行政办公室操作实务Word文档格式.docx
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3、做好组织计划工作,综合情况,研究政策,积极提出改进工作的意见和建议,为领导提供决策依据,当好领导的参谋和助手。
4、根据领导的意图,组织安排好各种会议,并督导会议精神的贯彻、落实。
5、组织秘书草拟各类文稿,并负责文稿的审定。
6、主动与经营部门保持经常性联系,掌握经营情况,组织拟写《经营月报》,适时向公司董事会成员和各方股东通报情况。
7、根据酒店工作安排和领导的指示,负责组织对重点工作进行调查研究,并及时口头或书面向领导汇报。
8、负责办公室工作安排,制定、修订办公室的工作制度。
负责所属人员的调配,对其进行思想教育,组织业务培训,抓好监督、检查、考核工作。
9、检查办公室人员考勤、工资、奖金、劳保福利用品的发放。
10、负责对外联系,处理好酒店与各级政府部门和社会各界的关系。
11、组织所属人员做好《海天报》编辑、行政管理和卫生防疫等工作。
12、完成领导交办的其它工作。
【任职资格】
性别:
男女不限学历:
大专以上
工作经验:
(1)具有五年以上行政管理工作经验;
(2)具有较高的政治素养,有强烈的事业心和责任心;
(3)熟悉酒店管理和接待服务工作;
(4)掌握国家、地方的政策、法规;
(5)具有较强的语言文字能力,可撰写公文和报告;
(6)具有一定的组织协调和整体控制能力。
体能要求:
身体健康,无传染性疾病
知识技能:
(1)掌握酒店管理专业知识;
(2)具有文秘学、社会学、管理学等方面的知识;
(3)熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准。
(二)总经理秘书
行政办公室主任
市各有关部门
为总经理服务,按时完成领导交办的各项工作任务。
1、记录总经理的指示,打印、复印各种文件、资料和信函。
2、按总经理的意图撰写信函、电报、电话稿件,写好并核对无误后,交总经理签署、发出。
3、拆阅和处理总经理的文电、信函,并进行分类整理。
4、对总经理批阅后的内、外部文件及时上传下达,并定期归类整理、装订成册。
5、参加总经理办公会议和行政会议,做好会议记录并检查议定事项的贯彻、执行情况,及时了解和反馈信息。
6、及时承办各部门递交总经理批阅的请示、报告等,并按批示的意见及时处理。
7、加强与各部门的联系,掌握经营管理和服务情况,以便迅速答复总经理查询。
8、汇集各部门的营业报表以报总经理审阅。
9、经常向行政办公室主任汇报工作。
10、完成总经理、行政办公室主任临时交办的其它工作。
(1)具有一年以上酒店管理工作经验;
(2)掌握秘书工作技能,熟练使用各种办公软件;
(3)熟悉行政办公室及各部门业务特点和部门之间的关系;
(4)熟悉酒店各部门的业务活动情况,能准确反映情况;
(5)有较强的判断、理解及表达能力;
(6)有一定的协调能力,善于与同事保持良好的工作关系。
(1)具有丰富的酒店业务知识和管理知识;
(2)具有文秘学、社会学、管理学等知识;
(3)熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准;
(4)外语水平达到酒店标准A级。
(三)秘书
为领导服务,及时完成各项工作任务。
1、在行政办公室主任的领导和组织下,草拟酒店工作计划、总结、报告、简报、董事会文件及其它公文。
2、根据办公室主任的安排,组织并参加酒店召开的大型或专题会议,并做好会议记录,写出纪要,催办会议决定事项的落实,做好信息反馈工作。
3、负责外联和宣传工作,与媒体和各协会保持联系。
4、根据酒店领导的指示和办公室主任的要求,办理须上级或政府部门批准的项目审批手续。
5、办理营业执照年检。
6、负责酒店大事记的收集、记载。
7、负责酒店的报刊征订和字画交接。
8、完成领导交办的其它工作。
(四)兼职训导员
行政办公室主任、质量管理部主任、培训部主任
培训部、质管部、各部门训导员、部门各级人员
负责协助行政办公室主任负责协调部门经理在部门内贯彻、实施酒店培训体系、质量体系、确保酒店培训体系、质量体系的有效运行;
负责部门员工培训、质量管理工作的监督、检查、组织、协调;
作为沟通上下级的渠道和纽带,对培训体系、质量体系的保持和改进起参谋作用。
1、根据公司的培训计划、质量活动以及部门的经营情况、员工素质,制定部门的中、长期培训计划和年度质量活动方案,并组织实施。
2、接受部门经理、培训部主任、质管部主任的指示,负责本部门质量标准、质量文件、操作标准、管理制度及相关业务知识的培训。
3、根据培训计划和质量检查标准,负责部门各项培训计划的落实和质量体系运行的监督、检查工作。
4、协调和配合各岗位开展培训活动,监督和控制各岗位培训活动的进展情况。
5、定期检查部门员工执行酒店标准、制度的情况,发现问题及时提出整改意见、开展针对性的培训,并对纠正预防措施的实施效果进行跟踪、验证。
6、负责部门工作质量、服务质量、日常培训的监督、检查,编写每日检查记录,形成绩效考核资料。
7、负责收集部门宾客信息,并按照《宾客信息管理系统》的要求对收集的宾客信息进行统计、分析、开发、利用及做好客户档案的管理工作。
8、与部门各岗位管理人员密切配合,在部门内推行管理的PDCA循环活动,实现部门工作的持续改进。
9、参加酒店人员培训、质量管理方面的分析会议,及时、全面的了解酒店在培训、管理方面的新思路、新动态。
10、定期收集部门培训体系、质量体系运行记录的收集、分类、整理和保管工作。
11、负责承接外来人员业务培训的接待、联系及实施,确保外来人员业务培训的质量和培训效果。
12、适时征询员工对质量管理、人员培训方面的意见、建议和要求,向部门、酒店反映,并及时向员工传达和解释领导关于质量方面的方针、政策和意图。
13、按照酒店的要求负责本部门各岗位工作程序、操作标准、管理制度等方面文件的编写、修订及相关组织、协调工作。
14、完成部门经理、培训部主任、质管部主任交办的其它工作和任务。
高中以上
(1)具有两年以上酒店管理工作经验;
(2)了解工作部门设备设施、服务功能及各岗位工作状况;
(3)具有员工培训、质量管理方面的工作经验。
身体健康
(1)接受过酒店管理方面的专业知识培训;
(2)熟悉并掌握本部门各岗位的职责、程序、标准;
(3)熟悉并掌握有关质量标准、酒店质量文件;
(4)具有较好的文字处理能力和语言表达能力;
(5)外语水平达到酒店标准B级以上;
(6)熟练使用计算机,熟悉各种办公软件的操作。
其它:
勤奋好学、品行端正、作风正派、原则行强。
(五)文书
市委市府办公厅、市侨办、市旅游局
1、负责上级文件、酒店内部文件及经营报表的送阅、呈批、传递。
2、负责接听和转接领导电话,处理领导文电、信函等。
3、负责董事会成员、股东和酒店领导来客的迎送、接待,做好礼品、纪念品的准备,飞机、车票办理与报销等工作。
4、负责编排酒店夜班、节假日部门经理值班表。
5、负责办公室资产管理及物品采购计划的拟订。
6、负责领导报刊、资料的整理。
7、负责酒店传呼机、电池、胶卷等日常办公用品的管理。
(六)《海天报》主编
行政办公室主任兼《海天报》副总编
《海天报》编辑
各部门
新闻单位、出版局、新闻出版处、报刊协会、印刷单位、同行等
负责《海天报》的采编、印刷及对外交流等工作。
1、加强内部建设,努力提高采编水平,使《海天报》成为企业文化的重要组成部分。
2、策划、编排每期《海天报》。
3、负责酒店重大活动的采访,并对基层的经营、培训业务进行报道。
4、负责及时对外报道酒店重大活动,树立企业的良好形象。
5、负责组织对《海天报》通讯员的培训。
6、兼任青岛市侨办系统的信息员及《中国名酒店组织》会刊的通讯员。
7、负责报纸的对内发行以及对外与兄弟单位的交流,参加中国旅游报刊协会和中国旅游饭店协会定期组织的年会,促进相互之间的交流。
(1)觉悟高、作风正派并有三年以上报刊编辑工作经验;
(2)有较强的写作能力和文字处理能力;
(3)熟悉酒店各部门业务特点及部门之间的关系;
(4)工作积极主动,表达能力强,善于处理各种人际关系。
(1)熟悉报刊编辑专业知识;
(2)具有酒店管理与服务业务知识;
(七)行政管理员
直接上级:
内部联系:
各部门员工
外部联系:
市有关行政管理部门
负责酒店行政管理事务,酒店员工自管房上市手续的核查、办理,档案管理及店外单身宿舍的日常管理等工作。
1、负责办理酒店自管房产权变更等有关事宜。
2、负责住房公积金、住房补贴等事宜。
3、负责酒店自管房和员工住房上市等有关手续的办理。
4、负责酒店员工宿舍的档案管理,对酒店员工宿舍的维修、维护提供帮助。
5、负责酒店员工宿舍的管理。
6、负责对员工更衣橱和劳保用品管理员及美容美发师工作的管理。
7、负责公司有关行政事务。
男女不限学历:
大专以上
(1)具有二年以上酒店管理工作经验;
(2)有较强的公关协调能力;
(3)社会经验丰富,善于处理各种纠纷;
(4)熟悉国家、省、市有关房产及房改的政策、法规;
(5)了解有关行政审批事项的申办程序;
(6)工作认真细致,办事果断稳妥;
(7)熟练使用计算机。
身体健康、无传染性疾病
(1)具有酒店服务一般知识;
(2)掌握与酒店有关经营活动的行政法规;
(3)具有房产管理知识;
(4)熟悉本部门各岗位的工作职责、程序、标准。
(八)员工更衣橱和劳保用品管理员
行政管理员
负责员工更衣橱的管理服务工作和劳保用品的计划与发放工作。
1、负责员工更衣橱的管理,做好更衣橱的分配、调换工作。
2、负责员工劳保用品的计划、发放工作。
3、完成领导交办的其它工作。
女学历:
职高以上
(1)具有三年以上酒店后勤服务工作经验;
(2)具备酒店劳保用品的计划、管理能力;
(3)熟悉各部门业务特点;
(4)工作热情主动,责任心强。
(2)具有员工福利基层管理知识;
(3)熟悉本岗位的工作职责、程序、标准。
(九)美发室理发师
负责员工美发服务工作。
1、对理发技术精益求精,按员工要求精心修剪。
2、按卫生防疫站的有关规定对理发工具经常消毒,毛巾、围布一客一更换;
使用专用工具为患有皮肤病的员工理发。
3、随时清理工作场地,保证室内清洁卫生。
4、及时维修保养好设备设施及工具,保证其使用方便、运行完好。
5、按实际需要申请购置理发所需物料和器具,做好月消耗统计及成本核算工作。
6、员工至上,做到来有迎声、去有送语,交谈时声音适中有礼貌,为员工提供优质理发服务。
7、完成领导交办的其它工作。
男学历:
(1)三年以上理发工作经验;
(2)熟悉理发、染发、烫发程序,技术娴熟。
(1)具有酒店服务、理发按摩专业知识;
(2)熟悉本岗位的工作职责、程序、标准。
二、工作程序与标准
(一)公司董事会及酒店大型会议安排的工作程序与标准:
程 序
标 准
1、会前准备
确认会期、时间、地点、内容;
发出会议通知;
准备会议材料;
预定会议室;
安排会议日;
准备文件袋、笔记本等;
会议横幅印制、桌签、座次安排;
开会前一天检查会场。
2、参加会议
1提前到会。
2发放会议文件及资料。
3做好会议记录。
4协助会议中心做好会议服务工作。
5草拟会议决议、纪要等。
3、会后工作
1印发会议决议、纪要等;
2会议精神传达后收集情况,写出简报。
(二)董事会成员、股东来店及公司领导来客接待的工作程序与标准:
标 准
1、接待准备
1确认来店客人名单、航班(车、船)时间;
2安排好客人食宿;
3确定VIP待遇,在客房摆放鲜花、水果、领导名片;
4客人抵达前检查准备情况;
5准备礼品、纪念品。
2、迎接
1确定并通知领导前往迎接;
2安排迎宾,通知领导在大堂迎接;
3送客人进房间。
3、接待
1向客人报告接待安排;
2引导客人进餐或娱乐;
3安排客人参观。
4、送行
1为客人办理机(车、船)票;
2确认客人离店日期和时间;
3请酒店领导按时在大堂等候或前往送行。
5.后续工作
收取客人机(车、船)票据并办理报销。
(三)文件打印的工作程序与标准:
1、审批
凡以酒店名义上报、下发的文件或以董事会名义发往各股东的文件等,均由拟稿人填写《发文稿纸》,连同原稿一并报主管领导审批。
2、打印
1发稿批准后,视其重要程度由打字员统一编号、登记;
2打印时尽可能做到无错漏,文本清晰,排列整齐;
打印完毕及时通知起草人校稿,按照起草人校对后的草稿修改定稿;
3印好后通知起草人取回定稿。
3、存档
定稿留一份存档,同时将打印的文件存放在电脑中专门目录保管;
每周须做一次软盘拷贝,并将需保存的文件在拷贝软盘上标明文件名后,入档案柜保管。
(四)复印文件、资料的工作程序与标准:
1凡复印酒店内部文件或资料,复印人需持部门经理签字的复印单到机要室复印;
2密级性文件、资料不准复印,确需复印的,须经领导签字批准。
2、复印
1按复印单审批的份数进行复印;
2复印完后,注明实际份数、纸型、经手人,月底汇总报财务部记入各部门费用。
(五)收文的工作程序与标准:
1、收文
主管部门随信函发来的文件、接上级部门通知领取的文件、各部门参加会议带回的文件均纳入收文范围。
2、登记
1收到文件后于当日在收文本上登记,写明来文编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关等;
2填写文件传阅单,附在文件封面上,带密级的文件单独编号。
3、传阅
1文件登记后放入文件传阅夹交行政办公室主任(急件放在上面,并标上记号);
2行政办公室主任审阅后,在文件传阅单上写明建议和“请领导批阅”以及签阅日期后,呈酒店领导传阅;
3急件或重要文件,须在第一时间送行政办公室主任签阅,必要时应送董事长或总经理签阅意见;
4密级文件须交领导手中,并做好传阅记录。
4、批示处理
1文件返回后翻阅每份文件传阅单,检查领导批示;
2有批示的按批示办理,并在传阅单上注明处理结果及日期,做到传办及时,催办有结果,防止积压误事;
3无批示的文件按类别归档;
4上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回,并办理相应手续。
(六)发文的工作程序与标准:
1、发文范围
1以合营公司名义上报下发的文件;
2发往董事会成员及各股东的文件及财务报表;
3以酒店领导名义发出的信函。
1将要发出的文件须在发文登记本上登记,并注明时间、发往单位、内容提要及份数;
2检查文稿是否加盖公章或负责人签字。
3、发送
1文件经领导签发后,须在两天内发出;
2急件用“航空”发出;
3重要文件须挂号发出;
4底稿、正式文稿、批件归档,年终统一立卷。
(七)印鉴管理的工作程序与标准:
1、保管
公司印章由机要室专人保管,未经领导批准,印章保管人不准委托他人代管或携带出办公室使用。
2、审批
以公司名义对外行文、签署的合同、协议书均须董事长或执行董事、总经理签字后方可盖印;
介绍信、各种报表、信件等盖印须经申请部门经理签请印单后方可盖印。
3、要求
印迹清晰,位置合乎要求,盖印后须做好印章使用记录;
酒店刻制公章须经董事长批准,并留印模存查;
作废的公章须及时收回封存。
(八)行政介绍信管理的工作程序与标准:
因公出差、联系业务等需出据介绍信的,须事先由部门或个人提出申请,由部门经理审阅同意后,送行政办公室主任审批。
2、开信
机要人员按申请所示地点、时间、联系单位、事由填写介绍信后,加盖公章,并做好登记。
介绍信上的字迹须清晰,公章须清晰地盖在指定的位置。
3、其它
严禁开具空白介绍信,特殊情况需要空白介绍信时,须经公司领导批准。
(九)BP机的申领与管理的工作程序与标准:
1、申请
1由使用部门提出书面申请;
2申请中须写明所需岗位、原因及申领数量;
3使用部门的经理须在申请上签字;
4使用部门须将申请上报行政办公室主任审批。
2、发放
1行政办公室主任审批后方可将BP机发放给使用部门;
2使用部门要明确使用人或使用岗位,并在发放单上签字;
3行政办公室通知总机开通BP机号码。
3、管理
1如使用人发生工作变动,须将BP机交还行政办公室;
2如使用部门因内部工作需要调整BP机使用人,调整前须报行政办公室同意;
3如BP机损坏,使用者须及时向本部门经理报告,填写维修单,送工程部修理;
4如发生BP机丢失或由工程部鉴定不能修复的,使用部门须书面向行政办公室报告,由行政办公室视情处理;
5由于个人原因丢失BP机的,须按值赔偿;
如需修理,按所需修理费收取费用,将赔款交财务部,收据交行政办。
(十)《海天报》编辑出版的工作程序与标准:
1、拟订提纲
明确报道主题。
2、采编稿件
及时、深入、全面反映酒店经营活动的各个侧面。
3、版式设计
各版侧重点不同,但整体要严肃、活泼,加强知识性、趣味性。
4、领导审批
出版内容须经领导进行审查,确保正确的舆论导向。
5、激光排版及核对
确保文字差错控制在万分之二以内。
6、印刷发放
除内部发放外,同时发至上级、业务主管部门和有关酒店。
7、总结提高
由总编主持,每月开一次编辑部会议,总结每一期出版经验,取长补短,不断改进,使《海天报》越办越好。
(十一)员工美发室服务的工作程序与标准:
1、迎接客人
礼貌地欢迎客人,请客人入座。
2、修剪
按照客人要求的发型、发式进行修剪,做到前后对称、两边相等、层次均匀、厚薄适中。
3、清除发渣
修剪完成后,将客人头上、身上的发渣清除、清洗干净。
4、送离客人
向客人致意,礼貌地送客人离开。
5、登记
将客人姓名、部门、理发时间等做好登记。
三、质量记录
(一)《发文登记表》
发文登记表
青岛海天大酒店有限公司
编号:
序号
文件编码
文件名称
受控编码
收入日期
发文部门
备注
(二)《收文登记表》
青岛海天大酒店有限公司收文登记表
编号:
- 配套讲稿:
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