岗位分析报告Word格式.docx
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进展趋势
1、行政助理的差不多信息和总体性质
(一)定义:
行政助理要紧是协助行政经理开展工作,工作内容以公司运营保证为主,工作内容较多元化,但较基础。
(二)行政助理通过安排主管日程、填写打算列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、爱护记录治理,完成文件归档等各项工作,从多方面综合性地完成高质量的行政治理工作。
(三)行政助理工作相对繁琐,但其较低的门槛无疑是想从事行政治理工作的求职者的普遍选择,他们通过在此岗位上的锤炼培养,有望在了解企业运营流程、积存丰富工作体会、建立相应人脉网络的基础上,获得更为宽敞的进展空间。
2、行政助理的要紧工作范畴
协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作;
协助审核、修订公司各项治理规章制度,进行日常行政工作的组织与治理;
各项规章制度监督与执行;
参与公司绩效治理、考勤等工作;
奖惩方法的执行;
协助行政部经理进行内务、安全治理,为其他部门提供及时有效的行政服务;
负责公司快件及的收发及传递;
参与公司行政、采购事务治理;
负责公司各部门办公用品的领用和分发工作;
做好材料收集、档案治理、文书起草、公文制定、文件收发等工作;
对外相关部门联络接待,对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作;
协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排,节假日慰问等;
协助行政部经理做好公司各部门之间的和谐工作
3、行政助理的工作活动和程序
(一)工作活动
行政助理的活动要紧包括会议治理,工作接待以及公文处理三方面。
(二)工作程序
会议治理要紧流程要紧是会前组织、预备会议方案、制法会议通知、布置会议场所、国际会议预备、会中实施、会议主持、会务服务工作、处理意外情形、撰写会议纪要、会后跟进、会议文件整理、会务总结评估以及会议决议的跟进与落实。
工作接待流程要紧是来宾接待、核实来访的具体事宜、请示领导对接待打算事宜进行批示、依据批示通知有关人员参加接待、来访接待活动预备、来访食宿安排、接待、向上级汇报客户联系的相关事宜、向客户反馈领导意见、向有关职能部门转达领导对客户联系事宜的处理意见、向有关职能部门或其他内部人员的咨询、同意客户的投诉事宜、同意和处理客户的业务洽谈事宜。
和谐有关部门和单位处理客户反馈的问题。
公文处理流程要紧是处理对外正式文件、文件核稿、文件修改、组织撰写公司申报奖项材料、撰写公司年度工作报告、为领导拟定有关业务托付书、材料编写、撰写上级领导视察汇报材料、撰写当前经营进展状况材料、撰写企业创业进展历程回忆材料、撰写上级主管单位要求提报的文件资料、预备外部公司来访的企业介绍材料。
4、行政助理的工作条件
(一)物理环境
行政助理的工作环境要紧在公司内部,也会有外出接送客户等工作。
总体工作环境轻松舒服,工作也比较基础简单,但也比较繁琐。
(二)内外软性环境
需要与公司上下职员进行沟通交流,团队合作,认同企业文化。
5、在职人员素养要求
(一)需要有一定的文字处理能力,能熟悉差不多的办公软件应用,像WORD文档、电子表格、PPT等;
(二)要有一定的语言表达能力,能协助组织会议等中小型会议。
(三)要有一定的沟通能力,包括内部和外部。
出去开会、办理社保、去主管部门联系业务等,都需要一定的沟通能力。
(四)要有一定的行政专业知识,假如连什么是行政治理都不明白,如何开展工作?
这也是最差不多的。
(五)要有一定的文字处理能力,比如会公文写作,虽说不一定全部能写,但起码像通知、通告、工作打算、工作总结、会议记录、会议纪要、培训打算等,这些就要好好学习学习,这是最差不多的文件写作。
(六)最好有自己的行政治理理念,这与您今后的工作晋升有紧密关系,同时也能丰富自己的工作体会,并能在一定程度上左右上司的治理决策。
6、行政助理岗位近期需求和进展趋势
(一)近期需求
依照近几年的聘请信息,行政助理岗位需求攀升至第二位。
这看起来对文科毕业生来说是个好消息,然而据人才市场负责人所说,这类岗位的要求比以往提高了,除了明白治理还要有行业背景。
在前几年人才市场公布的一周才市分析上,能够看到治理、行政、文秘岗位大幅攀升。
许多行政助理岗位要求有运算机网络、工民建、机械、教育等行业背景。
(二)行政助理岗位进展趋势
行政助理岗位,在众人看来是一个兢兢业业的总管,负责事务治理,尽管处理的差不多上一些琐碎的情况。
尽管行政助理事务简单,在企业中只是一个不起眼的小角色,然而随着企业格局或形式的上升,公司的日常事务也随之增多,分工越来越细化,各部门都需要配置不同专业方向的行政助理。
因此,行政助理的需求方向会更加细化,其进展形势亦会更加具有专业倾向性。
7、猎取岗位的途径
(一)人才市场。
(二)网上聘请市场。
(三)报刊杂志猎取。
(四)延伸到该岗位需要的层次。
(五)投递有特色专业的简历。
(六)笔试有针对预备。
(七)面试要展现个人专业水平及个人风采。
(八)周围的人或亲戚朋友。
(九)重新定位自身专业。
(十)试用期间展现良好的个人风貌、能力及素养。
8、在职人员的职业规划路线
入职第1年
第2~4年
第5年
5~10年
10年后
第一条
1、第1年:
行政前台/助理,在行政助理的安排下,积极和谐和处理日常事务,这一时期要紧是入门。
2、第2~4年:
从行政助理上升至行政专员,在某些事务上,能够独当一面,最好熟知六大模块的某一或两个,因此其他方面也需了解。
3、第5年:
行政主管,把握六大模块,熟知多个模块,对企业文化建设有专门的明白得,善于沟通,行事果断。
4、第5~10年,朝着行政经理/办公室主任/人事部经理方向奔进,需要有领导魄力和治理远见。
第二条
1、第1~3年:
成为成为一名行政专员,踏实努力工作,认真学习岗位技能,与同事和谐相处,开拓人际关系。
2、第4~5年,适应职场环境和社会环境,积存工作体会与专业技能水平,积存与职员相处的沟通技巧,积存中层治理相关专业知识。
通过内部岗位调换,晋升成为一名优秀的行政主管。
第三条
1、从事其他不同领域的工作,例如财务人员、销售人员等。
2、自主创业,例如从事电子商务、物流、人才信息咨询、西餐厅、花店等行业。
9、对在校学生的建议
(一)行政治理专业出身(或者相近专业),以明白点法律、明白点经济、明白点财务、明白治理且具有熟练的实际动手能力为特色,大学四年扎实把握行政助理所需要的专业理论知识与专业操作技能。
(二)明确行政助理的职责,在大学四年,参加各类学生事务、社团活动、实习工作等社会实践,提高动手能力和操作技能。
行政助理的要紧职责是:
1、负责职员的考勤;
2、负责职员档案治理,包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立;
3、对一样文件的起草和行政人事文的治理;
4、依据人力资源要求打算,组织各种形式的聘请工作、收集聘请信息,协助聘请工作;
5、处理人事日常治理工作,负责请假、聘请、录用、保险、合同等人事手续的办理;
6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续;
协助做好公司人力工作的治理、培训与指导;
7、组织公司各种活动的策划;
8、负责办公用品采购打算制定及物品领取治理。
(三)大学四年全面提升自己各方面的综合素养。
行政助理的能力要求:
1、要求熟练把握个人电脑技术,如MS
Word、Excel和PowerPoint等,以及使用多种专业软件的的体会。
还要有一定的文字处理能力,比如会公文写作,像通知、通告、工作打算、工作总结、会议记录、会议纪要、培训打算等。
2、分析性思维专门重要,因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判定,同时要对公司的进展和表现进行逐步地监控。
详细了解行政岗位的各类信息,并按其培养能力。
3、需要有专门好的组织能力,能够及时做好一天或者一周的差不多工作打算,传播公司的正面形象并专门好地反映在组织工作中,熟悉如何进行操纵。
4、最好有自己的行政治理理念,这与今后的工作晋升有紧密关系,同时也能丰富自己的工作体会,并能在一定程度上左右上司的治理决策。
5、需要较强的人际交往能力,与各部门人员接触紧密,同时能够做简单的治理性演说。
对行政助理岗位有了一定的了解后,需要充分分析行政助理的近期需求和进展趋势,这就要求我们更清晰地了解行政助理的进展现状,以便做出适合的选择。
1、社会环境分析
中国政治稳固,经济尽管面临金融危机,但经济仍连续进展,在全球经济一体化环境中的担当重要角色。
中国加入WTO后,会有大批的中国的企业走出国门。
同时,中国企业要想走出去,必须要学习国外企业治理的先进方法和体会,这就要求治理的科学性与艺术性和环境动态适应相结合。
因此,中国市场吸引进入的大批外资企业和本土企业都面临着建立新型治理体制的任务,为预备做行政治理工作的人员提供机会。
中国市场经济的进展前景是国际化,对复合型治理人才需求迫切。
以后行政治理专业的进展方向是服务专业化、业务多样化,可就业的企业或单位也将显现多样化。
影片《穿普拉达的女的》的女主角,从一个处处受气的打杂小妹,变成了一位国际最知名时尚杂志社的总编助理,确实是因为她奉献全部努力去热爱自己所从事的类似行政治理的工作。
行政治理,是能让丑小鸭变天鹅的地点。
行政治理能够看成治理学上的“万金油”,几乎每行每业都离不开它。
然而,行政治理往往没有专门明晰的工作范畴,除非升任到中层领导,否则,在专门多单位行政治理必须从小助理、小杂工开始做起:
编写材料、收发文件、打字复印、接听、接待访客、端茶倒水、下基层蹲点等杂七杂八的事,差不多上必做的“功课”。
行政助理的工作比较琐碎,每天面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务,而这些事务又是必不可少的。
其要紧价值在于理顺公司的各项工作职能及业务流程,大煎饼爱护好基础治理平台,协助建立健全的治理体系,是治理制度化、规范化;
协助构建一支高校和高执行力的团队,监督检查各类打算的实施过程及结果;
成为协助主管进行公司治理的强有力的执行力量;
充分和谐、利用好各种社会资源,和谐处理好公司内部与外部的关系。
营造、爱护有利于沟通、学习的工作氛围;
并对公司遇到的问题及时反馈。
2、就业形势分析
行政助理是比较基础的岗位,但也是各企业、单位不可或缺的一部分。
随着市场经济的进展,私人企业不断增加,企业的增加也代表着需求的增加。
行政助理的专业性不强,经济类、治理类、财务类等毕业的学生都可担任。
这也增强了竞争性,更需要综合性的人才,需要对经济、法律、财务等各方面都有一定的了解,开启了高素养行政人才的高需求时期。
如上图所示:
行政治理属于治理学类,治理学类共47个本科专业,其中,行政治理专业就业排名第10,职位需求量专门大,就业前景明朗。
行政治理平均工资:
¥
3453元/月,最低工资2K-3K,最高工资8K-10K。
该数据依照企业近一年相关聘请职位公布的薪酬数据统计所得,可见从事行政行业的人职员资依旧比较稳固的。
3、进展趋势
如左图可知近一年市场聘请量变化。
曲线越向上代表该段时刻聘请量越大,就业情形越好。
能够说行政助理的就业形势依旧大好的。
优秀的行政助理的聘请难度丝毫不亚于聘请一个高级工程师。
现代市场经济中,对行政助理的需求更趋向综合型人才,这也从另一方面增加了行政人才向治理型人才进展的可能性。
行政助理最大的优势是接触多方面的人脉,锤炼多方面的能力,因此其进展也是多方面的,除了基础性较强的职位,一样性的治理岗位都有可能,而且也完全有自己创业单干的可能。
一方面,能够向行政主管、办公室主任方面进展,工作性质大致没有改变;
另一方面也能够向综合性的治理人才进展,如总经理助理等;
第三方面,在积存了一定人脉,锤炼了各项能力后也能够完全自主创业,做领导型人才。
总的来说,行政助理只要努力学习,把握机遇,会有专门宽敞的进展前景。
三、附录:
1、行政助理岗位分析调查问卷
关于行政助理岗位分析
本次问卷发出100份,收回100份,有效问卷100份。
1、您的性别是?
A、男B、女
2、您对行政助理那个岗位了解吗?
A、完全了解B、有自己的看法
C、完全不了解
3、依照您的明白得,您认为行政助理岗位更偏向以下哪一类?
A、小秘B、总管婆、保姆
C、高级文员D、公务员
E、人力资源治理
4、依照您的明白得,您认为助理与秘书的关系如何?
A、助理=秘书B、平级
C、上下级
5、您认为从事行政助理工作,应该具备如何样的素养?
(多选题)
A、强烈的责任心B、积极上进
C、临危不乱D、忍耐
E、细心F、低调
G、良好的职业操守H、人际网络
I、豁达爽朗
6、您认为从事行政助理工作,应该具备如何样的能力?
A、文体组织能力B、组织安排能力
C、外语水平D、熟练运用运算机进行办公
E、应变能力F、沟通和谐能力
7、依照您的明白得,行政助理岗位需求大吗?
A、供不应求
B、供需平稳
C、供过于求
8、依照您的明白得,请选择行政助理工作的差不多特点?
A、对自己的直截了当上级负责 B、对自己的工作结果负责
C、对整个部门负责 D、对自己部门和相关部门负责
E、对整个公司负责
9、依照您的明白得,您觉得理论知识的把握对行政助理那个岗位重要程度如何?
A、理论知识重要
B、工作体会重要
C、专业知识会阻碍工作能力
10、您觉得行政助理岗位的从业要求如何?
A、高要求,要有丰富体会
B、要求一样,有无体会均可
C、要求低,学历不重要
11、您认为行政助理岗位前景如何?
A、前途光明
B、前景堪忧
C、毫无出路
12、假如你成为一名行政助理,您觉得会是什么缘故促使您做出那个决定?
最多选择三项
A、工作环境B、个人爱好
C、福利待遇D、就业压力
E、学习与升迁机会F、就业前景
G、舆论口碑
13、假如你不想成为一名行政助理,您觉得会是什么缘故促使您做出那个决定?
A、工作环境B、个人爱好C、福利待遇
D、就业压力E、学习与升迁机会F、就业前景
G、舆论口碑H、工作压力
14、您认为行政助理岗位有哪方面的优势?
待遇好;
工作环境、福利、学习与升迁机会;
相关于其他工作,比较轻松,压力小;
能够提高交际能力;
接触各色人与事;
工作名称好;
锤炼随机应变、处理复杂琐碎事务的能力;
稳固;
得到消息比较快;
15、您认为行政助理岗位有哪方面的劣势?
工作压力大;
就业压力;
进展前景小;
与其他同事接触的机会少了;
专业水平要求低,可就业人员多;
应征岗位少;
升迁前景不宽敞;
自主性差;
容易被潜规则;
2、职位说明书
岗位名称
行政助理
所属部门
行政部
直截了当上级
行政经理
直截了当下级
无
任职资格
1.教育水平、专业
秘书、中文、行政、公关等相关专业,高中或中专以上学历
2.工作体会、培训经历
1年以上行政、文秘、助理工作体会,熟悉档案治理思路清晰,
3.技能
熟悉商务礼仪,思路清晰,考虑问题细致,熟悉档案治理熟练使用各类办公软件
4.个人素养
诚实守信、性格爽朗,责任心强、原则性强,沉稳、敬业、细致、耐心、坚持原则,具有较强的沟通能力、打算与执行能力、判定与决策能力、人际能力
工作职责
工作内容
1、办公用品、劳防用品治理
(1)负责依据《办公用品治理规定》《劳防用品治理规定》进行办公用品和劳防用品的治理和提出完善意见;
(2)办公物品的采购、保管、审核、发放、统计;
(3)负责办公用品的使用操纵。
2、日常行政治理
(1)起草、修改公司各类报告、通知、会议记录等文件,发放、收发、传递、存档、销毁等工作;
(2)执行《职员手册》和提出完善建议,及时劝阻、禁止、纠正违反公司办公制度的行为,爱护公司的良好办公秩序,促进各项行政工作规范化;
(3)组织好来客接待和相关的外联工作;
(4)负责全公司考勤记录的整理归档并汇报行政经理;
(5)负责公司午间用餐统计,并予以治理。
3、人事治理
(1)执行《人力资源治理程序》和提出完善建议;
(2)依照现有编制及业务进展需求,协助上级确定聘请目标,汇总岗位需求数目和人员需求数目,制定并执行聘请打算;
(3)负责组织公司各项聘请活动的实施、和谐、跟进和聘请成效分析;
(4)结合公司实际情形和岗位设置情形,开发、爱护适合的聘请渠道;
(5)负责建立、治理公司人才档案资料库,做好建立、治理与信息保密工作;
(6)负责建立、完善各工作岗位的人员任职资格评定题库。
4、培训治理
(1)负责制定、完善与培训有关的各项流程、程序、规章制度,形成培训体系;
(2)负责培训结果的评估和考核;
(3)负责建立和更新职员培训档案,检查监督各部门的专业知识培训;
(4)调查各部门培训需求,同时结合公司进展需要,协助行政经理建立培训体系,拟定全年职员培训打算及中长期培训规划,并具体组织实施。
5、其他
(1)协助行政经理组织公司本部门日常办公,参与建立健全公司行政治理制度,提出改善工作的建议;
(2)完成行政经理交办的其他工作任务。
绩效考核
序号
指标
权重
绩效目标值
运算方式
信息来源
1
办公用品
劳防用品
18分
记录完整清晰、帐物相符、成本操纵
上级检查
2
日常行政
其它部门对行政支持不力导致工作阻碍的投诉数
3
人事治理
4
培训治理
记录完整清晰
5
现场6S
10
办公现场6S执行达标
未达标全部扣分
6S检查表
7
执行力
6
团队配合
考核流程
(1)由行政经理对行政助理进行考核每月一次
(2)最后交于副总经理(行政治理)审核、批准
3、各大聘请网对行政助理聘用条件的公告
(1)泛华金融服务集团(广州)
岗位职责:
1、协助跟进、负责、治理各分公司设立、变更、注销、年检等相关事宜;
2、协助草拟设立、变更、注销等相关文件;
3、协助更新各分公司的相关信息,梳理股权结构;
4、集团OA审批的处理;
5、领导交代的其他事宜。
任职要求:
1、男女不限,行政治理或法学专业本科毕业,1年以上行政工作体会,具有企业证照办理工作体会者优先;
2、熟悉公司设立等相关法律法规;
3、了解公司设立、变更、注销等相关程序;
4、熟悉各类档案的治理及归档;
5、熟悉WORD、EXCEL等办公软件的操作,具有一定的文字处理能力;
6、职业形象良好,富有亲和力和服务意识,善于沟通,工作细心;
7、薪资:
2000-3500元/月。
备注:
欢迎优秀大学应届毕业生应聘。
(2)加拿大亨瑞国际咨询集团(宁波)
职位描述
1、负责办事处行政类工作;
2、接听,接待来访客户。
1、统招本科以上学历,治理、金融类等相关专业,有工作体会者优先;
2、英语四级以上水平,熟练使用电脑操作;
3、良好的分析能力、语言和文字写作能力,较强的统筹和谐能力;
4、责任心强、沟通和谐能力较强,有亲和力,能承担一定的工作压力;
5、薪资:
3000-4000元/月。
公司地址:
宁波市江东区彩虹北路48号波特曼大厦2603室
(3)上海人惠商务咨询
1、公司前台接待工作;
2、文件治理;
3、转接;
4、日常各类制度监管;
5、办公用品及办公设备治理;
6、人事事务:
1)负责面试预约、面试接待,面试情形汇总;
2)负责搜集新职员入职材料及做背景调查;
3)负责更新职员登记表。
1、有文秘、行政治理、人力资源等相关工作者优先;
2、能熟练操作办公软件和办公设备,明白商务礼仪;
3、薪资:
2000-4000元/月。
(4)杰达贸易(中国)(上海)
职位描述:
1、负责公司行政总务工作;
执行行政相关治理制度;
协助部门经理处理日常事务。
2、安排、打算公司各种工作会议、文娱活动,并做好必要的记录;
做好会前预备、会议记录和会后内容整理工作。
3、策划组织公司各种活动,做好公司的宣传工作;
协助部门经理做好公司各部门之间的和谐工作。
4、监督并统计职员的考勤;
负责公司其他日常行政事务;
完成部门经理交代的其他工作。
职位要求:
1、大专以上学历行政治理、文秘等相关专业;
2、具有较强的打算、和谐能力和语言表达能力;
3、较强的时刻治理能力,具备解决突发事件的能力;
4、工作责任心强,能承担较大工作压力,具有团队合作精神;
5、熟练使用办公软件、设备;
6、薪资:
3000-4500元/月。
(5)深圳市海雅商业股份
任职资格:
1、差不多要求:
21-25岁,五官端正,躯体健康;
2、教育背景:
大学专科学历以上,行政治理类专业或相关专业;
3、工作体会:
一年同职务工作体会,有较强的内外和谐能力,优秀的沟通能力,优秀应届毕业生亦可;
4、个人素养:
有良好的职业道德,团队精神和可塑性,工作效率高,敬业务实;
5、简历资料须附相片;
6、工作地点:
南山
工作职责:
1、负责项目合同呈报、审核,督办合同签订事
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