Word技巧大全Word格式文档下载.docx
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26.将WORD变为无所不能的播放器25
27.插入日期和时间的快捷键26
30.要经常在文档中插入自己公司的信息28
34.将阿拉伯数字转换成中文数字或序号35.Word中的常用快捷键吧36.Word双面打印技巧29
。
31
1.启动时打开常用输入法
通常只要一打开Word2003就会自动切换到“微软拼音输入法”,如果你惯用的不是这种输入法恐怕就会觉得很困扰了。
能不能让Word启动时自动打开我们惯用的输入法呢?
这其实并不难做到。
依次打开“控制面板→添加或删除程序”,从列表中找到“MicrosoftOfficeProfessionalEdition2003”项并单击“更改”按钮。
在Office2003安装窗口中点选“添加或删除功能”单选项并单击下一步,接着勾选“选择应用程序的高级自定义”复选框再单击下一步,从中间的列表中依次展开“MicrosoftOffice→Office共享功能→中文可选用户输入法→微软拼音输入法2003”,单击“微软拼音输入法2003”前的按钮选择“不安装”(如图2),单击“更新”按钮。
等安装完成以后再进入Word时出现的就不是微软拼音输入法了,而是输入法列表中排在首位的中文输入法。
最后只要让常用的输入法排在首位即可。
图2Office安装窗口
如果你不希望Word在启动时自动打开中文输入法,那么还有另一个更简单的办法可以使用。
依次选择“工具→选项”菜单命令,在出现的对话框中选择“编辑”选项卡,取消勾选其中的“输入法控制处于活动状态”复选框即可。
2.按像素显示图形尺寸
Word中的图形都是按厘米为单位来计算的,如果经常需要把Word中的图形转换成图片,你可能更喜欢采+用像素的形式来显示图片的尺寸,具体的操作方法:
依次选择“工具→选项”菜单命令,在出现的对话框中选择“常规”选项卡,勾选其中的“为html功能显示像素”复选框即可实现。
若取消勾选“使用字符单位”复选框,还可以使本来用字符或行高显示的数据变成按厘米来计算,比如:
绘图网格的设置窗口。
3.给Word文档精确“减肥”五小招
编辑一篇Word文档时,随着编辑次数增多,虽然内容增加不多,但是文档的大小却会迅速增大,这是怎么回事呢?
原来Word在保存文档时,除了保存文档的内容外,还保存了一些编辑信息,这些信息的存在不但增大了文档的体积,而且会使打开文档的速度变慢,影响工作效率。
为此,笔者给大家介绍几种给Word文档“减肥”的方法。
“另存为”法
在对一篇文章多次修改后,选取“文件→另存为”,将文档改名保存,这时你会发现Word文档的体积减少了很多。
取消“允许快速保存”
点击“工具→选项”,进入“保存”选项卡,取消“允许快速保存”前的钩即可。
注意:
如果为了在别的机器上查看原汁原味的Word文档,勾选了“嵌入TrueType字体”项,则还须勾选“只嵌入所用字符”,否则Word会把所有的字体一同“打包”,增大文件的体积。
“页面设置”法
在保存之前,点击“文件→页面设置”,在“纸张大小”、“页边距”选项卡中选择任意项,先改变它的值(注意这时不要按“确定”),然后再修改回来,按“确定”按钮后,你会发现文档自动刷新,再保存时文档的体积已经减小了。
另存为RTF文件
将Word文档保存为文本文件,文件会小很多,但同时也丢失了格式信息。
所以笔者采用另存为“RTF”格式的方法,这样不但格式信息完好,而且能够被许多Windows应用程序支持,文件体积也会大大减小。
“更新域”法
如果在Word文档中插入了目录,则可以用更新目录的方法来为Word文档减肥。
具体步骤是:
右击目录,选择“更新域”,在出现的对话框中选择“更新整个目录”,按“确定”即可。
设置后Word会把整个文档重新分页,这时再保存文档,它的体积就会有所减小。
4.浅谈Word中“分离下划线”
大家知道,在Word中,为字符添加的下划线,默认情况下是紧靠字符下方的。
能不能调整一下字符和下划线之间的距离呢?
答案是肯定的。
①启动Word2003(其它版本请仿照操作),输入字符“分离下划线的制作”。
②选中“下划线”及前后各一个(多个也可以)字符(即“离下划线的”),按“格式”工具栏上“下划线”按钮右侧的下拉箭头,在随后弹出的快捷菜单中(如图1),选定一种下划线类型(如“双下划线”等),并通过“下划线颜色”菜单,设置好下划线的颜色。
图1设置下划线颜色
③选中字符“离”,然后按住Ctrl键,再选中字符“的”(这样操作可以同时选中多处不连续的字符,本操作不支持Word2000及以前的版本),通过下划线颜色选项,将这两个字符的下划线颜色设置为“白色”。
④选中字符“下划线”,执行“格式→字体”命令,打开“字体”对话框(如图2),切换到“字符间距”标签下,按“位置”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“提升”选项,然后在其右侧“磅值”后面的方框中输入一个数值(这个数值就是分离的距离,此处为了突出这一效果,设置为30磅),确定返回即可。
5.如何用Word实现在网上开会
①安排会议
单击“工具”菜单之“联机协作”。
注意:
如果此时你的WORD中该菜单文字皆为灰色,那么,对不起,它表示你在安装OFFICE2000时没有装载可选项“MSNetMeeting(微软网络会议程序)”,而此程序却恰恰是本文的主角。
请将它安装上。
现在单击“安排会议”选项,系统弹出“会议”对话框。
就像我们填过无数次的个人简历一样,你只须对号入座就行了。
但对其中几个关键的项目应注意:
首先,你只须点击一下“收件人”按钮,并在“选择与会者及资源”的对话框中动动鼠标就行了。
另外,那个“这是联机会议”的选项一定要选定,否则到时你可能无法实时收到对方的信息;
在“目录服务器”和“组织者的电子邮件地址”栏中,你也要如实填入你所使用的服务器名称和你的Email地址;
最后,还要在“OFFICE文档”项中选定开会时共享的文档以及会议的“类别”——我想还是“私有”最合适吧。
一切搞定,单击“发送”
②现在开会
单击“工具”菜单之“联机协作”的“现在开会”选项,WORD应该弹出“联机会议”工具栏,同时Windows任务栏的系统托盘上也应出现一个叫“MSNetMeeting”的程序图标,两者缺一不可。
现在再右击系统托盘上的“NetMeeting”图标,选择“打开”——怎么样,咱们的“网络会议室”够豪华吧。
赶快点击“呼叫”按钮(注意:
此时,与点击“联机会议”工具栏上的“呼叫参加人”按钮效果相同,并在弹出窗口中选择相应的服务器,当然还有参加开会的朋友们。
单击“呼叫”后你就静待佳音吧。
此时,只要是参加进会议的朋友,首先看到的便是你在“安排会议”时所设的共享“OFFICE文档”。
也许性急的朋友现在已经坐不住了,这样的“联机会议”与Web浏览有什么区别啊?
微软的NetMeeting至少为我们提供了三种互动式交流界面——谈天室、白板和音频视频输出(入)。
运用起来都非常简单。
其中的“聊天室”,只须单击NetMeeting“工具”菜单的“谈天”选项即可,交谈方式与其他类型的“聊天室”大同小异(而“音频视频输出(入)”呢,我因没有家用摄像头而无福消受,只能点点“工具”菜单上的“切换音频和视频”选项解解眼馋了;
倒是一个叫做“白板”的东西让我流连忘返,因为它可以让你发挥无尽的想象,把某种不能用语言方式表达的意思用图案、绘画或别的什么方法表达出来。
③Web讨论
既然是开会没有“讨论”气氛怎么能行?
单击WORD2000“工具”菜单之“联机协作”之“WEB讨论”项,并在弹出的工具栏中选择“在文档中插入讨论”按钮,现在你就可以痛痛快快地高谈阔论了。
在输入讨论之前要确定主题,以便接收方便于查看。
需要说明的是,当你一旦收到或插入了讨论文字,WORD的窗口便会自动分成上下两截,上部是原文,下部是插话。
插话的部分也并非全文显示,而是在其右边多出一个“信签”似的图标来表示。
将鼠标移动其上,即可看到讨论主题,而右击该图标,又可进行诸如“答复”、“编辑”一类的操作。
真可谓傻瓜式的操作,精灵般的效果。
6.七种办法减少Word容量
利用Word生成的文档,每页在20KB左右,但看到用记事本生成的文档,相同的内容只有1KB左右,能让Word也减减肥吗?
其实我们可以采用一些行之有效的方法来减小Word文档的容量。
①取消快速保存
当文件打开时,使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。
可以在“工具→选项”命令中选择“保存”选项卡,取消“允许快速保存”复选框即可(如图所示)。
2.文件另存法
Word在保存DOC文件时,只把后来修改的信息存入,这样即使你删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大,如果我们使用“另存为”命令来保存文件,Word则会重新整理并存盘,如此一来,就可以有效地减小Word文件的容量。
7.隐藏在word汉字里面的玄机
1打开word
2在word里面敲入汉字“胡”
3圈住“胡”字,打开鼠标右键菜单,点击“字体”
4在“字体”属性栏里面,改变字体为“隶书”
改变效果为“空心”
改变大小为:
初号
5关闭字体属性栏,将页面的显示比例设为“500%”
事情还没完呢,如果将字体设为"
幼圆"
,你再看看!
胡万进?
何许人也?
搜索一下便知~~~~~~~
中国电子信息产业发展研究院综合协调处处长副秘书长:
胡万进
中国计算机用户副主编:
中国电子信息产业发展研究院执行总编:
“卞扎珐翟”这几个字也同样的结果
一次特殊的查找和替换
前不久,领导吩咐我把一些材料整理出来。
搞了好几个晚上,终于完工了。
把整理好的几十页的材料送给领导审阅,领导很满意。
不过,他提了一个小小的要求,就是要求把文中的所有的“第一章”、“第二章”等后面都加上一个顿号。
我心想,这还不简单,查找所有的“章”字,把它替换成“章、”不就行了吗?
于是打开文档,进行了一次全面替换,可是,结果并不如我所料,虽然所有的“第一章”、“第二章”都变成了“第一章、”、“第二章、”,可是全文中其他出现的“章”也变成了“章、”。
这可怎么办呢?
好几十页呀,总不能真要我一个一个地去改吧?
想到Word的强大功能,总觉得应该有办法的。
还不错,一会儿功夫,果然找到了好办法。
打开“查找和替换”对话框,选择“替换”标签,在“查找内容”中输入“第章”,然后把光标移到两个字之间,单击下方的〔特殊字符〕按钮(如果没有这个按钮的话,单击〔高级〕按钮就会出现),选择“任意字符”(如图1),这时查找的内容就是“第^?
章”。
接下来,把光标移到“替换为”框中,单击〔特殊字符〕按钮,选择“查找内容”,就会插入“^amp;
amp;
”,再加上一个顿号,这样就把查找的内容替换成原来的查找内容加上一个顿号了,也就是“^amp;
、”(如图2),按下〔全部替换〕按钮即可,真是太方便了。
9.巧妙利用Word设置稿件格式
①我的稿纸我做主
在Word2003中,我们可以方便地用稿纸方式来书写稿件,但用Word创建的稿纸边框线为深灰色、网格线为浅灰色。
如果我们希望用漂亮的框线颜色来美化自己的稿纸,但找遍所有的菜单和工具栏,都不能找到可以直接修改稿纸框线的命令或工具按钮,难道在Word2003中只能使用这种单调的稿纸框线颜色,不能设置自己的稿纸方式吗?
其实在稿纸创建完毕后,依次选择“视图→页眉和页脚”菜单命令,在弹出的“页眉和页脚”工具栏可以看到光标在页眉编辑区中不停地闪烁,同时稿纸框线的颜色也变成较深的颜色。
将鼠标指针指向稿纸的边框线,当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后,双击鼠标左键,这时Word2003就会弹出“设置自选图形格式”界面,选择“颜色与线条”选项卡,然后在“线条”项目区中单击“颜色”下拉箭头,从线条颜色列表中选择所需要的稿纸边框颜色。
提示:
如果你对稿纸还有更高的要求,还可以在“颜色”、“带图案线条”中选择相关的边框图案、虚实、精细等项目。
设置完成后单击“确定”按钮,此时我们就可以看到自定义的稿纸边框颜色了。
下面我们修改稿纸网格线的颜色。
将鼠标指针指向稿纸网格线,当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后,双击鼠标左键,打开“设置自选图形格式”对话框,然后在此对话框中进行稿纸网格线颜色的修改操作,此外还可以对风格的填充颜色进行设置。
设置完成后单击“确定”按钮关闭对话框。
单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮。
关闭“页眉和页脚”工具栏。
此时我们就可以在稿纸中进行文档编辑工作了,文档编辑完成后,得到的稿纸效果,是不是很漂亮!
②在文档末尾自动插入文章字数
写完一篇文章后,我们总希望知道它的字数。
在Word中依次选择“工具→字数统计”菜单命令即可实现。
但每次都要这样似乎有点麻烦,其实,使用“域”可以轻松完成上述任务。
1将光标定位到需要加入字数统计的地方,手工输入有关统计字符的提示信息,如“本文档的总字数为:
”。
2依次选择“插入→域”菜单命令,打开“域”对话框。
在“域”对话框的“类别”列表中选择“文档信息”,在“域名”列表框中选择“NumWords”。
3单击“确定”按钮,关闭所有对话框。
此时,当前光标处就会显示出该文档的字数。
对文档进行修改后,统计的字数并不会自动改变,只要将光标移到域代码上,待其变为灰色后用鼠标右击,执行“更新域”或按“F9”键,Word就会自动更新该域,显示出修改后的字数。
如果你想一劳永逸,可直接打开Word的通用模式,将有关字数统计的域插入该模板文件并保存即可。
10.在Word中为三位数字设置带圈字符
从2000版本开始,Word提供了设置带圈字符的功能,选定相应的字符,执行“格式”菜单下的“中文版式→带圈字符”命令,然后“带圈字符”对话框中选择好圈号,单击“确定”按钮就可以了。
不过,最近笔者发现一个奇怪的现象,那就是Word只能为两位数字设置带圈字符,对三位数字会自动缩减为两位数字(如图1),这是怎么一回事呢?
原来,Word中的带圈字符功能只适用于一个中文字或两个数字的情况,超过这一范围就无能为力了。
其实,我们可以通过变通的方法为三位数字设置带圈字符。
这里我们为999这个三位数字为例进行说明,具体的操作步骤如下:
1.为两位数字设置带圈字符
首先,我们仍旧按照正常的方法为99设置带圈字符,然后按下“Alt+F9”组合键切换到域代码方式。
2.扩大圈号
选定域代码中的圈号,按下“Ctrl+]”组合键或“Ctrl+[”组合键对圈号的大小进行调整(如图2),当觉得圈号差不多时,请将域代码中的“99”改为“999”。
11.巧用Word输入生僻字
作为一名语文教师,应该什么字都认识,但在一些生僻字面前语文教师也是“文盲”。
有一天,一位采用拼音输入法录入文字的老师问我“翀”字怎么录入。
这可把我难住了,看着“翀”字面熟,就是不知道念什么。
怎么办呢?
我一看这是个生僻字,突然眼前一亮,试试吧!
于是我对这位老师说:
我教你怎么用Word输入这个生僻字吧,并且还能够知道它的拼音呢。
这需要两个步骤:
一、“翀”字的录入
1.由于这个字前半部分偏旁是“羽”,于是我先输入了“羽”字,然后选中这个字。
2.点击“插入”菜单中的“符号”选项,在出现的对话框中的“子集”列表中选择“CJK统一汉字”,这时由“羽”组成的字就全部出现了,于是很快找到了“翀”字。
3.点击[插入]按钮,将其插入文档中。
二、“翀”字的拼音
1.选中文档中的“翀”字,对其进行复制。
2.调出全拼输入法,在工具栏上按鼠标右键,在出现的快捷菜单中选择“手工造词”。
3.在“手工造词”对话框中的“词语”处,按Ctrl+V进行粘贴。
4.在“翀”字后面随便输入个汉字(本例输入“字”),这时你会看到“手工造词”对话框中的“外码”处出现了“翀”的拼音“chong”。
经过以上两步,就可以轻松地输入生僻字以及得到它的拼音了。
12.用Word文档为图片添加解说词
最近,同事小狄编辑了一篇图文并茂的Word文档,为了让文档与图片更好地融合,因此向我请教如何给图片添加解说词。
其实,在Word中我们可以通过添加题注、标签和标注的形式为图片添加解说词。
一、为图片添加题注
在Word文档中,我们可以为某些项目,如表格、图片、公式等添加带编号的题注。
操作方法为:
1.选择要为其添加题注的项目,依次选择“插入→引用→题注”菜单命令,接着出现“题注”界面。
2.默认的题注为“图表1”,单击“新建标签”按钮,我们可以创建新的题注(如图1)。
3.如果让Word自动为其添加带编号的题注,可以在“题注”界面中单击“自动插入题注”按钮,在弹出的“自动插入题注”界面中勾选需要插入题注的项目即可。
13.Word实用操作技巧之文字编辑
为了发挥Word的强大功能,建议你在使用时试试以下的技巧,灵活运用这些技巧,可以使你迅速成为Word高手(这里我们以WordXP为例,其他版本请参考操作)。
今天我们介绍Word实用操作技巧的第三部分——文字编辑类。
1、插入特定文字
对于要经常输入的文字段,每次都一个字一个字的敲入,确实很麻烦!
其实你可以把它制成一个按钮放在工具栏里,以后需要时,用鼠标一点即可。
方法是:
在“插入”/自动图文集/自动图文集中添加一项“特定文字”,然后打开“自定义”对话框,选取“命令”选项,在“类型”列表框中单击“自动图文集”,在右边命令框中找到刚才添加的“特定文字”项,将其拖放到工具栏即可。
2、替换为特殊格式的字体
要将文档中的某个词或字统一替换为另一种格式,例如将“XP”改为斜体、下划线的字体格式,可以这样操作:
单击菜单“编辑/替换”,在“查找内容”中输入“XP”,在“替换为”中同样也输入“XP”,然后打击“高级”选项,打开“格式”菜单,将字体设置为斜体、下划线,最后单击“全部替换”。
3、快速取消项目编号格式
当你在文档中输入了项目编号1和回车后,WordXP会自动生成项目编号2、3、4……,取消这些项目编号的方法是:
将文档全选,然后剪切,再粘贴回去,接着在WordXP中的智能标记中选“仅保留文本”格式,即可快速取消项目编号。
4、快速还原图形尺寸
当你在文档中放置一些图片,对它们进行适当地修改之后,如果觉得不满意,还可以快速还原图形尺寸,方法是:
按住Ctrl键,用鼠标双击该图片即可。
5、一次插入多个图片
要在文档中插入多个图片,没必要一个一个的插入,你可以单击菜单“插入/图片/来自文件”,然后在插入图片对话框中,按住Shift键的同时用鼠标逐个点击要添加的图片,最后按“插入”即可。
6、将文字替换为图片
具体方法是:
先把图片复制到剪贴板中,然后打开替换对话框,在“查找内容”框中输入将被替换的文字,接着在“替换为”框中输入“^c”(注意:
c必须是小写的半角字符),单击替换即可。
“^c”的含义是让WordXP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内容,因此“^c”还可替换包括回车符在内的大段文本。
14.巧改Word下划线与文字间的距离
经常使用Word的朋友,都有这样的感觉,在Word中对文字设置下划线格式后,由于下划线与文字距离很近,两者几乎连在一起,看起来不够美观。
其实,我们可通过下面的方法来调整下划线与文字之间的距离。
1.首先,在文字前后各敲入一个空格,选中文字及其前后的空格,为其设置下划线格式。
2.选中文字(不要选中文字前后的空格),依次单击“格式→字体”菜单命令,在弹出的“字体”对话框中选择“字符间距”选项卡,将“位置”下拉框设置为“提升”、将“磅值”设置为“2磅”,单击“确定”按钮(如图)。
3.最后,将文字前后的空格设置为白色。
这样看起来效果就好多了!
15.OfficeWord打印设置技巧六则
1.逆页序打印
如果你有一篇很多页的文档需要打印,按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页,所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面,第一页在最下面,这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边,十分麻烦。
其实我们在打印前只要先在“工具”—>
“选项”—>
“打印”选项卡中选中“逆页序打印”,即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页,从而打印完后所有的页是顺序排列的。
2.打印同一文档时使用不同的页面方向
如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向,我们可先选中需要改变方向的文档内容,然后选择“文件”?
gt;
“页面设置”命令,在弹出的“页面设置”对话框中的“纸型”选项卡中设置所需的页面方向,并在“应用”选项栏中选中“所选文字”即可。
其实Word是在所选内容的前后各插入一个分节符,并仅对这一节中的内容进行页面方向更改,从而实现了在同一文档中使用不同的页面方向。
3.避免打印出不必要的附加信息
有时在打印一篇文当时会莫名其妙的打印出一些附加信息,如批注、隐藏文字、域代码等。
要避免打印出不必要的附加信息,只要在打印前在“工具”—>
“打印”选项卡中的“打印文档的附加信息”下不选中相应的项即可。
4.打印含窗体的格式化文档
利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文档,其他用户可在文档中特定的地方填写相关的信息,而不能更改其他处于非填写区的内容。
如果要利用已事先打印好的含窗体的空白文档(即在填写区还没有填写内容)来打印多份不同的统计信息,我们可以在“工具”—>
“打印”选项卡中选中“仅打印窗体域内容”,这样当在窗体中填写完信息后,打印出来的将仅仅是所填写的信息,而不是将整个统计表格文档打印出来。
5.打印到文档
如果需要将一篇用Word编辑好的文档进行打印,而正好这
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