工人人事档案整理工作讲稿Word格式文档下载.docx

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经过取舍和分类、排序、编目，使档案精练、条理、规范，让人一目了然，方便利用，提高了利用效率。

2、完善内容，提高利用价值。

整理前要对缺少材料进行收集补充，整理中要对材料进行再次鉴别取舍，使工人人事档案材料齐全，内容真实精炼，达到完整、真实、条理、精炼、实用目，从而大大提高利用效率和价值。

3、便于保管，延长档案寿命。

工人人事档案经过技术加工和装订，使工人人事档案材料减少磨损，防止零散材料被抽取和散落丢失，便于保管和延长档案寿命。

四、工人人事档案整理工作中应注意事项

1、在整理档案时，严禁吸烟，确保档案安全。

2、不得私自涂改、抽去或伪造档案材料。

3、不得擅自处理或销毁档案材料。

4、加强对档案材料管理，防止丢失档案材料，不得泄露档案内容；

认真负责，耐心细致，防止褶皱或毁坏档案材料。

五、工人人事档案整理方式

现阶段工人人事档案整理方式包括立卷、补充和清理、全面整理三种。

1、立卷是针对一个新工人档案和未整过档案而言。

一个新工人，无论从学校毕业分配、招工或部队退伍，他们原来都有人事档案。

但无论内容编排，还是外在形式都与工人人事档案不一样。

因此，对一个新工人未整理过处于散乱状态人事档案，要将其整理成具有工人人事档案特色专门案卷。

2、补充与清理补充就是将收集到经过鉴别工人人事档案材料及时装订到工人人事档案中去。

要保持工人人事档案内容完整，补充装订材料就成了经常性整理主要内容。

补充整理往往伴随着对已归而不应归档材料清理。

清理是指按照有关文件规定，对工人人事档案内容进行认真复核，将不该存档材料撤出来。

清理工作政策性强，必须认真、严肃、准确无误。

凡是小规模补充续订与清理相结合整理，撤出材料在目录中该材料登记后面备注栏内都要注明何时因何原因撤出。

必要时经手人应签字盖章。

这种整理一般不再更换目录，也不要涂改或粘贴目录。

3、全面整理这种整理一般是根据上级要求统一布置，对时间和标准都有具体明确要求，而且是大范围。

要求档案袋、卷皮、目录、隔页纸（或类角）等格式、标准都统一。

这种整理包括了整理工作所有程序。

六、工人人事档案整理工作程序

鉴别→分类→排序→复制与技术加工→编写类别号、页码和目录→裁剪装订→验收入库。

第二节工人人事档案材料鉴别

工人人事档案材料在收集归档时已经进行过鉴别，但整理过程仍是一个鉴别过程，而且最为关键，我们要严格把好最后一关。

一、工人人事档案材料鉴别工作原则

1、鉴别工作必须严肃认真地进行。

就是说凡归档材料，都要符合有关规定精神和原则，不能随心所欲，任意取舍。

2、鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义观点，具体问题具体分析。

应根据形成材料历史条件、材料主要内容、用途，及其保存价值确定材料是否归入档案。

因为工人人事档案材料形成部门、时间及反映干部情况不同，也就决定了每份具体材料取舍不可能都在有关文件规定中找到答案。

文件规定只是原则性，且工作中还会出现新材料需要研究认定是否收集归档。

因此，既要对材料内容及形式进行认真细致综合分析，又要联系材料形成历史条件来判断每一份材料价值，决定材料取舍。

例如，鉴别工作强调凡归档材料必须手续完备，但对以前一些代表组织材料只有个人签字，而现在又无法再补办手续，对这些材料就不能强求一致。

再如，“文革”期间形成审查材料，绝大部分无限上刚、污蔑不实，但也有一些材料能在一定程度上反映个人实际情况，具有一定保存价值。

特别是一些年代久远材料，看似没有什么实质内容，但它上面填有一些其它材料没有重要情况，这就有了保存价值。

对这部分材料就不能一律剔出。

二、工人人事档案材料鉴别方法

1、鉴别文件材料是否属于工人人事档案材料

一般说来，凡是记述和反映工人经历、思想品德、业务能力、工作表现和实绩文件材料应归入工人人事档案。

我们在整理中文件一般不归档，对奖励、处分、评定岗位技能等如果没有或确实已找不到审批表则可用文件代替。

2、判定材料是否属于所管工人档案

这一条主要是针对重名情况，据我所知省局、濮阳局所管档案就有重名。

3、判定材料是否处理完毕

比如入党志愿转正审批栏空白，就要退回党委。

4、审查材料是否完整、齐全

对近期形成材料如学历材料、入党材料等一定要齐全，否则要追要。

5、审查材料是否手续完备

要看材料时间、签名、盖章等手续缺不缺。

6、判定材料是否重复

第三节工人人事档案材料分类

一、分类方法

分类是整理工作中最为关键一步。

拿起一份材料，如何判断它归第几类，一般来说有三种方法。

1、按材料标题分类

在正常情况下，材料标题是判断其所属类别标志，这种命题分类法是分类中最常见一种，它是建立在材料正规，标题和内容相符基础上。

不适用于历史上形成不标准工人人事档案材料。

2、按材料内容分类

由于一些客观原因，有些材料标题和内容不一定相符，就根据其内容判断其类别。

3、按照材料形成与内容特点分类

工人人事档案材料既有工人个人形成，也有组织上形成。

既有表格，也有书面文字材料，它们所反映工人情况角度也不同。

这些内容上、形成上特点也可作为分类上一个线索。

二、现行材料分类及需注意问题

现行工人人事档案内容划分为六个大类。

第一类工人履历表（书）、简历表，招工、录用材料，军人入伍、退伍安置材料，技校招生、分配材料，临时工招选、集体工调转劳动合同制工人材料，再次就业、恢复公职材料，劳动合同、调动转移材料。

说明：

兵役登记材料、报到证（介绍信）也放在第一类。

第二类转正定级、工资调整、保险福利待遇材料。

第三类体检表及工伤证明、职业病病情材料。

第四类学历、学绩、培训材料，革新发明、技术考核、评定岗位技能材料，招聘、聘干、职称评定材料。

第五类参加中国共产党、共青团和工会材料。

中国共产党入党志愿书，入党申请书（1—2份全面系统）和转正申请书，入党政审材料，中国共产党党员登记表，不予登记决定、组织审批意见及所依据材料；

民主评议党员中形成组织意见或党员登记表，认定为不合格党员被劝退或除名主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格组织意见；

中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，入团政审材料，团员登记表，退团材料；

加人民主党派有关材料；

加入工会有关材料。

1、未批准或未转正以及取消预备党员资格入党志愿书，由工人所在单位党组织保存，不能归工人人事档案，已归档应取出来。

2、“文革”中恢复党员组织生活登记表，审批表应撤出销毁。

3、凡被开除出党，其入党材料仍保留在该类，但必须在志愿书封面上注明，何时由何机关开除出党。

第六类鉴定、考核、考察材料，奖励、处分材料，终止、解除劳动合同或辞退材料，辞职、停薪留职、退休退职材料

其他可供组织参考有保存价值材料：

荣军登记表、民事纠纷判决书、军人结婚报告、离婚结论材料、独生子女审批表；

有参考价值思想总结汇报材料；

工人逝世后报纸报道消息或讣告、悼词（生平）；

非正常死亡调查报告及有关情况遗书等。

三、分类步骤

拿到一份档案，第一步把零散材料分好类，第二步在把原来拆开进行分类。

第四节工人人事档案材料排序

分好类以后，对各类材料进行排序。

一、工人人事档案材料排序基本形式

1、按材料形成时间先后顺序排列：

第一类、第二类、第三类、第四类、第六类。

2、按材料内容主次顺序排列：

第五类。

二、复杂排序方法

第五类党团等材料排序方法

党团材材料可按入团材料、加人民主党派材料、加人中共材料、中共党员登记表顺序，并根据各部分材料内容主次关系进行排列。

入团志愿书排在入团其他材料之前；

入党志愿书应排列在入党其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

证明材料排序方法：

入党证明材料社会关系方面，如材料较多，为查阅方便，应安关系远近来排序。

如：

父母、岳父母、兄、弟、姐、妹、伯父、叔父、内兄、内弟等。

如果严格按照时间顺序排列往往把—个人情况材料分成几部分，就不利查阅。

另外对后续学历材料其报名表与毕业生登记表放在一起。

第五节工人人事档案材料复制

与技术加工

一、工人人事档案材料复制

复制范围

鉴于复制耗资费力，故从严控制复制范围。

一般来说，复制重点应放在2个方面：

（1）材料重要，但因制成年代久远，已出现字迹消褪材料。

（2）材料重要，但用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔书写或复写字迹很快会消退材料。

2、复制方法

（1）复印只要原件字迹清楚，就可用复印机复印。

（2）打印打印适用于一切文字材料。

（3）抄写条件不具备时可抄写。

（4）手描手描要注意保持档案材原貌。

（5）还有扫描和摄影等方法，但费用高，不利装订。

二、技术加工

为了便于装订、保管和利用，延长档案材料寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱材料，应进行技术加工。

其主要方法有：

1、对超出16开规格档案材料，在不影响材料完整和不损伤字迹前提下，可酌情进行剪裁或折叠。

2、对破损、折皱、太薄和小于16开规格档案材料要进行裱糊。

3、对过窄或未空出装订线档案材料，要进行加边。

4、拆除档案材料上大头针、曲别针、订书钉等金属物品，以防氧化锈毁材料。

第六节工人人事档案材料登记、

装订与验收入库

一、编写顺序号、页码和填写目录

1．顺序号、页码编写

顺序号包括类号和份号。

类号是指对归档材料所划分六个大类号；

份号是每类里面各份材料排列号。

顺序号编写用铅笔，标在每份材料右上角。

1—1、l一2……，指第一大类，第一份、第二份…。

在目录表上类号用汉字一、二……十表示，单独占一行；

份号用阿拉伯数字依次排列。

目录表上份数栏填写，除含有复制件、附件等外，一般都是填l份，而非材料份数流水号。

目录表中页码一栏，是填每份材料所含页数，而不是每类材料总页数或流水号。

页码编写与图书一样，每面一页，每份材料一个总页数，有内容和表格（或空格）计算页数，衬纸不算页数，有封面材料，封面不编页码。

页码编写在每份材料右下角和左下角。

用铅笔编写。

目录填写时，各类材料之间要留出适当空格以备后续。

2、材料名称登记

材料名称即材料标题，它是文件材料内容和特点反映和高度概括，登记材料名称必须名符其实，文题相符。

材料标题不长应登记全称；

材料标题过长，可适当简化；

无题目或文不对题应根据材料主要内容拟定题目。

简化或拟定题目必须确切反映材料主要内容或性质特点，简化或拟定标题只在目录上登记，并作标记，不在材料原件上写出题目。

凡是新拟或修改标题，在目录上都用[]号括住。

3、证明材料登记

登记证明材料名称，即要简明扼要，又要反映主要内容，不能简单地只写“证明材料”几个字。

如果证明材料较多，为使反映问题集中，应将其区分为“家庭出身”、“本人历史”、“社会关系”等若干小类别，要直接写谁证实，或谁对谁证实。

如在“家庭出身”证实中，可用“×

×

大队对×

证实”、：

“×

对其父证实”等形式；

证明材料较少，不用区分不同问题，应写清楚谁证实什么问题，如“×

大队对其家庭出身证实”、“×

对其父证实”等。

4、材料制成时间登记

材料制成时间，一般采用材料落款标明最后时间。

复制材料采用原材料形成时间。

在目录上填写时问应当填全年、月、日，一律用阿拉伯数字，如1972（年）10（月）26（日），不能只填72（年）10（月）26（日）。

装订

装订成册是将零散工人人事档案材料整理成专门案卷最后一道工序。

其主要工作有：

1、核对目录与材料是否一致。

2、整齐裁齐。

3、打孔。

4、订卷。

5、填写卷面姓名。

三、验收入库

工人人事档案验收是工人人事档案管理人员在工人人事档案装订成册以后，对工人人事档案进行全面审核一项重要工作，也是保证工人人事档案质量最后一关。

因此，工人人事档案管理部门必须高度重视，要指定专人认真做好这项工作。

一般来讲，检查验收主要内容包括以下几方面：

1、材料鉴别是否正确。

2、材料分类、排列是否准确合理。

3、历史遗留阅题是否得到妥善处理。

4、归档材料是否符合有关要求。

5、近期形成工人人事档案材料是否全部归档。

6、目录登记是否符合要求，是否编写了顺序号、页码。

7、目录与档案内容是否相符。

8、所有金属物是否彻底清除。

9、技术加工是否认真仔细，符合要求。

10、装订是否整齐，有无掉页未装材料。