的必要性

1.有利于会展决策人员的正确决策 

会展数据往往能反映出一些信息，这些信息是决策人员的重要决策依据。

这里举一个例子：

具联展软件的调查显示，展览会中80%以上的参展企业和观众都更为关心行业未来的发展趋势，以及那些最为重要的专业人士意见（资料源自罗百辉老师的博客）。

这条统计数据能让决策人员作出下届展会多展出新产品，多邀请行业著名专家，多总结未来趋势等这样的决策。

2. 

统计分析的需要 

会展信息化能把会展业的发展数据化，更真实，更科学！

通过数据统计分析我们知道2000年以前中国会展业的什么情况和2000年以后什么情况；

也能知道南方会展业的发展情况和北方会展业的发展情况并能对比；

能知道整个会展行业的发展情况和遇到的问题，也能知道某一行业内的会展项目发展情况和遇到的问题，更能知道单个会展项目的详细情况。

3. 

会展评估的重要工具 

会展评估工作往往通过无形的产品有形化，定性要素定量化来进行比对、分析和认可。

会展信息化建设的成果正是会展评估的重要参数，会展信息化是会展评估的重要方法和途径。

4. 

理论研究的参考作用 

会展创新研究需要一定的科学基础，而会展信息化建设正好为会展创新研究提供了科学的研究基础。

5. 

有利于会展管理人员的科学管理 

会展数据折射出的信息对管理人员的作用也很大，首先能避免客户因业务员的离职而损失，其次能发现相同类型的客户和观众并采取相应的措施，比如有的客户和观众每年都来，怎样保住？

有的客户和观众以前每届都来就这届没来，怎样再维护过来？

有的客户和观众连续几届没来参加了，怎样吸引过来？

有的观众展会3天每天都来，怎样发现他的需求并帮助实现？

等等。

6. 

线下展会的继续和延伸 

会展信息化建设不单单局限于会展数据的统计分析，更在于线上电子商务的增值服务。

这种电子商务的平台是线下展会的继续和延伸，满足了客户多种宣传贸易的平台，并能促成线下没有成交的业务和贸易。

不可否认，电子商务展会的发展似乎使线下展会危机四伏，但是请不要忘记“危”和“机”并存，可以相互转化。

四、会展信息系统的功能

会展企业在组织会展的过程中，需要与很多企业建立合作伙伴关系，为了充分共享资源，可以通过电子商务的外部网（Extranet）网络技术，将这些企业紧密地联系在一起。

更好地利用和共享各个企业的资源和信息，为会展活动提供更加准确、及时、便捷的服务。

在会展期问各个阶段出现的大量信息直接关系到会展工作的顺利进行，会展管理信息系统正是在对各个阶段大量信息处理的功能需求基础上而形成的。

会展管理信息系统的基本功能包括以下几个方面。

1、数据处理功能展后形成会展评估书

2、预测功能展前形成会展计划书

3、计划功能展前形成会展计划书

4、控制功能展中会展过程控制

（1）数据处理功能。

将各种来源的会展信息进行合理的分类、整理和保存，以供查询。

（2）预测功能。

通过对数据的分析和判断，运用各种预测方法，对会展企业的决策和经营进行预测。

　　（3）计划功能。

系统合理地计划和安排会展企业各部门以及整个企业的生产经营计划，以供及时决策和产生对策。

　　（4）控制功能。

可以对每个工作岗位和整体计划的执行情况进行监测、检查，通过比较和分析，提供合理的修正方案，达到企业预期的目的。

会展管理信息系统的应用是一项复杂的系统工程，实施的成败和效果在一般情况下并不取决于使用的硬件、软件，而主要取决于掌握现代科学管理思想、方法和先进信息技术的管理人才。

对实施难度应有充分的估计，除了要制定规划、成立强有力的实施机构及制订并执行严格的管理制度外，还要加强对有关人员的培训教育，建立高素质的不同层次应用队伍，才能保证会展管理信息系统应用成功。

五、会展CRM的功能与作用

会展场馆的客户关系管理集中于两类，一类是会展项目主办商，另一类是展商和观众。

对于主办商，信息管理的主要内容包括：

1.主办商信息收集。

手机主办商商信息，展览市场信心，发掘潜在主办商客户。

2.主办商信息管理。

包括主办单位信息、相关部门信息、联系人信息

3.主办商客史管理。

主要管理主办商办展历史，历届展览租管情况和展会举办情况；

4.主办商合同管理。

包括合同要素管理、违约情况管理，应收账款、合同执行情况管理。

5.主办商满意度管理。

包括投诉情况管理、服务情况调查表管理以及客户回访信息管理。

对于参展商和观众，他们是会展中多方的主要服务对象，在场馆信息化建设的总体结构中对于参展商和观众信息管理是核心和重点。

观众信息管理集中在现场，参展商信息管理中在展前。

（1）客户数据库管理

（2）会议策划管理

（3）通讯联络管理

（4）模块管理

（5）项目管理

（6）展商管理

（7）展位管理

（8）安全管理

（9）决策支

CRM系统的运用价值

1、通过正确的途径吸引会展客户。

会展活动的成功举行离不开会展客户的支持,而会展客户的支持首先需要会展企业通过各种策略和方式吸引到客户,因此吸引会展客户是会展客户关系管理策略的第一步。

会展客户不仅指老客户,也包括新客户和会展潜在客户。

忠诚的老客户是企业最有价值的资产。

老客户是企业发展的客户基础,企业留住老客户和吸引新客户对于企业来说具有同等重要的意义,企业在开发新客户的同时一定不能忽视了老客户的存在。

新客户是会展业宝贵的市场资源,也是会展企业未来的发展空间,新客户数量的多少决定着会展未来可能发展规模的大小。

吸引新客户是会展企业长期稳定发展的重要工作内容之一。

吸引老客户和吸引新客户企业所采取的策略也会有所不同。

2、不断巩固客户关系。

不断巩固客户关系可以保证企业有效的实施客户关系管理。

首先,追踪客户需求并不断满足。

追踪客户需求是企业营销工作的起点和工作重点,只有不断地有针对性地去满足客户的需求,才能取得他们的长期信任。

3、实施客户忠诚策略。

正确的忠诚目标客户就是那些愿意并且能够对会展企业忠诚,也能够为会展企业带来利润的客户。

参展商有很多类别，不同的参展商带给企业的利益是不同的。

比如,对于那些行业内有影响力、有价值的参展商,会展企业就应该尽可能地将其发展为忠诚客户和长期合作关系。

六、会展主办管理系统的功能与作用

会展主办管理系统全面涉及和管理会展服务企业的日常业务，可以有效地实现会展集团多办事处共同应用，多展会同时管理，分类管理参展商及观众等方面的数据，全面管理会展业务，使得大量的重复工作可以实现自动处理，防止客户数据因业务人员流动而流失，并可以直观地对展会过程进行有效管理，应用精确的统计数据辅助公司决策。

主办管理系统的作用主要体现在以下方面。

（1）实现体制创新

　　会展管理信息系统作为一种先进的管理思想和手段，它所改变的不仅仅是某个人的个人行为或表层上的一个组织动作，而是从思想上去剔除管理者的旧观念，注入新观念。

它能够帮助企业建立一种新的管理体制，能实现企业内部的相互监督和相互促进，并保证每个员工都自觉发挥最大的潜能去工作，使每个员工的报酬与他的劳动成果紧密相连，能迅速提高工作效率，节约劳动成本。

（2）智能辅助决策

　　会展管理信息系统有效地实现会展集团多办事处／子公司共同应用，多展会同时管理。

作为管理者，可以深入了解客户、市场和自己的业务绩效，能够实时了解公司各个子公司，各个部门，多个展会的业务运营状况；

随时了解公司的财务状况，有效控制招展进度等，洞悉经营，随需应变，从容面对每个重要决策。

会展管理信息系统可以帮助管理者将数据转化为知识、将知识转化为行动并使行动获得成功。

　　（3）业务流程自动化

　　会展管理信息系统改变传统企业需要应用行政等手段干预来规定业务流程，使用技术来简化和自动化现有的人工流程，要求一切事务流程都需要经由系统来操作，根据系统预设的流程工作，如此整个过程都可以进行规范有效地管理，实施过程监控，消除了中间冗余的环节，减少了浪费，避免了延误。

　　（4）整合企业内外资源

　　会展管理信息系统通过计算机网络将企业、客户、供应商及其他商贸伙伴集成起来，实现会展电子商务化，将原来分散的资源集中分析处理，全面整合企业内外资源，完成信息流、业务流和资金流的有效转移与优化。

充分利用因特网（Internet）技术及信息集成技术，将服务供应链管理、客户关系管理、企业办公自动化等功能全面集成优化，以支持产品协同商务等企业经营管理模式。

　　（5）降低信息安全风险

　　一切经营活动都在会展管理信息系统上运行，过程中形成的客户资源、文档、统计数据、业务经验等信息资源得以集中管理，加上完善的授权机制，降低信息安全风险。

如果没有一个高度集成的信息管理系统，企业会因为人员的流动等原因，导致信息资源流失而形成安全隐患。

　　（6）会展过程的策划

会展管理信息系统是一个面向管理的信息系统，除了基本的数据处理功能以外，更重要的是对会展的几个过程，如前期的策划、会前的准备、会中进程和会后等过程中的阶段性工作，利用策划模板给出各个阶段性信息，并允许会展的策划人员和组织人员对这些信息进行更新、添加和删除，成为半自动的工作模式，这种功能是会展管理人员和组织人员重要的工具。

（7）电子商务化

　　会展管理信息系统有很多功能可以通过因特网实现，如客户的网络注册、登记，通过网络进行预订、招商引资、客户关系管理等。

现在很多管理信息系统都移植到因特网上，通过Web形式构建会展管理信息系统，这种转变实际上就是电子商务化的标志。

　　会展企业在组织会展的过程中，需要与很多企业建立合作伙伴关系，为了充分共享资源，可以通过电子商务的外部网（Extranet）网络技术，将这些企业紧密地联系在一起，更好地利用和共享各个企业的资源和信息，为会展活动提供更加准确、及时、便捷的服务。

七、实践的目标及意义

实践是理论联系实际,应用和巩固所学专业知识的一项重要环节，是培养我们能力和技能的一个重要手段。

通过此次的实践，使我清楚的明白会展信息系统在会展发展中的重要作用，会展信息系统不仅仅可以提高人员的工作效率，供企业管理所需信息以支持企业的生产经营和决策的人机系统。

，现代化的会展管理者，信息系统已经是不可或缺的一部分。

企业在使用了现代化的管理信息系统之后，为企业带来了很大的优势，提高了企业的工作效率、优化了企业的业务流程、提高了企业的管理水平、完善了企业的经营模式、改善了企业的服务质量等，而且为企业带来了巨大的利益，可以提高企业自身的竞争实力。

在信息时代，会展企业建立一个完善的管理信息系统是必要的，这可以更好的管理好会展业务的正常运转，实现资源共享，更加灵活便利的处理各种问题。

在这个过程中，人和信息系统的关系是相辅相成的，信息系统在给我们带来便利的同时，也促进着会展行业的发展。