Doing business with Government DepartmentsHow Archives can establish trustWord下载.docx

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虽然不是复审的重点关注，但部分研究关注了重建、创建档案馆与其服务的维多利亚政府机构的关系，来更好地了解政府机构的需求以及就未来战略方向达成共识。

本文旨在分享一些重要的关系发现。

Background（背景）

LikemanyArchivesaroundAustralia,thePublicRecordOfficeVictoriahaslegislation2whichfirmlyplacestheArchiveinacentralrolewithintheinformationandrecordsmanagementspace.ThelegislativemandatealsogivesrisetoaformalisedrelationshipbetweentheStateGovernmentanditsagencies.Whilstthisroleallowsforthedevelopmentofrelationshipwiththeseagencies,theGovernmentServicesareawithinthePublicRecordOfficeVictoria（PROV）,foundthatovertime,theserelationshipswerebeginningtofalterandlackedcommitment.Thisledtonegativeimpactson:

和澳大利亚许多其它档案馆一样，维多利亚公共档案馆有相关法律，明确档案馆在信息和文件管理领域起核心作用。

立法授权同样也确定了与州政府及其机构之间的联系。

同时，这个角色也让维多利亚公共档案馆发现，随着时间推移，PROV与这些机构、政府服务部门的联系开始动摇且缺乏承诺。

这导致的负面影响有：

●growthwithintherelationship（abilitytotalkmorebroadlyaboutotheropportunities）

联系的增长（广泛讨论其他机会的能力）

●innovationinprocessorapproach（abilitytodiscussfeedbackandinnovation）

过程或方法的创新（商讨反馈和创新的能力）

●strategicdevelopmentswithinthesector（ideasandstrategy）.

部门战略发展（观点和策略）

During2010,andseeminglyunrelatedtothesechallenges,PROVbeganassessingthedirectionandperformanceoftheirVictorianElectronicRecordStrategy（VERS3）.Headingtowardadecadeofuse,andacknowledgingthechangesinthattimetothetechnologyenvironment,theprojectlookedtore-establishtheapproachtothemanagementofelectronicrecords.ThiswasknownastheVERSRefreshproject.

在2010年，看似与这些挑战无关，维多利亚公共档案馆开始评估他们的维多利亚电子文件战略的方向和表现。

朝着使用十年的目标，并且认识到这十年技术环境下的变化，这个项目着眼于重建电子文件管理的方法。

这也被称为VERS更新项目

Astheprojectgainedpace,itbecameincreasinglyapparentthattheserelationships,alreadyidentifiedaschallengeswithinPROV,wereinfact,crucialtoimbeddingafuture-proofedelectronicrecordstrategyforthenextdecade.

随着项目的跟进，这些早就被证明是维多利亚公共档案馆的挑战的关系，实际上对于嵌入未来十年不过时的电子文件战略来说，至关重要。

ProjectMethodology（项目方法）

TheVERSRefreshprojectteamdeliveredsevenspecificproductsasaresultoftheVERSRefreshproject:

VERS更新项目团队交付了七个特定产品作为该项目的成果：

1.VERSProblemStatement

VERS问题陈述

2.TheVictorianElectronicRecordsStrategy

维多利亚电子文件战略

3.StakeholderMeetingNotes

股东会议记录

4.CurrentStateReview

现行状态回顾

5.FutureStateOptions（Volumes1&

2）

未来状态选项（卷1&

2）

6.VERSFutureState

VERS未来状态

7.VERSImplementationPlan4

VERS实施计划

TogetherthesereportsbuiltacasefortheadvancementandrepositioningofVERSforthenextdecadeandrecommendedchangesacrossalllayersofthestrategyandit’scontext.

这些报告一起为VERS未来十年的发展和重新定位、以及贯穿战略层及其背景的推荐变化建立了系统框架。

Therecommendedchangeswereexpressedunderfivemajorstreams:

推荐变化主要来自以下五个方面：

1.TheVictorianElectronicRecordStrategyitself

VERS本身需要

2.PROV

维多利亚公共档案馆的需要

3.ProgramofWork

工作规划的需要

4.ImplementationApproach

实施方法的需要

5.WOVGGovernance

WOVG治理需要

FurtherinformationonthesereportsandthedirectionofVERSisavailableonthePROVWebsite5

.有关这些报告和VERS指南的更多信息请见PROV网站。

However,thefocusonbuildingtrustcamefromtheresearchthathighlightedtoPROVtheneedtofocusonbuildingrelationshipswithinGovernment,throughtheStakeholdermeetingnotesandCurrentStateReviewdocuments.ThiswasalsopickedupintherecommendedchangestoPROV.

然而，这些研究强调了PROV需要关注建立信任的问题。

在股东会议记录和现行状态回顾的文件中，都体现出了与政府建立良好信任关系的需要。

在给PROV的推荐变化也有提及。

KeyFindings（主要发现）

HighlightedintheVERSRefreshproject6wasthedifferencebetweentheGovernmentDepartmentswithwhichPROVdealsandPROVitself.Thesedifferencescanmakeorbreakarelationship,canhindercommunicationandcandriveawedgefurtherbetweenthearchiveandthegovernmentagency.However,whenacknowledgedandaddressed,thesechallengescanbecomepowerfultoolsintheestablishmentoftrustandrelationshipbuilding.Inparticular,ourlessonscanbeclassifiedaround4significantareas:

在VERS项目中重点强调的是与PROV相关的政府部门和PROV本身的差异。

这些差异可能建立或者破坏关系，可能会阻碍档案馆与政府机构的沟通交流，甚至扩大二者隔阂。

但是，只要及时意识到并合理解决，这些挑战可以转变为建立信任和建立关系的强有力的工具。

具体而言，可以分为下述4个重点领域：

●Linguisticsanddefinitions–forexamplewordswhichmanyArchivestakeforgranted,suchas

‘record’,‘disposal’,‘permanent’,‘temporary’,‘access’or‘digitalsignature’allhavedifferentmeaningsdependantontheuserandtheirworkingenvironment.

语言学和定义：

例如，一些在档案馆看来是理所应当的词汇比如‘record’,‘disposal’,‘permanent’,‘temporary’,‘access’or‘digitalsignature’，会取决于用户以及他们工作的环境而有不同的含义。

●Organisation’sculturalvalues–forexamplesomeDepartmentsareaction-orienteddepartmentsthat‘makeithappen’,versusthetendencyofsomeArchivestoresearch,ponder,debateandwanttogetit‘right’.

组织的文化价值：

例如一些部门是行动导向的部门，致力于完成某事；

而档案馆，则更倾向于去研究、思考、辩论，致力于把事做好。

●Leadershipstyles&

expectations,includingindividualpersonalitiestypes&

preferences–forexample,someleadersarecollaborativebynature,outgoing,networkers,whilstothersmaybeintroverted,researcherandacademictypes.

领导风格和期望，包括个性类型和偏好：

例如，一些领导天生协作型的、外向的，在关系网中工作的人；

而其他的可能是内向的，研究型、学术型的人。

●Mandates–forexamplesomeDepartmentshaveonly500staffandasmallmandatefortheirservicedelivery.ComparedtoPROV,thewholeofVictorianPublicSectormandateisfor230,000publicsectoremployees.

授权：

例如，一些部门只有500名员工，其提供服务只需简单的授权管理；

相比之下，维多利亚公共档案馆的授权管理则要对230,000名公共部门雇员负责。

LessonsLearnt（经验教训）

Over18months,theresearchconductedintheVERSRefreshprojecthelpedPROVidentifymanyopportunitiesforimprovingourrelationshipswiththeGovernmentAgencieswithwhomwework.

过去18个月，VERS更新项目的研究帮助PROV找到了许多机会来改善我们与共事政府机构的关系。

PROV’sexperiencehastaughtusthatthekeystoincreasingtrustandbuildingstrongerrelationshipsare:

PROV的经验告诉我们，增强信任和加强关系的关键在于：

●UnderstandingGovernmentlanguage（don’ttalkarchivalspeak,stayintheirworld,understandtheirneeds,theirlanguageandtheirbusiness）

理解政府语言（不要说档案用语，留在他们的世界,了解他们的需求、语言和业务）

●Understandingthekeycyclesingovernments（elections,caretakergovernment,parliamentarysittingdates）

理解政府的关键周期（选举、看守政府、议会在座日期）

●Addressingpainpointsfortheirbusinessneedsasopposedtosellingarchivalapproaches（talkaboutbusinesscontinuity,notpermanentrecords）

为他们的业务需求解决痛点，而不是销售档案方法（谈论业务连续性，不是永久性文件）

●Understandingpoliticalimpetus（whatisthepoliticalpressureontheirorganisationandhowcanwehelpandmaintainrelevancee.g.informationsecurity）

理解政治动力（他们组织的政治压力是什么，我们如何能帮助和维护与他们的相关性，比如信息安全）

●ShowingLeadership（givingthemdirectionwherethisisuncertainty,joiningthedotsinthecomplicatedworldofelectronicinformationandrecords）

表现出领导能力（当有不确定性时给他们方向，在复杂的电子信息、文件世界里将点连成线）

●Gettingawayfromtheendoftherecordcycle,andmovingtocreation.

离开文件周期的结束端，转到文件周期的形成端。

PROVhassuccessfullyembeddedmuchofthelearningwithinourworkprogramandoperatingapproach,andhavesoughttosharetheleaningsacrosstheArchive.

PROV在我们的工作规划和操作方法中成功融入了许多经验，并试图在档案馆全馆分享推广该学习经验。

Theoutcomeofthisnewapproachhasseenaterrificincreaseintrust,strongermorerobustrelationshipsandincreasedengagement.TheworkthatweareundertakingisnowbetteralignedwiththevaluesandtheexpectationsoftheGovernmentAgencies.Furthermore,wehavedevelopednewrelationships,withstrategicfocusandsupportthatweneverthoughtpossible.

结果显示，这个新方法对于增强信任、更稳健关系以及更多的接触交流都有非常明显的帮助。

我们现在正从事的工作，也与政府机构的价值和期望更契合。

此外，我们还在从未想过成为可能的战略重点和支持上开发出新的关系。

Whilsttherewillalwaysremainalevelofchallengeworkingwithinlegislativemandateswithagencieswhooftenhaveotherpriorities,theskillswehavelearnedhaveenabledustobridgethegapandbuildabrighterfuture.

虽然政府部门往往会有其他优先事项，与其工作仍然在立法授权方面存在挑战，但我们掌握的技巧能够使我们之间建立桥梁，建立更光明的未来。

DuringtheICAconferencein2012,wearepleasedtoshareourlearningswithotherArchivesandcollectinginstitutions,andwewelcomeyoutoalsojointheconversationbywayoffeedback,additionalkeyleaningsorsharingyourexperiencewithus.

在2012年ICA大会期间，我们很乐意与其他档案馆和收藏机构分享我们的经验，我们也很欢迎大家通过反馈、其他重要经验或与我们分享大家的经历等方式来共同交流。

Inconclusion,whilstourwordsofadviceareimportant,itpaystobearinmindthissayingbyGeorgeDavidMiller,that“Trustbecomessolidifiedwhenwordsareconstantlybackedupbydeeds”.

总之，虽然我们的建言很重要，但我们也应牢记乔治·

大卫·

米勒的名言：

“Trustbecomessolidifiedwhenwordsareconstantlybackedupbydeeds”（用实际行动说话，信任才能坚实。

）