采购管理手册Word文件下载.docx
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负责汇总编制公司采购预算、计划,报总经办批准后,下达各职能部门执行;
及时转发总经办的有关管理规定及相关采购信息;
审核各职能部门申报采购的相关资料,确定资金来源;
复核采购支付申请,办理相关资金支付;
根据采购合同和验收证明以及国家统一的会计制度,进行账务处理;
定期与供应商沟通并核对采购业务执行和结算情况。
(3)各职能部门
负责申报本部门的采购预算建议数,依据内部审批下达的采购预算和实际工作需要编制采购计划;
进行采购需求登记,提出采购申请;
对采购项目的中标结果进行确认,并根据成交通知书参与采购合同的签订;
对采购合同和相关文件进行备案;
提出采购资金支付申请。
4.流程划分
(1)实物资产采购:
涉及实物资产采购预算编制与审批、采购计划编制与审批、采购的申请与审核、采购方式选择、采购合同签订、验收与付款等。
(2)服务采购:
涉及服务采购预算编制与审批、采购计划编制与审批、采购申请、采购方式选择、采购合同签订、验收与付款等。
5.不相容职务分离表
业务环节
业务职能
采购预算编制
采购预算审批
采购计划编制
采购计划审批
招标文件编制
招标文件审批
采购验收
采购物资保管
货款支付申请
货款支付申请审批
采购预算与计划
X
招标管理
X:
表示相互冲突的职务
6.控制矩阵
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
实物资产采购
采购预算编制不合理,未根据公司实际需求和相关标准规定编制采购预算,导致资产闲置或不足,资金浪费,甚至违反国家有关规定。
合理保证资产安全和使用有效
各职能部门每年底提出下一年度采购需求并提交财务部,财务部结合年度资金情况、各职能部门现有资产使用情况、报废年限等事项进行计算平衡后编制下一年年度预算,并将年度采购预算上报公司相关负责人或集团总部审核批准。
各职能部门、财务部
发生时
采购管理制度
年度预算及批复
公司未按照已批复的预算安排政府采购计划,采购计划不合理或未经恰当审批,可能导致采购执行混乱。
有效防范舞弊和预防腐败
各职能部门在采购预算指标批准范围内,定期提交本部门的采购计划,采购管理部门对采购计划的合理性进行审核,财务部就采购计划是否在预算指标额度之内进行审核,如有需要,上级有关部门进行审核。
采购计划
采购、资产管理和预算编制部门之间缺乏沟通协调,导致采购活动与业务活动相脱节,出现资金浪费或资产闲置等问题。
公司建立预算编制、采购和资产管理等部门之间的沟通协调机制,实现部门之间的信息共享,确保预算编制部门及时取得和运用于采购预算编制相关的基础数据和重要信息,有效汇总平衡预算建议数,提高采购预算编制的规范性和科学性。
采购管理部、资产管理部、财务部
采购需求申请审核不严格,需求参数不公允,导致采购的货物质次价高等问题。
资产采购需求部门,以批复的预算指标和采购计划为依据,提出采购申请,在申请文件中列明采购项目名称和采购金额,资金来源,采购项目分类等要素。
资产采购申请单经需求部门负责人审核后,逐级上报审批。
采购需求部、采购管理部
采购申请单
未选择合理有效的采购组织形式和采购方式,出现采购行为违反国家法律法规或公司规章制度,可能受到有关部门的处罚造成资产损失。
采购资产须严格按照国家及行业的有关规定及公司的相关制度等,对须以招标方式采购的物资、设备严格实行招标程序,货物集中采购由采购管理部门委托采购中心代理采购。
如因实际情况确需采用其他方式,如竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等,需提供选取其他方式的理由和依据,报采购监督管理部门审核通过后执行,并将相关资料送至采购监督管理部门备案。
资产管理部
招标文件
未明确规定需招标的采购业务范围与招标的业务流程,不利于控制公司的采购成本、保证采购物资质量。
制度中明确规定采购业务范围及招标的业务流程。
如果自行采购,需各部门提出采购招标申请,参加招标文件的编制,负责其中的技术文件和评分标准的编制工作;
采购招标申请报至采购管理部门后,由采购管理部门审核并成立招标小组负责对招标书的制定、修改、答疑工作,以及组织对潜在投标人进行现场勘察。
如委托采购代理机构,采购管理部门从公司规定的采购代理中选择采购代理机构,将本次采购的采购需求标准及相关资料交给采购代理机构,由其制作招标文件,招标文件完成后需经需求部门负责人、采购部门负责人及财务部审核审批无误后交由代理机构。
采购管理部
招标过程文件
未制定完善的采购评标流程,可能导致评标过程流于形式,出现可能的舞弊行为,造成公司资产损失。
采购管理部门根据实际的招标需要,组织相关部门负责人组成评标小组,必要时委托招标代理机构。
评标小组根据需要制定适当的评标方案,进行评标工作,明确评标方法、程序、中标条件及原则,保证评标工作的合理、有效、公平。
评标文件
竞争性谈判、询价、单一来源采购等采购过程缺失,可能导致采购物资价格不合理或质量低下,不能满足公司实际经营需求。
采购采用竞争性谈判、询价、单一来源采购等采购方式的,严格按照公司相关采购制度进行,并保留采购的全过程记录。
采购过程文件
采购定价机制不科学,定价方式选择不当,可能导致采购价格不合理,造成公司资金损失。
采购定价严格实行不相容职务分离原则,对于采购定价须由相关职能部门共同商定,明确记录询价过程、比价记录及定价意见。
价格审批文件
未签订采购合同或签订合同不合理,可能导致双方责权不清,影响公司运营效率,造成公司合法权益受到侵害。
合理保证经济活动合法合规
采购管理部门按照法律法规规定起草合同文本,并与财务部、政策法规部会签,报公司相关负责人审批后,与供应商签订合同。
对于涉密资产采购项目,采购管理部门与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者合同中设定保密条款,加强涉密采购项目安全保密的管理。
合同及会签单
未对采购过程进行持续跟踪,未及时发现可能发生的影响生产经营进度的异常情况或异常情况未得到有效处理,导致影响公司日常经营,造成资产损失。
采购需求部门及采购管理部门对采购物资过程进行持续跟踪,及时了解供货或提供服务情况。
采购管理部门记录合格供应商的供货情况,对相关合格供应商的信用等级进行更新。
合同履行记录
未建立采购验收制度,未明确各类采购物资的验收程序,采购物资质量不符合公司需求,影响公司正常运行,造成公司资产资金损失。
采购验收按照下列方式进行:
自行组织采购的,由资产管理部门、采购需求部门,按照采购合同约定自行验收;
公司依法委托采购代理机构组织采购的,由委托的采购代理机构按照采购合同约定组织验收;
大型或者复杂的采购项目,邀请国家认可的质量检测机构办理验收。
由采购执行部门承担验收职责,验收合格的物资,填制入库凭证,登记实物帐,及时将入库凭证传递给财务部。
验收报告、实物帐
采购付款审核不严格,未满足支付条件支付货款或越权支付,可能导致公司资产资金损失。
采购管理部门或需求部门提出货款支付申请,按照规定的审批权限和程序进行审批,财务部依据采购计划阶段已明确的资金来源和账户类型,办理具体的资金支付业务并进行会计核算。
采购需求部、采购管理部、财务部
付款申请单、财务凭证
服务采购
服务采购无归口处理进行管理,导致采购工作缺乏计划与管理,影响采购的成本与质量。
公司明确服务采购归口管理部门,负责在采购工作中协调公司各部门和采购中心的相关工作,确保公司的采购工作顺利开展。
未制定服务采购计划与预算,或者采购计划和预算与公司实际经营情况不匹配差异较大,可能导致公司资金使用风险并且影响公司正常运营。
各职能部门每年底提出下一年度服务采购需求至财务部。
财务部结合年度资金情况等事项进行平衡后编制下一年年度预算,按规定程序逐级上报审批。
需求计划采购预算
服务采购需求申请审核不严格,需求参数不公允,导致采购的服务质次价高等问题。
服务采购需求部门以批复的预算指标和采购计划为依据,提出服务采购需求,填写采购申请单交财务部,采购申请确定服务采购的经费预算、采购方式、资金渠道后,按规定程序逐级上报审批。
未选择合理有效的服务采购组织形式和采购方式,出现采购行为违反国家法律法规或公司规章制度,可能受到上级主管部门的处罚。
服务采购需严格按照国家及行业的有关规定及公司的相关制度等,对须以招标方式采购的严格实行招标程序;
集中采购由采购管理部门委托采购中心代理采购。
采购过程资料
未经过询比价或招投标,可能导致采购的服务质次价高或发生商业舞弊,影响公司资金资产安全和日常运营效率。
服务需求部根据预算指标及采购需求,提出采购标的相关具体标准,提交给采购管理部门。
采购管理部门汇总提交的采购要求及相关资料后,从公司规定的采购代理机构中选择,与其签订采购代理合同后,由其制作招标文件。
部门负责人审核招标文件并签字确认,再交由采购代理机构发布招标公告。
服务采购管理部根据实际的招标需要,组成相关部门负责人组成评标小组,必要时可委托招标代理机构。
评标小组根据需要制定适当的评标方案,进行评标工作,明确评标的方法、程序、中标条件及原则,保证评标工作的合理、有效、公平。
未签订服务采购合同,采购合同条款存在疏漏或歧义,可能引发相关法律风险,导致公司利益受损。
公司与供应商签订服务采购合同并按合同订立与审批流程进行审核审批。
对于涉密服务采购项目,采购管理部与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款,加强涉密采购项目安全保密的管理。
合同文本及会签单
未明确服务采购的验收程序,采购质量不符合公司需求,影响公司正常运行,造成公司资产资金损失。
在实施采购后,采购管理部及采购需求部门对供应商提高服务进行跟踪,采购需求部根据实际情况编制服务验收文件。
由采购需求部门填写付款说明,财务部按付款流程审批付款。
如服务验收工作不符合采购要求的,由采购管理部负责协调供应商落实采购要求,通过验收后财务部进行付款与账务处理。
服务跟踪表、验收报告、付款申请单
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