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(一)基本概念
为规范我司IT资产管理,完善组织体系,明确IT资产使用各方职责,确保IT资产的可用性,提高IT资产使用率和完好率,防止因IT资产使用不当而带来的设备灭失风险和IT信息资产泄密风险,特制定本流程。
(二)用途和目标
本制度旨在通过规范的管理流程,对我司IT资产的库存、使用、维护到报废全生命周期进行科学管理,使IT资产处于最佳的技术状态,为我司的业务拓展提供最优服务。
(三)范围
根据《SHCH-08XXXXX资产管理办法》中IT资产分类,主要分以下几类:
1.固定资产类,指支撑业务运行的硬件设备资产,包括:
1)主机设备:
小型机、PC服务器、磁带库、磁盘阵列、其他主机设备;
2)网络设备:
集线器、调制解调器、路由器、交换机、加密机、光纤交换机、负载均衡器、防火墙、IDS入侵检测设备、其他网络设备。
3)桌面设备:
台式机、便携电脑、终端、专用微机、工作站、刻录机、ZIP驱动器、磁带机、扫描仪、各类打印机、绘图仪、触摸屏、液晶屏、投影仪、其他桌面设备。
4)其他电子设备:
服务器内存、机柜、机房监控系统、UPS不间断电源、机房精密空调、其他电子设备。
2.无形资产类,指支撑业务运行的计算机软件类资产,包括:
1)外购软件包:
包括公司采购的大型软件产品。
2)工具和平台软件:
包括Oracle数据库、中间件、开发工具、桌面工具等。
3)自主开发工具:
包括公司自行开发或者外包开发的软件系统及其补丁。
4)其他无形资产:
包括公司开发数据模型等,重要软件资料,及其他国家政策规定的其他无形资产。
二、流程详细说明
(一)资产验收流程
流程步骤
输入/触发条件
描述
输出/完成条件
角色
资产入库验收
无形资产采购入库前的验收
由库房管理员和采购申请部门检验所需入库无形资产的介质、版本、授权文件等相关文件。
对验收合格的设备由库房管理员准予设备入库。
对于验收不合格的设备,申请部门填写拒绝入库说明,并交供应商处理
《资产验收入库单》;
库房管理员;
设备采购入库前的验收;
设备调拨入库前的验收
由库房管理员和设备管理员检验要求入库的设备型号、规格、性能,注意检查入库设备的配件、不见、说明书和使用手册是否完整。
对于验收不合格的设备,设备管理员填写拒绝入库说明,并交供应商处理
更新资产信息表归还字段;
《设备损失说明书》;
设备管理员;
领用、借用设备归还前的验收;
借用人归还借用设备时,设备管理员应检查借用设备与接触时是否发生损坏、缺损,若无,则通知库房管理员准予入库。
若发生借用设备损坏、遗失、缺损,设备管理员应与借用人一起核定设备损失情况,由设备借用人填写设备损失说明交设备管理员签字后,经资产管理员审核,按照有关财务制度规定交财务部门处理,有责任人赔付损失。
(二)资产入库流程
设备入库
采购无形资产的入库;
库房管理员对符合入库条件的无形资产填写入库记录,由资产管理员审核后更新资产信息表
资产信息表
资产管理员;
无形资产停止使用的归还入库;
系统停用后,对系统使用的无形资产进行清理,对于可以继续使用的无形资产,由使用人填写入库申请单,由资产管理员审核后,库房管理员更新资产信息表
采购设备的入库;
调拨设备入库;
对符合入库条件的设备填写设备入库记录,由库房管理员将打印的设备入库单签字后,交财务部门作为“资产增加”的凭证。
借用、领用设备的归还入库;
对符合入库条件的设备填写设备入库记录,由库房管理员将设备入库,更新资产信息表
(三)设备申领/借用流程
提出需求申请
资产使用需求申请
申请资产的部门员工根据部门预算和工作要求提出资产使用需求申请。
注明资产规格(固定资产的型号、无形资产的软件名称、版本等),资产需求的理由。
资产需求申请单
需求部门/员工
需求部门领导审核
申请提出部门负责人对所提出的申请进行审核,如果同意则签字后报综合部审核;
如果不同意,则流程终止。
需求部门负责人签字后的设备需求申请单
需求部门负责人
系统运行部审批
签字的资产需求申请单
库存清单
系统运行部的资产管理员负责根据技术要求和预算对申请进行审核,予以签字确认。
如果没有问题,交予设备管理员处进行设备分发。
如果提出的申请不符合设备申领规则或暂无所申请的设备,则由系统运行部负责人在设备申请单上批注拒绝申领的意见后终止申领流程。
经系统运行部批准的设备需求申请单
系统运行部负责人;
资产分发
审批后的资产需求申请单
设备管理员根据流程从库房领取设备,协调运维人员将安装好的设备移交申请人,并取得申请人的签字确认。
资产管理员根据流程从库房领取介质,将其移交申请人,并取得申请人的签字确认。
在资产信息表中登记设备分发信息。
更新《资产信息表》领用字段;
更新《资产信息表》出库字段;
库房管理员
(四)设备维修流程
设备维护
设备管理员收到设备维护申请
由设备管理员负责对IT设备进行日常的维护、保养,并提供技术支持,以及联系售后服务
设备管理员在设备信息单中登记设备维护记录
设备管理员
(五)设备报废流程
提交报废申请
报废申请
每年资产管理员审核设备管理员提出资产报废申请。
设备报废申请单
资产管理员
申请审批
报废申请单
公司领导对申请进行审批,财务部、综合部进行审核。
如果通过,通知设备管理员进行实物处理;
如果不通过,则立即终止报废流程。
批准后的申请单
公司领导
处置资产
资产处置方案;
批准后的报废申请;
设备管理员和财务部、综合部相关人员一同对实物作报废处理。
设备管理员根据审批后的处置方案办理处置事宜,编制固定资产处置报告,说明处置过程和费用明细,由参与处置人员、公司财务部负责人签字确认。
库房管理员根据公司的设备处理签报办理已报废的设备出库手续,
资产处置报告;
更新资产信息表
设备处理收入账单
设备处理支出账单
设备处理过程证明材料,财务部、综合部的检查意见
财务部负责人;
作报废处理
财务部把该项资产做财务上的报废处理。
财务部;
无形资产报废
系统停用,导致所使用的无形资产进行报废申请
由运维团队确认系统停用后,对准备报废的无形资产进行统计,并递交资产管理员审核。
审核通过后,资产管理员对相关资料进行归档窗户里后更新资产信息表
(六)设备盘点流程
资产盘点
最新的资产信息表
由库房管理员协同设备管理员根据资产管理员要求每季度对库存设备进行盘点。
对库存设备的数量、状况等信息和资产信息表比对,给出库存设备差异分析
由设备管理员协同库房管理员根据资产管理员要求每季度对再用设备进行盘点。
对在用设备的数量、状况等信息和资产信息表逼对,给出再用设备差异分析。
由运维团队协同资产管理员对无形资产进行盘点和统计。
对无形资产的使用情况等信息和资产信息表逼对,给出无形资产差异分析。
资产管理员根据财务部要求启动资产盘点流程,并负责汇总各方面的盘点信息,生成资产盘点差异报告
库存设备差异分析;
在用设备差异分析;
无形资产差异分析;
资产盘点差异报告;
库存管理员
三、流程角色和职责
职责
确保资产管理流程的设计、实施及执行能够得到管理层的参与和支持;
整体上对资产管理流程负责,建立流程实施、评估和持续优化机制;
监督检查流程的执行,定期评估流程,制定流程改进计划;
审批资产变更的申请;
负责无形资产的验收、入库、领用/借用、报废工作;
负责维护《资产信息表》,并保证其正确性和完整性。
管理公司的在库设备,负责设备的出入库管理、库房设备核对、盘点工作。
负责公司计算机设备的领用、回收、维修和在用设备的盘点工作;
负责管理所有在用设备,保证在用设备的完好状态。
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